6.2. Подготовка и передача документов в архив
6.2. Подготовка и передача документов в архив 
6.2.1. В архив Роспатента (Службу ДОУ) передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
6.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в Службу ДОУ не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.
6.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив Роспатента, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
6.2.4. Передача дел в архив Роспатента осуществляется по графику, составленному Службой ДОУ, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному начальником Финансово-административного управления.
6.2.5. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив Роспатента работником Службы ДОУ предварительно проверяются правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Роспатента. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.
6.2.6. Прием каждого дела производится работником Службы ДОУ в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника Службы ДОУ и работника, передавшего дела.
Вместе с делами в Службу ДОУ передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.
6.2.7. При реорганизации Роспатента вопросы обеспечения сохранности архивных документов решаются в установленном порядке.
