6.3. ИНСТРУКЦИЯ ПО АРХИВНОЙ РАБОТЕ В МИНИСТЕРСТВЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ, ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ И ЛИКВИДАЦИИ ПОСЛЕДСТВИЙ СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ

6.3.1. Основаниями каждой записи в основных учетных документах являются:

а) при поступлении документов в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России:

сдаточные описи структурных подразделений (приложения N 3 и N 6);

номенклатура дел структурного подразделения (или сводная номенклатура дел) с оформленной итоговой записью о количестве заведенных и законченных дел;

акт приема-передачи документов из другой организации (составляется по форме согласно приложению N 18);

акт об обнаружении документов;

б) при выбытии документа из Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России:

акт приема-передачи документов на хранение в архив, источником комплектования которого является территориальный орган (организация) МЧС России (приложение N 18);

акт о выделении к уничтожению документов (дел), не подлежащих хранению (приложение N 9);

акт о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны (приложение N 34);

акт о неисправимых повреждениях документов (приложение N 35);

постановление об изъятии документов.

6.3.2. По результатам выполнения внутриархивных работ (составления архивных описей, составления описей особо ценных дел и документов страхового фонда и фонда пользования, проверки наличия и состояния документов, выверки учетных документов) оформляются:

архивная опись дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу (приложения N 10 и N 13);

опись особо ценных дел (приложение N 36);

опись страхового фонда (приложение N 32);

акт о технических ошибках в учетных документах (приложение N 37);

акт об обнаружении документов (не относящихся к данному фонду, неучтенных) (приложение N 38).

Книга регистрации сдаточных описей

6.3.3. Книга регистрации сдаточных описей дел, поступивших в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России (приложение N 26), предназначена для регистрации и учета всех описей дел структурных подразделений.

6.3.4. Каждая сдаточная опись (приложения N 3 и N 6) фиксируется в книге под самостоятельным порядковым номером. С началом года нумерация продолжается.

6.3.5. Ежегодно в книге регистрации сдаточных описей подводится итог количества поступивших за год сдаточных описей и документов (дел) по состоянию на 1 января.

Книга учета поступления и выбытия документов

6.3.6. Книга учета поступления и выбытия дел, документов (приложение N 27) предназначена для учета всех текущих и итоговых (на 1 января каждого года) изменений в составе и объеме фондов и дел в архиве, связанных с приемом, выделением дел, не подлежащих дальнейшему хранению, к уничтожению и передачей дел в другой архив. Книга учета поступления и выбытия документов служит основой для составления листов фондов, паспорта архива.

6.3.7. Каждое поступление или выбытие фиксируется в книге учета под самостоятельным порядковым номером.

Если поступление состоит из документов нескольких фондов, то данные по каждому фонду (название фонда, его номер и т.д.) записываются с новой строки за новым порядковым номером.

Учет поступления и выбытия документов в архиве территориального органа (организации) МЧС России, хранящем один фонд, ведется по листу фонда (приложение N 29).

6.3.8. Если документы фонда поступают в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России впервые, то номер фонда проставляется в книге учета поступления и выбытия документов после присвоения ему номера по списку фондов. Если поступившие документы являются частью фонда, уже имеющегося в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России, то в соответствующей графе книги учета поступления и выбытия документов указывается номер, присвоенный этому фонду ранее. Если поступили или выбыли неописанные документы, то в графе 6 делается отметка: "не описаны", а сведения об объеме даются в 13 и 14 графах книги учета поступления и выбытия документов.

6.3.9. Ежегодно в книге учета поступления и выбытия документов подводится итог количества поступивших и выбывших за год документов (дел) и количества документов (дел), хранящихся в архиве территориального органа (организации) МЧС России, по состоянию на 1 января.

Список фондов

6.3.10. Список фондов (приложение N 28) ведется в архиве, хранящем документы двух и более фондов.

6.3.11. Архивный фонд вносится в список фондов при первом поступлении их документов в архив. Каждому фонду присваивается очередной номер по списку фондов в хронологической последовательности его поступления. К номеру фонда, подлежащего передаче на постоянное хранение, добавляется (через дробь) номер, присвоенный соответствующим архивом после первой передачи ему части фонда.

Если фонд содержит особо ценные документы, то к его номеру добавляется индекс "ОЦ".

6.3.12. В случае передачи фонда в другой архив или выбытия всех документов фонда освободившийся номер другому фонду не присваивается, в графах 4 - 5 списка фонда ("отметка о выбытии") указывается название архива, в который выбыл фонд, а также название, номер и дата документа, на основании которого фонд выбыл.

6.3.13. Название фонда вносится в список фондов с титульного листа описи.

В случае изменения названия фондообразователя в списке фондов указывается: для действующих организаций - название, существующее в момент поступления фонда, для ликвидированной организации - последнее название.

Название должно соответствовать полному или сокращенному названию в уставных документах организации - фондообразователя.

6.3.14. К списку фондов составляется итоговая запись на 1 января каждого года, в которой указываются количество поступивших и выбывших в течение года и общее количество хранящихся фондов; количество фондов, содержащих особо ценные документы, и свободные номера в списке фондов, если такие имеются.

6.3.15. Список фондов должен быть подшит (прошнурован), заключен в твердую обложку; листы пронумерованы; составлен лист-заверитель.

Лист фонда

6.3.16. Для учета изменений в количестве и составе дел архивного фонда в архиве организации ведется лист фонда. Лист фонда ведется по каждому архивному фонду и заводится при первом поступлении документов фонда в архив. В нем учитываются все поступления и выбытия документов фонда.

6.3.17. Основанием для записи поступления описанных и неописанных дел в листе фонда является:

описи дел структурного подразделения (приложения N 3 и N 6) и годового раздела архивной описи дел (приложения N 10 и N 13);

номенклатура дел, заменяющая годовой раздел архивной описи дел;

акт о технических ошибках в учетных документах (приложение N 37).

акт об обнаружении документов (не относящихся к данному фонду, неучтенных) (приложение N 38);

акт о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны (приложение N 34);

акт приема-передачи документов на постоянное хранение в архив (из архива) (приложение N 18);

акт о выделении к уничтожению документов (дел), не подлежащих хранению (приложение N 9);

акт о неисправимых повреждениях документов (приложение N 35);

постановление об изъятии дела из архива.

6.3.18. Акт проверки наличия и состояния дел фонда (приложение N 22) не является основанием для внесения изменений в лист фонда.

6.3.19. Номер листа фонда (приложение N 29) соответствует номеру фонда по списку фондов архива.

6.3.20. Лист фонда включает в себя заголовок и две основных части:

1. Учет неописанных документов.

2. Учет описанных документов.

6.3.21. В заголовочной части листа фонда указывают следующие сведения:

номер фонда: проставляется по списку фондов;

местонахождение фонда: указывается наименование архива, хранящего дела фонда согласно учредительным документам на момент оформления листа фонда;

дата первого поступления дел фонда: указывается дата первого поступления документов фонда в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России, которая должна совпадать с соответствующей датой в иных учетных документах: книге учета поступления и выбытия дел, документов, списке фондов (при наличии); для объединенного архивного фонда (архивной коллекции) это может быть дата его (ее) создания в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России;

крайние даты для каждого названия фонда (графа 1 заголовка): согласно исторической справке или нормативным правовым актам о создании, реорганизации и ликвидации организации-фондообразователя указываются начальная и конечная даты функционирования организации-фондообразователя, независимо от наличия в фонде документов за этот период, при этом:

для объединенного архивного фонда, образованного по принципу подчиненности, указываются крайние даты деятельности руководящего органа;

для объединенного архивного фонда, образованного из документов однородных или последовательно сменявших друг друга организаций, крайними датами являются самая ранняя дата образования одной из них и дата ликвидации последней;

последующие изменения в крайние даты каждого фонда вносятся на основании поступающих в архив организации документов;

название фонда (графа 2 заголовка): согласно исторической справке или нормативным правовым актам о создании, реорганизации и ликвидации организации-фондообразователя в хронологической последовательности согласно крайним датам перечисляются все наименования и подведомственность организации-фондообразователя, независимо от наличия в фонде документов за этот период, при этом:

для объединенных архивных фондов в графе указывается обобщенное название фонда, а затем перечисляются наименования всех организаций-фондообразователей, документы которых вошли в состав объединенного фонда за весь период их существования;

последующие изменения в название фонда вносятся на основании поступающих в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России документов.

6.3.22. При поступлении в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России неописанных документов (сформированных в дела, отдельными документами или листами) их учет осуществляется в листе фонда в разделе 1 "Учет неописанных документов" в условных единицах.

6.3.23. Датой записи (графа 1) является дата фактического внесения данных о поступлении или выбытии неописанных документов.

6.3.24. Название и реквизиты документа (дата, номер), по которому в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России поступили документы или выбыли из него, указываются полностью (графа 2).

6.3.25. В графе 3 указывается количество дел в условных единицах (условная единица хранения содержит 150 листов). В графе 4 указываются даты самого раннего и самого позднего документов, поступивших неописанными в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России.

6.3.26. Выбытие неописанных документов обычно связано с тем, что эти документы описываются и формируются в дела (единицы хранения) в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России, что оформляется отдельной строкой (графы 3, 4, 5, 6 никогда не заполняются одновременно), в таком случае основанием для выбытия документов (графа 2) будет являться акт описания архивных документов (переработки описей).

6.3.27. На основании этого акта при выбытии неописанных документов в графе 5 указывается количество сформированных из неописанных документов дел, а в графе 6 - крайние даты этих дел.

6.3.28. Данные по выбытию неописанных документов (количество единиц хранения и их крайние даты в графах 5 и 6 раздела 1 листа фонда) должны быть отражены, как поступление описанных документов в соответствующих графах раздела 2 листа фонда.

6.3.29. После каждого поступления или выбытия неописанных документов в графе 7 указывается количество неописанных дел в условных единицах.

6.3.30. Если документы в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России поступают в виде сформированных дел по описям (в т.ч. описям дел структурных подразделений), то раздел 1 листа фонда не заполняется и учет поступления ведется сразу в разделе 2 "Учет описанных документов" после составления годовых разделов архивных описей дел, документов.

6.3.31. В графе 1 раздела 2 указывается дата фактической записи сведений о поступлении или выбытии документов.

6.3.32. Номер описи дел (графа 2) проставляется согласно соответствующей описи дел, по которой дела поступили в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России.

6.3.33. В графе 3 указывается год, за который составляется годовой раздел архивной описи дел, или год создания документов, включенных в опись.

6.3.34. В графе 4 указывается название описи согласно ее наименованию в реестре описей, книге регистрации сдаточных описей или на обложке описи дел.

6.3.35. Аннотация на документы может быть составлена при необходимости раскрытия содержания отдельных документов или группы документов, наличие которых в деле нельзя определить по названию описи (особо ценные документы, документы организаций-предшественников и др.).

6.3.36. Общее количество поступивших в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России единиц хранения по годовому разделу описи дел указывается в графе 5.

6.3.37. Графы с 6 по 9 предназначены для фиксации выбытия дел из Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России по каждой из описей (графы 2 - 4) на основании соответствующих документов (актов).

6.3.38. В графе 6 указывается количество выбывших единиц хранения (дел).

6.3.39. Название и реквизиты документа (дата, номер), на основании которого из Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России выбыли документы, указываются полностью (графа 7).

6.3.40. В графах 8 и 9 указывается количество и крайние даты единиц хранения, выбывших по годовым разделам архивных описей дел постоянного хранения, утвержденных ЭПМК.

6.3.41. Графы с 10 по 16 предназначены для итоговых записей о количестве единиц хранения в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России после каждого их поступления или выбытия.

6.3.42. После проведения внутриархивных работ изменения в лист фонда вносятся только после внесения соответствующих изменений в годовые разделы архивных описей дел на основании полностью оформленных актов. Изменения, связанные с техническими ошибками, после внесения в годовой раздел архивной описи дел или в законченную архивную опись, вносятся в лист фонда в соответствии с актом о технических ошибках в учетных документах (приложение N 37), а изменения, связанные с необнаруженными и неисправимо поврежденными документами постоянного хранения, вносятся только после согласования акта с ЭПМК.

6.3.43. Если на листе фонда не остается места для очередных записей, заводится лист-продолжение, в правом верхнем углу которого указывается "продолжение, ф. N ___ лист N 2". Листы-продолжения подкладываются за основным листом. Лист фонда пересоставляется на основании и с соблюдением определенных требований.

6.3.44. Лист фонда хранится в деле фонда или в отдельном номенклатурном деле.

Описи дел

6.3.45. Описи дел являются первичным учетным документом для учета дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

6.3.46. В Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России на основе сдаточных описей дел составляются годовые разделы архивных описей дел (приложения N 10 и N 13).

6.3.47. В годовой раздел архивной описи дел постоянного хранения включаются дела постоянного хранения, образовавшиеся в течение года в деятельности всех структурных подразделений, и заголовки дел, сформированных из документов, выделенных из дел с временными сроками хранения, имевших отметку "ЦЭК", "ЭПК", причем только после сверки их со сводной номенклатурой за тот же год и проверки правильности формирования и оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, дела подвергаются расшивке и переформированию при обнаружении, что дело сформировано неправильно.

6.3.48. На личные дела составляется отдельный годовой раздел архивной описи (отдельно по каждой категории сотрудников) по форме описи дел по личному составу (приложение N 10).

6.3.49. На дела, поступающие в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России от организаций - источников комплектования, также составляются архивные описи дел <1>.

--------------------------------

<1> В Центральном архиве архивные описи дел формируются в соответствии с требованиями Государственного архива Российской Федерации.

6.3.50. Законченная архивная опись дел составляется за период не более 5 лет и количество единиц хранения (заголовков дел) в одной описи не должно превышать четырехзначную цифру - 9999. Последующие единицы хранения фонда учитываются в новой описи, которой по листу фонда присваивается новый, следующий номер.

6.3.51. Заголовки дел, включенные в архивную опись дел, нумеруются в валовом порядке.

6.3.52. Элементы описательной статьи и порядок внесения заголовков дел в годовой раздел архивной описи дел, заполнение граф аналогичны элементам и порядку, изложенным в п. 4.4. "Составление и оформление описей дел, подлежащих передаче в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России".

6.3.53. Архивной описи дел присваивается порядковый номер по листу фонда, начиная с N 1. Не допускается присвоение описям дел одинаковых учетных номеров в пределах одного фонда.

В случае выбытия всех дел по какой-либо законченной описи ее номер другим описям не присваивается. В графе "Примечание" против каждой выбывающей единицы хранения ставится штамп "Выбыло" и ссылка на документ, явившийся основанием для убытия.

6.3.54. К каждой архивной описи дел составляется предисловие и при необходимости - указатели, оглавление, список сокращенных слов, которые являются справочным аппаратом архивной описи.

6.3.55. В предисловие включаются сведения об основных направлениях деятельности и структуре МЧС России, территориального органа (организации) МЧС России за период, который охватывают дела описи; дается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел; указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда, отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию, дается краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных или вышестоящих организациях; освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им. В предисловии указывается, какие дела не вошли в опись за указанный в ней период и причины их отсутствия.

Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления предисловия.

6.3.56. Оглавление составляется, если в архивной описи дел имеются подразделы, другие, более мелкие группы дел, справочный аппарат к разделу. В оглавлении перечисляются: предисловие, список сокращений (составляемый в необходимых случаях), названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел, указатели (если они имеются).

6.3.57. Законченная архивная опись дел постоянного хранения и дел по личному составу составляется в трех экземплярах, на дела временного (свыше 10 лет) срока хранения - в двух экземплярах:

первый подшивается в дело фонда;

второй направляется на рассмотрение ЭК территориального органа (организации) МЧС России и подшивается к документам ЭК;

третий направляется на рассмотрение экспертной комиссии архива, источником комплектования которого является территориальный орган (организация) МЧС России.

6.3.58. Законченные архивные описи дел не позднее 2 лет после завершения должны быть согласованы с ЭК территориального органа (организации) МЧС России и не позднее 4 лет архивные описи дел постоянного срока хранения утверждены, а по личному составу - согласованы ЭПМК.

6.3.59. Внесение в законченную архивную опись дел изменений после утверждения ее ЭПМК допускается только после принятия ЭПМК соответствующего решения.

6.3.60. После утверждения (согласования) архивной описи ЭПМК опись утверждается начальником (руководителем) территориального органа (организации) МЧС России.

6.3.61. Обязательным элементом оформления архивной описи является титульный лист описи дел (приложение N 39).

На титульном листе законченной описи дел указываются:

наименование архива, принимающего дела;

название фонда;

номер фонда;

номер описи;

название описи, которое включает указание категории документов (постоянного, временного хранения, по личному составу и т.д.), содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись;

крайние даты документов, включенных в опись.

Перед названием фонда на титульном листе оставляется место для написания полного названия архива, в котором будут постоянно храниться дела.

6.3.62. Законченная опись вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней подшивается в дело фонда.

Реестр описей

6.3.63. Реестр описей (приложение N 30) ведется для каждого фонда при наличии двух и более архивных описей.

6.3.64. Описи вносятся в реестр описей в хронологической последовательности их создания под соответствующими порядковыми номерами.

6.3.65. В реестре описей фиксируются основные данные по составу каждой созданной в архиве описи: номер фонда, номер описи, количество описанных в ней дел, количество листов в описи и ее экземпляров.

Дело фонда

6.3.66. Дело фонда ведется на каждый фонд. В него включаются документы, отражающие историю организации - фондообразователя и ее фонда: историческая справка, схема систематизации фонда, методические пособия по обработке фонда, старые листы фонда после их пересоставления, акты передачи дел фонда на постоянное хранение, о выделении к уничтожению документов (дел), не подлежащих хранению, о неисправимых повреждениях документов и дел фонда, о проведении проверок наличия и состояния дел и т.д.

Акты и другие документы, фиксирующие изменения в составе и объеме фонда, включаются в дело фонда только с отметкой о внесении изменений во все учетные документы архива.

6.3.67. Все документы в деле фонда располагаются в хронологической последовательности их составления. На документы дела фонда составляется внутренняя опись, листы дела нумеруются. При закрытии дела фонда составляется лист-заверитель дела.

Допускается вести дело фонда по разделам (частям), например: историческая справка, лист фонда, реестр описей, архивные описи, акты и т.п. Внутри раздела документы располагаются в хронологической последовательности их составления. При этом листы нумеруются в пределах каждого раздела и на каждый раздел составляется оглавление. После закрытия дела составляется внутренняя опись, производится сквозная нумерация листов дела, к делу фонда составляется лист-заверитель дела.

6.3.68. Каждому делу фонда присваивается номер соответствующего фонда.

Особенности учета электронных документов

6.3.69. В описи электронных дел, документов учитываются электронные дела, документы как на физически обособленных носителях, так и включенные в информационную систему архива. При этом основной и рабочий экземпляры учитываются в описи под одним порядковым номером.

К описи электронных дел, документов прилагаются реестры документов электронного дела, в которых указываются файлы, составляющие электронные документы, даты и время их последнего изменения, объем в байтах, форматы файлов.

6.3.70. Описи электронных дел, документов учитываются в реестре описей дел, документов согласно подразделу 6.3 Инструкции.

Учет электронного фонда пользования

6.3.71. Единицей хранения электронного фонда пользования является электронная копия единицы хранения (единицы учета) архивных документов.

В описях дел, документов в графе "Примечания" напротив заголовка скопированной единицы хранения (единицы учета) проставляется отметка "ЭФП". Если скопированы все единицы хранения (единицы учета), включенные в опись дел, документов, соответствующая отметка проставляется только на ее титульном листе и обложке.

В книгу учета носителей электронного фонда пользования (при наличии электронного фонда пользования на физически обособленных носителях) вносятся сведения о физически обособленных носителях электронного фонда пользования и записанных на них копиях единиц хранения (единиц учета). Книга ведется на бумажном носителе и (или) в электронном виде.