Решение Коллегии Евразийской экономической комиссии от 01.11.2016 N 138 "Об организации пилотного проекта по реализации электронного документооборота между государствами - членами Евразийского экономического союза и Евразийской экономической комиссией" (вместе с "Правилами осуществления служебной переписки органов государственной власти государств - членов Евразийского экономического союза между собой и с Евразийской экономической комиссией в электронном виде", "Планом мероприятий, осуществляемых в рамках пилотного проекта по реализации электронного документооборота между государствами - членами Евразийского экономического союза и Евразийской экономической комиссией")

КОЛЛЕГИЯ ЕВРАЗИЙСКОЙ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ КОМИССИИ

РЕШЕНИЕ
от 1 ноября 2016 г. N 138

ОБ ОРГАНИЗАЦИИ
ПИЛОТНОГО ПРОЕКТА ПО РЕАЛИЗАЦИИ ЭЛЕКТРОННОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА МЕЖДУ ГОСУДАРСТВАМИ - ЧЛЕНАМИ ЕВРАЗИЙСКОГО
ЭКОНОМИЧЕСКОГО СОЮЗА И ЕВРАЗИЙСКОЙ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ КОМИССИЕЙ

В соответствии с пунктами 23 и 30 Протокола об информационно-коммуникационных технологиях и информационном взаимодействии в рамках Евразийского экономического союза (приложение N 3 к Договору о Евразийском экономическом союзе от 29 мая 2014 года), в целях обеспечения электронной формы взаимодействия с использованием электронных документов между государствами - членами Евразийского экономического союза и Евразийской экономической комиссией Коллегия Евразийской экономической комиссии решила:

1. Просить Правительство Республики Армения, Правительство Республики Беларусь, Правительство Республики Казахстан и Правительство Кыргызской Республики совместно с Евразийской экономической комиссией организовать осуществление в I квартале 2017 г. пилотного проекта по реализации электронного документооборота между государствами - членами Евразийского экономического союза и Евразийской экономической комиссией и о результатах доложить на заседании Коллегии Евразийской экономической комиссии.

2. Утвердить прилагаемые:

Правила осуществления служебной переписки органов государственной власти государств - членов Евразийского экономического союза между собой и с Евразийской экономической комиссией в электронном виде;

план мероприятий, осуществляемых в рамках пилотного проекта по реализации электронного документооборота между государствами - членами Евразийского экономического союза и Евразийской экономической комиссией.

3. Настоящее Решение вступает в силу по истечении 30 календарных дней с даты его официального опубликования.

Врио Председателя Коллегии
Евразийской экономической комиссии
К.МИНАСЯН

1. Настоящие Правила определяют порядок осуществления служебной переписки органов государственной власти государств - членов Евразийского экономического союза (далее соответственно - органы государственной власти, государства-члены, Союз) между собой и с Евразийской экономической комиссией (далее - Комиссия) в электронном виде, в том числе требования к оформлению используемых при такой переписке документов в электронном виде.

2. Для целей настоящих Правил используются понятия, которые означают следующее:

"служебная переписка" - получение и направление служебных писем в электронном виде органами государственной власти и Комиссией в рамках осуществления ими полномочий, предусмотренных Договором о Евразийском экономическом союзе от 29 мая 2014 года и международными договорами в рамках Союза;

"служебное письмо" - документ в электронном виде (электронный документ) служебного характера, оформленный в установленном порядке и подготовленный как ответ на соответствующий запрос или в инициативном порядке (инструктивные, гарантийные, информационные письма, письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения, письма-ответы и др.).

Иные понятия, используемые в настоящих Правилах, применяются в значениях, определенных Договором о Евразийском экономическом союзе от 29 мая 2014 года, в том числе Протоколом об информационно-коммуникационных технологиях и информационном взаимодействии в рамках Евразийского экономического союза (приложение N 3 к указанному Договору), актами органов Союза, регулирующими вопросы создания и развития интегрированной информационной системы Союза (далее - интегрированная система).

3. Настоящие Правила применяются при осуществлении служебной переписки между органом государственной власти одного государства-члена и органом государственной власти другого государства-члена, а также между органом государственной власти и Комиссией.

4. Настоящие Правила не распространяются на служебную переписку между органами государственной власти одного государства-члена.

5. Служебная переписка, в рамках которой производится обмен информацией, отнесенной законодательством государств-членов к государственной тайне (государственным секретам) или к сведениям ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с законодательством государств-членов и международными договорами в рамках Союза.

6. Служебная переписка осуществляется посредством направления и получения участниками служебной переписки служебных писем, а также обмена информацией о ходе их регистрации и рассмотрения.

Служебная переписка, в рамках которой производится обмен электронными документами, заверенными электронной цифровой подписью (электронной подписью), осуществляется в соответствии с Положением об обмене электронными документами при трансграничном взаимодействии органов государственной власти государств - членов Евразийского экономического союза между собой и с Евразийской экономической комиссией, утвержденным Решением Коллегии Евразийской экономической комиссии от 28 сентября 2015 г. N 125, и настоящими Правилами.

7. Участниками служебной переписки являются должностные лица и сотрудники органов государственной власти и Комиссии.

8. Должностные лица и сотрудники органов государственной власти и Комиссии участвуют в служебной переписке в соответствии с законодательством государств-членов и правом Союза в рамках своих полномочий.

9. Участниками служебной переписки осуществляются следующие функции:

а) отправителем - подготовка, подписание, регистрация и отправка служебных писем, а также направление запросов о ходе их регистрации и рассмотрения;

б) получателем - прием, проверка и регистрация полученных от отправителя служебных писем, формирование и направление отправителю уведомлений о регистрации полученных от него служебных писем, а также ответов на запросы отправителя о ходе регистрации и рассмотрения служебных писем.

10. Участники служебной переписки при осуществлении своих функций применяют информационные системы электронного документооборота, взаимодействие между которыми обеспечивается средствами интегрированной системы.

11. Организация информационного взаимодействия для выполнения предусмотренных настоящими Правилами процедур на территории государства-члена обеспечивается заказчиком национального сегмента государства-члена интегрированной системы (далее - заказчик национального сегмента).

12. На основе сведений, представляемых заказчиками национальных сегментов, Комиссией формируется и ведется реестр, содержащий сведения об участниках служебной переписки, их наименования, адреса, коды и другие сведения, согласованные государствами-членами (далее - реестр).

13. Заказчиками национальных сегментов обеспечивается представление в полном объеме достоверных и актуальных сведений для включения в реестр.

14. На основе содержащихся в реестре сведений формируется справочник, включаемый в состав единой системы нормативно-справочной информации Союза.

15. Служебное письмо состоит из описательной и основной частей.

16. В описательной части служебного письма указываются:

а) информация о получателе;

б) информация об отправителе;

в) дата и исходящий номер письма;

г) дата и исходящий номер связанного письма (писем) (при наличии);

д) должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего письмо;

е) заголовок к тексту письма;

ж) информация о наличии приложений (с указанием их номеров и наименований).

17. Информация о получателе и отправителе служебного письма указывается в соответствии со сведениями из реестра.

18. Основная часть служебного письма включает в себя его содержание в электронном виде (или отсканированный образ в формате *.pdf) и его реквизиты, формируемые до момента создания электронной цифровой подписи (электронной подписи).

19. Служебное письмо должно соответствовать следующим требованиям:

а) письмо представлено в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

б) письмо создано в одном из форматов документа в электронном виде (электронного документа);

в) письмо содержит реквизиты, обеспечивающие его идентификацию;

г) письмо содержит одну или несколько электронных цифровых подписей (электронных подписей), а также при необходимости дополнительные данные для их проверки.

20. Служебная переписка осуществляется с применением электронной цифровой подписи (электронной подписи).

Для служебных писем значение электронной цифровой подписи (электронной подписи) формируется при помощи сертифицированных средств криптографической защиты информации и указывается в описательной части. В основной части служебного письма указываются должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ.

21. В случае если служебное письмо, которое имеет оригинал на бумажном носителе и основная часть которого содержит отсканированный образ заверенного подписью оригинала на бумажном носителе, оформлено без применения электронной цифровой подписи (электронной подписи), требуется досылка оригинала на бумажном носителе.

22. В случае если служебное письмо, основная часть которого содержит текст письма в электронном виде, оформлено с применением электронной цифровой подписи (электронной подписи), досылка оригинала на бумажном носителе не осуществляется.

23. Отправителем выполняются подготовка, подписание, регистрация служебного письма (с присвоением исходящего номера) и его направление получателю.

24. Получателем выполняются прием и проверка реквизитов служебного письма на соответствие требованиям настоящих Правил.

25. В случае если служебное письмо соответствует требованиям настоящих Правил, получатель регистрирует его и уведомляет об этом отправителя (с указанием даты и входящего номера письма).

26. В случае если по результатам проверки, указанной в пункте 24 настоящих Правил, выявлено несоответствие служебного письма требованиям настоящих Правил, получатель отказывает в регистрации такого письма и уведомляет об этом отправителя (с указанием причин отказа).

27. Отправитель может направлять получателю с использованием интегрированной системы запросы о ходе регистрации и рассмотрения служебного письма, на которые получатель формирует и направляет ответы в электронном виде.

28. Ответ на запрос о ходе регистрации и рассмотрения служебного письма включает в себя следующую информацию:

а) дата и входящий номер служебного письма (при наличии);

б) статус регистрации и рассмотрения служебного письма ("ожидает регистрации", "отказ в регистрации", "зарегистрировано", "на рассмотрении", "рассмотрено");

в) дата и исходящий номер ответного служебного письма (писем) (при наличии);

г) должность, фамилия и инициалы исполнителя (при наличии), контактная информация.

29. Структура и формат информации, передаваемой участниками служебной переписки, должны соответствовать требованиям согласно приложению.

1. Информация, передаваемая участниками служебной переписки в электронном виде, формируется в формате *.xml в соответствии со следующими стандартами:

"Extensible Markup Language (XML) 1.0 (Fouth Edition)" (опубликован в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" по адресу: http://www.w3.org/TR/REC-xml);

"Namespaces in XML" (опубликован в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" по адресу: http://www.w3.org/TR/REC-xml-names);

"XML Schema Part 1: Structures" и "XML Schema Part 2: Datatypes" (опубликованы в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" по адресам: http://www.w3.org/TR/xmlschema-1/ и http://www.w3.org/TR/xmlschema-2/).

2. Структура информации, передаваемой участниками служебной переписки в электронном виде, приведена в таблицах 1 и 2.

3. В таблицах формируются следующие поля (графы):

"наименование элемента" - порядковый номер и устоявшееся или официальное словесное обозначение элемента;

"описание элемента" - текст, поясняющий смысл (семантику) элемента;

"примечание" - текст, уточняющий назначение элемента, определяющий правила его формирования (заполнения) или содержащий описание возможных значений элемента;

"мн." - множественность элемента (обязательность (опциональность) и количество возможных повторений элемента).

4. Для указания множественности элемента используются следующие обозначения:

1 - элемент обязателен, повторения не допускаются;

n - элемент обязателен, должен повторяться n раз (n > 1);

1..* - элемент обязателен, может повторяться без ограничений;

n..* - элемент обязателен, должен повторяться не менее n раз (n > 1);

n..m - элемент обязателен, должен повторяться не менее n раз и не более m раз (n > 1, m > n);

0..1 - элемент опционален, повторения не допускаются;

0..* - элемент опционален, может повторяться без ограничений;

0..m - элемент опционален, может повторяться не более m раз (m > 1).

Таблица 1

Структура информации, передаваемой при направлении
служебного письма в электронном виде

Таблица 2

Структура информации о ходе регистрации и рассмотрения
служебного письма

Примечание. Республика Казахстан выполняет мероприятия настоящего плана начиная с января 2017 г.