МИНИСТЕРСТВО ЭКОНОМИЧЕСКОГО РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ГОСУДАРСТВЕННОЙ РЕГИСТРАЦИИ,
КАДАСТРА И КАРТОГРАФИИ
ПРИКАЗ
от 25 декабря 2014 г. N П/637
ОБ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ АРХИВА ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ
ГОСУДАРСТВЕННОЙ РЕГИСТРАЦИИ, КАДАСТРА И КАРТОГРАФИИ
В целях организации комплектования, учета, обеспечения сохранности и использования документов архивного фонда Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии, а также упорядочения требований, предъявляемых при подготовке и передаче дел в архив Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии, приказываю:
1. Утвердить:
Положение об архиве Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии (Приложение N 1);
Правила работы архива Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии (Приложение N 2);
Порядок подготовки и передачи дел в архив Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии (Приложение N 3).
2. Административному управлению (В.В. Костенко) организовать выполнение требований Положения об архиве Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии, Правил работы архива Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии.
3. Заместителям руководителя Росреестра, структурным подразделениям центрального аппарата Росреестра обеспечить соблюдение требований Порядка подготовки и передачи дел в архив Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии.
4. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя руководителя Росреестра А.В. Коробова.
Руководитель
И.В.ВАСИЛЬЕВ
Приложение N 1
к Приказу Федеральной службы
государственной регистрации,
кадастра и картографии
от 25 декабря 2014 г. N П/637
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ГОСУДАРСТВЕННОЙ
РЕГИСТРАЦИИ, КАДАСТРА И КАРТОГРАФИИ
1. Общие положения
1.1. Документы Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии (Росреестр), имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют неотъемлемую часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственных архивах Российской Федерации.
До передачи на государственное хранение эти документы временно, в пределах сроков, установленных Федеральным архивным агентством (Росархив), хранятся в Росреестре.
1.2. Росреестр:
обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в его деятельности;
обеспечивает в соответствии с правилами, устанавливаемыми Росархивом, своевременную передачу этих документов на государственное хранение.
Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет Росреестра.
За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица Росреестра несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.
1.3. В Росреестре для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создается архив.
Росреестр обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием, кадрами.
1.4. Архив Росреестра (далее - Архив) входит в состав Административного управления Росреестра.
1.5. В своей работе Архив руководствуется законодательством Российской Федерации, Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, руководства Росреестра, правилами и другими нормативно-методическими документами Росархива, методическими документами Государственного архива Российской Федерации (далее - ГА РФ) и настоящим Положением.
1.6. Положение об Архиве разрабатывается на основании Примерного положения и утверждается руководителем Росреестра (далее - Руководитель) по согласованию с ГА РФ.
1.7. Работы по Архиву ведутся по планам, утверждаемым Руководителем.
1.8. Контроль за деятельностью Архива осуществляет заместитель Руководителя.
1.9. Организационно-методическое руководство деятельностью Архива осуществляет ГА РФ.
2. Состав документов Архива
В Архив поступают:
2.1. Законченные делопроизводством Росреестра документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу.
2.2. Документы постоянного хранения и по личному составу учреждений-предшественников.
2.3. Документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных учреждений, непосредственно подчиненных Росреестру.
2.4. Служебные и ведомственные издания.
2.5. Научно-справочный аппарат к документам Архива.
3. Задачи и функции Архива
3.1. Основными задачами Архива являются:
3.1.1. комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения;
3.1.2. учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в Архиве;
3.1.3. подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Росархивом;
3.1.4. осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве учреждения.
3.2. В соответствии с возложенными задачами Архив осуществляет следующие функции:
3.2.1. принимает не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений центрального аппарата Росреестра, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Росархивом;
3.2.2. разрабатывает и согласовывает с ГА РФ графики представлений описей на рассмотрение Экспертно-проверочной комиссии ГА РФ (далее - ЭПК ГА РФ) и передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение;
3.2.3. составляет и представляет не позднее чем через 2 года после приема дел в Архив годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение постоянно действующей экспертной комиссии Росреестра (далее - ЭК) и ЭПК ГА РФ;
3.2.4. осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых дел;
3.2.5. создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в Архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом ГА РФ;
3.2.6. организует использование документов:
информирует руководство и работников Росреестра о составе и содержании документов Архива;
выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в служебных целях, для работы в помещении Архива;
оказывает помощь структурным подразделениям центрального аппарата Росреестра в исполнении запросов организаций и заявлений граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера;
в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;
ведет учет использования документов, хранящихся в Архиве;
3.2.7. проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в Архиве, участвует в работе ЭК;
3.2.8. оказывает методическую помощь Административному управлению в составлении номенклатуры дел Росреестра, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в Архив;
3.2.9. участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников Архива и службы делопроизводства;
3.2.10. ежегодно представляет в ГА РФ сведения о составе и объеме документов по установленной форме;
3.2.11. подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в ГА РФ документы Архивного фонда Российской Федерации.
4. Права Архива
Для выполнения возложенных задач и функций Архив имеет право:
4.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях.
4.2. Запрашивать от структурных подразделений сведения, необходимые для работы Архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на Архив задач и функций.
5. Ответственность за ведение Архива
5.1. Ответственность за выполнение возложенных на архив задач и обязанностей несет сотрудник Административного управления, ответственный за архив.
5.2. Обязанности и ответственность работников Архива определяются должностными регламентами, утвержденными в установленном порядке.
Согласовано
Заместитель директора ГА РФ
Е.А.КОЗЛОВА
10 октября 2014 года
Приложение N 2
к Приказу Федеральной службы
государственной регистрации,
кадастра и картографии
от 25 декабря 2014 г. N П/637
ПРАВИЛА
РАБОТЫ АРХИВА ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ
ГОСУДАРСТВЕННОЙ РЕГИСТРАЦИИ, КАДАСТРА И КАРТОГРАФИИ
1. Основные положения
1.1. Настоящие Правила регулируют деятельность архива Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии (далее - Архив) в части обеспечения комплектования Архива, хранения, учета и использования несекретных архивных документов на бумажных носителях, подготовки и передачи дел на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации (ГА РФ), уничтожения дел, не подлежащих дальнейшему хранению, а также процедуры приема-передачи дел при смене лица, ответственного за работу Архива.
1.2. Настоящие Правила разработаны в соответствии с федеральными законами, в том числе Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, Положением о Федеральной службе государственной регистрации, кадастра и картографии, Положением об архиве Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии, ГОСТом Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденным и введенным в действие Постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. N 28, нормативными правовыми актами Российской Федерации, методическими документами Росархива и ГА РФ.
2. Комплектование Архива
2.1. Комплектование Архива - систематическое пополнение Архива документами структурных подразделений центрального аппарата Росреестра.
2.2. Документы, образовавшиеся в процессе деятельности Росреестра и указанные в разделе 2 Положения об архиве Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии, по истечении трех лет после завершения их делопроизводством передаются в Архив.
2.3. Прием дел в Архив вместе с двумя экземплярами сдаточной описи на них осуществляется по графику передачи завершенных делопроизводством дел на очередной год, утверждаемому руководителем Росреестра.
2.4. Сотрудник Административного управления, отвечающий за работу Архива, проверяет правильность оформления дел, а все выявленные при проверке недостатки в оформлении дел устраняются сотрудниками соответствующих структурных подразделений центрального аппарата Росреестра.
2.5. Прием каждого дела производится сотрудником Административного управления, отвечающим за работу Архива, в присутствии сотрудника структурного подразделения центрального аппарата Росреестра. На обоих экземплярах описи против дела, включенного в нее, делается отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в Архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи. Описи подписываются лицом, ответственным за работу Архива, и лицом, передавшим дела.
3. Хранение документов в Архиве
3.1. Документы в Архиве должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов.
3.2. Для хранения документов Архиву выделяются специальные помещения - хранилища, которые должны соответствовать требованиям пожарной безопасности, должны быть гарантированы от затопления, иметь искусственную вентиляцию. В хранилищах должны соблюдаться световой, температурно-влажностный, санитарно-гигиенический и охранный режимы.
3.3. В хранилищах дела размещают на стеллажах, в шкафах с использованием первичных защитных средств хранения (коробок, папок, специальных футляров, пакетов и т.п.).
3.4. Все помещения Архива нумеруются. В каждом отдельном помещении стеллажи, шкафы и полки нумеруются сверху вниз, слева направо от входа.
3.5. Стеллажи в хранилищах устанавливают с учетом особенностей помещения: не допускается их размещение вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.
3.6. В целях установления фактического наличия единиц хранения и соответствия их количеству, числящемуся по учетным документам, выявления документов, подлежащих реставрации и профилактической обработке, в Архиве проводятся проверки наличия и состояния документов не реже одного раза в пять лет.
3.7. Единовременные проверки наличия и состояния документов проводятся в Архиве:
после перемещения дел в другое помещение;
после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в хранилища посторонних лиц;
при смене лица, ответственного за работу Архива;
при реорганизации или ликвидации Росреестра;
перед передачей дел на постоянное хранение.
3.8. В ходе проверки осуществляются:
установление фактического наличия документов, находящихся на хранении в Архиве;
выявление и устранение недостатков в учете документов;
выявление отсутствующих документов и организация их розыска;
выявление и учет документов, требующих реставрации, консервации, профилактической и технической обработки.
3.9. Результаты проверки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел (Приложение N 1 к настоящим Правилам), акте о неисправимых повреждениях документов (Приложение N 2 к настоящим Правилам).
3.10. Если проверкой обнаружена недостача дел и документов, то сотрудниками Архива организуется их розыск. В этих целях:
изучаются все учетные документы по выдаче дел из хранилища;
организуется розыск не обнаруженных при проверке дел в соответствующих структурных подразделениях центрального аппарата Росреестра;
проверяются дела, стоящие рядом;
изучаются акты о выделении дел к уничтожению, акты выдачи дел во временное пользование, ранее составленные акты проверки наличия и состояния проверяемого фонда.
Розыск проводится в течение года после завершения проверки наличия и состояния дел. В случае если розыск документов не дал результатов, на отсутствующие дела и документы составляется акт об утрате дел и документов, пути розыска которых исчерпаны (Приложение N 3 к настоящим Правилам). Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями с внесением соответствующих записей в учетные документы.
3.11. Проверка считается завершенной после внесения в учетные документы Архива изменений, выявленных проверкой, и представления необходимых сведений о делах постоянного хранения в ГА РФ для внесения изменений в контрольные экземпляры описей дел, утвержденных Экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) ГА РФ.
4. Учет документов в Архиве
4.1. Учет документов в Архиве ведется по основным и вспомогательным учетным документам в целях осуществления контроля за их наличием.
4.2. В пределах архивного фонда Архива учетно-классификационной единицей является единица хранения документов на бумажной основе - дело.
4.3. Дело - совокупность документов, отдельный документ, заключенные в обособленную обложку, папку.
4.4. Основными учетными документами являются:
опись дел - для единичного и суммарного учета дел, закрепления порядка систематизации дел, учета изменений в составе и объеме документов, включенных в опись;
лист фонда (Приложение N 4 к настоящим Правилам) - для учета в рамках архивного фонда количества и состава описей и их нумерации, количества и состава документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи и фонду в целом, фиксации изменений по каждой описи и фонду в целом, фиксации изменений в названии фонда;
паспорт архивохранилища (произвольной формы) - для суммарного учета фондов и документов каждого архивохранилища Архива;
дело фонда - комплекс документов по истории организаций, являющихся источниками комплектования архивного фонда Архива, ведется по каждому источнику архивного фонда;
паспорт Архива - для централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.
4.5. Вспомогательными учетными документами являются книги учета выдачи (возврата) дел (произвольной формы).
4.6. Основанием каждой записи в основных учетных документах при поступлении документов в Архив являются:
описи дел (сдаточные) постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу;
номенклатура дел Росреестра с оформленной итоговой записью о количестве заведенных и законченных дел (Приложение N 5 к настоящим Правилам);
акт приема-передачи документов, передаваемых структурными подразделениями центрального аппарата Росреестра в Архив в случаях, установленных законодательством Российской Федерации.
4.7. Основанием каждой записи в основных учетных документах при выбытии документов из Архива являются:
акт об утрате дел и документов, пути розыска которых исчерпаны;
акт о неисправимых повреждениях документов;
акт приема-передачи документов на постоянное хранение в соответствующий государственный архив;
акт приема-передачи документов по истечении сроков хранения;
акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
5. Справочно-поисковые средства к документам Архива
5.1. К документам Архива создаются справочно-поисковые средства, элементами которых являются описи, указатели (предметные, хронологические), историческая справка к архивному фонду.
5.2. В Архиве составляются описи дел постоянного хранения и по личному составу (сводные - годовые или за несколько лет подряд) (Приложения N 6 и 7 к настоящим Правилам).
5.3. Историческая справка состоит из следующих разделов: история источника комплектования Архива, история фонда, характеристика документов фонда.
Историческая справка печатается в четырех экземплярах: три экземпляра передаются в ГА РФ при первой передаче документов фонда; один экземпляр хранится в деле фонда в Архиве.
Историческая справка дополняется при пополнении фонда или в случае реорганизации, изменения структуры, функций источника комплектования Архива и представляется в ГА РФ вместе с каждой законченной описью.
6. Использование документов Архива
6.1. Основными формами использования документов Архива являются:
информирование руководителя Росреестра, заместителя руководителя Росреестра, курирующего Административное управление, о составе и содержании документов Архива;
выдача документов во временное пользование сотрудникам центрального аппарата Росреестра;
рассмотрение запросов социально-правового характера, поступающих от граждан и организаций.
6.2. Оригиналы приказов и распоряжений Росреестра из Архива не выдаются.
6.3. Выдача дел из Архива сотрудникам центрального аппарата Росреестра осуществляется под расписку по требованию, подписанному руководителем структурного подразделения центрального аппарата Росреестра, сдавшего дела в Архив (Приложение N 8 к настоящим Правилам).
6.4. Дела из Архива могут быть выданы во временное пользование под расписку на срок не более 30 дней, дела с пометкой "Для служебного пользования" - на срок не более одного дня.
6.5. Запрещается во взятых из Архива делах делать поправки в тексте документов и изымать документы из дела.
6.6. Изъятие архивных документов правоохранительными органами из Архива может быть осуществлено в установленном законодательством Российской Федерации порядке.
На место изъятого документа в дело вкладывается карта-заместитель или заверенная копия документа, в учетных архивных документах делается отметка об изъятии, указываются номер, дата и название документа, послужившего основанием для изъятия, а также расписка получателя документа (при личной передаче).
Архивные документы, изъятые в качестве вещественных доказательств в соответствии с законодательством Российской Федерации, подлежат возврату в Архив.
6.7. Состояние дел, возвращаемых в Архив после использования, должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего документы.
6.8. При обнаружении недостачи дел или отдельных листов в них, а также повреждений дел и документов сотрудник Административного управления, отвечающий за работу Архива, составляет акт в двух экземплярах, один из которых представляется должностному лицу, по разрешению которого использовалось дело, для привлечения виновных к ответственности, а другой остается в Архиве.
6.9. Архивные справки, копии и выписки выдаются на основании письменного запроса, который должен содержать: наименование (и адрес при пересылке) организации (архива), которой они адресованы; изложение существа запроса; фамилию, имя и отчество обращающегося, его адрес, контактные телефоны; дату и личную подпись.
6.10. Идентичность подлиннику выданных архивных копий и выписок заверяется подписью сотрудника Административного управления, ответственного за работу Архива.
6.11. Архивные справки, копии и выписки из архивных документов составляются в двух экземплярах. Один экземпляр направляется заявителю по почте с сопроводительным письмом, подписанным начальником Административного управления или его заместителем. Второй экземпляр справки, копии или выписки хранится в делах Архива в соответствии с номенклатурой дел.
6.12. Учет использования дел и документов Архива ведется в книге выдачи (возврата) дел, книге регистрации выданных копий, выписок, справок.
7. Передача дел на постоянное хранение
7.1. Передача документов постоянного хранения Росреестра в ГА РФ осуществляется в соответствии с планом-графиком, согласованным с Центральной экспертной комиссией Росреестра (далее - ЦЭК Росреестра), руководителем ГА РФ и утвержденным руководителем Росреестра.
7.2. Документы передаются в ГА РФ по утвержденным ЭПК ГА РФ описям дел, на которых делаются отметки о приеме дел.
7.3. Прием-передача дел на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи документов (Приложение N 9 к настоящим Правилам).
7.4. При первой передаче документов в ГА РФ к ним прилагается историческая справка на архивный фонд Росреестра. При последующих передачах документов делается дополнение к исторической справке о происшедших изменениях в названии, функциях, структуре, составе и состоянии документов и т.п.
7.5. В случае ликвидации Росреестра его документы подлежат передаче в организацию, являющуюся его правопреемником, в установленном законодательством Российской Федерации порядке.
7.6. При ликвидации Росреестра без установления правопреемства документы постоянного срока хранения, включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу сотрудников Росреестра, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии передаются на хранение в ГА РФ.
8. Уничтожение дел, не подлежащих хранению
8.1. На дела временного (свыше 10 лет) срока хранения в Архиве составляются акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (Приложение N 10 к настоящим Правилам).
8.2. Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт.
8.3. Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, рассматриваются на заседаниях ЦЭК Росреестра одновременно с описями дел постоянного хранения и по личному составу, утверждаемыми (согласуемыми) ЭПК ГА РФ.
Одобренные ЦЭК Росреестра акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждаются руководителем Росреестра.
8.4. После утверждения актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, Архив имеет право уничтожать соответствующие архивные дела.
8.5. Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.
8.6. Материально-техническое обеспечение переработки (утилизации) дел, подлежащих уничтожению, осуществляется Управлением делами по заявкам Административного управления. Погрузка, доставка по месту нахождения специализированной организации для переработки (утилизации) и утилизация дел, подлежащих уничтожению, осуществляются в присутствии и под контролем сотрудника Административного управления, ответственного за работу Архива.
9. Прием-передача Архива при смене лица,
ответственного за его работу
9.1. Начальник отдела обработки и отправки исходящей корреспонденции и центрального архива Административного управления, назначаемый на должность и освобождаемый от должности руководителем Росреестра по представлению начальника Административного управления (далее - начальник отдела), является ответственным за выполнение возложенных на Архив задач и функций.
9.2. При смене начальника отдела, ответственного за работу Архива:
издается приказ Росреестра о назначении комиссии в составе не менее трех человек;
комиссия проверяет наличие и состояние архивных документов, учетных документов и справочно-поисковых средств к ним, противопожарного и охранного оборудования, а также условия хранения документов;
прием-передача документов и дел архивного фонда Архива, справочно-поисковых средств к нему, а также помещений Архива, инвентаря и оборудования оформляется актом комиссии.
Приложение N 1
к Правилам работы архива
Федеральной службы государственной
регистрации, кадастра и картографии
Федеральная служба УТВЕРЖДАЮ
государственной регистрации, Руководитель Федеральной службы
кадастра и картографии государственной регистрации,
кадастра и картографии
_______________________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
_______________________________
(дата)
Архив Федеральной службы
государственной регистрации,
кадастра и картографии
АКТ
от _____________ N _____
________________________________
(место составления)
проверки наличия и состояния дел
________________________________
(постоянного, временного
хранения, по личному составу)
Фонд N __
Основание (плановая проверка, перемещение документов, стихийное
бедствие и т.д.)
Составлен комиссией:
Председатель
Члены комиссии:
Проверка проводилась с _______________________ по _____________________
Проверкой установлено:
Всего числится по описям: _________________________________________ дел
(цифрами) (прописью)
в том числе по описям, утвержденным ЭПК архивного учреждения ______________
(цифрами)
_______________________________________________________________________ дел
(прописью)
Всего не оказалось в наличии: _____________________________________ дел
(цифрами) (прописью)
в том числе по описям, утвержденным ЭПК архивного учреждения ______________
(цифрами)
_______________________________________________________________________ дел
(прописью)
1. Имеют литерные номера:
1.1. Не учтенных в итоговых записях описей:
_______________________________________________________________________ дел
(цифрами) (прописью)
1.2. Не перечисленных, но учтенных в итоговых записях описей:
_______________________________________________________________________ дел
(цифрами) (прописью)
2. Пропущено номеров:
2.1. Не учтенных в итоговых записях описей:
_______________________________________________________________________ дел
(цифрами) (прописью)
2.2. Не перечисленных, но учтенных в итоговых записях описей:
_______________________________________________________________________ дел
(цифрами) (прописью)
3. Неправильно положенных дел, относящихся к другим фондам:
_______________________________________________________________________ дел
(цифрами) (прописью)
4. Оказалось в наличии по данному фонду (включенных в описи):
_______________________________________________________________________ дел
(цифрами) (прописью)
5. Имеется не включенных в описи:
_______________________________________________________________________ дел
(цифрами) (прописью)
6. Всего по данному фонду (включенных и не включенных в описи) имеется
в наличии:
_______________________________________________________________________ дел
(цифрами) (прописью)
из них:
6.1. требующих дезинфекции: _______________________________________ дел
(цифрами) (прописью)
6.2. требующих дезинсекции: _______________________________________ дел
(цифрами) (прописью)
6.3. требующих реставрации: _______________________________________ дел
(цифрами) (прописью)
6.4. требующих переплета и подшивки:
_______________________________________________________________________ дел
(цифрами) (прописью)
6.5. требующих восстановления затухающих текстов:
_______________________________________________________________________ дел
(цифрами) (прописью)
6.6. неисправимо поврежденных:
_______________________________________________________________________ дел
(цифрами) (прописью)
6.7. требующих технической обработки:
_______________________________________________________________________ дел
(цифрами) (прописью)
6.8. выдано во временное пользование:
_______________________________________________________________________ дел
(цифрами) (прописью)
7. Общая характеристика состояния и условий хранения документов.
Основные отрицательные явления в состоянии и условиях их хранения.
Приложения: листы проверки наличия и состояния дел (N). Проверку
проводили:
_______________________________________________________________________
(наименование должности) (подпись) (фамилия, инициалы)
Приложение N 2
к Правилам работы архива
Федеральной службы государственной
регистрации, кадастра и картографии
Федеральная служба УТВЕРЖДАЮ
государственной регистрации, Руководитель Федеральной службы
кадастра и картографии государственной регистрации,
кадастра и картографии
_______________________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
_______________________________
(дата)
Архив Федеральной службы
государственной регистрации,
кадастра и картографии
АКТ
от _____________ N _____
________________________________
(место составления)
проверки наличия и состояния дел
________________________________
(постоянного, временного
хранения, по личному составу)
В фонде (указывается наименование архивного фонда) обнаружены документы, признанные неисправимо поврежденными:
|
N п/п
|
Опись N
|
Ед. хр. N
|
Количество листов (время звучания)
|
Заголовок поврежденных ед. хр.
|
Крайние даты
|
Сущность и причины повреждения
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
Итого обнаружено неисправимо ед. хр.
поврежденных ______________________________________________
(цифрами и прописью)
Перечисленные ед. подлежат
списанию ввиду:
Начальник отдела обработки
и отправки исходящей
корреспонденции и центрального
архива Административного
управления ____________________________________________
(подпись) (дата) (инициалы, фамилия)
СОГЛАСОВАНО* СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК Протокол ЦЭК Росреестра
Государственного архива от __________ N _______
Российской Федерации
от __________ N ____
Изменения в учетные документы Архива Федеральной службы государственной
регистрации, кадастра и картографии внесены.
Начальник отдела обработки
и отправки исходящей корреспонденции
и центрального архива Административного
управления Росреестра ____________________________________
(дата) (подпись) (инициалы, фамилия)
Приложение N 3
к Правилам работы архива
Федеральной службы государственной
регистрации, кадастра и картографии
Федеральная служба УТВЕРЖДАЮ
государственной регистрации, Руководитель Федеральной службы
кадастра и картографии государственной регистрации,
кадастра и картографии
_______________________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
_______________________________
(дата)
Архив Федеральной службы
государственной регистрации,
кадастра и картографии
АКТ
от _____________ N _____
об утрате дел и документов,
пути розыска которых исчерпаны
Фонд N ________
Установлено отсутствие в фонде (указывается наименование архивного фонда) перечисленных ниже дел, предпринятые Архивом Росреестра все возможные меры по розыску дел положительных результатов не дали, в связи с чем считаем возможным снять с учета.
|
Опись N
|
Ед. хр. N
|
Заголовок ед. хр.
|
Количество листов (время звучания, метраж)
|
Крайние даты
|
Предполагаемые причины отсутствия
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
Итого _________________________________________________________________
(цифрами и прописью)
Содержание утраченных материалов может быть частично восполнено
следующими ед.
___________________________________________________________________________
(номера ед. и их групповые заголовки)
Начальник отдела обработки
и отправки исходящей
корреспонденции и центрального
Архива Росреестра
____________________________________________
(дата) (подпись) (фамилия, инициалы)
СОГЛАСОВАНО* СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК Протокол ЦЭК Росреестра
Государственного архива от __________ N _______
Российской Федерации
от __________ N ____
Изменения в учетные документы Архива Федеральной службы государственной
регистрации, кадастра и картографии внесены.
Начальник отдела обработки
и отправки исходящей корреспонденции
и центрального архива Административного
управления Росреестра ____________________________________
(дата) (подпись) (фамилия, инициалы)
Приложение N 4
к Правилам работы архива
Федеральной службы государственной
регистрации, кадастра и картографии
ЛИСТ ФОНДА N ____
Федеральная служба государственной _________________________
регистрации, (дата первого поступления
кадастра и картографии документов фонда)
|
Крайние даты каждого названия
|
Название фонда
|
|
1
|
2
|
1. Учет неописанных документов
|
Дата записи
|
Название, N и дата документа, по которому поступили или выбыли документы
|
Поступление
|
Выбытие
|
Наличие (остаток)
|
||
|
Кол-во ед. хр.
|
Крайние даты
|
Кол-во ед. хр.
|
Крайние даты
|
Всего ед. хр.
|
||
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
2. Учет описанных документов
|
Дата
|
Номер
|
Крайние
|
Название
|
Поступило
|
Выбытие
|
Наличие (остаток)
|
Примечания
|
|||||||||
|
дел
|
основание выбытия (название, дата, N)
|
в том числе по описям, утвержденным ЭПК
|
ед. хр.
|
в том числе:
|
||||||||||||
|
крайние
|
постоянного хранения
|
по л/с
|
||||||||||||||
|
из них по описям, утвержденным ЭПК
|
ед. хр.
|
крайние даты
|
||||||||||||||
|
ед.
|
крайние даты
|
|||||||||||||||
|
1
|
2
|
4
|
5
|
7
|
9
|
14
|
16
|
17
|
||||||||
Приложение N 5
к Правилам работы архива
Федеральной службы государственной
регистрации, кадастра и картографии
Федеральная служба УТВЕРЖДАЮ
государственной регистрации, Руководитель Федеральной службы
кадастра и картографии государственной регистрации,
кадастра и картографии
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ _______________________________
________________ (подпись) (фамилия, инициалы)
на _________ год _______________________________
______________________ (дата)
(место составления)
|
Индекс дела
|
Заголовок дела (тома, частей)
|
Кол-во дел (томов, частей)
|
Срок хранения дела (тома, части) и N статей по Перечню
|
Примечание
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК Росреестра Протокол ЭПК
от __________ N ________ Государственного архива
Заместитель председателя Российской Федерации
ЦЭК Росреестра от ___________ N ______
Председатель ЭПК
Государственного архива
Российской Федерации
Итоговая запись о категориях и количестве дел,
заведенных в Федеральной службе государственной
регистрации, кадастра и картографии в ___ году
|
По срокам хранения
|
Всего
|
В том числе:
|
|
|
переходя
|
с отметкой ЭПК
|
||
|
1
|
2
|
3
|
4
|
|
Постоянного
|
|||
|
Временного (свыше 10 лет)
|
|||
|
Временного (до 10 лет включительно)
|
|||
|
ИТОГО:
|
|||
Начальник
Административного управления ______________________________________________
(дата) (подпись) (фамилия, инициалы)
Приложение N 6
к Правилам работы архива
Федеральной службы государственной
регистрации, кадастра и картографии
Федеральная служба УТВЕРЖДАЮ
государственной регистрации, Руководитель Федеральной службы
кадастра и картографии государственной регистрации,
кадастра и картографии
_______________________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
_______________________________
(дата)
ОПИСЬ N ___
дел постоянного хранения за _______ год
|
Название раздела (структурного подразделения центрального аппарата Росреестра)
|
|||||
|
N п/п
|
Индекс дела
|
Заголовок дела
|
Крайние даты
|
Кол-во листов
|
Примечание
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
В данный раздел описи внесено ________________________________ ед. хр.,
(цифрами и прописью)
литерные номера _______________________________________________________
пропущенные номера: ___________________________________________________
Наименование должности _____________________________________
составителя описи (подпись) (инициалы, фамилия)
Начальник отдела обработки
и отправки исходящей корреспонденции _____________________________________
и центрального архива (подпись) (инициалы, фамилия)
УТВЕРЖДЕНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК Протокол ЦЭК Росреестра
Государственного архива от __________ N _______
Российской Федерации
от _________ N _______
Приложение N 7
к Правилам работы архива
Федеральной службы государственной
регистрации, кадастра и картографии
Федеральная служба УТВЕРЖДАЮ
государственной регистрации, Руководитель Федеральной службы
кадастра и картографии государственной регистрации,
кадастра и картографии
_______________________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
_______________________________
(дата)
ОПИСЬ N ___
дел по личному составу за _____ год
|
Название раздела (структурного подразделения центрального аппарата Росреестра)
|
|||||
|
N п/п
|
Индекс дела
|
Заголовок дела
|
Крайние даты
|
Кол-во листов
|
Примечание
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
В данный раздел описи внесено ____________________________________ ед. хр.,
литерные номера ___________________________________________________________
пропущенные номера: _______________________________________________________
Наименование должности _____________________________________
составителя описи (подпись) (инициалы, фамилия) (дата)
Начальник отдела обработки
и отправки исходящей корреспонденции
и центрального архива _____________________________________
Административного управления (подпись) (инициалы, фамилия) (дата)
УТВЕРЖДЕНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК Протокол ЦЭК Росреестра
Государственного архива от __________ N _______
Российской Федерации
от _________ N _______
Приложение N 8
к Правилам работы архива
Федеральной службы государственной
регистрации, кадастра и картографии
ТРЕБОВАНИЕ N ___
на выдачу во временное пользование дел, хранящихся в архиве
Федеральной службы государственной регистрации,
кадастра и картографии
Прошу выдать во временное пользование для
___________________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения центрального аппарата Росреестра)
___________________________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество)
дела __________________________________________________________________
(название дел) (N описи, N дела, год)
Должность руководителя структурного подразделения центрального аппарата
Росреестра, запрашивающего дела из архива
___________________________________________________________________________
(подпись) (инициалы, фамилия) (дата)
СОГЛАСОВАНО
Должность принявшего решение
о передаче дела в архив
Федеральной службы государственной _____________________________________
регистрации, кадастра и картографии (подпись) (фамилия, инициалы) (дата)
Приложение N 9
к Правилам работы архива
Федеральной службы государственной
регистрации, кадастра и картографии
УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ
Руководитель Федеральной службы _____________________________
государственной регистрации, (директор ГА РФ)
кадастра и картографии _____________________________
_______________________________ (подпись) (инициалы, фамилия)
(подпись) (инициалы, фамилия) (гербовая печать)
(дата) (гербовая печать) _____________________________
_______________________________ (дата)
АКТ N ___
_______________________________
_______________________________
(место составления)
приема-передачи документов
на постоянное хранение в
Государственный архив
Российской Федерации
В связи с _____________________________________________________________
(истечением срока хранения документов (название фонда)
___________________________________________________________________________
в организации, ликвидацией организации и т.д.)
___________________________________________________________________________
(наименование организации)
передает, а Государственный архив Российской Федерации принимает на
государственное хранение архивные документы, страховые копии за ____ (годы)
и справочный аппарат к ним:
|
N п/п
|
Название и номер описи
|
Кол-во экземпляров описи
|
Кол-во принятых дел
|
Кол-во страховых копий
|
Примечание
|
|
количество
|
|||||
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
|
Итого _________________________________________________________ ед. хр.
(цифрами и прописью)
(в том числе страховых копий) _______________________
В Государственном архиве Российской Федерации фонд N _______
Передачу произвели: Прием произвели:
_____________________________ _____________________________
(наименование должностей лиц, (наименование должностей лиц,
производивших передачу) производивших прием)
____________________________________ ____________________________________
(подпись) (инициалы, фамилия) (дата) (подпись) (инициалы, фамилия) (дата)
Приложение N 10
к Правилам работы архива
Федеральной службы государственной
регистрации, кадастра и картографии
Федеральная служба
государственной регистрации,
кадастра и картографии
____________________________
(наименование организации)
АКТ N ____ УТВЕРЖДАЮ
архив Федеральной службы Руководитель Федеральной службы
государственной регистрации, государственной регистрации,
кадастра и картографии кадастра и картографии
____________________________ _______________________________
(место составления) (подпись) (инициалы, фамилия)
о выделении к уничтожению
документов, не подлежащих
хранению
На основании ______________________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов с указанием
сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение документы фонда N _________________
(название фонда)
|
N п/п
|
Заголовок дела или групповой заголовок документов
|
Крайние даты
|
Номера описей
|
Индекс дела по номенклатуре или N дела по описи
|
Кол-во ед. хр.
|
Сроки хранения и номера статей по перечню
|
Примечание
|
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
|
Итого _____________________________________________________________ ед. хр.
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за _____ годы утверждены, по личному составу
согласованы с ЭПК ________________________________________ протокол N _____
(наименование архивного учреждения)
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу __________________________________________
ценности документов (подпись) (инициалы, фамилия) (дата)
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК Росреестра
от _________ N ________
Документы в количестве ____________________________________________________
(цифрами и прописью)
весом _________ кг сданы в ________________________________________________
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от ______________ N __________
Наименование должности работника, ______________________________________
сдавшего документы (подпись) (инициалы, фамилия) (дата)
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности работника
архива Федеральной службы
государственной регистрации,
кадастра и картографии, внесшего ______________________________________
изменения в учетные документы (подпись) (инициалы, фамилия) (дата)
Приложение N 3
к Приказу Федеральной службы
государственной регистрации,
кадастра и картографии
от 25 декабря 2014 г. N П/637
ПОРЯДОК
ПОДГОТОВКИ И ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ В АРХИВ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ
ГОСУДАРСТВЕННОЙ РЕГИСТРАЦИИ, КАДАСТРА И КАРТОГРАФИИ
1. Общие положения
1.1. Настоящий Порядок разработан в целях оказания методической помощи структурным подразделениям центрального аппарата Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии (далее - структурные подразделения) при подготовке и передаче дел в архив Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии (далее - Архив).
1.2. Порядок распространяется на дела с несекретными документами и документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения.
1.3. Перечень дел, передаваемых в Архив, определяется номенклатурой дел Росреестра, а также Положением об Архиве.
1.4. Подготовка документов к передаче в Архив включает проведение экспертизы ценности документов, вошедших в дела в процессе их формирования, оформление дел, составление описей дел.
2. Экспертиза ценности документов, включенных в дела
в процессе их формирования
2.1. Экспертиза ценности документов, включенных в дела в процессе их формирования, при подготовке дел для передачи в Архив заключается в проверке надлежащего оформления и полноты формирования дел, законченных делопроизводством, а также соответствия сроков хранения документов и дела.
2.2. Экспертиза ценности документов проводится сотрудниками Росреестра, входящими в состав Центральной экспертной комиссии Росреестра, путем полистного просмотра дел.
2.3. При проведении экспертизы подлежат изъятию из дела не относящиеся к нему документы, а также черновики, проекты, размноженные копии документов, личные записи. В дело включается по одному экземпляру каждого документа.
2.4. Документы внутри дела располагаются в логической или хронологической последовательности решения вопроса. Наиболее ранние документы располагаются в начале дела. Не допускается обратный хронологический порядок расположения документов в делах, сдаваемых в Архив.
2.5. В дела с перепиской документы подшиваются по дате инициативного (исходящего или входящего) документа. При этом ответный (входящий или исходящий) документ помещается после инициативного.
2.6. Формирование дел с документами, над которыми работало несколько структурных подразделений, оформление и передача их в Архив осуществляются тем структурным подразделением, которое является ответственным исполнителем по данному вопросу.
2.7. Приложение к документу должно быть помещено в дело вместе с документом, к которому оно относится. В случае отсутствия приложения на обороте последнего листа документа необходимо сделать отметку о причине его отсутствия или указать его местонахождение.
Допускается подшивка в отдельное дело приложения, если объем документа и приложения к нему превышает 200 листов.
2.8. Формирование личных дел государственных гражданских служащих и лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации, осуществляется в соответствии с нормативными правовыми актами о порядке ведения личных дел.
3. Оформление дел
3.1. Оформление дел включает в себя комплекс работ по их обработке и проводится сотрудниками, ответственными за делопроизводство в структурном подразделении.
3.2. Дела, передаваемые в Архив, подлежат полному оформлению. Полное оформление дела предусматривает:
нумерацию листов в деле (подпункт 3.2.1);
составление внутренней описи документов дела (подпункт 3.2.2);
подшивку дела (подпункт 3.2.3);
составление листа-заверителя (заверительной надписи) дела (подпункт 3.2.4);
оформление обложки дела (подпункт 3.2.5).
3.2.1. Нумерация листов в деле осуществляется в целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов в деле.
Объем каждого дела не должен превышать 200 листов.
Чистый лист, который подшивается в начале дела перед внутренней описью, и лист-заверитель (последний лист дела) не нумеруются. Нумерация начинается с первого листа первого документа, расположенного после внутренней описи, подшитого в дело, на котором проставляется цифра "1".
Все листы дела (в том числе и нестандартные, например с резолюциями) нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу листа арабскими цифрами валовой (последовательной) нумерацией.
Нельзя нумеровать листы чернилами и цветными карандашами. Нестандартные большие (сложенные) листы разворачиваются и нумеруются также в правом верхнем углу (нельзя проставлять номер на обороте листа). Если текст документа расположен с двух сторон листа, то нумеруется лист, а не страница документа.
Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно, то есть нумерация в каждом томе начинается с листа 1.
В случае пропуска номеров листов (не более двух) при нумерации допускается употребление литерных номеров (с добавлением буквы). Например: в деле после листа 10 перед листом 11 один лист оказался непронумерованным. В таком случае этот лист будет иметь литерный номер 10а. Если один номер ошибочно повторился на нескольких листах, то второй и последующий листы будут иметь литерные номера. Например: после листа 10 пронумерованы два листа подряд под номером 11, следовательно второй лист будет литерный - 11а.
3.2.2. Для учета и поиска документов в деле составляется внутренняя опись, в которую включаются сведения о документе или группе документов по одному вопросу.
Внутренняя опись печатается на одной стороне листа (без оборота) и помещается в начале дела после чистого листа. Листы внутренней описи имеют самостоятельную нумерацию. Номера листов (второй и последующий) проставляют посередине верхнего поля листа.
Внутренняя опись составляется по установленной форме и содержит графы со сведениями о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках, номерах листов дела, на которых расположен документ, об ответственных за формирование и оформление дела (Приложение N 1 к настоящему Порядку).
В графе 1 арабскими цифрами указывается порядковый номер документа.
В графе 2 указывается индекс документа, то есть регистрационный номер (входящий или исходящий).
В графе 3 указывается дата регистрации документа, которая оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: число, месяц, год. Число и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами (например: дата 3 января 2004 года пишется 03.01.2004).
В графе 4 указывается заголовок документа. Если в документе есть заголовок, то он переносится во внутреннюю опись, если он отсутствует, то составляется аннотация, отражающая основное содержание документа.
В графе 5 указываются номера первого и последнего листов документа в деле через тире (например: 3 - 5).
В графу 6 вносятся примечания к документу, если они имеются (например: ДСП или пишется слово "Копия" (без кавычек).
К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указываются количество включенных в нее документов (последний порядковый номер графы 1) и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись подписывается сотрудником, ответственным за оформление дела, с указанием должности, инициалов, фамилии, даты составления описи, а для дел контрольных мероприятий - также и ответственным за формирование дела сотрудником (ответственный за полный состав документов в деле и их систематизацию).
Ниже указанных подписей ставится штамп со словом "В дело", на котором расписывается начальник структурного подразделения.
3.2.3. При подготовке дел к подшивке металлические скрепления (булавки, скрепки, скобы) из документов удаляются.
Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку двумя шнурками. Для прокола дырок можно использовать как дырокол на четыре прокола, так и два больших дырокола с регуляторами. В одном дыроколе устанавливается регулятор для прокола двух верхних дырок, в другом - для двух нижних дырок.
Дырки на листах дела должны соответствовать дыркам на гребешках (выступы с дырками) обложки. Затем один шнурок последовательно протягивается в две верхние дырки левого гребешка обложки, листов дела и правого гребешка, а второй шнурок последовательно протягивается в две нижние дырки левого гребешка обложки, листов дела и правого гребешка обложки. Каждый шнурок завязывается на узел и бант.
На обороте последнего листа последнего документа последнего тома дела проставляется штамп с надписью "В архив", на котором расписывается начальник структурного подразделения.
3.2.4. Для фиксации количества листов в деле и особенностей их нумерации составляется заверительная надпись дела на отдельном листе-заверителе (Приложение N 2 к настоящему Порядку), подшиваемом в конце дела.
В заверительной надписи указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и отдельно через знак "+" (плюс) количество листов внутренней описи.
Если в деле есть литерные и пропущенные листы, то их номера (а не их количество) указываются в заверительной надписи. Литерные листы добавляются к номеру последнего листа дела, пропущенные при нумерации листы отнимаются, а в листе-заверителе указывается фактическое количество листов дела. Например: в деле листы пронумерованы и последний лист дела 215. При этом в деле есть литерные листы 10а, 106а и пропущен лист 150. Фактически в деле находится 215 плюс два литерных листа минус один пропущенный лист, всего 216 листов.
Заверительная надпись делается и подписывается лицом, ответственным за оформление дела, с указанием его должности, инициалов и фамилии, а также даты составления. При необходимости указываются особенности физического состояния и формирования дела (наличие крупноформатных листов, повреждений и т.д.).
В заверительную надпись исправления вносить нельзя.
3.2.5. Обложка оформляется по установленной форме (Приложение N 3 к настоящему Порядку). На обложке дела указываются: наименование организации (учреждения); наименование структурного подразделения центрального аппарата Росреестра; индекс (номер) дела; номер тома; заголовок дела; даты дела (начато, окончено); количество листов в деле; срок хранения дела; исполнитель и делопроизводитель.
Наименование организации (учреждения) указывается полностью (без сокращений) в именительном падеже.
Наименование структурного подразделения указывается полностью в именительном падеже в соответствии со структурой и штатным расписанием, утвержденным приказом Росреестра, действовавшим в том году, за который дела сдаются в Архив.
Индекс дела переносится из номенклатуры дел.
Номер тома указывается только в случае, если дело состоит из нескольких томов.
Заголовок дела переносится на обложку из номенклатуры дел. При необходимости в заголовок дела вносятся дополнительные сведения и уточнения (проставляются номера приказов, протоколов и т.д.).
При оформлении дат дела (начато, окончено) проставляются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего (первого) и самого позднего (последнего) документов, включенных в дело.
Если дело состоит из нескольких томов, то на обложке указываются крайние даты каждого тома.
При обозначении дат дела указываются последовательно число, месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом, например: 10 ноября 2000 г.
Количество листов в деле переносится из заверительной надписи.
Срок хранения переносится из номенклатуры дел.
На обложке указываются фамилия и инициалы исполнителя - сотрудника, ответственного за формирование дела, и делопроизводителя - сотрудника, ответственного за оформление дела.
Надписи на обложке следует производить четко, черными светостойкими чернилами или черной тушью.
4. Составление описей дел
4.1. На дела, подготовленные для передачи в Архив, после их оформления составляются описи дел раздельно по каждому году. На дела постоянного и временного хранения, на личные дела описи составляются отдельно.
4.2. Перед внесением дел в опись проверяется соответствие количества оформленных дел для сдачи в Архив количеству заведенных дел по номенклатуре дел структурного подразделения. В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по номенклатуре, принимаются меры по их розыску.
На необнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается начальником структурного подразделения центрального аппарата Росреестра и передается вместе с описью в Архив.
4.3. Описи дел составляются в двух экземплярах сотрудниками, ответственными за делопроизводство в структурном подразделении.
4.4. Описи дел составляются по установленной форме (Приложение N 4 к настоящему Порядку) с соблюдением следующих требований:
дела в описи располагаются в соответствии с утвержденной номенклатурой дел;
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером, и если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
порядок нумерации дел в описи - валовый (последовательный) за несколько лет.
4.5. Номер описи устанавливается Архивом.
4.6. Опись дел подписывается составителем с указанием его должности, фамилии, инициалов и утверждается начальником структурного подразделения.
4.7. Ниже подписи составителя указываются ответственные лица, сдавшие и принявшие дела в Архив.
5. Передача дел в Архив
5.1. При передаче дел в Архив один экземпляр описи дел передается вместе с делами в Архив, второй остается в структурном подразделении.
5.2. Передача дел в Архив осуществляется по графику, составленному Административным управлением и утвержденному руководителем Росреестра.
Приложение N 1
к Порядку подготовки и передачи
дел в архив Федеральной службы
государственной регистрации,
кадастра и картографии
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела N ______
|
N п/п
|
Индекс документа
|
Дата документа
|
Заголовок документа
|
Номера листов дела
|
Примечание
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
Итого __________________________________________________________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи _________________________________ листов
(цифрами и прописью)
Наименование должностного лица, ______________________________________
составившего внутреннюю опись (подпись) (расшифровка подписи) (дата)
Приложение N 2
к Порядку подготовки и передачи
дел в архив Федеральной службы
государственной регистрации,
кадастра и картографии
Лист-заверитель дела N ___
В деле подшито и пронумеровано ___________________________________ лист(ов)
(цифрами и прописью)
В том числе: литерные листы ___________ пропущенные номера _______________
+ листов внутренней описи ________________________________
(цифрами и прописью)
|
Особенности физического состояния и формирования дела
|
Номера листов
|
|
1
|
2
|
Наименование должностного лица ________________________________________
(подпись) (расшифровка подписи) (дата)
Приложение N 3
к Порядку подготовки и передачи
дел в архив Федеральной службы
государственной регистрации,
кадастра и картографии
Федеральная служба государственной регистрации,
кадастра и картографии
┌────────────────┐
│Ф. N _________ │
│Оп. N _________ │
│Д. N _________ │
└────────────────┘
___________________________________________
(название структурного подразделения)
ДЕЛО N _______ ТОМ N ________ _________________________
(заголовок дела)
Начато ___________ Окончено __________
На ____ листах
Срок хранения: _________
Исполнитель __________ Ф.И.О. Делопроизводитель ___________ Ф.И.О.
┌────────────────┐
│Ф. N _________ │
│Оп. N _________ │
│Д. N _________ │
└────────────────┘
Приложение N 4
к Порядку подготовки и передачи
дел в архив Федеральной службы
государственной регистрации,
кадастра и картографии
Федеральная служба государственной регистрации,
кадастра и картографии
_________________________________________
(наименование структурного подразделения)
УТВЕРЖДАЮ
Начальник структурного
подразделения центрального
аппарата Росреестра
__________________________
(подпись)
__________________________
(дата)
Опись N 11 (продолжение)
дел постоянного хранения за 2014 год
|
N п/п
|
Индекс дела (тома, части)
|
Заголовок дела (тома, части)
|
Дата дела (тома, части)
|
Кол-во листов в деле (томе, части)
|
Примечание
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
В данный раздел описи внесены _____ дела с N _____ по N _____ в том числе: литерные номера пропущенные номера Ответственный за делопроизводство ________________ _____________________ __________ (должность) (подпись) (Ф.И.О.) Сдал ________________ _____________________ __________ (должность) (подпись) (Ф.И.О.) Принял ________________ _____________________ __________ (должность) (подпись) (Ф.И.О.)
