6. ПРАВИЛА ВНУТРЕННЕГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ЕВРАЗИЙСКОЙ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ КОМИССИИ

Служебные письма и служебные записки

208. Служебные письма готовятся как ответы на запросы различных органов, организаций, частных лиц и как инициативные письма.

По содержанию и назначению служебные письма могут быть инструктивными, гарантийными, информационными, письмами-запросами, письмами-извещениями, письмами-приглашениями, письмами-ответами и др.

Сроки подготовки писем определяются в соответствии с пунктом 39 настоящих Правил.

Письма, подписываемые Председателем Коллегии, членами Коллегии, руководителями структурных подразделений Комиссии, оформляются с соблюдением требований к бланкам писем Комиссии и оформлению реквизитов согласно приложению N 14.

Письма печатаются в 3 экземплярах. Оригинал направляется адресату, второй экземпляр письма с визами членов Коллегии и сотрудников Комиссии сдается на хранение в Департамент протокола и организационного обеспечения, третий экземпляр письма, заверенный сотрудником отдела делопроизводства и контроля Департамента протокола и организационного обеспечения, передается исполнителю письма.

Копии с визовых экземпляров писем, находящихся в архивном фонде, по общему правилу не снимаются. С информацией о сотрудниках, визировавших документ, можно ознакомиться в электронной регистрационной карточке.

В исключительных случаях на основании поручения члена Коллегии с визового экземпляра письма, находящегося в архивном фонде, может быть снята копия в порядке, установленном правилами работы архива.

209. Внутренняя переписка в Комиссии оформляется в виде служебных записок, составляемых в электронном виде или на бумажных носителях.

К внутренней переписке относятся:

служебные записки на имя Председателя Коллегии и членов Коллегии;

служебные записки на имя руководителей секретариатов членов Коллегии;

служебные записки на имя директоров (заместителей директоров) департаментов Комиссии.

210. На бумажных носителях составляются:

служебные записки о включении вопросов в повестку дня заседания органа Союза;

служебные записки, сопровождающие документы, включаемые в состав комплекта материалов и документов для рассмотрения Коллегией или Советом (заключение об оценке регулирующего воздействия, заключение о соответствии проекта решения органа Союза международным договорам и решениям органов Союза, составляющим право Союза, и др.);

служебные записки по кадровым вопросам (в том числе о командировании);

служебные записки, содержащие информацию о финансовых расчетах (поручения на оплату, акты взаимозачетов и т.п.);

служебные записки, содержащие информацию ограниченного распространения или сопровождающие документы, содержащие такую информацию;

служебные записки, сопровождающие документы, которые подписываются (согласовываются) собственноручной подписью.

Остальные виды служебных записок составляются в электронном виде, согласовываются, подписываются, регистрируются и хранятся в системе электронного документооборота без оформления на бумажном носителе.

Служебные записки, составленные, оформленные и зарегистрированные в электронном виде, являются равнозначными служебным запискам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью.

211. Служебные записки в электронном виде создаются по специальным шаблонам в форматах *.doc, *.docx с использованием системы электронного документооборота.

Регистрация, согласование (визирование) служебных записок в электронном виде осуществляются с использованием системы электронного документооборота.

Служебная записка в электронном виде, оформленная и зарегистрированная с использованием системы электронного документооборота, считается поступившей на исполнение в структурное подразделение Комиссии по окончании регистрации в системе электронного документооборота.

Служебная записка в электронном виде считается выполненной, когда в структурном подразделении Комиссии, получившем ее на исполнение, с использованием системы электронного документооборота подготовлен ответ или составлен отчет об исполнении.

Хранение в системе электронного документооборота зарегистрированных служебных записок в электронном виде обеспечивается в формате PDF/A.

212. Служебные записки, которые в соответствии с пунктом 210 настоящих Правил составляются на бумажном носителе, оформляются на листах формата A4 без использования бланка Комиссии, подписываются руководителями (заместителями руководителей) структурных подразделений.

Регистрация составленных на бумажном носителе служебных записок производится с использованием системы электронного документооборота.

Оттиск регистрационного штампа с присвоенным номером и датой проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны первой страницы.

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последней страницы. Отметка включает фамилию, инициалы исполнителя, номер служебного телефона и печатается шрифтом размера N 10.

213. Передача служебных записок осуществляется через отдел делопроизводства и контроля Департамента протокола и организационного обеспечения.

214. Ответ на служебную записку (за исключением записок, направленных в порядке информации), поступившую в структурное подразделение, должен быть направлен не позднее 10 рабочих дней со дня ее регистрации.

Ответ на служебную записку в электронном виде направляется в электронном виде с использованием системы электронного документооборота.

Письма иностранным адресатам

215. Переписка с иностранными адресатами (органами власти государств, не являющихся членами Союза, дипломатическими представительствами указанных государств, юридическими лицами (их представительствами) и физическими лицами указанных государств, международными интеграционными объединениями, международными организациями и их представительствами) ведется в форме писем в соответствии с общепринятыми нормами протокольной практики.

216. Служебные письма иностранным адресатам оформляются на бланках Комиссии, предназначенных для переписки с иностранными адресатами, по форме 2, предусмотренной приложением N 14 к настоящим Правилам, либо на стандартных листах формата A4.

В переписке с иностранными адресатами оформление служебных и частных писем имеет одинаковый характер, за исключением особенностей оформления отдельных реквизитов.

217. Письма иностранным адресатам могут составляться на английском языке или на языке адресата (при нахождении адресата за пределами государства пребывания Комиссии).

Телеграммы

218. Телеграфная переписка допускается только с иногородними адресатами в исключительных случаях и по срочным вопросам.

219. Телеграммы оформляются с соблюдением требований, предусмотренных приложением N 14 к настоящим Правилам.

Электронные сообщения

220. Для обмена электронными сообщениями между структурными подразделениями Комиссии и внутри структурных подразделений Комиссии, организации исходящей переписки абоненту (сотруднику Комиссии) присваивается уникальный электронный адрес электронной почты и выделяется индивидуальный электронный почтовый ящик.

Электронные сообщения для внутренней переписки в Комиссии оформляются с учетом требований и рекомендаций, предусмотренных приложением N 14 к настоящим Правилам.

221. Документы, поступающие в Комиссию от сторонних адресатов в электронном виде, проходят регистрацию, предварительное рассмотрение в Департаменте протокола и организационного обеспечения, рассмотрение руководителями структурных подразделений Комиссии. По завершении указанных процедур электронные сообщения доставляются исполнителям.

Регистрация документов в электронном виде, поступивших на электронный адрес Комиссии, осуществляется отделом делопроизводства и контроля Департамента протокола и организационного обеспечения.

Поступившее в адрес Комиссии электронное письмо распечатывается и регистрируется в установленном порядке.