Приказ ФНС России от 28.07.2014 N ММВ-7-2/389@ "Об утверждении Порядка организации централизованного хранения документов, истребованных у налогоплательщиков, их контрагентов и иных лиц, располагающих документами о деятельности налогоплательщика при проведении мероприятий налогового контроля или представленных налогоплательщиками одновременно с налоговыми декларациями"

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНАЯ НАЛОГОВАЯ СЛУЖБА

ПРИКАЗ
от 28 июля 2014 г. N ММВ-7-2/389@

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА
ОРГАНИЗАЦИИ ЦЕНТРАЛИЗОВАННОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ,
ИСТРЕБОВАННЫХ У НАЛОГОПЛАТЕЛЬЩИКОВ, ИХ КОНТРАГЕНТОВ
И ИНЫХ ЛИЦ, РАСПОЛАГАЮЩИХ ДОКУМЕНТАМИ О ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
НАЛОГОПЛАТЕЛЬЩИКА ПРИ ПРОВЕДЕНИИ МЕРОПРИЯТИЙ НАЛОГОВОГО
КОНТРОЛЯ ИЛИ ПРЕДСТАВЛЕННЫХ НАЛОГОПЛАТЕЛЬЩИКАМИ
ОДНОВРЕМЕННО С НАЛОГОВЫМИ ДЕКЛАРАЦИЯМИ

В целях организации учета, хранения и уничтожения документов на бумажных носителях, истребованных у налогоплательщиков, их контрагентов и иных лиц, располагающих документами о деятельности налогоплательщика при проведении мероприятий налогового контроля или представленных налогоплательщиками одновременно с налоговыми декларациями приказываю:

1. Утвердить Порядок организации централизованного хранения документов, истребованных у налогоплательщиков, их контрагентов и иных лиц, располагающих документами о деятельности налогоплательщика при проведении мероприятий налогового контроля или представленных налогоплательщиками одновременно с налоговыми декларациями (далее - Порядок) согласно приложению к настоящему приказу, вступающий в силу с момента размещения в ФАП ФНС России доработанного программного обеспечения.

2. Управлению информационных технологий (Т.В. Матвеева) в установленном порядке организовать доработку и размещение в ФАП ФНС России соответствующего программного обеспечения, в рамках реализации мероприятий по информатизации на 2015 год.

3. Контрольному управлению (М.В. Чаликов) в части организации хранения документов, истребованных у налогоплательщиков, их контрагентов и иных лиц, располагающих документами о деятельности налогоплательщика при проведении мероприятий налогового контроля, Управлению камерального контроля (Д.С. Сатин) в части организации хранения документов, представленных налогоплательщиками одновременно с налоговыми декларациями, обеспечить методологическое сопровождение применения Порядка.

4. Управлениям Федеральной налоговой службы по субъектам Российской Федерации довести настоящий приказ до нижестоящих налоговых органов и обеспечить его применение.

5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя Федеральной налоговой службы Д.В. Егорова.

Руководитель Федеральной
налоговой службы
М.В.МИШУСТИН

Утвержден
приказом ФНС России
от "__" _____ 20__ г. N _______

ПОРЯДОК
ОРГАНИЗАЦИИ ЦЕНТРАЛИЗОВАННОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ,
ИСТРЕБОВАННЫХ У НАЛОГОПЛАТЕЛЬЩИКОВ, ИХ КОНТРАГЕНТОВ
И ИНЫХ ЛИЦ, РАСПОЛАГАЮЩИХ ДОКУМЕНТАМИ О ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
НАЛОГОПЛАТЕЛЬЩИКА ПРИ ПРОВЕДЕНИИ МЕРОПРИЯТИЙ НАЛОГОВОГО
КОНТРОЛЯ ИЛИ ПРЕДСТАВЛЕННЫХ НАЛОГОПЛАТЕЛЬЩИКАМИ
ОДНОВРЕМЕННО С НАЛОГОВЫМИ ДЕКЛАРАЦИЯМИ

1. Настоящий Порядок определяет основные положения и принципы организации учета, централизованного хранения и уничтожения документов на бумажных носителях, истребованных у налогоплательщиков, их контрагентов и иных лиц, располагающих документами о деятельности налогоплательщика при проведении мероприятий налогового контроля или представленных налогоплательщиками одновременно с налоговыми декларациями, при передаче их в ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России.

2. Основные используемые сокращения:

Документы - документы на бумажном носителе, истребованные у налогоплательщиков, их контрагентов и иных лиц, располагающих документами о деятельности налогоплательщика при проведении мероприятий налогового контроля, а также представленные налогоплательщиками в налоговые органы одновременно с налоговыми декларациями.

ИФНС России - инспекция Федеральной налоговой службы по району, району в городе, городу без районного деления, межрайонная инспекция Федеральной налоговой службы.

МИ ФНС России по КН - межрегиональная инспекция Федеральной налоговой службы по крупнейшим налогоплательщикам.

Налоговый орган - ИФНС России, МИ ФНС России по КН и УФНС России.

Папка - папка стандартного размера, предназначенная для хранения документов.

План-график - график передачи документов от налогового органа на централизованное хранение в Филиал ФКУ, составленный по форме приложения N 1 к настоящему Порядку.

Тара - папка нестандартного размера или иная тара нестандартного размера.

УФНС России - управление Федеральной налоговой службы по субъекту Российской Федерации.

Филиал ФКУ - Филиал ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России в субъекте Российской Федерации, осуществляющий хранение документов.

ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России - Федеральное казенное учреждение "Налог-Сервис" Федеральной налоговой службы.

ФНС России - Федеральная налоговая служба.

Хранилище налогового органа - здание, помещение или другое место, предназначенное для хранения документов.

3. Единицей хранения документов является папка (тара), а при многотомном размещении документов - совокупность папок (тары).

2.1.1. Определение налоговых органов, использующих централизованное хранение документов в Филиалах ФКУ

1. Перечень налоговых органов, централизованное хранение документов которых осуществляют Филиалы ФКУ, определяется ФНС России.

2. Координацию и контроль работ, проводимых в ИФНС России, осуществляет УФНС России. Координацию и контроль работ, проводимых в Филиалах ФКУ, осуществляет ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России.

2.1.2. Определение координаторов по взаимодействию между налоговыми органами и Филиалами ФКУ

Филиал ФКУ, МИ ФНС России по КН и УФНС России назначают координаторов взаимодействия и ответственных лиц, непосредственно участвующих во взаимодействии, и обмениваются информацией о них (Приложение N 2), не позднее 1 (одного) рабочего дня до начала взаимодействия и не позднее 1 (одного) рабочего дня после изменения сведений о назначенных координаторах взаимодействия и об ответственных лицах.

2.1.3. Определение способа транспортировки документов в Филиалы ФКУ

Транспортировка документов между налоговым органом и Филиалом ФКУ осуществляется по взаимному соглашению в соответствии с утвержденным Планом-графиком.

2.1.4. Разработка и корректировка Плана-графика

План-график утверждается Филиалом ФКУ по согласованию с МИ ФНС России по КН, УФНС России.

1. Документы, передаваемые в Филиал ФКУ для хранения, не подлежат сканированию или вводу (верификации) данных.

2. Решение о необходимости передачи в Филиал ФКУ документов на хранение принимает должностное лицо налогового органа, осуществлявшее работу с данным документом (за которым числится этот документ).

3. Документы, передаваемые в Филиал ФКУ для хранения, должны быть укомплектованы в папки. Формирование папок осуществляется по принципу "документы, поступившие в ответ на конкретное требование" или "документы, поступившие с конкретной декларацией". При этом документы, поступившие в ответ на конкретное требование, размещаются в отдельную папку. Документы, поступившие с конкретной декларацией, также размещаются в отдельную папку.

Допускается использование нестандартной тары, при условии, что ее габариты допускают размещение на стеллажном оборудовании Филиала ФКУ.

Если общий размер документов превышает размер папки (тары), часть документа комплектуется в другую папку (тару) (многотомное размещение документов). Папки (тары), укомплектованные документами, поступившими в ответ на конкретное требование (с конкретной декларацией), имеют один и тот же уникальный номер, но разный номер тома.

Все документы, размещенные в одной папке (таре), будут иметь одинаковый срок хранения.

4. Допускается использование папок (тары), полученных от Филиала ФКУ, с реквизитами, присвоенными Филиалом ФКУ.

5. К передаваемым папкам прилагается передаточная опись документов, передаваемых на хранение, составленная в 2-х экземплярах и подписанная уполномоченным сотрудником налогового органа.

Названная передаточная опись формируется с помощью программных средств налогового органа и содержит список передаваемых на хранение папок (тары), сведения о требовании, на которое были получены документы или декларации, с которой были получены документы, сведения о представлении документов налогоплательщиком (дата; номер письма, при наличии и т.п.), дата, с которой в Филиале ФКУ будет исчисляться срок хранения, штрих-код папки (тары), количество томов и штрих-код самой передаточной описи.

При направлении на хранение документов, поступивших в ответ на требование, к передаточной описи может прилагаться список направляемых документов, также сформированный с помощью программных средств налогового органа, о чем делается отметка в передаточной описи.

Допускается формирование названных передаточной описи и списка с использованием технологии считывания регистрационных номеров документов (описи документов), папок (тары).

Если передаваемые для хранения документы не содержат список направляемых документов, то папки (тары) направляются в Филиал ФКУ в опечатанном виде.

Папки (тары) принимаются Филиалом ФКУ в соответствии с Планом-графиком по передаточной описи, прилагаемой к ним в соответствии с подпунктом 5 пункта 2.2 настоящего Порядка.

Один экземпляр передаточной описи остается в Филиале ФКУ, второй, с подписью представителя Филиала ФКУ о приеме папок (тары), возвращается уполномоченному сотруднику налогового органа.

1. Для получения папки (тары) с документами на бумажном носителе налоговые органы должны направить в соответствующий Филиал ФКУ электронный запрос.

2. Папка (тара) с документами на бумажном носителе, размещенная на хранение в Филиале ФКУ, выдается только на основании запроса налогового органа по месту нахождения (администрирования) налогоплательщика.

3. Филиал ФКУ, получив электронный запрос на выдачу папки (тары), подготавливает их и формирует акт приема-передачи папок (тары), выдаваемых из хранилища.

Срок подготовки папок (тар) к выдаче не должен превышать 5 рабочих дней со дня получения запроса. Срок выдачи папок (тары) может быть уменьшен при предоставлении налоговым органом обоснований.

Филиал ФКУ осуществляет прием от налоговых органов выданных из хранилища документов согласно порядку, описанному в разделе 2.2 настоящего Порядка.

1. Процесс уничтожения документов инициируется на стороне Филиала ФКУ и включает в себя:

отбор документов для уничтожения с истекшим сроком хранения (сроки хранения документов, поступающих на централизованное хранение, регламентированы приказом ФНС России от 15.02.2012 N ММВ-7-10/88@ (с изменениями к нему));

формирование списка документов на уничтожение по результатам отбора и его направление в электронном виде на согласование в Налоговый орган;

уничтожение документов по результатам согласования списка документов на уничтожение Налоговым органом;

формирование протокола уничтожения документов и направление копий в соответствующие Налоговые органы;

продление сроков хранения документов по результатам согласования списка документов на уничтожение Налоговым органом или УФНС России.

2. Налоговые органы рассматривают представленный Филиалом ФКУ список документов на уничтожение и обеспечивают его согласование в месячный срок и направляют в электронном виде согласованный список документов на уничтожение в Филиал.

По результатам согласования списка документов на уничтожение Налоговыми органами может быть принято решение о продлении сроков хранения документов, которое доводится до Филиала ФКУ в электронном виде.

   "СОГЛАСОВАНО"                       "УТВЕРЖДАЮ"
   Руководитель УФНС по ________     "Директор филиала
   _____________________________     ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России в ____
   _____________________________     ____________________________________
   _________________________ ФИО     ________________________ ФИО
   "__" ________ ____ г.             "__" ________ ____ г.

             План-график передачи в Филиал ФКУ "Налог-Сервис"
               ФНС России по _____ папок (тар) с документами
                для централизованного хранения на ____ год

--------------------------------

<*> Конкретная дата приема-передачи определяется по согласованию сторон.

<**> Указывается количество папок.