4.2. ИНСТРУКЦИЯ ПО АРХИВНОЙ РАБОТЕ В МИНИСТЕРСТВЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ, ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ И ЛИКВИДАЦИИ ПОСЛЕДСТВИЙ СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ

4.2.1. Дела формируются в структурных подразделениях, в которых они были заведены, в соответствии с номенклатурой дел, ответственными за делопроизводство.

4.2.2. Законченные делопроизводством дела после окончания календарного года, в котором они были заведены, подлежат оформлению для подготовки их к сдаче в архив территориального органа (организации) МЧС России.

Оформление дел производится в структурных подразделениях, в которых они были заведены, ответственными за делопроизводство.

Архив территориального органа (организации) МЧС России осуществляет методическую помощь, контроль качества и своевременности оформления документов.

4.2.3. Оформление дел на бумажном носителе предусматривает:

изъятие файлов-вкладышей, скрепок, металлических скоб, стикеров, физически обособленных носителей электронных документов;

нумерацию листов;

составление листа-заверителя дела;

составление внутренней описи документов дела;

подшивку документов дела (неформатные документы хранятся в закрытых твердых папках или коробах);

внесение уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия территориального органа (организации) МЧС России, делопроизводственного индекса, заголовка дела, номера тома, части, количества листов, его даты, срока хранения, статьи по Перечню, ограничительной пометки, грифа секретности).

4.2.4. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола <1> прочными нитками с учетом возможности свободного чтения текста, который не должен подходить к линии подшивки ближе 1 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую <...>

--------------------------------

<1> Документы временных (до 10 лет) сроков хранения в архивную папку подшиваются только при передаче в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России.

В делах с грифом секретности место подклейки полоски бумаги к листу скрепляется мастичной печатью "Для пакетов" и об этом делается оговорка в листе-заверителе в конце дела.

При подготовке дел к подшивке металлические скрепления (булавки, скрепки и т.п.) из документов удаляются.

В конце каждого дела подшивается лист-заверитель, а в начале дела - чистый лист и за ним листы внутренней описи документов дела.

Карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.

Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается и формируются новые дела, исходя из сроков хранения документов.

При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном порядке.

Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах (далее в тексте, если не оговорено особо, обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, именуются стандартными делами или стандартными обложками), должны иметь размеры 229 x 324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

Обложки дел с документами, имеющими постоянные, временные (25 лет и более) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона и иметь три защитных клапана и гребешок на четыре прокола для подшивки документов. Дела со сроками хранения до 25 лет могут подшиваться в скоросшиватели или иную твердую обложку.

Дело на бумажном носителе, содержащее документы со сроками хранения более 5 лет, при толщине корешка не более 4 см должно содержать не более 250 листов. Толщина корешка дел со сроками хранения до 5 лет включительно не должна превышать 10 см.

Дела, книги, журналы и т.п., имеющие грифы секретности, прошнуровываются прочными нитками (шнуром) на расстоянии 1 - 2 см от корешка с таким расчетом, чтобы не был поврежден текст документов и их можно было свободно перелистывать при пользовании делом. Выходные концы ниток (шнура) пломбируются или опечатываются мастичной печатью "Для пакетов" на листе бумаги, приклеенном к листу-заверителю.

При оформлении дел применяется, как правило, синтетический клей (NA-КМЦ). Применять канцелярский (силикатный) клей запрещается.

4.2.5. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело:

все листы его, кроме чистых (чистые листы, кроме первого, из дела изымаются без повреждения целостности дела и уничтожаются) нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами в возрастающем порядке, начиная с первого, в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим карандашом или нумератором (употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается). На обложке дела и в листе-заверителе дела указывается фактическое количество листов дела (без учета количества листов внутренней описи), а в листе-заверителе дополнительно указывается количество листов внутренней описи;

листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно римскими цифрами;

листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно, начиная с N 1;

фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу;

сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу, при этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а сложенный и подшитый за середину подлежит перешивке и нумеруется как один лист;

лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями и т.п.) нумеруется как один лист, в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в листе-заверителе в конце дела о таких листах делается оговорка, например: "На листе 1 наклеено 12 выписок согласно описи на обороте листа". Лист-заверитель подписывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства, и скрепляется мастичной печатью структурного подразделения, ответственного за ведение несекретного делопроизводства (далее - мастичная печать). В режимно-секретных подразделениях здесь и далее по тексту допускается использовать печать "Для пакетов";

карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист, на таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в листе-заверителе в конце дела о таких листах делается оговорка, например: "Лист 32 - карта-склейка из 9 листов". Заверительная надпись подписывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства, и скрепляется мастичной печатью;

если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (резолюции, вставки текста, справки и т.п.), то каждый документ должен быть пронумерован отдельным очередным порядковым номером;

подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером - каждое вложение в конверт;

подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле. Вносятся исправления во внутреннюю опись или опись составляется заново.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив территориального органа (организации) МЧС России допускается по согласованию с архивом употребление литерных номеров листов. Об этом также делается отметка в листе-заверителе.

4.2.6. При изъятии <1> из дела документа на его место подшивается заверенная копия, на оборотной стороне последнего листа указываются реквизиты документа, послужившего основанием для выемки, подлинник которого передается в архив территориального органа (организации) МЧС России и подшивается в дело фонда.

--------------------------------

<1> Изъятие документов, имеющих гриф секретности, из дел, их перемещение осуществляются в соответствии с требованиями Инструкции по обеспечению режима секретности.

При перемещении документа из одного дела в другое на его место подшивается справка-заместитель.

При изъятии из дела документа, содержащего сведения, составляющие государственную тайну, на его место подшивается справка-заместитель.

В справке-заместителе указываются номер изъятого документа, количество и номера листов, куда и при каком номере направлен или в какое дело подшит документ. Справка-заместитель подписывается начальником (руководителем) Подразделения делопроизводства или начальником (руководителем) режимно-секретного подразделения и заверяется мастичной печатью. Во внутренней описи в графе "Примечание" и в листе-заверителе в конце дела делается отметка о местонахождении изъятого документа, например: "Документ, от 12.03.2019 N 234-1-23, на 3 листах (листы 63 - 65) подшит в дело за 2019 год N 1 - 22, л. 1 - 3" или "Документ, от 12.03.2019 N 234-1-23, на 3 листах (листы 63 - 65) выслан в Центральный архив МЧС России 05.04.2019 N 321-1-23". Записи удостоверяются подписью лица, ответственного за ведение делопроизводства, и проставлением мастичной печати.

Справка-заместитель на изъятые документы считается за такое количество листов, какое она замещает, поэтому перенумерация листов в деле не производится.

Составление листа-заверителя дела

4.2.7. Для учета количества листов в деле, фиксации особенностей их нумерации и физического состояния документов составляется лист-заверитель дела (приложение N 15).

Лист-заверитель дела составляется в деле на специально вшитом бланке, в книгах и журналах - на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки.

Запрещается выносить лист-заверитель дела на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито без бланка формы листа-заверителя дела, он наклеивается за верхнюю часть на внутренней стороне обложки дела.

В листе-заверителе дела указываются цифрами и прописью количество подшитых и пронумерованных листов дела и отдельно - количество листов внутренней описи (при ее наличии). Лист-заверитель дела не входит в общее количество листов дела, книги, журнала.

В листе-заверителе дела оговариваются следующие особенности нумерации документов дела:

наличие литерных номеров листов и пропущенных номеров;

номера листов с наклеенными фотографиями, документами;

номера крупноформатных листов;

номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов;

номера листов с неустранимыми дефектами;

номера листов, изъятых из дела по справкам-заместителям;

количество и наименования имеющихся к делу приложений.

Лист-заверитель дела подписывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства, с указанием расшифровки подписи, должности, даты составления и скрепляется мастичной печатью.

Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов и т.д.) отмечаются в листе-заверителе дела со ссылкой на соответствующий акт.

Составление внутренней описи документов дела

4.2.8. Для учета документов дел постоянного, временного хранения и по личному составу составляется внутренняя опись документов дела (приложение N 16).

Внутренняя опись составляется на отдельном листе и содержит сведения о номерах (исходящих, входящих) документов дела, от кого поступал, кому адресован документ или наименование документа, номера листов в деле, на которых расположен каждый документ.

Во внутреннюю опись помимо документов, подшитых в дело, должны быть внесены и все приложения, относящиеся к нему.

К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и на скольких листах составлена внутренняя опись дела.

Внутренняя опись подписывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства, и скрепляется мастичной печатью.

Листы внутренней описи подшиваются в начале дела и нумеруются отдельно от остальных листов дела римскими цифрами.

При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и т.д.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись.

Составление обложки дела

4.2.9. На обложках дел, книг, журналов и т.п. (приложение N 17) указываются приведенные ниже данные.

4.2.9.1. Срок хранения дела и номер статьи перечня (при введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи зачеркиваются, а сверху или рядом пишутся новые данные).

4.2.9.2. Инвентарный номер (указывается только на делах, учтенных в режимно-секретном подразделении по инвентарным книгам).

4.2.9.3. Гриф секретности (на обложках несекретных дел эта графа не заполняется).

4.2.9.4. Наименование территориального органа (организации) МЧС России. На делах пишется полное (без сокращения) наименование территориального органа (организации) МЧС России в соответствии с учредительными документами. Если территориальный орган или организация МЧС России имеет и условное наименование, то под действительным наименованием в скобках пишется условное наименование, например:

151 Центр управления в кризисных ситуациях МЧС России
(войсковая часть 11501).

В случаях, когда в течение года, за который готовятся дела, территориальный орган (организация) МЧС России были переименованы (преобразованы) и это не вызвало возникновения нового фондообразователя, под старым наименованием должно быть написано и новое наименование с указанием даты, например:

Государственное учреждение "8 отряд федеральной
противопожарной службы по Красноярскому краю"

С 18.10.2011 - Федеральное государственное казенное
учреждение "8 отряд федеральной противопожарной службы
по Красноярскому краю".

4.2.9.5. Номер дела. Проставляется индекс дела в соответствии с номенклатурой дел. Если дело состоит из нескольких томов, то на обложке после номера проставляется номер тома. Если дело состоит из одного тома, то номер тома не проставляется.

Если том состоит из частей, то после номера тома проставляется номер части (ч. 1, ч. 2 и т.д.).

4.2.9.6. Наименование (заголовок) дела. Заголовок дела указывается на обложке в соответствии с номенклатурой дел. При необходимости в заголовок дела вносятся уточнения и проводится редактирование заголовка (указываются виды документов; проставляются номера, даты; уточняется автор, корреспондент, место события и др.), например:

Протоколы заседаний коллегии Главного управления МЧС России
по Московской области NN 1 - 7 за 2019 год.

4.2.9.7. Крайние даты. Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку (приказы, распоряжения, акты и т.п.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа.

Для дел с постановлениями военных советов (протоколами заседаний) датой начала дела является дата самого раннего постановления (протокола), а датой окончания - дата самого позднего постановления (протокола).

Для книг учета (регистрации) датой начала дела является самая ранняя дата записи, а датой окончания - самая поздняя дата записи в книгу.

Для дел с карточками-справками (лицевыми счетами, раздаточными ведомостями) датой начала дела является первое число, а датой окончания - последнее число месяцев, за которые в деле подшиты карточки-справки (лицевые счета, раздаточные ведомости), то есть если в дело подшиты документы за январь, февраль и март, то датой начала дела будет 1 января, а датой окончания - 31 марта.

Для личных карточек датой начала является самая ранняя дата записи об увольнении с работы, датой окончания - самая поздняя дата записи об увольнении с работы.

Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.

4.2.9.8. Количество листов в деле. Указывается количество листов в деле без учета листов внутренней описи.

4.2.10. Надписи на обложках дел, книг и журналов должны быть выполнены чернилами, разборчиво, без сокращений. Если обложка дела изготовлена типографским способом, то надписи на ней разрешается печатать на машинке или с использованием оргтехники. Обложка дела должна наклеиваться с накладкой клея на всю поверхность листа с тем, чтобы под ней не образовывалось пустот.

4.2.11. В делах, сдаваемых на хранение в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России, не должно быть подлинных документов государственных гражданских служащих, сотрудников федеральной противопожарной службы Государственной противопожарной службы (далее - ФПС ГПС), военнослужащих, работников (свидетельств о рождении и браке, документов об образовании и т.д.). При необходимости вместо подлинных личных документов в дела подшиваются их копии.

В книгах учета личного состава должны быть заполнены все графы.

4.2.12. Документы большого формата (карты, схемы, планы, фотоснимки, чертежи и т.п.), изготовленные на бумажной основе, сдаются в архив в сложенном виде, неподшитыми, в прочных папках с клапанами и завязками с трех сторон. Все листы в папке должны быть пронумерованы. На документы, уложенные в папку, составляется внутренняя опись, в которую вносятся документы в порядке их расположения. В описи указываются номер по порядку, номер документа, наименование документа и порядковые номера его листов в папке. В конце описи составляется заверительная надпись, которая подписывается лицом, ответственным за ведение таких документов, и скрепляется мастичной печатью. Опись хранится под верхней обложкой папки.

Документы большого формата, изготовленные на твердой основе (картон, фанера и т.п.), которые невозможно хранить в сложенном виде, сдаются в архив территориального органа (организации) МЧС России в специально изготовленных закрывающихся ящиках (коробках) высотой 18 - 20 см. Ширина и длина ящиков (коробок) должны соответствовать размерам документов.

4.2.13. Личные карточки на уволенных лиц (при наличии до 500 карточек) систематизируются по годам, а внутри года - в алфавитном порядке фамилий, имен и отчеств, подшиваются в архивные папки по размерам этих карточек (при невозможности подшивки карточек в папку без повреждения текста они вкладываются в конверты, которые подшиваются в архивную папку, или вкладываются в короба) и нумеруются. На каждое дело составляется внутренняя опись. Лица, изменившие в период работы фамилию, в опись вносятся по новой фамилии, старая пишется рядом в скобках. На папку наклеивается обложка дела, в заголовке дела указывается, за какие годы и на какие буквы алфавита подшиты в него карточки, например: "Личные карточки работников (Форма Т-2) Центрального архива МЧС России, уволенных в 2015 - 2016 годах (А - К)".

При наличии свыше 500 таких карточек они могут сдаваться в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России в прочных деревянных (фанерных) закрывающихся ящиках длиною не более 30 см. Высота и ширина ящиков должны соответствовать размерам карточек с таким расчетом, чтобы ими было удобно пользоваться. Карточки в ящике должны быть разложены в алфавитном порядке фамилий, имен и отчеств и пронумерованы. В конце должен быть сделан лист-заверитель на отдельном чистом листе формата карточки. На лицевую сторону каждого ящика наклеивается обложка дела, соответствующая размеру лицевой стороны ящика. В таком же порядке готовятся к сдаче алфавитно-послужные и другие картотеки на личный состав.

4.2.14. Карточки-справки (лицевые счета, раздаточные ведомости) при подготовке их к сдаче в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России систематизируются по годам, а внутри года - в алфавитном порядке фамилий, имен и отчеств и подшиваются в архивные папки по размерам этих карточек, причем карточки оформляются в отдельные дела по категориям. Карточки нумеруются в установленном порядке. В начале каждого такого дела должна быть внутренняя опись.

В конце дела на специально вшитом чистом листе составляется лист-заверитель дела. На лицевую сторону дела наклеивается обложка дела. В заголовке дела указывается, на какую категорию личного состава, за какие годы и на какие буквы алфавита подшиты в дело карточки, например: "Карточки-справки личного состава Главного управления МЧС России по Смоленской области за 2016 год (А - К)".

4.2.15. При подготовке к сдаче в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России служебных изданий обязательно проверяется наличие и физическое состояние листов, а также приложений к этим изданиям.

4.2.16. Газеты при подготовке их для сдачи в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России систематизируются по годам, а внутри года - по восходящим номерам (датам), подшиваются в твердые обложки по размерам газет и включаются в фонд передающей организации. Толщина дел с газетами не должна превышать 3 см.

4.2.17. Истории болезней в период подготовки их для сдачи в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России систематизируются по годам, а внутри года - в алфавитном порядке фамилий, имен и отчеств и подшиваются в дела.

Истории болезней, начатые в одном году, а законченные в другом, подшиваются в дела того года, в котором они закончены.

На каждое дело составляется внутренняя опись, в которую фамилии больных заносятся в порядке подшитых историй болезней.

Внутренняя опись подписывается лицом, ответственным за формирование дел, скрепляется мастичной печатью и подшивается в начале дела. В конце дела составляется лист-заверитель дела.

На обложке дела указывается, на какие буквы алфавита подшиты истории болезней, например: "Истории болезней (А - Б)".