3.4. Передача документов в Архив Конституционного Суда

3.4. Передача документов в Архив Конституционного Суда

3.4.1. Пополнение Архива Конституционного Суда документами постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу производится ежегодно.

Документы принимаются от структурных подразделений по графику.

3.4.2. Ответственный за Архив Конституционного Суда сотрудник ежегодно составляет график передачи дел и согласовывает его с руководителями структурных подразделений, передающих документы в Архив. Согласованный график передачи дел в Архив утверждается начальником Отдела по обеспечению делопроизводства. Утвержденный график включается в план-график работы Архива Конституционного Суда.

3.4.3. Ответственный за ведение делопроизводства сотрудник структурного подразделения передает дела в Архив Конституционного Суда.

В Архив Конституционного Суда передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве. Их передача производится по описям дел.

3.4.4. В период подготовки дел к передаче в Архив Конституционного Суда сотрудник Архива Конституционного Суда предварительно проверяет правильность их формирования и оформления; соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных по Номенклатуре дел подразделения. Все выявленные при проверке недостатки сотрудники подразделения обязаны устранить.

При реорганизации подразделения лицо, ответственное за ведение делопроизводства реорганизуемого подразделения, формирует все имеющиеся документы в дела, независимо от сроков их хранения, оформляет и передает сотруднику, ответственному за делопроизводство подразделения-правопреемника, по описи и в соответствии с Номенклатурой дел реорганизованного подразделения.

В случае ликвидации подразделения сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства ликвидированного подразделения, формирует все имеющиеся документы в дела, независимо от сроков их хранения, оформляет и передает в Архив Конституционного Суда. Передача дел осуществляется по описям дел и Номенклатуре дел ликвидированного подразделения.

3.4.5. Сотрудник Архива Конституционного Суда принимает дела структурных подразделений в Архив Конституционного Суда.

Прием каждого дела производится в присутствии сотрудника подразделения. При этом в описи делается отметка о наличии дела. В конце описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, ставятся подписи ответственного за Архив Конституционного Суда сотрудника и лица, передавшего дела, и дата приема-передачи дел.

3.4.6. Сотрудник Архива Конституционного Суда выдает дела из Архива во временное пользование. Дела выдаются из Архива Конституционного Суда сотрудникам подразделений Конституционного Суда под расписку. Они не подлежат выносу из здания Конституционного Суда и должны быть возвращены не позднее одного месяца со дня выдачи. При возврате каждое дело проверяется на сохранность.

В процессе работы с архивными материалами запрещается изымать документы из дел, делать подчеркивания и какие-либо пометки на документах, загибать листы. Если была снята копия с документа, об этом сообщается сотруднику Архива Конституционного Суда.

3.4.7. Участники судебного процесса и иные исследователи могут ознакомиться с архивными документами с письменного разрешения Председателя Конституционного Суда или его заместителя.

Ознакомление с архивными документами производится в читальном зале Архива Конституционного Суда в присутствии сотрудника Архива Конституционного Суда.

Копии архивных документов выдаются с письменного разрешения Председателя Конституционного Суда или его заместителя под расписку.

3.4.8. Наличие и состояние документальных материалов, хранящихся в Архиве Конституционного Суда, проверяется не реже одного раза в 10 лет специальной комиссией, назначаемой Председателем Конституционного Суда или его заместителем.

Дела постоянного хранения в Архиве Конституционного Суда хранятся, как правило, в течение пятнадцати лет, после чего передаются на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации.