VII. Автоматизированная технология делопроизводства в Агентстве
VII. Автоматизированная технология
делопроизводства в Агентстве 
7.1. В целях сокращения временных затрат на регистрацию и согласование документов, организации оперативного доступа к документам, эффективного планирования работы с документами, контроля сроков исполнения поручений и документов, формирования электронного архива в Агентстве используется СЭДО.
7.2. Основными объектами автоматизации в СЭДО являются создание, обработка, согласование, подписание, регистрация и поиск документов.
7.3. СЭДО обеспечивает:
- автоматизированное создание, обработку проектов документов, их согласование, подписание, регистрацию, оперативный контроль исполнения и поиск документов;
- оформление стандартных отчетов;
- внесение информации о списании документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
7.4. Пользователями СЭДО являются все работники Агентства.
7.5. Права на использование функций в СЭДО предоставляются пользователям Департаментом информационных технологий в соответствии с их компетенцией на основании заявки руководителя структурного подразделения, согласованной с ДБЗИ.
7.6. Правила работы в СЭДО определяются Регламентом электронного документооборота, утверждаемым Генеральным директором Агентства, и инструкциями пользователей, размещенными в СЭДО.
7.7. Проекты документов в электронной форме, в том числе проекты исходящих писем, внутренних регулятивных и распорядительных документов, доверенностей, договоров и дополнительных соглашений к ним, служебных записок, имеющие реквизит "согласовано", присвоенный в СЭДО работником Агентства с использованием программно-технических средств информационной системы Агентства (посредством подтверждения действия "согласовать" в программном интерфейсе СЭДО), признаются равнозначными аналогичным проектам документов на бумажном носителе, подписанным (завизированным) личной подписью соответствующего работника Агентства.
7.8. Служебные записки, сформированные в электронной форме и имеющие реквизит "подписано", присвоенный в СЭДО с использованием программно-технических средств информационной системы Агентства (посредством подтверждения действия "подписать" в программном интерфейсе СЭДО), признаются равнозначными аналогичным служебным запискам на бумажном носителе, подписанным личной подписью соответствующего работника Агентства.
7.9. Работники Агентства, находясь на рабочем месте, не реже одного раза в 2 часа обязаны проверять свои личные папки в СЭДО на предмет поступления новых поручений и документов (проектов документов).
7.10. Поручение или документ (проект документа) признается полученным работником Агентства в день поступления соответствующего поручения или документа (проекта документа) в его личную папку в СЭДО.
7.11. Работники Агентства, их непосредственные руководители или руководители структурных подразделений, в которых соответствующие работники выполняют трудовые функции, в случае отсутствия работника на рабочем месте в течение рабочего времени (служебная командировка, отпуск, временная нетрудоспособность и иные случаи отсутствия по уважительной причине) обеспечивают распределение и незамедлительную переадресацию другому работнику поручений, документов (проектов документов), поступающих в личные папки отсутствующего работника, с использованием содержащегося в СЭДО функционала замещения.
7.12. Составление, оформление и согласование проектов документов в электронной форме осуществляются по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭДО.
Документы, поступающие в Агентство на бумажном носителе, включаются в СЭДО в виде их электронных образов.
7.13. Электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. В номенклатуре дел в графе "примечания" к соответствующим делам, документам, создание, хранение, использование которых осуществляется в электронной форме, делается отметка "ЭД".
Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленным законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, внутренними регулятивными документами Агентства для аналогичных документов на бумажном носителе.
Место хранения электронных документов до их передачи в архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в Агентстве программно-технических средств, нормативных и методических документов в области архивного дела.
Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.
