Утверждаю
Генеральный прокурор
Российской Федерации
Ю.Я.ЧАЙКА
12 апреля 2012 года
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ УПРАВЛЕНИИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО И МЕТОДИЧЕСКОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
ГЕНЕРАЛЬНОЙ ПРОКУРАТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
1. Общие положения
1.1. Управление документационного и методического обеспечения Генеральной прокуратуры Российской Федерации (далее - управление) является самостоятельным структурным подразделением Генеральной прокуратуры Российской Федерации.
1.2. Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом "О прокуратуре Российской Федерации", иными федеральными законами, правовыми актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, организационно-распорядительными документами Генеральной прокуратуры Российской Федерации, а также настоящим Положением.
Положение об управлении утверждается Генеральным прокурором Российской Федерации.
1.3. Деятельность управления осуществляется с учетом возложенных задач и предоставленных полномочий на основе планов работы Генеральной прокуратуры Российской Федерации и управления, решений коллегии Генеральной прокуратуры Российской Федерации и постановлений Координационного совещания руководителей правоохранительных органов Российской Федерации во взаимодействии с другими подразделениями Генеральной прокуратуры Российской Федерации, Академией Генеральной прокуратуры Российской Федерации, иными соответствующими органами и организациями.
2. Структура управления
2.1. Руководство деятельностью управления осуществляет начальник управления, который имеет двух заместителей.
2.2. В состав управления входят:
отдел подготовки документов;
архивно-методический отдел;
отдел прохождения корреспонденции.
Отделы возглавляют начальники отделов. Начальник отдела подготовки документов имеет одного заместителя, начальник отдела прохождения корреспонденции - двух заместителей.
2.3. В управлении имеются должности прокуроров отдела, федеральных государственных гражданских служащих. Должностные обязанности и взаимозаменяемость работников управления определяются настоящим Положением, должностными регламентами, а также руководителями управления и отделов.
3. Основные задачи и функции управления
3.1. Деятельность управления направлена на решение задач по надлежащему техническому исполнению подготавливаемых подразделениями Генеральной прокуратуры Российской Федерации документов, ведению делопроизводства и архивного дела в органах прокуратуры Российской Федерации, а также приему, обработке, регистрации и разметке корреспонденции, отправке документов Генеральной прокуратуры Российской Федерации.
3.2. В целях решения возложенных на управление задач оно осуществляет следующие функции:
выполняет печатные и копировально-множительные работы в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации (далее - Инструкция по делопроизводству);
осуществляет методическое руководство и контроль за состоянием делопроизводства и архивного дела в органах прокуратуры;
осуществляет мероприятия по повышению квалификации начальников отделов общего и особого делопроизводства подчиненных прокуратур, организует и проводит их стажирование;
организует прием документов на архивное хранение, обеспечивает их учет и сохранность, проведение экспертизы ценности документов, отбор их на уничтожение, а также подготовку и передачу документов в Государственный архив Российской Федерации на постоянное хранение;
осуществляет контроль за соответствием требованиям Инструкции по делопроизводству и другим нормативным актам изготавливаемых гербовых бланков Генеральной прокуратуры Российской Федерации, а также за соблюдением порядка их использования;
выполняет регистрацию входящих в Генеральную прокуратуру Российской Федерации документов;
выполняет работу по обработке исходящей корреспонденции Генеральной прокуратуры Российской Федерации;
принимает, регистрирует и отправляет телеграммы, телетайпограммы и факсимильные сообщения;
принимает, обрабатывает и регистрирует обращения, поступающие в интернет-приемную Генеральной прокуратуры Российской Федерации.
4. Полномочия подразделений управления
4.1. Полномочиями отдела подготовки документов являются:
выполнение печатных работ с помощью компьютеров и другой оргтехники;
расшифровка и печать с аудиоаппаратуры записей заседаний коллегии Генеральной прокуратуры Российской Федерации и Координационного совещания руководителей правоохранительных органов Российской Федерации;
обеспечение работников подразделений Генеральной прокуратуры Российской Федерации документами, исполненными с помощью сканеров;
осуществление копировально-множительных работ.
4.2. Полномочиями архивно-методического отдела являются:
проведение проверок состояния делопроизводства и архивного дела в подчиненных прокуратурах, оказание по этим вопросам методической помощи;
организация и проведение стажирования в Генеральной прокуратуре Российской Федерации начальников отделов общего и особого делопроизводства прокуратур субъектов Российской Федерации, приравненных к ним специализированных прокуратур;
разработка нормативных документов и методических пособий по вопросам делопроизводства и архивного дела;
контроль оформления в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству документов, поступающих из подчиненных прокуратур;
рассмотрение и подготовка заключений по ходатайствам прокуроров субъектов Российской Федерации, приравненных к ним прокуроров специализированных прокуратур о частичном изменении штатных расписаний отделов общего и особого делопроизводства;
обеспечение приема дел и производств из структурных подразделений Генеральной прокуратуры Российской Федерации и Академии Генеральной прокуратуры Российской Федерации, их хранения, учета, выдачи во временное пользование и проведения экспертизы ценности;
подготовка и передача дел в Государственный архив Российской Федерации на постоянное хранение;
осуществление согласования номенклатур дел структурных подразделений Генеральной прокуратуры Российской Федерации;
подготовка сводной номенклатуры дел Генеральной прокуратуры Российской Федерации и ее согласование в Государственном архиве Российской Федерации;
представление в Государственный архив Российской Федерации сведений о составе и объеме документов по установленной форме.
4.3. Полномочиями отдела прохождения корреспонденции являются:
первичная обработка обращений физических и юридических лиц, ведомственной корреспонденции, обращений и запросов депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, нормативных актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, уголовных, гражданских и иных дел, материалов проверок и другой корреспонденции, поступившей по каналам почты, электрической связи, информационным системам общего пользования, фельдсвязью и нарочно;
регистрация в АИК "Надзор" документов, поступивших в отдел прохождения корреспонденции;
первичное рассмотрение и разметка ведомственной корреспонденции, поступившей в Генеральную прокуратуру Российской Федерации;
работа по направлению адресатам исходящей корреспонденции Генеральной прокуратуры Российской Федерации в АИК "Надзор" в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству, ФГУП "Почта России" и Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации;
разработка методических документов по вопросам работы отдела;
поточное сканирование определенных видов входящих документов;
осуществление связи с Роскомнадзором, контроль за работой франкировальной машины Генеральной прокуратуры Российской Федерации;
ежегодное составление сводки о документообороте в Генеральной прокуратуре Российской Федерации и ее анализ;
ежегодное проведение подготовительных работ по заключению договоров с ФГУП "Почта России", Государственной фельдъегерской службой Российской Федерации;
подготовка ответов на запросы заявителей, структурных подразделений Генеральной прокуратуры Российской Федерации по вопросам отдела;
доставка документов в здания Генеральной прокуратуры Российской Федерации, а также в министерства и ведомства;
направление в установленном порядке ведомственной и иной переписки, поступающей в Генеральную прокуратуру Российской Федерации, в другие организации на рассмотрение.
5. Полномочия работников управления
5.1. Начальник управления:
планирует и организует работу управления, несет ответственность за выполнение возложенных на управление задач, осуществляет контроль за надлежащим исполнением работниками управления служебных обязанностей, обеспечивает проведение мероприятий по повышению их квалификации;
определяет служебные обязанности заместителей начальника управления и начальников отделов;
представляет аттестации работников управления, готовит аттестации заместителей начальника управления;
совместно с Главным управлением кадров и своими заместителями осуществляет подбор и расстановку кадров в управлении;
принимает меры по созданию надлежащих условий труда работникам управления, обеспечению их соответствующими средствами связи и оргтехники;
вносит руководству Генеральной прокуратуры Российской Федерации предложения о назначении на должность, об установлении должностных окладов, доплат, о присвоении классных чинов, поощрении и привлечении к дисциплинарной ответственности работников управления;
дает поручения заместителям начальника управления, другим работникам управления о выполнении заданий, устанавливает сроки их исполнения;
организует взаимодействие управления с другими подразделениями Генеральной прокуратуры Российской Федерации;
принимает участие в разработке документов нормативного и методического характера по вопросам делопроизводства, в мероприятиях по методическому руководству и контролю за состоянием делопроизводства в подчиненных прокуратурах, выезжает на места, проводит учебно-методическую работу;
в необходимых случаях дает заключение о соответствии требованиям Инструкции по делопроизводству наиболее важных организационно-распорядительных документов, издаваемых руководством Генеральной прокуратуры Российской Федерации;
осуществляет руководство деятельностью центральной экспертной комиссии Генеральной прокуратуры Российской Федерации;
выполняет другие обязанности по поручению Генерального прокурора Российской Федерации и его заместителей.
5.2. Заместители начальника управления:
совместно с начальником управления участвуют в подготовке проекта плана работы управления, учитывая функции курируемых отделов, контролируют выполнение плановых мероприятий;
готовят аттестации начальников отделов;
вносят начальнику управления предложения о назначении на должности, об установлении должностных окладов, доплат, о присвоении классных чинов работникам курируемых отделов;
дают поручения подчиненным работникам о выполнении заданий, устанавливают сроки их исполнения;
обеспечивают взаимодействие управления и его отделов с другими подразделениями Генеральной прокуратуры Российской Федерации, органами и учреждениями прокуратуры Российской Федерации;
участвуют в разработке документов нормативного и методического характера по вопросам делопроизводства, в мероприятиях по осуществлению контроля за состоянием делопроизводства в подчиненных прокуратурах, выезжают на места, проводят учебно-методическую работу;
выполняют по поручению начальника управления другие обязанности и персональные поручения.
5.3. Начальники отделов управления:
организуют работу возглавляемых отделов, несут ответственность за выполнение возложенных на отделы задач, осуществляют контроль за надлежащим исполнением работниками отделов служебных обязанностей, обеспечивают проведение мероприятий по повышению их квалификации;
определяют служебные обязанности работников отделов;
готовят аттестации работников отделов;
осуществляют расстановку кадров в отделах, обеспечивают надлежащие условия труда подчиненным работникам;
вносят руководству управления предложения о назначении на должность, об установлении должностных окладов, доплат, о присвоении классных чинов, поощрении и привлечении к дисциплинарной ответственности работников отделов;
дают поручения работникам отделов о выполнении заданий, устанавливают сроки их исполнения;
осуществляют контроль за исполнением поручений руководства управления, плановых и специальных мероприятий, докладывают о случаях несвоевременного выполнения поручений;
готовят по указанию руководства управления предложения по совершенствованию организационно-штатной структуры и рациональному использованию выделяемой штатной численности;
участвуют в разработке нормативных и методических документов по вопросам делопроизводства;
организуют взаимодействие отделов с другими подразделениями Генеральной прокуратуры Российской Федерации;
в пределах своих полномочий рассматривают поступившие в отделы заявления и жалобы граждан;
выполняют другие обязанности в соответствии с поручениями начальника управления, заместителей начальника управления.
5.4. Прокуроры отдела:
исполняют свои должностные обязанности в соответствии с задачами, определенными организационно-распорядительными документами Генеральной прокуратуры Российской Федерации;
осуществляют первичное рассмотрение ведомственных документов, поступающих в Генеральную прокуратуру Российской Федерации из Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, специальных донесений, информации, докладных записок из прокуратур субъектов Российской Федерации, приравненных к ним специализированных прокуратур, международных поручений, уголовных и иных дел, административных и других материалов;
выполняют работу по внесению информации из документов в АИК "Надзор";
обеспечивают своевременную передачу документов руководству Генеральной прокуратуры Российской Федерации, в соответствующие подразделения центрального аппарата Генеральной прокуратуры Российской Федерации;
осуществляют направление документов, не относящихся к компетенции Генеральной прокуратуры Российской Федерации, в прокуратуры субъектов Российской Федерации, приравненные к ним специализированные прокуратуры и иные ведомства по принадлежности;
рассматривают обращения граждан, организаций, государственных органов и их должностных лиц по вопросам, относящимся к компетенции управления;
рассматривают запросы структурных подразделений Генеральной прокуратуры Российской Федерации и подчиненных прокуратур по вопросам, относящимся к компетенции управления;
готовят предложения в план работы управления;
участвуют в повышении квалификации работников подчиненных прокуратур, проведении их стажировок в Генеральной прокуратуре Российской Федерации;
анализируют, разрабатывают и реализуют меры по совершенствованию деятельности управления, вносят предложения руководству отдела и управления об устранении имеющихся недостатков;
выполняют иные обязанности по поручению руководства отдела и управления.
5.5. Полномочия федеральных государственных гражданских служащих определяются их должностными регламентами.
6. Делопроизводство
Общее делопроизводство в управлении осуществляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.
Номенклатура дел управления утверждается начальником управления.
