3.3. Формирование дел
3.3. Формирование дел 
3.3.1. Законченные делопроизводством документы группируются в дела в соответствии с Номенклатурой дел. Дела, передаваемые на хранение в Архив Конституционного Суда, формируются и оформляются.
3.3.2. Поступающие 3.3.2. Сотрудник структурного подразделения, ответственный за ведение делопроизводства, формирует дела.
Документы дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
При формировании в дело помещают по одному экземпляру каждого документа одного календарного года (за исключением переходящих дел), предварительно удалив из них металлические скрепки и скобы.
В дело не помещаются документы, подлежащие возврату, и черновики. Приложения к справкам (таблицы, копии приказов, распоряжений, выписки, телеграммы и др.), содержание которых отражено в других документах, как правило, в дело не подшиваются. Они группируются в справочный том дела, который не подлежит сдаче в Архив Конституционного Суда и хранится в структурном подразделении.
Материалы судебного дела составляют оригинал обращения с приложениями к нему и иные документы (отзывы сторон, копии писем судьи-докладчика и ответы на них должностных лиц государственных органов и иных организаций, заключения экспертов и специалистов), протокол и стенограммы заседания Конституционного Суда, итоговое решение по делу (оригинал), особые мнения судей, мнения судей, список рассылки решения, копии сопроводительных писем, справка об исполнении решения.
Заключения, справки управлений Секретариата Конституционного Суда, иные документы информационного характера, не относящиеся к материалам дела, оформляются в отдельный том (справочный).
Протоколы совещаний судей по принятию итоговых решений оформляются в отдельное дело.
Протоколы и стенограммы заседаний Конституционного Суда, на которых решается вопрос о принятии или отказе в принятии обращений к рассмотрению, с приложением оригиналов определений, особых мнений судей, мнений судей, а также по вопросам организации и деятельности Конституционного Суда оформляются в отдельные дела.
Обращения, рассмотренные в заседаниях Конституционного Суда, на которых решается вопрос о принятии или отказе в принятии обращений к рассмотрению, и документы к ним (переписка, копии писем судьи-докладчика и ответы на них должностных лиц государственных органов и иных организаций, копии определений, сопроводительных писем и справок) оформляются отдельно.
Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными для них сроками хранения.
Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.
Лицевые счета по заработной плате работников группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий, имен, отчеств.
Дело на бумажном носителе не должно превышать 250 листов.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя Секретариата Конституционного Суда с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника, который подшивается в дело.
Изменение состава документов дела (изъятие документов, замена их копиями) отражается в графе "Примечание" внутренней описи дела со ссылкой на соответствующий акт.
3.3.3. Сотрудник структурного подразделения, ответственный за ведение делопроизводства, оформляет дела.
Документы дела подшиваются на четыре прокола в твердую обложку; листы дела нумеруются; составляется внутренняя опись документов дела (Приложение 16); в конце дела подшивается лист-заверитель (Приложение 15); оформляется обложка дела (Приложение 14).
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы (кроме внутренней описи и листа-заверителя) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графитовым карандашом.
Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются в каждом томе отдельно. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится перенумерация. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов дела допускается употребление литерных листов.
На обложке дел постоянного хранения указывается полное наименование организации в именительном падеже, структурное подразделение, сдающее дело, название дела, число, месяц, год начала и окончания дела, количество листов в деле и срок его хранения. Также предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела будут сдаваться на постоянное хранение.
Наименование судебного дела должно соответствовать названию решения Конституционного Суда, в скобках указывается номер и дата решения, а также наличие в деле стенограммы.
Начальной датой дела является дата первого документа в деле. Это может быть дата регистрации входящего документа, либо дата документа, изданного в Конституционном Суде. Конечной датой является дата документа, закрывающего дело.
Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты первого и последнего протокола в деле.
Дата дела может не указываться только на обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как их даты отражаются в заголовках дел.
Датами начала и окончания личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.
Обложка дела заполняется черными чернилами (шариковой ручкой) разборчивым почерком.
Дела, оформленные с нарушением установленных требований, подлежат переоформлению.
Частичному оформлению подлежат дела временного (менее 10 лет) хранения: они могут оставаться в скоросшивателе, листы не нумеруются, внутренние описи не составляются, листы-заверители не подшиваются. Эти дела остаются в подразделениях до истечения срока их хранения.
3.3.4. На завершенные делопроизводством дела постоянного хранения, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, составляются описи.
Описи составляются ответственным за делопроизводство сотрудником структурного подразделения на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Отдельные описи составляются на единицы хранения электронных документов.
Описи дел составляются по установленной форме в двух экземплярах (Приложение 17).
При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с расположением их в Номенклатуре дел;
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;
если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела (тома);
графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий.
Сотрудник Архива Конституционного Суда оказывает методическую помощь при составлении описей дел структурного подразделения.
Опись дел подписывается сотрудником структурного подразделения, ответственным за делопроизводство, и передается на утверждение руководителем подразделения.
Начальник подразделения утверждает опись дел подразделения.
3.3.5. На основе описей дел структурных подразделений сотрудником Архива Конституционного Суда составляется сводная опись дел постоянного хранения и передается на рассмотрение и согласование ЭК.
3.3.6. С момента заведения и до передачи в Архив Конституционного Суда дела хранятся по месту их формирования. Руководители подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.
Сотрудник структурного подразделения, ответственный за делопроизводство, хранит дела подразделения в упорядоченном виде. Для обеспечения их сохранности выделяется отдельное помещение либо шкаф.
Сотрудник структурного подразделения выдает дела во временное пользование.
При выдаче дела из подразделения соблюдаются правила пользования архивными документами (оформляется карточка-заменитель с информацией о выданном деле или информация о выдаче дела заносится в журнал учета под подпись).
