5.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов
5.4. Организация обработки и передачи
отправляемых документов 
5.4.1. Документы, отправляемые ФССП России, доставляются почтовой, фельдъегерской и электрической связью.
Отправка исходящей корреспонденции производится только экспедицией отдела документационного обеспечения Управления делопроизводства. В исключительных случаях допускается отправка документа нарочным от структурного подразделения - исполнителя (с обязательным уведомлением об этом в день отправки отдела документационного обеспечения).
Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.
5.4.2. Отправка письменной корреспонденции в ФССП России осуществляется на основании возмездных договоров по оказанию услуг почтовой и фельдъегерской связи с оператором почтовой связи и Государственной фельдъегерской службой Российской Федерации. Для отправки письменная корреспонденция передается в экспедицию отдела документационного обеспечения Управления делопроизводства по реестрам установленного образца (Приложение N 28).
5.4.3. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется экспедицией отдела документационного обеспечения Управления делопроизводства в соответствии с Федеральным законом от 17.07.1999 N 176-ФЗ "О почтовой связи" (в ред. Федеральных законов от 07.07.2003 N 126-ФЗ, от 22.08.2004 N 122-ФЗ), Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221 "Об утверждении правил оказания услуг почтовой связи", договором ФССП России с предприятием Управления федеральной почтовой связи г. Москвы.
5.4.4. Обработка документов для отправки фельдъегерской связью осуществляется также экспедицией отдела документационного обеспечения Управления делопроизводства в соответствии с действующей "Инструкцией федеральной фельдъегерской связи".
5.4.5. До передачи документа на отправку в отдел документационного обеспечения Управления делопроизводства государственный служащий ФССП России - исполнитель документа обязан проверить наличие следующих реквизитов: подписи, адресата, необходимых приложений, ссылки на номер и дату входящего документа, фамилии исполнителя и номера его служебного телефона.
Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными, с указанием почтового адреса или с указателем рассылки документа (Приложение N 15).
5.4.5.1. Один документ не должен содержать более четырех адресатов.
Слово "Копия" перед обозначением второго, третьего и четвертого адресата не указывается. Каждый экземпляр должен быть подписан.
5.4.5.2. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется указатель рассылки документа, а на каждом документе проставляется только один адресат.
Указатель рассылки документа составляется в управлении центрального аппарата ФССП России, ответственном за подготовку документа, визируется исполнителем документа, подписывается начальником соответствующего управления ФССП России или его заместителем и утверждается начальником Управления делопроизводства или его заместителем.
В указателе рассылки документа делается отметка о дате отправки документов.
После отправки документов указатели рассылки документов хранятся в отделе документационного обеспечения Управления делопроизводства.
5.4.6. Документы отправляются в конвертах. На конверте указывается фамилия адресата, его почтовый адрес и индекс. Если документ отправляется регистрируемым (заказным) письмом или фельдъегерской связью, то на конверте проставляется номер документа. Документы, отправляемые в один адрес, вкладываются в один конверт.
5.4.7. Регистрируемые почтовые отправления (заказные, с объявленной ценностью, бандероли и мелкие пакеты) экспедицией отдела документационного обеспечения Управления делопроизводства сдаются на почту по реестрам, составляемым в трех экземплярах. В них указываются номера документов, дата их отправки, адрес и род отправлений. Два экземпляра реестра передаются в почтовое отделение, третий - остается в экспедиции отдела документационного обеспечения Управления делопроизводства.
Простая письменная корреспонденция передается общим счетом (общее количество конвертов).
Возвращенный из почтового отделения экземпляр реестра, подтверждающий отправку корреспонденции, вместе с третьим экземпляром хранится в отделе документационного обеспечения Управления делопроизводства.
5.4.8. На документацию, отправляемую фельдъегерской связью, в соответствии с требованиями действующей "Инструкции федеральной фельдъегерской связи" экспедицией отдела документационного обеспечения Управления делопроизводства оформляются реестры установленного образца в четырех экземплярах. Первый, второй и третий экземпляры передаются вместе с корреспонденцией курьеру фельдъегерской связи, четвертый - с росписью принимающего, остается в экспедиции отдела документационного обеспечения Управления делопроизводства.
После отправки корреспонденции третий экземпляр реестра, заверенный печатью Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации установленного образца, с указанием стоимости оказанной услуги возвращается в экспедицию отдела документационного обеспечения Управления делопроизводства и вместе с четвертым экземпляром хранится в отделе документационного обеспечения.
5.4.9. Заказными письмами и бандеролями направляются адресатам исполнительные документы, организационно-распорядительные документы ФССП России, а также срочные и особо важные документы.
5.4.10. Исходящая корреспонденция за подписью Директора или его заместителей, направляемая в органы государственной власти, подлежит отправке фельдъегерской связью или с нарочным.
5.4.11. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя Управления делопроизводства.
