III. Передача на централизованное хранение документов, не прошедших централизованную обработку с использованием ПК МВиП
III. Передача на централизованное хранение документов,
не прошедших централизованную обработку с использованием
ПК МВиП 
3.1. Подготовка архивных тар для передачи на централизованное хранение объектов хранения типа "Дело", "Комплект", "Документ".
3.1.1. При подготовке архивных тар для комплектования объектами хранения НО выполняет следующие действия:
- средствами СЭД НО направляет в Филиал Учреждения, осуществляющий централизованное хранение, запрос на получение этикеток для маркировки архивных тар с указанием их типоразмера, в количестве не более годового объема, заявленного в Плане-графике на текущий год;
- получает от Филиала Учреждения средствами СЭД образы этикеток для маркировки архивных тар;
- распечатывает и наклеивает этикетки на архивные тары в верхней части торцевой стороны тары в соответствии с типоразмером тары.
3.1.2. Не допускается включение в архивную тару объектов хранения с истекшим или истекающим в течение 1 календарного года сроком хранения.
3.1.3. Архивная тара должна быть заполнена не менее чем на 90%.
3.1.4. Для передачи объектов хранения типа "Документ" используются архивные тары шириной 75 мм. При передаче объектов хранения типа "Дело" и "Комплект" допускается использование архивных тар шириной 75 мм, 100 мм, 150 мм, 250 мм, 330 мм, 350 мм и 500 мм и высотой не более 325 мм, глубиной не более 290 мм.
3.1.5. Ответственность за соответствие количества и содержания передаваемых архивных тар сопроводительным документам несет передающий на централизованное хранение (НО или Филиал Учреждения).
3.2. Передача документов, не зарегистрированных в ЕКП (документы "старого фонда") с использованием Упрощенной технологии учета архивных документов АИС "Налог-3".
Документы, указанные в пункте 1.8.2.1 Порядка, передаются на централизованное хранение объектами хранения типа "Дело" или "Комплект".
Формирование объекта хранения типа "Дело".
3.2.1. Объектом хранения типа "Дело", по решению Владельца объектов хранения, осуществляется передача на централизованное хранение следующих видов документов:
- документы по государственной регистрации прекративших деятельность юридических лиц и индивидуальных предпринимателей;
- документы по учету в НО организаций и физических лиц;
- декларации по налогу на доходы физических лиц, скомплектованные в отношении одного налогоплательщика;
- приложения к декларациям по налогу на доходы физических лиц, скомплектованные в отношении одного налогоплательщика (передаются по истечении 3 (трех) лет после завершения камеральной налоговой проверки).
3.2.2. В одну архивную тару размещаются объекты хранения типа "Дело", содержащие документы одного срока хранения, определенного в соответствии с Перечнем документов, и года образования дела (за исключением деклараций по налогу на доходы физических лиц, которые комплектуются в отношении одного налогоплательщика в независимости от года их образования).
3.2.3. На обложку объекта хранения типа "Дело" наносится заголовок дела/наименование юридического лица (организации)/ФИО индивидуального предпринимателя (физического лица), ИНН/ОГРН/ОГРНИП.
3.2.4. Документы по учету организаций, прекративших деятельность, физических лиц, снятых с учета в связи со смертью, группируются и комплектуются отдельно.
3.2.5. В одну архивную тару может быть укомплектовано несколько объектов хранения типа "Дело".
Формирование объекта хранения типа "Комплект".
3.2.6. Объектом хранения типа "Комплект", по решению Владельца объектов хранения, осуществляется передача на централизованное хранение документов, указанных в пункте 1.8.2.1 Порядка.
3.2.7. Объект хранения типа "Комплект" должен содержать документы одного вида, срока хранения, определенного в соответствии с Перечнем документов и года образования документов.
3.2.8. В одну архивную тару может быть укомплектован только один объект хранения типа "Комплект".
Комплектование архивных тар объектами хранения типа "Дело" и "Комплект".
3.2.9. При подготовке архивных тар НО использует Упрощенную технологию учета архивных документов АИС "Налог-3" и выполняет следующие действия:
- регистрирует объект хранения в ЕКП с указанием соответствующего типа объекта хранения;
- печатает и наклеивает на объект хранения маркировочную этикетку, содержащую инвентарный номер объекта хранения в виде двухмерного штрих-кода (GUID), маркировочная этикетка наклеивается на свободное место обложки "Дела" или первого листа "Комплекта" параллельно верхнему краю (с отклонением не более чем на 10 (десять) градусов) и не должна закрывать значимую информацию объекта хранения;
- с использованием ЕКП комплектует объект(ы) хранения в архивную тару;
- наносит на торцевой стороне архивной тары наименование НО, год образования документов, срок хранения и год уничтожения (при возможности) объектов хранения, содержащихся в архивной таре;
- формирует средствами ЕКП, распечатывает в двух экземплярах и подписывает Акт приема-передачи партии тар (приложение N 4 к Порядку) для последующей передачи в Филиал Учреждения.
3.3. Передача документов, зарегистрированных в ЕКП и подлежащих размещению на хранение без сканирования и ввода.
Документы, указанные в пункте 1.8.2.2. Порядка, передаются на централизованное хранение объектами хранения типа "Документ".
Формирование объекта хранения типа "Документ"
3.3.1. Объектом хранения типа "Документ" осуществляется передача на централизованное хранение следующих документов:
- документы НБО, представленные за периоды, превышающие 3 (трех)-летний срок (для деклараций по налогу на доходы физических лиц 3-НДФЛ - 4 (четырех)-летний срок), и приложения к ним;
- комплекты прилагаемых документов, не подлежащие централизованной обработке (передаются на хранение по истечению 3 (трех) лет после завершения камеральной налоговой проверки);
- истребованные документы (передаются на хранение после завершения камеральной налоговой проверки);
- доверенности, поступившие отдельно от документов, подлежащих централизованной обработке (передаются на хранение после истечения срока действия);
- конверты и реестры МФЦ.
3.3.2. Комплекты прилагаемых документов передаются на централизованное хранение не ранее 3 (трех) лет после завершения камеральной налоговой проверки.
3.3.3. Документы, комплекты прилагаемых документов, конверты и реестры МФЦ должны быть ранее зарегистрированы в ЕКП с инвентарным номером, указанным на маркировочной этикетке или на первом листе документа в виде двумерного штрих-кода, подготовленного налогоплательщиком при помощи специального программного обеспечения.
В целях обеспечения целостности каждый объект хранения типа "Документ" должен быть прошит или скреплен с помощью степлера, при этом комплект прилагаемых документов должен быть скреплен вместе с описью (реестром) документов, на которой указан инвентарный номер (GUID) объекта хранения.
Комплектование архивных тар объектом хранения типа "Документ"
3.3.4. В одну архивную тару может быть укомплектовано несколько объектов хранения типа "Документ", включающих документы одного вида, одного года образования документов, при этом допускается размещать документы различных сроков хранения.
3.3.5. Конверты и реестры МФЦ комплектуются в одну тару отдельно от других документов.
3.3.6. При подготовке архивных тар НО выполняет следующие действия:
- считывает ручным считывателем двухмерных штрих-кодов инвентарный номер тары (или вводит его с клавиатуры), убеждается, что инвентарный номер тары, считанный с нее, соответствует указанному инвентарному номеру на таре;
- считывает ручным считывателем двухмерных штрих-кодов или вводит с клавиатуры инвентарный номер (GUID) каждого объекта хранения (документа, комплекта прилагаемых документов), добавляемого в тару. Аналогично комплектуются тары с конвертами и реестрами МФЦ;
- после завершения комплектования тары осуществляет предварительную проверку содержимого тары путем сличения информации о скомплектованных в тару объектах хранения с фактическим содержанием тары на предмет выявления отсутствующих в таре объектов хранения, скомплектованных в нее, либо наоборот, наличия не скомплектованных в тару объектов хранения, но физически находящихся в ней. Формирует в ЕКП сопроводительный лист тары (приложение N 6 к Порядку), печатает его и вкладывает в тару;
- наносит на торцевой стороне архивной тары наименование НО, год образования документов, содержащихся в архивной таре;
- формирует средствами ЕКП, распечатывает в двух экземплярах и подписывает Акт приема-передачи партии тар (приложение N 4 к Порядку) для последующей передачи в Филиал Учреждения.
