10. ПОРЯДОК ОРГАНИЗАЦИИ ЦЕНТРАЛИЗОВАННОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

10.1. Выделение к уничтожению объектов хранения, находящихся на централизованном хранении в Филиале ФКУ, осуществляется Владельцем объектов хранения один раз в год. Уничтожению подлежат только объекты хранения с истекшими сроками хранения.

10.2. Основанием для уничтожения объектов хранения является положительное решение ЭК НО, на основании которого руководителем НО утверждается и направляется в Филиал ФКУ Акт о выделении к уничтожению объектов хранения (приложение N 9 к настоящему Порядку).

10.3. С целью достоверного отражения информации об объектах хранения, находящихся на централизованном хранении, Филиал ФКУ ежегодно до 1 декабря года, предшествующего году уничтожения объектов хранения, направляет Владельцу объектов хранения средствами СЭД список выданных объектов хранения, с истекшим сроком хранения, оригиналы которых были выданы по запросу Владельцу объектов хранения и не возвращены на централизованное хранение (далее - Выданные объекты хранения).

10.4. Владелец объектов хранения, получив список Выданных объектов хранения, до 31 декабря текущего года осуществляет их возврат на централизованное хранение. В случае необходимости продления срока нахождения Выданных объектов хранения в НО информация о таких объектах хранения направляется в Филиал ФКУ.

10.5. Владелец объектов хранения по состоянию на 1 января текущего года осуществляет формирование Акта о выделении к уничтожению объектов хранения.

10.6. Акт о выделении к уничтожению объектов хранения составляется в двух экземплярах и рассматривается на заседании ЭК НО.

10.7. Не позднее 1 июня текущего года Владелец объектов хранения направляет в Филиал ФКУ второй экземпляр утвержденного руководителем НО Акта о выделении к уничтожению объектов хранения с сопроводительным письмом.

10.8. Процесс уничтожения инициируется Филиалом ФКУ на основании представления НО Актов о выделении к уничтожению объектов хранения и включает в себя:

- выполнение проверки соответствия объектов хранения с указанными в Акте о выделении к уничтожению объектов хранения;

- отбор объектов хранения с мест хранения;

- уничтожение технологических данных (электронных образов документов, xml-файлов, содержащих введенные данные документов, сведений о документах, содержащихся в ПО);

- уничтожение бумажных носителей объектов хранения. Факт уничтожения фиксируется в соответствующем документе (протоколе, акте, накладной);

- формирование по окончании проведения процесса уничтожения объектов хранения до 31 декабря текущего года сводного Акта об уничтожении объектов хранения, не подлежащих хранению (приложение N 10 к настоящему Порядку) и передача его электронной копии в НО по принадлежности.

Способ уничтожения объектов хранения выбирается Филиалом ФКУ самостоятельно, при условии, что его использование будет исключать возможность восстановления уничтоженных объектов хранения. Объекты хранения уничтожаются в присутствии уполномоченных сотрудников Филиала ФКУ или при условии проведения видеоконтроля.

10.9. Сведения о факте уничтожения объектов хранения отражаются в ПО.

10.10. Процесс уничтожения объектов хранения возможен только после реализации его в ПО.