2.2.1. Документальное подтверждение цели поездки
2.2.1. Документальное подтверждение цели поездки 
Для категорий лиц, перечисленных в пункте 1 статьи 4, потребуется только указанное документальное подтверждение целей поездки. Как сказано в пункте 3 статьи 4, какого-либо иного подтверждения, приглашения или обоснования цели поездки не потребуется. Однако это не означает отмены общего требования личной явки для подачи ходатайства об оформлении визы и подтверждающих документов, которое остается неизменным.
Если в отдельных случаях остаются сомнения относительно истинной цели поездки, заявитель может быть приглашен на дополнительное подробное собеседование в посольство/консульство, где ему/ей могут быть заданы вопросы об истинной цели поездки или намерении заявителя вернуться назад. В подобных отдельных случаях дополнительные документы могут быть предоставлены заявителем или на исключительной основе запрошены консульским работником. Совместный комитет будет тщательно контролировать этот вопрос.
Для категорий лиц, не упомянутых в статье 4 (например туристов), текущие правила остаются применимыми в том, что касается документации, подтверждающей цель поездки. То же самое справедливо для документов, касающихся согласия родителей на поездку детей младше 18 лет.
Шенгенские правила или национальное законодательство применяются к вопросам, не охватываемым положениями настоящего Соглашения, таким как признание проездных документов, туристической медицинской страховки, гарантий относительно возвращения назад и наличия достаточных средств к существованию (ср. выше I.1.2).
В принципе, к заявлению о выдаче визы должен быть приложен оригинал письменного обращения или документа, требуемого п. 1 статьи 4 Соглашения. Однако консульское учреждение может начать обработку визового заявления по копии или факсимильной копии соответствующего письменного обращения или документа. Вместе с тем консульство может затребовать оригинал документа, в случае если заявитель обращается за визой впервые, и будет требовать представления оригиналов в индивидуальных случаях при наличии сомнений.
Статья 4. Документы, подтверждающие цель поездки
1. Применительно к следующим категориям граждан Российской Федерации и Европейского союза наличие следующих документов является достаточным для подтверждения цели поездки на территорию другой Стороны:
a) для членов официальных делегаций, которые на основании официального приглашения, адресованного Российской Федерации, государствам-членам или Европейскому союзу, принимают участие во встречах, консультациях, переговорах или программах обмена, а также в мероприятиях, проводимых на территории одного из государств-членов или Российской Федерации межправительственными организациями:
- письмо, выданное компетентным органом Российской Федерации или государства-члена либо руководящим органом Европейского союза (European institution), подтверждающее, что заявитель является членом делегации, направляющейся на территорию другой Стороны для участия в указанных мероприятиях, дополненное копией официального приглашения.
Фамилия, имя и отчество заявителя должны быть указаны в письме, выданном компетентным органом в подтверждение того, что данное лицо входит в состав делегации, выезжающей на территорию другой Стороны для участия в официальной встрече. Фамилия, имя и отчество заявителя не обязательно должны быть также указаны в официальном приглашении принять участие во встрече, хотя это может быть сделано, в случае когда официальное приглашение адресовано конкретному лицу.
Настоящее положение применяется к членам официальных делегаций вне зависимости от типа их паспорта (служебный или обычный).
b) для предпринимателей и представителей организаций предпринимателей:
- письменное обращение принимающего юридического лица, компании, организации, учреждения либо их филиалов, государственных и местных органов власти Российской Федерации и государств-членов или организационных комитетов торгово-промышленных выставок, конференций и симпозиумов, проводимых на территории Российской Федерации или одного из государств-членов.
c) для водителей, осуществляющих международные грузовые и пассажирские перевозки между территориями Российской Федерации и государств - членов ЕС на транспортных средствах, зарегистрированных в Российской Федерации или государствах-членах:
- письменное обращение национальной ассоциации (союза) перевозчиков Российской Федерации или национальных ассоциаций перевозчиков государств-членов Ср. Приложение 1, обеспечивающих международные автодорожные перевозки, с указанием цели, продолжительности и частоты совершения поездок.
Ассоциацией, имеющей право на выдачу письменного обращения, является национальная ассоциация страны происхождения водителя, например российская национальная ассоциация для российского водителя, немецкая национальная ассоциация для немецкого водителя. Письменные обращения могут выдаваться региональными или другими филиалами национальных ассоциаций государств-членов. В Российской Федерации только национальные ассоциации имеют право выдавать такие обращения (см. Приложение 1).
d) для членов поездных, рефрижераторных и локомотивных бригад в международных поездах, перемещающихся между территориями Российской Федерации и государств-членов:
- письменное обращение компетентной железнодорожной компании Российской Федерации или государств-членов Ср. Приложение 1 с указанием цели, продолжительности и частоты совершения поездок.
Компетентной железнодорожной компанией, имеющей право на выдачу письменного обращения, является железнодорожная компания страны происхождения члена бригады, например российская железнодорожная компания для российского члена бригады; немецкая железнодорожная компания для немецкого члена бригады (см. Приложение 1).
e) для журналистов:
- удостоверение или иной документ, выданный профессиональной организацией Ср. Приложение 1 и подтверждающий, что соответствующее лицо является профессиональным журналистом, а также документ, выданный его работодателем, подтверждающий, что целью поездки является выполнение журналистской работы. В эту категорию не входят внештатные журналисты.
f) для лиц, участвующих в научной, культурной и творческой деятельности, в том числе университетских и других программах обмена:
- письменное обращение принимающей организации об участии в такой деятельности.
g) для школьников, студентов, аспирантов и сопровождающих их преподавателей, направляющихся на учебу или учебную стажировку, в том числе в рамках программ обмена или иной относящейся к обучению деятельности:
- письменное обращение или свидетельство о зачислении принимающего университета, академии, института, колледжа или школы, или студенческий билет, или свидетельство о зачислении на курсы, которые будут посещаться.
Студенческий билет может быть принят как обоснование цели поездки, когда он выдан принимающим университетом, академией, институтом, колледжем или школой, где будут проходить занятия или учебная подготовка.
h) для участников международных спортивных мероприятий и лиц, сопровождающих их в профессиональном качестве:
- письменное обращение принимающей организации - компетентных органов, национальных спортивных федераций Российской Федерации или государств-членов и национального олимпийского комитета Российской Федерации или национальных олимпийских комитетов государств-членов.
Список сопровождающих лиц при проведении международных спортивных мероприятий будет ограничиваться теми, кто сопровождает спортсмена/спортсменку в профессиональном качестве: тренерами, массажистами, менеджером, медработниками, руководителем спортивного клуба. Болельщики не считаются сопровождающими лицами.
i) для участников официальных программ обмена между породненными городами:
- письменное обращение глав администраций (мэров) таких городов.
Главой администрации/мэром города, имеющим право на выдачу письменного обращения, является глава администрации/мэр принимающего города, где будет проводиться мероприятие, посвященное породненным городам. Эта категория включает только официально породненные города.
j) для близких родственников - супругов, детей (в том числе приемных), родителей (в том числе опекунов и попечителей), бабушек и дедушек, внуков, решивших навестить граждан Российской Федерации или Европейского союза, проживающих на законных основаниях на территории государства-члена или Российской Федерации:
- письменное обращение приглашающего лица. Данным пунктом регулируется положение российских близких родственников, направляющихся в государства - члены ЕС, чтобы навестить российских граждан, проживающих на законных основаниях в государствах-членах, и на взаимной основе, т.е. близких родственников граждан ЕС, направляющихся в Российскую Федерацию, чтобы навестить граждан ЕС, проживающих на законных основаниях в Российской Федерации. Данная упрощенная процедура не применяется ни к российским гражданам, проживающим в России, которые приглашают родственников из ЕС, ни к гражданам ЕС, проживающим в ЕС, которые приглашают родственников из России.
Подлинность подписи приглашающего лица должна быть подтверждена компетентным органом в соответствии с национальным законодательством страны проживания. По российскому законодательству необходимо нотариальное заверение письменного обращения, выданного для близких родственников.
Необходимо также подтвердить законность проживания приглашающего лица, например путем предоставления вместе с письменным обращением приглашающего лица копий документов, поясняющих его/ее статус, таких как фотокопия вида на жительство. Это положение распространяется также на родственников сотрудников дипломатических миссий и консульских учреждений, посещающих таких сотрудников с родственным визитом на срок не более 90 дней, за исключением необходимости представлять подтверждение законности проживания и родственных связей.
k) для лиц, посещающих воинские и гражданские захоронения:
- официальный документ, подтверждающий наличие и сохранность могилы, а также семейную или иную родственную связь между заявителем и погребенным.
Соглашением не уточняется, органы власти какой страны должны выдавать вышеуказанный официальный документ: страны, где находится захоронение, или страны, где проживает лицо, желающее посетить захоронение. Следует признать, что такой официальный документ могут выдавать компетентные органы власти обеих стран.
В соответствии с заявлением, приложенным к настоящему Соглашению, как правило, на период продолжительностью до 14 дней, лицам, посещающим военные и гражданские захоронения, выдаются краткосрочные визы.
Важно отметить, что Соглашение не создает никаких новых правил ответственности для физических или юридических лиц, выдающих письменные обращения. В случае ложной выдачи таких обращений применяется соответствующее законодательство ЕС/национальное законодательство.
