XIV. Хранение документов и учетных регистров [<Письмо> Минфина СССР от 08.03.1960 N 63] - последняя редакция

XIV. Хранение документов и учетных регистров

Порядок хранения журналов-ордеров, вспомогательных к ним ведомостей и первичных документов должен обеспечить возможность быстрого нахождения документов по каждой записи в учетных регистрах.

Бухгалтерский архив при журнально-ордерной форме счетоводства должен храниться в следующем порядке.

Первичные бухгалтерские документы хранятся отдельно от журналов-ордеров или ведомостей аналитического учета. Каждая партия документов текущего месяца, относящаяся к какому-либо одному журналу-ордеру или к одной ведомости, формируется отдельно. При этом внутри папки документы подшиваются в порядке последовательности записей в журнале-ордере или в ведомости. К каждой группе документов, относящейся к отдельному журналу-ордеру или ведомости, должна прилагаться справка для архивного хранения, в которой указываются месяц и год, шифр синтетического счета, номера документов (с N __ по N __ включительно) и количество листов.

На папках приводятся наименование предприятия или организации, название и порядковый номер папки (дела) с начала года, отчетный период (год, месяц), номер журнала-ордера или ведомости, количество листов в папке (деле).

Журналы-ордера хранятся в папках, открываемых на год отдельно для каждого из них. При этом журналы-ордера N 10 и N 10/1 хранятся в одной папке.

Ведомости аналитического учета хранятся в следующем порядке:

ведомость N 3 хранится вместе с журналом-ордером N 4-а;

остальные ведомости (кроме ведомостей N N 1, 2 и 4) - в папках, открываемых на год отдельно для каждой из них. При этом ведомость N 10 хранится с ведомостью N 11, ведомость N 17-сн с ведомостью N 17-а-сн и ведомость N 18 с ведомостью N 18/1.

Ведомость N 14 хранится при журналах-ордерах N 10 и N 10/1.

Карточки по учету расчетов с дебиторами и кредиторами хранятся в отдельных папках.

Листки-расшифровки хранятся вместе с документами, относящимися к журналам-ордерам или вспомогательным ведомостям, в которых производились записи на основе этих документов или листков-расшифровок.

Расчетные ведомости по зарплате хранятся в отдельной папке по месяцам или в целом за год, в зависимости от количества ведомостей.

Папки для хранения журналов-ордеров и ведомостей следует изготовлять по формату последних, с внутренними корешками в них (в виде узких полосок). К каждому корешку приклеивается бланк журнала или ведомости в хронологической последовательности (месяцев, N N цехов и т.п.).

Если по какому-либо журналу-ордеру или ведомости число первичных документов незначительно, хранение каждой партии этих документов производится в годовых папках. При этом документы одного месяца отделяются от документов другого месяца разделителями (прокладками).

СОСТАВ
ТИПОВЫХ РЕГИСТРОВ ЕДИНОЙ ЖУРНАЛЬНО-ОРДЕРНОЙ
ФОРМЫ СЧЕТОВОДСТВА

Регистры			Применяются			На какой учетный период предназначен регистр	Формат (в долях типографского листа)
N N		Наименование и назначение	пром. предприятиями	строительными организациями	снабженческими и сбытовыми организациями
журналов - ордеров	ведомостей	Наименование и назначение	пром. предприятиями	строительными организациями	снабженческими и сбытовыми организациями
		Учет денежных средств и кредитов банков
1	-	По счету - Касса (N 50) .....................................	х	-	-	На месяц
-	1	Ведомость к счету - Касса (помещена на обороте журнала - ордера) .....................................	х	-	-	-"-	1/8 х 4
1-с	-	По счету - Касса (N 50) .....................................	-	х	-	-"-
-	1-с	Ведомость к счету - Касса (помещена на обороте журнала - ордера) .....................................	-	х	-	-"-	1/4
1-сн	-	По счету - Касса (N 50) .....................................	-	-	х	-"-
-	1-сн	Ведомость к счету - Касса (помещена на обороте журнала - ордера) .....................................	-	-	х	-"-	1/4
2	-	По счету - Расчетный счет (N 51) ....................	х	-	-	-"-
-	2	Ведомость к счету - Расчетный счет (помещена на обороте журнала - ордера) ............	х	-	-	-"-	1/8 х 4
2-с	-	По счету - Расчетный счет (N 51) ....................	-	х	-	На месяц
-	2с	Ведомость к счету - Расчетный счет (помещена на обороте журнала - ордера) ............	-	х	-	-"-	1/4
2-сн	-	По счету - Расчетный счет (N 51) ....................	-	-	х	-"-
-	2сн	Ведомость к счету - Расчетный счет (помещена на обороте журнала - ордера) ............	-	-	х	-"-	1/4
3	-	По счетам прочих денежных средств (N N 54, 55, 56) ..................................................................	х	х	х	-"-	1/8 х 2
4	-	По счетам ссуд и кредитов банков (N N 90, 92) - для предприятий и организаций, не пользующихся спецссудным счетом ...................	х	х	х	-"-	1/8 х 2
4-а	-	По счетам ссуд и кредитов банков (N N 90, 92) - для предприятий и организаций, пользующихся спецссудным счетом ...................	х	-	х	-"-	1/8 х 2
-	3	Ведомость по спецссудному счету .................	х	-	х	-"-	1/8
5	-	По счету - Расчеты в порядке зачетов взаимных требований (N 67) ..................................	х	х	х	-"-	1/8
-	4	Ведомость по зачету взаимных требований (помещена на обороте журнала - ордера) ............	х	х	х	-"-	1/8
		Учет расчетов
6	-	По счету - Расчеты с поставщиками и подрядчиками (N 60)	х	-	-	На месяц	1/6 х 2
		К нему вкладной лист для каждых 50 - 60 счетов - фактур .........................................................					1/6 х 2
-	5	Ведомость по расчетам с поставщиками в порядке плановых платежей ...................................	х	х	х	На квартал, полугодие или год	1/8 х 2
		К ней вкладной лист для каждых 50 - 60 счетов - фактур на месяц ........................................					1/8 х 2
6-с	-	По счету - Расчеты с поставщиками и подрядчиками (N 60)	-	х	-	На месяц	1/6 х 2
		К нему вкладной лист для каждых 50 - 60 счетов - фактур .........................................................					1/6 х 2
	5-с	Ведомость учета расчетов с подрядчиками за выполненные работы ...........................................	-	х	-	-"-	1/6 х 2
		К ней вкладной лист для каждых 50 - 60 счетов - фактур .........................................................					1/6 х 2
	6-с	Ведомость учета неотфактурованных поставок .....................................................................	-	х	-	На полугодие или год	1/8 х 2
		К ней вкладной лист для каждых 50 - 60 неотфактурованных поставок на год .....................					1/8 х 2
6-сн	-	По счету - Расчеты с поставщиками и подрядчиками (N 60)	-	-	х	На месяц	1/6 х 2
		К нему вкладной лист для каждых 50 - 60 счетов - фактур .........................................................					1/6 х 2
6-а	-	По счету - Расчеты с поставщиками и подрядчиками (N 60). Может применяться вместо журнала - ордера N 6 ..................................	х	-		-"-	1/8 х 3
-	6	Карточка по учету расчетов с поставщиками и подрядчиками. Применяется при пользовании журналом - ордером 6-а. (Открывается на каждый поступающий счет - фактуру.) .................	х	-			1/24
6-з	-	По счетам заготовления сельскохозяйственной продукции и расчетам со сдатчиками (N N 10, 11, 53 и 65) ..........................	х	-	-	-"-	1/6 х 4
		К нему два вкладных листа: один для 50 - 60 счетов - фактур, другой - для 10 наименований продукции ..................................................................					1/6 х 2 1/12 х 2
7	-	По счету - Расчеты с подотчетными лицами (N 71) .........................................................................	х	х	х	На месяц	1/6 х 2
		К нему вкладной лист для каждых 50 - 60 авансовых отчетов					1/6 х 2
8	-	По счетам учета расчетов с разными дебиторами и кредиторами и внутриведомственных расчетов (N N 61, 73, 76, 77)	х	х	х	-"-	1/6 х 2
-	7	Ведомость учета расчетов по авансам, с покупателями и с депонентами по исполнительным документам .................................	х	х	х	На квартал, полугодие или год	1/8 х 2
		К ней вкладной лист для каждых 20 дебиторов и кредиторов на месяц .........................					1/8 х 2
-	8	Ведомость учета прочих расчетов с разными дебиторами и кредиторами .....................................	х	х	х	На квартал, полугодие или год	1/8 х 2
		К ней вкладной лист для каждых 20 дебиторов и кредиторов на месяц .........................					1/8 х 2
-	8-а	Книга учета депонированной заработной платы (отдельными листами для каждых 25 - 30 депонентов) ...............................................................	х	х	х	На год	1/8 на 48 к/л
-	9	Книга учета расчетов с жильцами квартир и общежитий - для крупных хозяйств (отдельными комплектами для каждых 10 лицевых счетов жильцов квартир и общежитий)	х	х	х	-"-	1/8 х 4
9	-	По счету - Внутрихозяйственные расчеты (N 79) ...............................................................................	х	х	х	На месяц	1/8
		Учет затрат на производство и издержек обращения
10	-	По счетам материалов и другим счетам - в части затрат на производство (N N 03, 05, 06, 08, 12, 13, 20, 21, 23, 24, 25, 26, 29, 31, 69, 70, 82, 86 и 88) ................................................................	х	-	-	-"-	1/8 х 4
10-а	-	По счетам материалов и другим счетам - в части затрат на производство (N N 03, 05, 06, 08, 12, 13, 20, 21, 23, 24, 25, 26, 29, 31, 69, 70, 82, 86 и 88) (Применяется на предприятиях с бесцеховой структурой управления взамен журнала - ордера N 10) ...........................................................................	х	-	-	-"-	1/6 х 4
10/1	-	По счетам материалов и другим счетам в части затрат, не относящихся к производству (N N 03, 05, 08, 12, 13, 20, 21, 23, 24, 25, 26, 29, 31, 69, 70, 82, 86 и 88) ............................................	х	-	-	На месяц	1/8 х 4
-	10	Ведомость учета материальных ценностей на складах. (Для предприятий, имеющих более пяти складов.) ...........................................................	х	-	-	-"-	1/8 х 4
-	10-а	Ведомость учета материальных ценностей на складах. (Для предприятий, имеющих не более пяти складов.) ...........................................................	х	-	-	-"-	1/12 х 4
-	11	Ведомость учета материальных ценностей в цехах (для каждых семи цехов один бланк) ........	х	-	-	-"-	1/8
-	12	Ведомость учета затрат цехов (только к журналу - ордеру N 10) ...........................................	х	-	-	-"-	1/6 х 2
		К ней вкладной лист на каждые два цеха .........					1/8 х 2
-	13	Ведомость учета затрат непромышленных хозяйств .....................................................................	х	х	х	-"-	1/8 х 8
-	14	Ведомость учета потерь в производстве ........	х	-	-	-"-	1/8
-	15	Ведомость учета общезаводских расходов, расходов будущих периодов, резерва предстоящих платежей и внепроизводственных расходов ....................................................................	х	-	-	На месяц	1/6 х 4
10-с	-	По счетам материалов и другим счетам - в части затрат на производство строительно - монтажных работ (N N 03, 07, 11, 12, 13, 20 (или 33), 23, 27, 28, 29, 30, 31, 69, 70, 82, 86 и 88) ...............................................................................	-	х	-	-"-	1/6 х 6 + 1/4 или 1/8 х 2
		Вкладной лист к журналу - ордеру N 10-с (к счету N 20), для каждых 25 объектов строительства ...........................................................					1/6 х 2
-	10-с	Ведомость движения материальных ценностей ...................................................................	-	х	-	-"-	1/8 х 2
		К ней вкладной лист на каждые 20 материально - ответственных лиц ..........................					1/8 х 2
-	15-с	Ведомость учета расходов будущих периодов ....................................................................	-	х	-	На год	1/8 х 2
		К ней вкладной лист на каждые 50 видов расходов ....................................................................					1/8 х 2
10 - сн	-	По счетам материалов и другим счетам в части издержек обращения (N N 03, 05, 06, 12, 13, 23, 29, 31, 44, 69, 70, 82, 86, 88) ....................	-		х	На месяц	1/8 х 4
		Учет отгрузки и реализации товарно - материальных ценностей и сдачи строительно - монтажных работ
11	-	По счетам готовой продукции, отгрузки и реализации (N N 40, 43, 45, 46, 47 и 64) ..............	х	-	-	На месяц	1/8 х 3
-	16	Ведомость учета готовых изделий, реализации продукции и материальных ценностей ...................................................................	х	-	-	-"-	1/6 х 2
		К ней вкладной лист для каждых 50 - 60 счетов - фактур .........................................................					1/6 х 2
-	16-а	Ведомость учета реализации продукции и материальных ценностей (без учета движения готовых изделий) .....................................................	х	-	-	-"-	1/8 х 2
		К ней вкладной лист для каждых 50 - 60 счетов - фактур .........................................................					1/8 х 2
-	17	Ведомость учета реализации продукции в порядке плановых платежей ...................................	х	-	-	На квартал, полугодие или год	1/8 х 2
		К ней вкладной лист для каждых 50 - 60 счетов - фактур .........................................................					1/8 х 2
11-с	-	По счетам реализации работ, услуг и расчетов с заказчиками за выполненные работы (N N 45, 46, 64) ........................................................	-	х	-	На месяц	1/8
-	5-с	Ведомость учета расчетов с заказчиками за выполненные работы ...............................................	-	х	х	-"-	1/6 х 2
		К ней вкладной лист для каждых 50 - 60 счетов - фактур .........................................................					1/6 х 2
-	16-с	Ведомость учета реализации услуг и материальных ценностей	-	х	х	-"-	1/8 х 2
		К ней вкладной лист для каждых 50 - 60 счетов - фактур ...					1/8 х 2
11 - сн	-	По счетам товаров, отгрузки и реализации (N N 41, 42, 45, 46, 47) с ведомостями к нему	-	-	х	-"-	1/8
-	16 - сн	Ведомость учета реализации товаров, продукции и материальных ценностей (с выделением показателей по отдельным складам)	-	-	х	-"-	1/6 х 2
		К ней вкладной лист на каждые 50 - 60 счетов - фактур .........................................................					1/6 х 2
-	16а - сн	Ведомость учета реализации товаров, продукции и материальных ценностей (без выделения показателей по отдельным складам)	-	-	х	На месяц	1/8 х 2
		К ней вкладной лист на каждые 50 - 60 счетов - фактур .........................................................					1/8 х 2
-	17 - сн	Ведомость учета оборотов по транзитным операциям с участием в расчетах ..........................	-	-	х		1/8 х 4
		К ней вкладной лист для каждых 50 - 60 счетов - фактур .........................................................					1/8 х 2
-	17а - сн	Ведомость учета оборотов по транзитным операциям без участия в расчетах .........................	-	-	х	-"-	1/8
		Учет специальных фондов, средств целевого финансирования и целевых поступлений
12	-	По счетам спецфондов и целевого финансирования (N N 87 и 96) ...............................	х	х	х	-"-	1/6
		Учет уставного фонда, основных средств и их износа
13	-	По счетам основных средств, уставного фонда и др. (N N 01, 02, 74 и 85) ..........................	х	х	х	На месяц	1/8 х 2
		Учет затрат по формированию основного стада и их финансирования
14	-	По счетам молодняка животных, формирование и финансирование основного стада (N N 09, 35 и 94) ............................................	х	х	х	-"-	1/8
		Учет отвлеченных средств и финансовых результатов
15	-	По счетам отвлеченных средств, прибылей и убытков (N N 80 и 99) .............................................	х	х	-	-"-	1/6
15 - сн	-	По счетам отвлеченных средств, прибылей и убытков (N N 80 и 99) .............................................	-	-	х	-"-	1/6
		Учет затрат по капитальным вложениям и их финансирования
16	-	По счетам учета затрат и финансирования капитальных вложений (N N 07, 12, 27, 30, 33, 34, 75, 93) ..................................................................	х	х	х	На месяц	1/8 х 2
-	18	Ведомость учета затрат по капитальным вложениям .................................................................	х	х	х	На год	1/4
		К ней вкладной лист для каждых 50 объектов капитальных вложений .............................................					1/4
-	18/1	Ведомость учета затрат по законченным капитальным вложениям	х	х	х	На год	1/8 х 2
		К ней вкладной лист для каждых 50 объектов капитальных вложений .............................................					1/8 х 2
		Учет переоценки товарно - материальных ценностей
17	-	По счету - Переоценка материальных ценностей (N 14) .........................................................................	х	х	х	По мере надобности	1/8
		Главная книга (отдельными листами) ...................	х	х	х	На год	1/8 х 2

Кроме учетных регистров рекомендуются следующие типовые формы разработочных таблиц:

Форма N	Наименование и назначение разработочных таблиц	Применяются			На какой учетный период предназначен регистр	Формат (в долях типографского листа)
Форма N	Наименование и назначение разработочных таблиц	пром. предприятиями	строительными организациями	снабженческими и сбытовыми организациями	На какой учетный период предназначен регистр	Формат (в долях типографского листа)
1	Распределение заработной платы и расхода материалов в промышленности (только для предприятий с децентрализованным учетом, в которых непосредственно в цехах осуществляется разработка документации по заработной плате и материалам) - один бланк для каждого цеха, хозяйства .....................................	х	-	-	На месяц	1/16
2	Распределение заработной платы в строительных организациях ...........................................................................	-	х	-	-"-	1/8 х 2
3	Сводка данных по расчетам с рабочими и служащими	х	х	-	-"-	1/8 х 2
4	Сводка заработной платы по ее составу и категориям работников ..............................................................................	х	х	-	-"-	1/8 х 3
5	Сводка начисленной заработной платы по ее составу и категориям работников и сводка по расчетам с рабочими и служащими (взамен таблиц N N 3 и 4) ..........	х	х	-	-"-	1/8 х 6
6	Расчет амортизации основных средств в промышленности ...................................................................	х	-	-	-"-	1/8 х 2
	К ней вкладной лист для каждых 8 цехов, хозяйств ....					1/16
7	Расчет амортизации основных средств в строительных организациях...................................................	-	х	-	На месяц	1/8
8	Расчет износа малоценных и быстроизнашивающихся предметов ..................................	х	х	-	-"-	1/8
9	Распределение услуг вспомогательных производств (непромышленных хозяйств) ...............................................	х	-	-	-"-	1/8 х 2
11	Реестр невыданной заработной платы (может применяться взамен книги учета депонированной заработной платы - форма N 8а) - один бланк для каждых 30 - 40 депонентов ..................................................	х	х	х	-"-	1/8
12	Карточка аналитического учета расчетов с дебиторами и кредиторами (может применяться в дополнение к ведомости N 8). По числу лицевых счетов дебиторов и кредиторов ..........................................	х	х	х	-"-	1/8
13	Листок - расшифровка .....................................................	х	х	х	-"-	1/16

XIV. <Письмо> Минфина СССР от 08.03.1960 N 63 (ред. от 18.07.1985) "Об инструкции по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства"

XIV. Хранение документов и учетных регистров