VIII. "Инструкция по архивной работе в органах управления, соединениях, воинских частях войск гражданской обороны и организациях системы МЧС России" (приложение к приказу МЧС России от 16.03.2006 N 160)

8.1. В архивах органов управления, воинских частей и организаций системы МЧС России составляется историческая справка к архивному фонду.

Историческая справка - это документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания его документов и системы научно-справочного аппарата.

8.2. Историческая справка состоит из разделов:

история фондообразователя;

история фонда;

характеристика документов фонда.

8.3. Первый раздел - история фондообразователя - включает характеристику исторических условий возникновения (создания) органа управления, воинской части, организации системы МЧС России; название организации-предшественника, в хронологической последовательности всех реорганизаций, в том числе следующие сведения:

даты создания, преобразования (ликвидации) организации со ссылкой на законодательные акты или распорядительные документы; название организации-преемника;

задачи и функции организации и их изменения;

масштаб деятельности организации, состав системы подведомственных организаций;

место организации в системе государственного аппарата, экономической, общественно-политической, культурной и другой жизни;

изменения в названии и подчиненности организации;

структура организации и ее изменения.

8.4. Второй раздел - история фонда - включает следующие сведения:

дата первого поступления документов фонда в архив, их объем и крайние даты;

изменения в составе и объеме фонда и их причины (проведение экспертизы ценности, утраты, задокументированные периоды);

степень сохранности документов;

особенности формирования, описания и систематизации документов, сведения о наличии документов, выходящих за хронологические границы фонда;

сведения о наличии документов фондообразователя (в том числе по личному составу), находящихся в составе других фондов или архивохранилищ, и места их хранения;

сведения о наличии документов других организаций или лиц (фондовые включения);

состав научно-справочного аппарата к фонду;

библиография (список опубликованных и неопубликованных справочников по фонду и документальных публикаций, выполненных на его основе).

8.5. Третий раздел включает обобщенную характеристику фонда по составу и содержанию документов в целом и отдельных групп документов.

8.6. Справка подписывается исполнителем и заведующим архивом (лицом, ответственным за архив).

8.7. Историческая справка дополняется при пополнении фонда или в случае реорганизации, изменения структуры и функций организации. Историческая справка (часть ее) представляется при передаче дел на постоянное хранение вместе с каждой законченной описью.