III. ПРАВИЛА ВНУТРЕННЕГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ЕВРАЗИЙСКОЙ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ КОМИССИИ

8. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

При подготовке и оформлении документов в Комиссии используются следующие реквизиты:

01 - изображение эмблемы Союза;

02 - наименование Комиссии, Евразийского межправительственного совета, Высшего Евразийского экономического совета (далее - органы Союза);

03 - справочные данные;

04 - наименование вида документа;

05 - дата документа;

06 - регистрационный номер документа;

07 - ссылка на документ;

08 - место составления или издания документа;

09 - адресат;

10 - гриф утверждения;

11 - резолюция;

12 - заголовок к тексту документа;

13 - текст документа;

14 - отметка о наличии приложений;

15 - подпись;

16 - оттиск печати;

17 - гриф согласования;

18 - виза согласования;

19 - отметка о заверении копии;

20 - отметка об исполнителе;

21 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

9. На документах органов Союза, для оформления которых утверждены бланки, реквизиты располагаются с учетом общих и специальных требований, установленных Правилами внутреннего документооборота.

На проектах актов органов Союза (за исключением проектов международных актов) отметка "Проект" в правом верхнем поле первой страницы документа не проставляется.

На документах, оформляемых на стандартных листах, реквизиты документа располагаются с учетом примерных схем расположения реквизитов (схемы N 1 и 2).

При угловом варианте расположения реквизитов основные реквизиты располагаются в верхнем углу листа (схема N 1). При продольном варианте основные реквизиты располагаются посередине листа вдоль верхнего поля (схема N 2).

Каждая зона, обозначенная на схемах N 1 и 2 пунктирами, определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

10. Форматирование текста и реквизитов документов осуществляется без переносов.

Изображение эмблемы Союза (01)

11. Изображение эмблемы Союза приводится только на документах органов Союза, для оформления которых утверждены бланки, в соответствии с требованиями Правил внутреннего документооборота к изготовлению бланков.

12. Изображение эмблемы Союза приводится в соответствии с Положением о символике Евразийского экономического союза, утвержденным Решением Высшего Евразийского экономического совета от 10 октября 2014 г. N 76.

Наименование органа Союза (02)

13. Наименование органа Союза указывается в точном соответствии с Договором о Евразийском экономическом союзе от 29 мая 2014 года.

Справочные данные (03)

14. В составе справочных данных о Комиссии приводятся сведения, необходимые для информационных контактов.

Справочные данные о Комиссии, размещаемые на бланке исходящего документа (письма и др.), включают в себя почтовый адрес Комиссии (указывается в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи), номера телефонов и факса (приводятся с указанием кода междугородней телефонной связи города (при необходимости - страны)), адрес электронной почты.

Наименование вида документа (04)

15. Наименование вида издаваемого документа (решение, распоряжение, рекомендация, приказ, протокол и др.) является элементом бланка соответствующего вида документа или указывается составителем при подготовке документа (при оформлении документа на стандартных листах).

Дата документа (05)

16. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта о событии - дата события.

17. На документах, оформляемых на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланках.

На документах, оформляемых на стандартных листах бумаги, дата проставляется в соответствии с примерными схемами расположения реквизитов (схемы N 1 и 2).

18. В документах служебной переписки дата документа проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, от левой границы текстового поля на расстоянии 2 - 3 междустрочных интервалов после предыдущего реквизита.

19. При подготовке проекта документа указываются только месяц и год.

20. Дата документа указывается в следующей последовательности: день месяца, месяц, год.

По общему правилу дата указывается словесно-цифровым способом. Например: "04 марта 2015 г.".

В служебной переписке, в письмах, при визировании, написании указаний, проставлении отметок о прохождении, исполнении документа и в иных случаях допускается оформлять дату документа арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются 2 парами арабских цифр, разделенными точкой, год - 4 арабскими цифрами. Например: "04.03.2015".

При оформлении даты указанным способом сокращенное обозначение года - "г." - не приводится.

21. Все служебные отметки на документе, связанные с его исполнением, должны датироваться и подписываться.

Регистрационный номер документа (06)

22. На документах, оформляемых на бланках, регистрационный номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланках.

23. На документах, оформляемых на стандартных листах бумаги, номер проставляется по общим правилам делопроизводства в соответствии с примерными схемами расположения реквизитов (схемы N 1 и 2).

24. Регистрационный номер является обязательным реквизитом каждого документа и присваивается в установленном для регистрации документов порядке.

Ссылка на документ (07)

25. Ссылка на документ, на который должен быть дан ответ, содержит его регистрационный номер и дату.

26. На документах, оформляемых на бланках, ссылка проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланках.

На документах, оформляемых на стандартных листах бумаги, ссылка на документ проставляется в соответствии с примерными схемами расположения реквизитов (схемы N 1 и 2). Если документу присваивается заголовок, ссылка на документ проставляется после заголовка к тексту документа. При этом ссылка на дату и регистрационный номер отделяется от заголовка сплошной чертой относительно самой длинной строки заголовка.

Например:

О запросе информации

__________________________________

Письмо Счетной палаты

Российской Федерации от 20.04.2015

N ЗИ 05-99/05-04

Место составления или издания документа (08)

27. Место составления или издания документа указывается, если бланком документа предусмотрено его указание, а также в случаях, когда его определение по справочным данным о Комиссии затруднено либо когда место составления или издания документа не совпадает со справочными данными о Комиссии.

28. Место составления или издания документа указывается в соответствии с административно-территориальным делением и содержит только общепринятые сокращения с учетом специальных требований, предусмотренных в отношении отдельных видов документов.

29. На документах, оформляемых на бланках, место составления или издания документа проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланках и с учетом требований, установленных для оформления соответствующих видов документов.

На документах, оформляемых на стандартных листах бумаги, место составления или издания документа проставляется в соответствии с примерными схемами расположения реквизитов (схемы N 1 и 2).

Адресат (09)

30. Реквизит "адресат" оформляется на документах, направляемых в органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации, должностным или физическим лицам.

31. В состав реквизита "адресат" входят наименование органа государственной власти, организации (структурного подразделения), наименование должности, инициалы и фамилия адресата.

Данные об адресате должны содержать точную и полную информацию, на основе которой документ может быть доставлен адресату.

32. Все строки реквизита центрируются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем. Каждый самостоятельный элемент реквизита печатается через 1 междустрочный интервал, последующий элемент - через 1,5 междустрочного интервала.

33. В случае если документ направляется в орган государственной власти, орган местного самоуправления, организацию или их структурное подразделение без указания должностного лица, их наименования пишутся в именительном падеже.

Наименования органа государственной власти, органа местного самоуправления, организации следует писать перед наименованием структурного подразделения. Например:

                                                Министерство ...
                                              Республики Беларусь

                                      Главное управление промышленности ...

34. При направлении документа должностному лицу наименования органа государственной власти, органа местного самоуправления, организации указываются в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. Инициалы и фамилия печатаются после наименования должности на расстоянии 1,5 междустрочного интервала. Например:

                                                Министерство ...
                                              Республики Казахстан

                                     Заместителю директора Департамента ...
                                                Н.У. Жанболатову

При направлении документа руководителю органа государственной власти, органа местного самоуправления, организации их наименование включается в состав наименования должности адресата. Например:

                                                      Председателю
                                              Государственного комитета ...

                                                     О.В. Ивашкевичу

35. В состав реквизита "адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

36. При направлении письма в организацию указывается ее наименование, затем - почтовый адрес. Например:

                                              Открытое акционерное общество
                                              "Российские железные дороги"

                                               Новая Басманная ул., д. 2,
                                                     Москва, 107174

37. При направлении документа физическому лицу указываются фамилия и инициалы получателя в дательном падеже, затем - почтовый адрес. Например:

                                                  Иванову И.И.

                                      Новоясеневский просп., д. 12, кв. 32,
                                                 Москва, 117574

38. При направлении документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при направлении физическому лицу - после нее.

39. Адрес не проставляется на документах, направляемых постоянным корреспондентам.

40. В случае если адресату необходима информация о других получателях, на оборотной стороне последней страницы документа или на отдельной странице печатается полный указатель рассылки.

Абзац утратил силу. - Решение Коллегии Евразийской экономической комиссии от 12.10.2015 N 136.

Гриф утверждения (10)

41. Многострочный реквизит "гриф утверждения" со ссылкой на номер и дату акта органа Союза (решения, распоряжения и т.п.), которым утвержден документ, располагается в правом верхнем углу первого листа документа и печатается от границы верхнего поля без кавычек прописными буквами.

42. Слово "УТВЕРЖДЕНО" отделяется от последующих строк реквизита 1,5 междустрочного интервала. Остальные строки реквизита печатаются через 1 междустрочный интервал.

Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки. Длина строки не должна превышать 10 см и ограничивается правым полем документа. Например:

                                                     УТВЕРЖДЕНО

                                           приказом Председателя Коллегии
                                         Евразийской экономической комиссии
                                               от 17 мая 2015 г. N 260

Слово "УТВЕРЖДЕН" согласуется в роде и числе с наименованием утвержденного документа (положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ).

43. В случае если документ утверждается членом Коллегии Комиссии (далее - Коллегия), должностным лицом, гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ" (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например:

                                                      УТВЕРЖДАЮ

                                             Директор Департамента ...
                                        [Личная подпись]         Ы.Н. Абаев
                                        00.00.0000

44. В случае если документ утверждается несколькими членами Коллегии, должностными лицами, грифы утверждения располагаются на одном уровне, под ними на расстоянии 2 - 3 междустрочных интервалов располагаются подписи членов Коллегии, должностных лиц также на одном уровне.

Резолюция (11)

45. Резолюция проставляется на документе, требующем исполнения, и представляет собой реквизит, содержащий поручение (поручения) исполнителю (исполнителям) по исполнению документа.

46. На внутренних документах резолюция может приводиться на подлиннике документа в свободном от текста месте (пишется руководителем от руки). Резолюции по входящим документам оформляются в виде самостоятельных документов, составляемых с учетом рекомендаций, предусмотренных Правилами внутреннего документооборота.

47. В приводимой на документе резолюции указываются фамилия и инициалы исполнителя (фамилии и инициалы исполнителей), содержание основных поручений, срок исполнения, подпись и дата. Например:

                                            Янович Т.И.
                                            Обеспечить подписание протокола
                                            разногласий до 00.00.0000
                                            [Личная подпись]
                                            00.00.0000

48. На документах, порядок исполнения которых определен положениями о структурных подразделениях Комиссии, должностными регламентами (должностными инструкциями) сотрудников Комиссии, содержание поручаемого действия не указывается.

49. При наличии нескольких исполнителей ответственным исполнителем считается исполнитель, указанный в резолюции первым. Ему предоставляется право созыва исполнителей и координации их работы.

Заголовок к тексту документа (12)

50. Заголовок к тексту документа составляется исполнителем.

51. Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа и быть согласованным с наименованием вида документа.

52. Заголовок к тексту документа должен отвечать на вопросы:

а) "о чем?" ("о ком?"), например:

                                  ПРИКАЗ

00.00.0000                                                             N 00

                                 г. Москва

                     Об изменении штатного расписания

б) "чего?" ("кого?"), например:

ДОЛЖНОСТНОЙ РЕГЛАМЕНТ
(ИНСТРУКЦИЯ)
заместителя директора
Департамента управления делами

53. Заголовок составляется ко всем документам, за исключением служебных писем небольшого объема (до 5 строк), ответов на обращения граждан, телеграмм, телефонограмм, заявлений сотрудников, иных аналогичных документов.

Допускается не указывать заголовок к тексту документов, оформляемых на бланках формата A5 или меньшего формата.

54. На документах, оформляемых на бланках, заголовок к тексту располагается под основными реквизитами бланка.

На документах, оформляемых на стандартных листах бумаги, заголовок располагается в соответствии с примерными схемами расположения реквизитов (схемы N 1 и 2).

55. При продольном оформлении реквизитов заголовок печатается по ширине страницы над текстом документа центрованным способом.

При угловом оформлении реквизитов заголовок печатается от левой границы текстового поля.

56. Заголовок к тексту документа печатается полужирным шрифтом строчными буквами (за исключением первой), может состоять не более чем из 5 строк по 28 - 35 знаков в строке.

Точка в конце заголовка не ставится.

Текст документа (13)

57. Текст документа должен быть ясным, кратким, логичным и обеспечивать точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.

Юридико-техническое оформление текста документа осуществляется в соответствии с рекомендациями Правового департамента.

58. Текст печатается на расстоянии 2 - 3 междустрочных интервалов от заголовка, такое же расстояние должно быть между текстом документа и подписью в установленных границах полей (если для оформления текста конкретного вида документа не установлены иные правила).

59. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 12,5 мм от левой границы текстового поля.

В тексте документа не допускаются "висячие" строки (под "висячей" строкой понимаются начальная строка абзаца, завершающая страницу, или концевая неполная строка абзаца, начинающая страницу, недопустимые по общим правилам оформления документов).

60. Шрифтовые выделения в тексте (полужирным, курсивом, подчеркиванием, цветом и др.) не рекомендуются.

61. Текст документа может быть оформлен в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур.

62. Связный текст, как правило, состоит из 2 частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать только заключительную часть (например: приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения). В документе, подготовленном на основании или во исполнение ранее изданного документа, указываются реквизиты этого ранее изданного документа: наименование вида документа, наименование органа государственной власти или организации, дата поступления (составления, издания), номер (регистрационный номер), заголовок.

63. В случае если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, подразделы, пункты и подпункты.

Разделы и подразделы должны иметь заголовки. Заголовок раздела (подраздела) состоит из цифры и тематической части, словесно определяющей содержание соответствующей структурной единицы текста.

Точка в конце заголовка, вынесенного в отдельную строку, не ставится. В заголовке из двух самостоятельных, синтаксически не связанных предложений между ними ставится точка, а в конце по общему правилу точка опускается.

Разделы должны иметь порядковые номера в пределах всего документа, обозначенные римскими цифрами с точкой (подразделы - арабскими цифрами с точкой). Например: