4. Личное дело федерального государственного гражданского служащего в органах прокуратуры Российской Федерации
4. Личное дело федерального государственного гражданского
служащего в органах прокуратуры Российской Федерации 
4.1. Личное дело гражданского служащего должно содержать его персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с гражданской службы.
4.2. Перечень документов, представляемых кандидатом в кадровые подразделения при приеме на федеральную государственную гражданскую службу в органы прокуратуры Российской Федерации и назначении на должность федеральной государственной гражданской службы, приведен в приложении N 4 к настоящей Инструкции.
4.3. Личное дело гражданского служащего оформляется после регистрации приказа представителя нанимателя о приеме его на федеральную государственную гражданскую службу (далее - гражданская служба) и назначении на должность. Согласно установленной нумерации личному делу присваивается порядковый номер.
4.4. Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу гражданского служащего не установленные федеральными законами персональные данные о его политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах.
4.5. Документы в личном деле гражданского служащего располагаются по разделам в зависимости от их содержания.
4.6. В первом разделе личного дела помещаются документы, содержащие биографические данные гражданского служащего:
собственноручно заполненные и подписанные гражданином Российской Федерации, гражданским служащим анкета по форме, утвержденной распоряжением Правительства Российской Федерации от 26.05.2005 N 667-р, с приложением фотографии и автобиография, содержащая изложение основных периодов его жизни и деятельности, с указанием сведений о месте жительства, супруге (в том числе бывших), близких родственниках, свойственниках (супругах братьев и сестер, братьях и сестрах супругов), их месте жительства и работы (обновляемые каждые пять лет);
письменное заявление гражданина Российской Федерации с просьбой о приеме на гражданскую службу и замещении должности гражданской службы Российской Федерации;
документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы либо о включении в кадровый резерв;
копии паспорта общегражданского и (при наличии) паспорта гражданина Российской Федерации, удостоверяющего личность гражданина Российской Федерации за пределами территории Российской Федерации;
копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;
копия трудовой книжки и (или) сведения о трудовой деятельности, оформленные в установленном законодательством порядке;
копии документов об образовании и о квалификации; о повышении квалификации при прохождении гражданской службы;
копии документов воинского учета для военнообязанных (военного билета) и лиц, подлежащих призыву на военную службу (приписного свидетельства), в случае непрохождения военной службы - копии соответствующих документов из военкомата, определенных законодательством о воинской обязанности и военной службе;
копия послужного списка (если лицо проходило военную службу или службу в правоохранительных органах); копия служебной карточки (с поощрениями и взысканиями); копия приказа об увольнении; копия аттестационного листа по последней аттестации; копия приказа об исключении из списков личного состава; копия приказа о присвоении последнего специального или воинского звания, классного чина прокурорского работника; справка о количестве выплаченных должностных окладов при увольнении (если нет сведений в приказе об увольнении); заключение военно-врачебной комиссии (представляется сотрудником, уволенным по состоянию здоровья);
копии удостоверений участников боевых действий, ликвидации последствий радиационных или техногенных катастроф, а также других документов, дающих право на льготы;
копия документа, подтверждающего выход из гражданства другого государства (вне зависимости от наличия у лица российского гражданства на момент поступления на службу), при проживании в бывших республиках СССР после 06.02.1992;
копия финансово-лицевого счета (карточки учета), выписка из домовой книги или единый жилищный документ;
копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;
копия полиса обязательного медицинского страхования;
копия свидетельства о постановке физического лица на учет в налоговом органе по месту жительства на территории Российской Федерации;
медицинское заключение об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению, по форме N 001-ГС/у, установленной приказом Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 14.12.2009 N 984н;
справки о наличии (об отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям и о том, является или не является лицо подвергнутым административному наказанию, выданные в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел.
4.7. Во втором разделе личного дела помещаются документы о прохождении гражданским служащим службы в органах прокуратуры Российской Федерации:
рапорт руководителя структурного подразделения о назначении на должность;
копия приказа органа прокуратуры о назначении на должность гражданской службы;
экземпляр служебного контракта, а также экземпляры дополнительных соглашений к нему;
копии приказов органа прокуратуры о переводе гражданского служащего на иную должность гражданской службы, временном замещении им иной должности гражданской службы;
лист расчета стажа гражданской службы для установления ежемесячной надбавки к должностному окладу за выслугу лет;
документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности гражданской службы связано с использованием таких сведений;
копия приказа органа прокуратуры об освобождении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы, об увольнении, о прекращении служебного контракта или его приостановлении.
4.8. В третьем разделе личного дела помещаются материалы, характеризующие гражданского служащего, его деловые и личные качества, документы о присвоении ему классных чинов государственной гражданской службы Российской Федерации:
аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;
экзаменационный лист гражданского служащего (при наличии оснований), отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина государственной гражданской службы Российской Федерации;
копии документов о присвоении гражданскому служащему классного чина государственной гражданской службы Российской Федерации;
копии документов о включении гражданского служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;
копии решений о поощрении гражданского служащего, о награждении государственными наградами, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий, а также о награждении наградами, присвоении почетных и специальных званий (за исключением научных) иностранных государств, международных организаций, политических партий, других общественных и религиозных объединений;
копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания;
письменные объяснения гражданского служащего, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела.
4.9. В четвертом разделе личного дела помещаются копии документов об образовании и о квалификации, документы, подтверждающие повышение или присвоение квалификации по результатам дополнительного профессионального образования, о присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются) и иные документы об образовании, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
4.10. В пятом разделе личного дела помещаются документы, содержащие сведения гражданского служащего:
справка о доходах формы 2 НДФЛ, представленная при поступлении на службу до 1 января 2021 г.;
справка о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего в порядке, установленном Указом Президента Российской Федерации от 23.06.2014 N 460;
справки о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера супруги (супруга) и несовершеннолетних детей гражданского служащего в порядке, установленном Указом Президента Российской Федерации от 23.06.2014 N 460;
сведения об адресах сайтов и (или) страниц сайтов в сети "Интернет", на которых гражданский служащий размещал общедоступную информацию, а также данные, позволяющие его идентифицировать.
4.11. Документы, приобщенные к личному делу гражданского служащего, брошюруются, страницы нумеруются. К каждому разделу личного дела прилагается опись.
Учетные данные гражданских служащих хранятся кадровым подразделением на электронных носителях, которое обеспечивает их защиту от несанкционированного доступа и копирования.
4.12. Кадровое подразделение осуществляет ведение личных дел гражданских служащих:
приобщает документы, указанные в пунктах 4.6 - 4.10 настоящей Инструкции, к личным делам гражданских служащих;
обеспечивает сохранность личных дел гражданских служащих;
обеспечивает конфиденциальность сведений, содержащихся в личных делах гражданских служащих, согласно Федеральному закону от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных", другим нормативным правовым актам Российской Федерации, а также настоящей Инструкции и иным организационно-распорядительным документам Генеральной прокуратуры Российской Федерации;
предоставляет сведения о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера гражданских служащих, в том числе субъектов Российской Федерации, для опубликования общероссийскими и региональными средствами массовой информации по их обращениям;
информирует гражданских служащих об обращении общероссийского или регионального средства массовой информации о предоставлении ему сведений о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера этих гражданских служащих;
ежегодно знакомит гражданского служащего с документами его личного дела, а также по просьбе гражданского служащего и во всех иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, по письменной просьбе гражданского служащего представляет ему информацию и другие сведения в случаях, предусмотренных федеральным законодательством о прохождении государственной гражданской службы.
4.13. Работники кадровых подразделений, уполномоченные на ведение и хранение личных дел гражданских служащих, могут привлекаться в соответствии с законодательством Российской Федерации к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в указанных личных делах, а также за нарушения порядка ведения личных дел гражданских служащих, установленного настоящей Инструкцией.
4.14. При переходе гражданского служащего на должность гражданской службы в другой государственный орган его личное дело по запросу этого государственного органа передается по новому месту замещения должности гражданской службы.
4.15. При назначении гражданского служащего на государственную должность Российской Федерации или государственную должность субъекта Российской Федерации его личное дело по запросу этого государственного органа передается в государственный орган по месту замещения данной должности.
4.16. Личные дела гражданских служащих, уволенных с гражданской службы (за исключением гражданских служащих, указанных в пунктах 4.14, 4.15 настоящей Инструкции), хранятся кадровым подразделением в течение 10 лет со дня их увольнения, после чего передаются в архив.
Если гражданин, личное дело которого хранится кадровым подразделением, поступит на гражданскую службу вновь, его личное дело по запросу этого государственного органа подлежит передаче указанным кадровым подразделением в государственный орган по месту замещения должности гражданской службы.
Личные дела гражданских служащих, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, хранятся кадровым подразделением в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне.
4.17. Об изменениях, подлежащих занесению в личное дело, гражданский служащий обязан уведомить кадровое подразделение в 10-дневный срок с момента наступления этих изменений либо с момента, когда ему стало об этом известно.
