IX. "Инструкция по делопроизводству в государственной корпорации "Агентство по страхованию вкладов" (утв. решением Правления ГК "Агентство по страхованию вкладов" от 30.08.2018, протокол N 100, раздел XIV) (ред. от 17.06.2019)

9.1. С момента заведения и до передачи на архивное хранение дела хранятся по месту их формирования в структурных подразделениях Агентства. Ответственность за дело несут работники Агентства, отвечающие за ведение делопроизводства в структурных подразделениях Агентства (перечень таких ответственных лиц указывается в выписке из номенклатуры дел Агентства).

В целях обеспечения возможности оперативного поиска документов дела в шкафах располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Для удобства выписка из номенклатуры дел Агентства может помещаться на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются наименования структурных подразделений Агентства, индексы и заголовки дел в соответствии с номенклатурой дел, крайние даты документов в деле, а также номер тома (части при наличии).

Пример -

9.2. Для оперативного хранения дел временных (до 10 лет (включительно)) сроков хранения может привлекаться внешняя специализированная организация на основании заключенного договора.

9.3. Обмен делами (завершенными делопроизводством документами) между структурными подразделениями Агентства допускается только с письменного разрешения руководителей структурных подразделений Агентства, между которыми происходит обмен документами. В структурных подразделениях Агентства работники, ответственные за ведение делопроизводства, ведут журнал выдачи и использования дел (документов), который должен содержать следующие графы: N дела и год его заведения (справочные реквизиты документа или его краткое содержание); наименование структурного подразделения Агентства и Ф.И.О. работника Агентства, затребовавшего дело (документ); Ф.И.О. работника Агентства, разрешившего использование дела (документа); срок использования; Ф.И.О. работника Агентства, получившего дело (документ) для использования; расписка работника Агентства о получении дела (документа) с указанием даты; расписка ответственного работника Агентства за хранение дела (документа) о его возврате с указанием даты.

Дела (документы) выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений Агентства на срок не более 1 месяца. После истечения указанного срока дело (документ) должно быть возвращено на место его хранения либо сделана запись о продлении срока его использования (не более 1 месяца).

Сторонним организациям документы из дел выдаются по письменным запросам с разрешения руководителя АХД на основании утвержденного им акта приема-передачи данных документов. При этом в дело вместе с актом помещается заверенная копия документа, которая хранится до возврата выданного документа.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится на основании письменного разрешения заместителя Генерального директора Агентства (Финансового директора - Главного бухгалтера Агентства), координирующего деятельность структурного подразделения - исполнителя документа, с помещением в дело заверенной копии документа, акта о причинах выдачи подлинника, а также соответствующего разрешения. В случае если исполнителем является структурное подразделение Агентства, координацию деятельности которого осуществляет Генеральный директор Агентства, такое разрешение может быть дано заместителем Генерального директора Агентства, координирующим деятельность АХД.

9.4. В случае замены работника структурного подразделения Агентства, ответственного за делопроизводство, комиссией, образованной по распоряжению руководителя структурного подразделения Агентства, проводится проверка наличия и состояния дел. Итоги проверки оформляются актом, копия которого представляется в АХД.