5.3. Организация оперативного хранения документов
5.3. Организация оперативного хранения документов 
5.3.1. С момента заведения и до передачи в архив Роспатента дела хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений и работники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.
Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив Роспатента.
5.3.2. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения Службы ДОУ. Выдача дел работникам подразделений осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Сторонним организациям дела выдаются по актам на основании письменных запросов с разрешения руководителя Роспатента или его заместителя.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя Роспатента с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
