6.3. Порядок ведения основных учетных документов
6.3. Порядок ведения основных учетных документов 
6.3.1. Основанием каждой записи в основных учетных документах является:
6.3.1.1. при поступлении документов в архив органа управления, воинской части, организации системы МЧС России:
сдаточные описи структурных подразделений на документы постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (приложения N 3 - 5);
номенклатура дел структурного подразделения (или сводная номенклатура дел) с оформленной итоговой записью о количестве заведенных и законченных дел (приложение N 7);
акт приема-передачи документов из другой организации (составляется по форме приложения N 27);
6.3.1.2. при выбытии документа из архива:
акт приема-передачи документов на постоянное хранение в Центральный архив МЧС России (приложение N 27);
акт приема-передачи документов на временное хранение в архив от подчиненных организаций (составляется по форме приложения N 27);
акт возврата документов собственнику (составляется по форме приложения N 27);
акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 6);
акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны (приложение N 24);
акт о неисправимых повреждениях документов (приложение N 25);
6.3.1.3. по результатам выполнения внутриархивных работ (составления сводных описей, составления описей особо ценных дел и документов страхового фонда и фонда пользования, проверки наличия и состояния документов, выверки учетных документов) оформляются:
сводная опись дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу (приложения NN 17 - 19);
опись особо ценных дел (приложение N 26);
опись страхового фонда (приложение N 22);
акт о технических ошибках в учетных документах (приложение N 28);
акт об обнаружении документов, не относящихся к данному фонду, архиву, неучтенных и т.д. (приложение N 29).
6.3.2. Книга учета поступления и выбытия документов.
6.3.2.1. Книга учета поступления и выбытия документов ведется в архиве, хранящем два и более фондов и предназначена для учета всех текущих и итоговых (на 1 января каждого года) изменений в составе и объеме фондов и дел в архиве, связанных с приемом, выделением дел, не подлежащих дальнейшему хранению, передачей дел в другой архив. Книга учета поступления и выбытия документов служит основой для составления листов фондов, паспорта архива.
6.3.2.2. Каждое поступление или выбытие фиксируется в книге под самостоятельным порядковым номером.
Если поступление состоит из документов нескольких фондов, то данные по каждому фонду (название фонда, его номер и т.д.) записываются с новой строки за тем же порядковым номером.
Учет поступления и выбытия документов в архиве, хранящем один фонд, ведется по листу фонда.
6.3.2.3. Если документы фонда поступают в архив впервые, то номер фонда проставляется в книге учета поступления и выбытия документов после присвоения ему номера по списку фондов. Если поступившие документы являются частью фонда, уже имеющегося в архиве, то в соответствующей графе книги указывается номер, присвоенный этому фонду ранее. Если поступили или выбыли неописанные документы, то в графе 6 делается отметка: "не описаны", а сведения об объеме даются в 13 и 14 графах.
6.3.2.4. Ежегодно в книге учета поступления и выбытия документов подводится итог количества поступивших и выбывших за год документов (дел) по состоянию на 31 декабря.
6.3.3. Список фондов.
6.3.3.1. Список фондов ведется в архиве, хранящем документы двух и более фондов.
6.3.3.2. Архивный фонд вносится в список фондов при первом поступлении их документов в архив. Каждому фонду присваивается очередной номер по списку фондов в хронологической последовательности его поступления. К номеру фонда, подлежащего передаче на постоянное хранение, добавляется (через дробь) номер, присвоенный соответствующим архивом после первой передачи ему части фонда.
Если фонд содержит особо ценные документы, то к его номеру добавляется индекс "ОЦ".
6.3.3.3. В случае передачи фонда в другой архив или выбытия всех документов фонда освободившийся номер другому фонду не присваивается, в графах 4 - 5 списка фонда ("отметка о выбытии") указывается название архива, в который выбыл фонд, а также название, номер и дата документа, на основании которого фонд выбыл.
6.3.3.4. Название фонда вносится в список с титульного листа описи.
В случае изменения названия фондообразователя в списке фондов указывается: для действующих организаций - название, существующее в момент поступления фонда, для ликвидированной организации - последнее название.
6.3.3.5. К списку фондов составляется итоговая запись на 1 января каждого года, в которой указываются: количество поступивших и выбывших в течение года и общее количество хранящихся фондов; количество фондов, содержащих особо ценные документы, и свободные номера в списке фондов, если такие имеются.
6.3.3.6. Список фондов должен быть подшит (прошнурован), заключен в твердую обложку; листы пронумерованы; составлен лист-заверитель.
6.3.4. Лист фонда.
6.3.4.1. Лист фонда составляется на каждый фонд при первом его поступлении. В нем учитываются все поступления и выбытия документов фонда.
6.3.4.2. Номер листа фонда соответствует номеру фонда по списку фондов архива.
6.3.4.3. В графе "Местонахождение фонда" указывается название организации, в архиве которой он хранится.
6.3.4.4. В графе "Дата первого поступления фонда" указывается дата первого поступления фонда в данный архив.
6.3.4.5. В графе "Крайние даты каждого названия фонда" указываются начальная и конечная даты функционирования организации под каждым названием, независимо от наличия в фонде документов за этот период.
6.3.4.6. В графе "Название фонда" в хронологической последовательности перечисляются все названия и подведомственность организации-фондообразователя с момента ее возникновения, вне зависимости от наличия документов за этот период.
Все последующие изменения в названии и подведомственности организации-фондообразователя вносятся в лист фонда по мере поступления в архив документов фонда.
6.3.4.7. В графе "Выбытие" указывается акт, на основании которого выбыли документы, и количество выбывших документов раздельно по каждой описи.
В графе "Наличие (остаток)" - количество документов, оставшихся после выбытия по каждой описи и фонду в целом.
Количество дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения или по личному составу, включенных в сводные описи, составленные на основе описей структурных подразделений, указывается в разделе 2 "Учет описанных документов" в графах 11 - 14, а в графах 6 - 9 указывается количество выбывших дел, значившихся в сдаточных описях.
6.3.4.8. Если лист фонда заполняется на двух и более бланках, то на первом делается отметка "см. продолжение N...", на последующем - "продолжение N...".
6.3.4.9. Лист фонда может быть пересоставлен только в том случае, если он неисправимо поврежден, а также после переработки фонда или создания объединенного архивного фонда, когда ранее действовавший лист фонда перестает отражать фактическое состояние и объем фонда. При этом ранее действовавший лист фонда помещается в дело фонда. В верхнем правом углу обоих листов фонда делается отметка "Лист пересоставлен" с указанием даты пересоставления, должности и подписи лица, ответственного за учет.
6.3.4.10. Листы фондов нумеруются и хранятся в порядке номеров фондов и нумерации листов в папках с клапанами. В каждой папке составляется на отдельном листе заверительная надпись.
6.3.5. Описи дел.
6.3.5.1. Описи дел являются первичным учетным документом для учета дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
6.3.5.2. В архиве органа управления, воинской части, организации системы МЧС России на основе сдаточных описей дел их структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел (архивная опись).
6.3.5.3. В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются дела постоянного хранения, отложившиеся в течение года в деятельности структурных подразделений, и заголовки дел, сформированных из документов, выделенных из дел с временными сроками хранения, имевших отметку "ЭПК", причем только после сверки их со сводной номенклатурой за тот же год и проверки правильности формирования и оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, дела подвергаются расшивке и переформированию при обнаружении, что дело сформировано неправильно.
6.3.5.4. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется по установленной форме (приложение N 17). Элементы описательной статьи и порядок внесения заголовков дел в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, заполнение граф аналогичны элементам и порядку, изложенным в пунктах 4.4.6 - 4.4.16.
Первому годовому разделу сводной описи дел фонда присваивается номер по листу фонда, все последующие годовые разделы числятся за этим номером до образования законченной описи.
6.3.5.5. Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке.
6.3.5.6. Заголовки дополнительно обнаруженных дел в зависимости от их количества могут быть внесены в годовой раздел под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией или в конец годового раздела.
После внесения в опись записей о поступлении или выбытии дел составляется окончательная итоговая запись, в которой указываются также основания внесенных изменений.
Внесение в годовой раздел сводной описи дел изменений после утверждения его ЭК Центрального архива МЧС России допускается только после принятия ЭК, утвердившей этот раздел, соответствующего решения.
6.3.5.7. К первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие и при необходимости - указатели, оглавление, список сокращенных слов, которые составляют справочный аппарат годового раздела описи.
6.3.5.8. В предисловие включаются сведения об основных направлениях деятельности и структуре органа управления, воинской части, организации системы МЧС России за период, который охватывают дела описи; дается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел; указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда, отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию, дается краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных или вышестоящих организациях; освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им.
Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления предисловия и начальником архива (лицом, ответственным за архив).
6.3.5.9. Оглавление составляется, если в годовом разделе сводной описи дел имеются подразделы, другие, более мелкие группы дел, справочный аппарат к разделу. В оглавлении перечисляются: предисловие, список сокращений (составляемый в необходимых случаях), названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел, указатели (если они имеются).
6.3.5.10. Годовой раздел сводной описи дел составляется в 4 экземплярах. Учетный номер описи присваивается по листу фонда.
Количество единиц хранения (заголовков дел) в одной описи не должно превышать четырехзначную цифру - 9999. Последующие единицы хранения фонда учитываются в новой описи, которой по листу фонда присваивается новый, следующий номер.
В случае выбытия всех дел по какой-либо законченной описи ее номер другим описям не присваивается. В графе "Примечание" против каждой выбывающей единицы хранения ставится штамп "Выбыло".
Годовые разделы, если они не являются законченной описью, не подшиваются и не переплетаются; они должны храниться в папках с клапанами и завязками.
6.3.5.11. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения подлежит рассмотрению экспертной комиссией органа управления, воинской части, организации системы МЧС России, после чего в случае согласования в конце раздела ставится гриф "Согласовано" с указанием номера протокола ЭК и даты заседания, на котором он был рассмотрен. Согласованные годовые разделы направляются на рассмотрение ЭК Центрального архива МЧС России в сроки, установленные графиком представления описей дел на рассмотрение, но не позднее чем через 2 года после завершения делопроизводством дел, включенных в раздел. Описи представляются в 4 экземплярах.
После утверждения годового раздела описи ЭК Центрального архива МЧС России раздел утверждается начальником органа управления, командиром воинской части, начальником (руководителем) организации системы МЧС России, затем первый экземпляр годового раздела сводной описи в качестве контрольного передается в Центральный архив МЧС России, остальные остаются соответственно в органе управления, воинской части, организации системы МЧС России.
6.3.5.12. Несколько годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения или один годовой раздел, число заголовков дел в которых достигло цифры 9999, считаются законченной архивной описью.
В органах управления, воинских частях, организациях системы МЧС России с небольшим объемом ежегодно образующихся дел постоянного хранения (до 200 дел) опись считается законченной, если в нее включены годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения за 5 лет.
6.3.5.13. Каждой законченной описи присваивается номер.
6.3.5.14. Законченная опись имеет самостоятельную нумерацию заголовков дел, к ней составляются итоговая запись и заверительная надпись. Итоговая запись и заверительная надпись к законченной описи составляются так же как к годовому разделу сводной описи дел.
При этом заверительные надписи, составленные к годовым разделам сводных описей дел, изымаются.
Если опись состоит из нескольких томов (частей), в конце каждого тома (части) составляется как итоговая запись к соответствующему тому (части), так и суммарная итоговая запись, данные в которой указываются с нарастающим итогом. К последнему тому (части) составляется общая итоговая запись ко всей описи (ко всем томам).
Каждое изменение объема дел в описи, связанное с выбытием, поступлением, объединением дел, на основании соответствующих документов отражается в итоговой записи к описи.
6.3.5.15. Обязательным элементом оформления законченной описи является титульный лист (приложение N 30).
На титульном листе законченной описи дел постоянного хранения указываются:
название фонда;
номер фонда;
номер описи;
название описи, которое включает указание категории документов (постоянного, временного хранения, по личному составу и т.д.), содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись;
крайние даты дел, включенных в опись.
Перед названием фонда на титульном листе оставляется место для написания полного названия архива, в котором будут постоянно храниться дела данного органа управления, воинской части, организации МЧС России.
6.3.5.16. К законченной описи обязательно составляются оглавление и предисловие, а также указатели и список сокращенных слов, при наличии последних в годовых разделах.
6.3.5.17. Законченная опись вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней заключается в твердую обложку и переплетается.
6.3.5.18. В годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения включаются заголовки дел, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений.
Порядок внесения заголовков дел в годовой раздел аналогичен порядку, указанному в пп. 4.4.9 настоящей Инструкции.
Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения составляется по установленной форме (приложение N 18). Порядок заполнения граф описи, нумерации заголовков дел раздела, составления итоговой записи и заверительной надписи к разделу аналогичен порядку, указанному в пп. 4.4.6. - 4.4.16. настоящей Инструкции.
Систематизация заголовков дел в годовом разделе сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения соответствует систематизации заголовков дел в сводной номенклатуре дел за этот же год.
При необходимости к годовому разделу этой описи составляются оглавление, список сокращенных слов (п. 6.4.5.9 настоящей Инструкции).
Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения печатается в двух экземплярах и согласовывается вначале экспертной комиссией, а затем утверждается начальником органа управления, командиром воинской части, начальником (руководителем) организации системы МЧС России.
6.3.5.19. Годовой раздел сводной описи дел по личному составу составляется по установленной форме (приложение N 19). Порядок заполнения граф описи, нумерации заголовков дел раздела, составления итоговой записи и заверительной надписи к разделу аналогичен порядку, указанному в пп. 4.4.6. - 4.4.16. настоящей Инструкции.
6.3.5.20. Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности:
приказы по личному составу;
списки личного состава;
карточки по учету личного состава;
личные дела (при отсутствии отдельной описи личных дел);
лицевые счета по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);
невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);
акты о несчастных случаях.
Указанные виды документов, образующиеся в организации в больших объемах, могут выделяться в самостоятельные годовые разделы описи (например, личные дела). Личные дела (личные карточки) вносятся в сводный годовой раздел описи по году увольнения лица, на которое заведено личное дело, и систематизируются по алфавиту.
При необходимости к годовому разделу сводной описи дел и к законченной описи дел по личному составу составляются оглавления, указатели и списки сокращенных слов.
Годовой раздел сводной описи дел по личному составу печатается в трех экземплярах, подписывается составителем, заверяется начальником отдела кадров и представляется на рассмотрение экспертной комиссии. Порядок согласования и утверждения годового раздела описи дел по личному составу аналогичны порядку, указанному в п. 6.3.5.11.
Порядок составления и оформления законченной описи дел по личному составу аналогичен порядку, указанному в пп. 6.3.5.12. - 6.3.5.17. Форма титульного листа к законченной описи дел по личному составу идентична форме титульного листа к законченной описи дел постоянного хранения (приложение N 29).
Порядок составления и оформления описи на каждую разновидность специфических для соответствующей организации документов (например, научные отчеты) определяется в зависимости от сроков их хранения по аналогии с порядком составления и оформления описей дел постоянного и временного хранения. Дела систематизируются в годовых разделах сводных описей с учетом специфики документов.
6.3.21. Описи дел структурных подразделений (сдаточные описи) служат учетными документами в архиве до составления и утверждения в установленном порядке соответствующего годового раздела сводной описи, после чего подлежат хранению в деле фонда до передачи документов за эти годы на постоянное хранение.
Сдаточные описи дел по личному составу хранятся до согласования годового раздела сводной описи дел по личному составу с ЭПК соответствующего архивного учреждения.
6.3.6. Реестр описей.
Реестр описей ведется в архивах при наличии двух и более описей.
Описи вносятся в реестр описей в хронологической последовательности их поступления, под соответствующими порядковыми номерами.
В реестре описей фиксируются основные данные по составу каждой поступившей в архив описи: номер фонда, номер описи, количество описанных в ней дел, количество листов в описи и ее экземпляров.
6.3.7. Дело фонда
Дело фонда ведется на каждый фонд. В него включаются документы, отражающие историю организации-фондообразователя и ее фонда: историческая справка, схема систематизации фонда, методические пособия по обработке фонда, старые листы фонда после их пересоставления, акты передачи дел фонда на постоянное хранение, о выделении к уничтожению документов и дел фонда, о неисправимых повреждениях документов и дел фонда, о проведении проверок наличия и состояния дел и т.д.
Акты и другие документы, фиксирующие изменения в составе и объеме фонда, включаются в дело фонда только с отметкой о внесении изменений во все учетные документы архива. Акты нумеруются в пределах фонда по видам актов в валовом порядке.
Все документы в деле фонда располагаются в хронологической последовательности их составления. На документы дела фонда составляется внутренняя опись, листы дела нумеруются, к делу фонда составляется заверительная надпись. По мере пополнения фонда заверительная надпись и внутренняя опись пересоставляются.
Каждому делу фонда присваивается номер соответствующего фонда.
