2.4.2. Регистрация и учет обращений
2.4.2. Регистрация и учет обращений 
2.4.2.1. Поступающие обращения и относящиеся к ним документы регистрируются на алфавитной картотеке. Здесь же регистрируются и устные обращения, принятые работниками на личном приеме и оформленные ими справкой, в которой указываются необходимые для регистрации данные (фамилия, имя, отчество, по какому вопросу, место действия, домашний адрес и т.д.).
Если документы регистрируют несколько человек, рекомендуется на обращении проставлять фамилию или личный индекс работника, который его регистрировал.
Регистрация обращений в соответствии с федеральным законодательством производится в течение трех дней с момента поступления в орган и организации прокуратуры.
2.4.2.2. Перед регистрацией каждого обращения по картотеке проверяется, не заводилась ли ранее алфавитная или ссылочная карточка.
Алфавитная карточка (приложение N 25) заводится на лицо, по делу (в отношении) которого поступило обращение, а ссылочная карточка (приложение N 26) - на заявителя, если обращение поступило не от самого лица.
В органах прокуратуры, работающих в АИК "Надзор", информацию о регистрации сотрудники получают на рабочем месте с помощью поиска в системе.
2.4.2.3. При регистрации в вышестоящих прокуратурах обращений, по которым не заведены надзорные (наблюдательные) производства, кроме алфавитных и ссылочных карточек, на всех указанных в документе лиц выписываются справки (приложение N 27) и вместе с обращением передаются в подразделение.
2.4.2.4. Делопроизводитель подразделения прикрепляет к обращению статистическую карточку и отмечает на ней даты поступления в прокуратуру, управление (отдел), проставляет индекс подразделения, номер надзорного или наблюдательного производства.
Повторные обращения и другие документы передаются прокурорам вместе с подобранными надзорными или наблюдательными производствами. На карточке учета движения надзорного или наблюдательного производства (приложение N 28) указывается, какого числа, с каким документом и кому оно передано. Карточки находятся у делопроизводителей в порядке номеров и по годам.
Учет передачи первичных обращений в вышестоящих прокуратурах может вестись с использованием карточек (приложение N 28), которые рекомендуется заполнять на каждого исполнителя. В карточке записываются в порядке поступления первичные обращения с указанием фамилии заявителя и даты передачи. После принятия решения делается отметка о номере надзорного (наблюдательного) производства или направлении за номером с индексом "р".
2.4.2.5. Надзорные (наблюдательные) производства (приложение N 31) заводятся согласно письменному решению прокурорского работника в виде отметки "Завести н/п" по обращениям, принятым к разрешению данной прокуратурой, а также направленным с контролем в подчиненные прокуратуры или другие органы <*>, специальным донесениям о чрезвычайных происшествиях и преступлениях.
--------------------------------
<*> В дальнейшем - обращения, принятые к производству.
Надзорные или наблюдательные производства заводятся сразу же при поступлении документов особого контроля, международных следственных поручений.
2.4.2.6. Регистрация надзорных (наблюдательных) производств в вышестоящих прокуратурах ведется в каждом подразделении отдельно по книге (приложение N 19) начиная с номера 101 <*>. Номер производства состоит из индекса управления, отдела (приложение N 2), порядкового номера по книге регистрации и цифр года принятия обращения к производству.
--------------------------------
<*> Порядковые номера с 1 по 100 используются в индексах дел по номенклатуре (п. 9.1.4).
Например: 15-148-2011; 7/3-285-2011.
Аналогичным образом регистрируются производства по уголовным и другим делам, спецдонесениям.
При создании электронного надзорного (наблюдательного) производства номера формируются по счетчику начиная с номера 101. Номер должен быть сквозным и уникальным по подразделению. Номер надзорного (наблюдательного) производства на бумажном носителе должен соответствовать номеру электронного надзорного (наблюдательного) производства.
2.4.2.7. Передача обращений, надзорных и наблюдательных производств из одного подразделения в другое осуществляется только через службу делопроизводства с обязательной регистрацией и отметками в книгах регистрации надзорных (наблюдательных) производств.
Движение надзорного (наблюдательного) производства в электронном виде (АИК "Надзор") учитывается в "Журнале передачи (пересылки) н/п".
2.4.2.8. При регистрации документов в АИК "Надзор", поступивших из организаций, заполняются следующие поля РК (приложение N 9): "Дата" регистрации документа, "Корреспондент" (один или несколько) (выбрать из справочника организаций, если организация есть в базе данных, если нет - внести в справочник данные новой организации, а затем ее выбрать), "Исходящий номер" документа, "Дата" поступившего документа, кто "Подписал" документ, "Состав" документа (количество листов сопроводительного документа, через дробь - количество приложений), "Доставка", "Почтовый номер" (номер заказного письма, бандероли), "Кому" адресован документ (при наличии). В случае, если обращение организации пересылается из других ведомств для рассмотрения в прокуратуре, заполняются поля на закладке "сопроводительный документ" ("Корреспондент", "Исходящий номер", "Дата", "Подписал", "Состав" сопроводительного письма). При наличии нескольких сопроводительных писем вносятся данные всех сопроводительных писем.
Если в регистрируемом документе имеется ссылка на номер дела, надзорного (наблюдательного) производства и дату документа, указанный номер вносится в поле "Примечание".
Работник, осуществляющий первичное рассмотрение входящих документов, заполняет поля "Содержание", "Регион обжалуемых действий". На закладку "дополнительные реквизиты" (приложение N 6) им вносятся фигуранты, указанные в документе, с определением их роли (при наличии). Кроме того, необходимо в справочнике граждан добавить информацию о дате рождения фигуранта (при наличии в обращении либо в копиях официальных документов).
2.4.2.9. При регистрации в АИК "Надзор" обращений граждан заполняются следующие поля РК (приложение N 5): "Дата" регистрации, "Корреспондент" (один или несколько) (выбрать из справочника граждан, если этот гражданин есть в базе данных, в случае отсутствия внести фамилию, имя, отчество, адрес с конверта или письма, при необходимости электронный адрес, затем произвести выбор), "Состав" документа (количество листов обращения, через дробь - количество приложений), "Доставка", "Почтовый номер" (номер заказного письма или бандероли); при необходимости выставляются обозначения коллективного или анонимного обращения. Если обращение пересылается из другого ведомства для рассмотрения в прокуратуре, заполняются поля на закладке "сопроводительный документ" ("Корреспондент", "Исходящий номер", "Дата", "Подписал", "Состав" сопроводительного письма). При наличии нескольких сопроводительных писем вносятся данные всех сопроводительных писем.
При поступлении обращений от зарубежных корреспондентов адрес вносится латинскими буквами и арабскими цифрами или на языке страны, из которой поступило обращение (при наличии такового на конверте либо в обращении).
Принятые на личном приеме обращения (устные или письменные) регистрируются в подразделении, осуществляющем прием. В поле "Доставка" указывается "Личный прием". Если письменное обращение не принято, то в поле "Состав" внести "0", а в поле "Принятое решение" указать "Дано устное разъяснение".
2.4.2.10. При поступлении нескольких обращений одного или более заявителей с одним сопроводительным письмом регистрируется каждое обращение. Сопроводительный документ копируется в количестве, соответствующем числу обращений.
2.4.2.11. В структурных подразделениях органов прокуратуры в РК, а также в справочники граждан и организаций добавляется недостающая информация о фигурантах и при необходимости редактируется содержание.
На любом этапе прохождения документа возможна связка регистрационных карточек между собой.
2.4.2.12. После внесения основных регистрационных данных в РК документ передается лицам, осуществляющим первичное рассмотрение. Срок первичного рассмотрения не может превышать трех дней с момента регистрации документа. При первичном рассмотрении сотрудники проверяют наличие информации в электронной системе о предыдущих поступлениях обо всех лицах указанных в документе, или о фактах правонарушений и заполняют следующие поля РК: "Регион обжалуемых действий", "Фигурант" (заявители, истцы, ответчики, все лица, осужденные по приговору, участники ДТП, потерпевшие, погибшие, пропавшие без вести, лица, в отношении которых возбуждены уголовные дела, юридические лица и т.п.), "Роль", "Содержание" (когда, где, кто/кем, совершил/совершено действие/событие/факт/, пострадавшие).
Например:
о недостатках в работе ОАО "Рубин";
по факту ДТП 22.02.2003 на трассе Екатеринбург - Пермь, в котором пострадали 8 человек;
у/д N 138002 по факту аварийного разлива мазута из цистерн поезда N 2909 на перегоне Зубцово - Аристово Октябрьской железной дороги;
рейдерский захват ОАО "Атлант";
незаконная вырубка леса в г. Тихвине;
о публикации статьи "Школьный "Левый" автобус" в газете "Московские новости" от 16.01.2007 N 3.
Далее необходимо произвести разметку с указанием индекса подразделения, в которое направлен документ на рассмотрение, с пересылкой РК, принять его к исполнению в своем подразделении или направить в нижестоящие прокуратуры. Если документ размечается в несколько структурных подразделений, РК по "Журналу передачи" и "Журналу пересылки" на закладке "основные реквизиты" необходимо переслать в подразделение, указанное в разметке первым. Информация о разметке документа в другие подразделения отмечается на закладке "дополнительные реквизиты".
При внесении фигурантов в РК проверяется наличие таковых в справочниках АИК "Надзор", при отсутствии или недостаточности информации запрашиваются сведения с алфавитной и ведомственной картотек прокуратуры, которые затем переносятся в электронный вид.
В Генеральной прокуратуре обращения проверяются (при необходимости) сотрудниками информационно-справочного отдела на наличие ранее имевшейся информации в алфавитной и ведомственной картотеках. При этом в справочники АИК "Надзор" вносится информация о фигурантах: предыдущие поступления и номера надзорных производств.
Для получения информации структурными подразделениями в информационно-справочный отдел направляется РК (в бумажном и электронном видах) предварительно зарегистрированного документа с внесением фамилий всех фигурантов, в отношении которых нужна справка.
2.4.2.13. Если на одних и тех же лиц или по одному и тому же вопросу было заведено несколько надзорных (наблюдательных) производств, то по решению прокурорского работника и с согласия руководителя они объединяются в одно и ему присваивается номер, заведенный ранее других.
При объединении двух и более надзорных (наблюдательных) производств сохраняются хронологическая последовательность документов каждого производства, а также все карточки учета их движения. Надзорные (наблюдательные) производства подшиваются вместе с обложками, листы заново нумеруются (обложки не нумеруются). Одновременно вносятся соответствующие изменения в алфавитные карточки и книгу регистрации производств.
Объединение надзорных (наблюдательных) производств по разным вопросам не допускается.
При использовании АИК "Надзор" во избежание дублирования номеров надзорного производства необходимо проверить в системе наличие надзорного (наблюдательного) производства с аналогичным номером. При обнаружении дубликатов надзорных (наблюдательных) производств их следует объединить.
2.4.2.14. По обращениям, направленным для разрешения в подчиненные прокуратуры или другие органы без контроля, производства не заводятся. Сопроводительные письма к обращениям направляются за номером, состоящим из индекса структурного подразделения с добавлением буквы "р" и цифр текущего года.
Например: 15/3р-2011, 7р-2011.
Заявителю направляется (для сведения, в качестве второго адресата) копия указанного сопроводительного письма. При необходимости заявитель может быть уведомлен о направлении его обращения для рассмотрения по принадлежности отдельным письмом.
Копии писем подшиваются в дело по номенклатуре в хронологическом порядке, при этом сопроводительные письма, поступившие из других организаций, направляются по назначению вместе с обращениями.
2.4.2.15. В районной прокуратуре нумерация надзорных (наблюдательных) производств ведется в целом по прокуратуре. Номер производства состоит из порядкового номера по книге регистрации и цифр года заведения. При поступлении обращения к порядковому номеру по книге регистрации, кроме того, добавляется буква "ж".
Например: 75-2011; 58ж-2011.
2.4.2.16. Обращения, не принятые районной прокуратурой к своему производству, направляются в другие органы с сопроводительным письмом за номером 1р с добавлением к нему цифр текущего года.
Например: 1р-2011.
Копии писем подшиваются в дело по номенклатуре в соответствии с п. 2.4.2.14.
2.4.2.17. В районных прокуратурах с небольшим объемом документооборота (до 200 ед.) ведение карточек учета движения производства (приложение N 28) не является обязательным. Прохождение обращений, переписка по ним, а также результаты рассмотрения отмечаются на алфавитных карточках. Карточки расставляются по алфавиту и находятся в контрольной картотеке до окончания переписки, после чего переставляются в общую картотеку.
