III. "Инструкция по архивной работе в органах управления, соединениях, воинских частях войск гражданской обороны и организациях системы МЧС России" (приложение к приказу МЧС России от 16.03.2006 N 160)

3.1. Источниками комплектования архивов органов управления, воинских частей и организаций системы МЧС России являются их структурные подразделения.

3.2. В архив органа управления, воинской части, организации системы МЧС России передаются законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, включая личные дела уволенных сотрудников федеральной противопожарной службы и гражданского персонала.

Дела со сроками хранения до 10 лет, как правило, передаче в архив не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях, где были сформированы, и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

3.3. Документы постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, хранятся в архивах органов управления, воинских частей и организаций системы МЧС России в течение 10 лет, затем передаются на постоянное хранение в Центральный архив МЧС России.

Документы организаций системы МЧС России, подчиненных главному управлению МЧС России по субъекту Российской Федерации, передаются в главное управление, а затем подлежат передаче в Центральный архив МЧС России в составе фонда главного управления.

3.4. Сроки хранения дел исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания их ведения.

Досрочная передача дел на хранение в Центральный архив МЧС России может быть осуществлена при угрозе утраты (уничтожения) документов, а также при переводе органа управления, воинской части, организации системы МЧС России с мирного на военное положение.

Продление сроков ведомственного хранения документов допускается в виде исключения в случае необходимости практического использования документов организацией-фондообразователем по письменному разрешению Центрального архива МЧС России.

3.5. При реорганизации (расформировании) органа управления, воинской части, организации системы МЧС России их документы подлежат передаче в организации, являющиеся их правопреемниками.

В случае ликвидации органа управления, воинской части, организации системы МЧС России без правопреемника документы постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения, а также документы с отметкой "ЭК", "ЭПК" и по личному составу передаются на хранение в Центральный архив МЧС России.

3.6. Документы ликвидируемых без правопреемника органов управления, воинских частей и организаций системы МЧС России, срок хранения которых на момент ликвидации истек, уничтожаются в установленном порядке.

Уничтожение документов с неистекшими сроками хранения проводится только по решению Центральной экспертной комиссии МЧС России и оформляется актом с приложением описи уничтожаемых документов.

3.7. Упорядочение документов ликвидируемых органов управления, воинских частей и организаций системы МЧС России, передачу их на хранение или уничтожение осуществляет ликвидационная комиссия.