4. ИНСТРУКЦИЯ ПО УЧЕТУ КАДРОВ В ОРГАНАХ И ОРГАНИЗАЦИЯХ ПРОКУРАТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

4.1. Личное дело прокурорского работника, гражданского служащего, другого работника, руководителя санаторно-курортной организации должно содержать его персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на службу (работу), прохождением службы (осуществлением трудовой деятельности) и увольнением (далее - личное дело).

4.2. Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу:

прокурорского работника - персональные данные, отнесенные в соответствии с законодательством Российской Федерации о персональных данных к специальным категориям персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами;

гражданского служащего - персональные данные, не установленные федеральными законами, о его политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах;

другого работника, руководителя санаторно-курортной организации - персональные данные, отнесенные в соответствии с законодательством Российской Федерации о персональных данных к специальным категориям персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами.

4.3. Личное дело оформляется после регистрации приказа руководителя органа, организации прокуратуры (представителя нанимателя) о приеме на федеральную государственную службу (работу) и назначении на должность.

Личному делу присваивается порядковый номер согласно установленной нумерации.

4.4. Все документы, приобщенные к личному делу, размещаются в хронологическом порядке, брошюруются, страницы нумеруются и заносятся в опись.

4.5. Документы, а также заверенные в установленном порядке копии документов и выписки из приказов своевременно подшиваются в личное дело.

4.6. Изъятие документов, находящихся в личном деле, производится с разрешения руководителя кадрового подразделения, о чем делается отметка в описи документов личного дела.

4.7. Ведение личных дел осуществляется:

4.7.1. В Главном управлении кадров:

прокурорских работников, гражданских служащих, других работников Генеральной прокуратуры Российской Федерации;

прокурорских работников прокуратуры комплекса "Байконур";

ректора, проректоров, директоров юридических институтов (филиалов), заместителей директоров юридических институтов (филиалов) Университета;

руководителей санаторно-курортных организаций.

4.7.2. В кадровых подразделениях прокуратур субъектов Российской Федерации и приравненных к ним специализированных прокуратур:

прокурорских работников, гражданских служащих, других работников аппаратов прокуратур субъектов Российской Федерации и приравненных к ним специализированных прокуратур, прокуратур городов, районов и приравненных к ним специализированных прокуратур.

Дубликаты личных дел работников, замещающих должности прокуроров субъектов Российской Федерации и приравненных к ним специализированных прокуроров, заместителей прокуроров субъектов Российской Федерации и приравненных к ним специализированных прокуроров, прокуроров городов, районов и приравненных к ним специализированных прокуроров, содержащие документы, предусмотренные приложением N 2 к Инструкции и иными организационно-распорядительными документами Генерального прокурора Российской Федерации, регламентирующими порядок назначения на должность (освобождения от должности) отдельных категорий работников, а также дубликаты личных дел работников прокуратур субъектов Российской Федерации и приравненных к ним специализированных прокуратур, на которых возложены вопросы физической защиты и обеспечения безопасности, надзора за исполнением законодательства о противодействии коррупции, формируются в Главном управлении кадров.

4.7.3. В Университете, его юридических институтах (филиалах):

прокурорских работников, за исключением указанных в пункте 4.7.1 Инструкции, других работников.

4.7.4. В прокуратуре комплекса "Байконур":

гражданских служащих, других работников.

4.8. Прокурорский работник, гражданский служащий, другой работник, руководитель санаторно-курортной организации имеют право на ознакомление со всеми документами своего личного дела, приобщение к нему объяснений в письменной форме.

Для ознакомления личное дело выдается с разрешения руководителя кадрового подразделения органа, организации прокуратуры, его заместителя с отметкой об этом в контрольной карточке. Ознакомление с личным делом проводится в помещении кадрового подразделения и в присутствии работника кадрового подразделения.

4.9. Руководители подразделений органов, организаций прокуратуры допускаются к личным делам непосредственно подчиненных им прокурорских работников, гражданских служащих, других работников, руководителей санаторно-курортных организаций. По согласованию с начальником кадрового подразделения, его заместителем при решении кадровых вопросов они могут быть ознакомлены с личными делами других прокурорских работников, гражданских служащих и работников.

4.10. Работники Главного управления кадров, кадровых подразделений прокуратур субъектов Российской Федерации, приравненных к ним специализированных прокуратур, Университета, его юридических институтов (филиалов), а также работники прокуратур субъектов Российской Федерации, на которых возложены вопросы пенсионного обеспечения, имеют допуск к личным делам прокурорских работников, гражданских служащих, других работников, руководителей санаторно-курортных организаций в пределах, необходимых для исполнения возложенных на них обязанностей.

4.11. Иные лица допускаются к личным делам прокурорских работников, гражданских служащих, других работников, руководителей санаторно-курортных организаций только с разрешения руководителя органа, организации прокуратуры, его заместителя, курирующего работу с кадрами, а также руководителя кадрового подразделения или лица, исполняющего его обязанности.

4.12. Информация, касающаяся прокурорского работника, гражданского служащего, другого работника, руководителя санаторно-курортной организации и содержащаяся в его личном деле и в АИК "Кадры-ОП", относится к персональным данным и подлежит защите.

4.13. После увольнения из органов, организаций прокуратуры личное дело прокурорского работника, гражданского служащего, другого работника, руководителя санаторно-курортной организации хранится в кадровом подразделении в течение 10 лет и по истечении этого срока передается в архив на постоянное хранение в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

4.14. В случае перехода освобожденного от должности прокурорского работника на службу в другой орган, организацию прокуратуры по запросу этого органа, организации прокуратуры его личное дело с соблюдением установленного порядка направляется по новому месту прохождения службы.

Направление личных дел прокурорских работников в другие государственные органы, учреждения, организации и органы местного самоуправления запрещается.

4.15. При переходе гражданского служащего на должность гражданской службы в другой орган прокуратуры Российской Федерации или иной государственный орган его личное дело на основании запроса передается по новому месту замещения должности гражданской службы.

При назначении гражданского служащего на государственную должность Российской Федерации или государственную должность субъекта Российской Федерации его личное дело на основании запроса передается в государственный орган по месту замещения данной должности.

Если гражданин, личное дело которого хранится кадровым подразделением, вновь поступит на гражданскую службу, его личное дело на основании запроса подлежит передаче кадровым подразделением в государственный орган по месту замещения должности гражданской службы.

4.16. Личные дела прокурорских работников, гражданских служащих, других работников, руководителей санаторно-курортных организаций должны находиться в служебном помещении кадрового подразделения, оборудованном металлической дверью, или храниться в несгораемом шкафу, исключающем доступ посторонних лиц.

Служебное помещение кадрового подразделения с личными делами после окончания работы опечатывается и сдается под охрану.

Размещение иных работников для работы в служебном помещении кадрового подразделения, где хранятся личные дела, не разрешается.

Личные дела прокурорских работников, гражданских служащих, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, хранятся в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне.