I. Общие положения
I. Общие положения 
1.1 Порядок централизованного хранения документов с использованием централизованных компонентов АИС "Налог-3" (далее - Порядок) определяет последовательность и процедуры взаимодействия между НО и Филиалами Учреждения при передаче на централизованное хранение документов в Архивохранилище (в т.ч. расположенное вне субъекта Российской Федерации, на территории которого находится Владелец объектов хранения) и получении документов из Архивохранилища с использованием АИС "Налог-3".
1.2. Перечень НО, в отношении которых Филиал Учреждения реализует функцию централизованного хранения документов, утверждается приказами ФНС России.
1.3. Филиал Учреждения может осуществлять централизованное хранение документов НО и Филиалов Учреждения нескольких субъектов Российской Федерации.
1.4. Централизованному хранению не подлежат документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну.
1.5. Сроки централизованного хранения документов в Филиале Учреждения указаны в ведомственном классификаторе налоговых документов Федеральной налоговой службы, ведение которого осуществляется в соответствии с приказом ФНС России от 22.03.2017 N ММВ-7-17/235@ (в действующей редакции) на основании информации, содержащейся в Перечне документов.
1.6. Все документы, сопровождающие технологические процессы, связанные с централизованным хранением документов и передачей их на хранение, формируются в дела в хронологической последовательности в соответствии с утвержденной номенклатурой дел НО и Учреждения и хранятся не менее 1 года.
1.7. Методологическое сопровождение вопросов хранения налоговых документов осуществляет Административно-контрольное управление.
1.8. Документы, подлежащие централизованному хранению.
Централизованному хранению в соответствии с настоящим Порядком подлежат следующие документы на бумажном носителе, образующиеся в деятельности Владельца объектов хранения:
1.8.1. Документы, прошедшие централизованную обработку в ПК МВиП:
- документы, поступившие от заявителей в НО для государственной регистрации юридических лиц или индивидуальных предпринимателей и внесения изменений в ЕГРЮЛ/ЕГРИП на бумажных носителях;
- документы, подготовленные НО в связи с осуществлением государственной регистрации;
- документы НБО и приложения к ним.
1.8.2. Документы, не прошедшие централизованную обработку в ПК МВиП.
1.8.2.1. Документы, не зарегистрированные в ЕКП (документы "старого фонда"):
- документы по государственной регистрации прекративших деятельность юридических лиц и индивидуальных предпринимателей;
- документы по учету в НО организаций и физических лиц;
- документы НБО;
- комплекты прилагаемых документов (передаются по истечении 3 (трех) лет после завершения камеральной налоговой проверки);
- иные документы, за исключением документов постоянного срока хранения и по личному составу.
1.8.2.2. Документы, зарегистрированные в АИС "Налог-3" и подлежащие размещению на хранение без сканирования и ввода:
- документы НБО, представленные за периоды, превышающие 3 (трех)-летний срок (для деклараций по налогу на доходы физических лиц 3-НДФЛ - 4 (четырех)-летний срок), и приложения к ним;
- комплекты прилагаемых документов, не подлежащие централизованной обработке (передаются на хранение по истечении 3 (трех) лет после завершения камеральной налоговой проверки);
- истребованные документы (передаются на хранение после завершения камеральной налоговой проверки);
- доверенности, поступившие отдельно от документов, подлежащих централизованной обработке (передаются на хранение после истечения срока действия);
- конверты и реестры МФЦ.
1.9. Взаимодействие между участниками процесса.
1.9.1. Участниками взаимодействия являются ФНС России, Учреждение, НО, Филиалы Учреждения.
1.9.2. Координацию и контроль работ, проводимых в ИФНС, осуществляет УФНС. Координацию и контроль работ, проводимых Филиалами Учреждения, осуществляет Учреждение. Координация и контроль работ, проводимых в МИ ФНС России по КН и МРИ ФНС России по КН, осуществляется самостоятельно.
1.9.3. Информационное взаимодействие сторон осуществляется средствами СЭД, АИС "Налог-3" и ПК МВиП.
1.9.4. В отношении документов, размещенных на хранение в НО, подготовка архивных тар и маркировочных этикеток (включая их приобретение), транспортировка объектов хранения к месту хранения в Архивохранилище, транспортировка объектов хранения, ранее изъятых из Архивохранилища, и объектов хранения, подлежащих возврату (в связи с несоответствием требованиям Порядка), осуществляется Владельцем объектов хранения. Сохранность объектов хранения при транспортировке в или из Архивохранилища обеспечивается Владельцем объектов хранения.
НО, осуществляющему хранение документов, предоставляется доступ к подсистеме ПК МВиП по заявке НО. Заявку исполняет Филиал Учреждения, выполняющий функции администрирования подсистемы ПК МВиП в соответствии со Справочником СНОН.
В отношении документов, прошедших централизованную обработку в ПК МВиП, и конвертов/реестров МФЦ, размещенных на хранение в Филиалах Учреждения, подготовку архивных тар и маркировочных этикеток (включая их приобретение), транспортировку между Филиалами Учреждения, а также обеспечение их сохранности при транспортировке осуществляют Филиалы Учреждения.
По согласованию Сторон может быть определен иной способ транспортировки объектов хранения, который утверждается УФНС (МИ ФНС России по КН, МРИ ФНС России по КН) и Учреждением.
1.9.5. Доступ в здание (помещения) Филиала Учреждения сотрудников НО осуществляется в порядке, установленном Филиалом Учреждения.
1.9.6. Сведения о закреплении за Филиалом Учреждения НО и процессов централизованного хранения объектов хранения включаются в СНОН.
ФНС России, УФНС, МИ ФНС России по КН, МРИ ФНС России по КН, оперативно направляют в Учреждение сведения о НО, уполномоченных осуществлять передачу объектов хранения на централизованное хранение для учета Учреждением в СНОН.
1.10. Подготовительные и организационные мероприятия.
В целях подготовки к передаче документов на централизованное хранение проводятся следующие мероприятия:
1.10.1. Назначение ответственных лиц.
НО и Филиалы Учреждения назначают координаторов взаимодействия (основной и замещающий) и ответственных лиц, непосредственно участвующих во взаимодействии, и обмениваются (в части ИФНС через УФНС) информацией о них по форме, установленной приложением N 1 к Порядку, не позднее 2 (двух) рабочих дней до начала взаимодействия и не позднее 2 (двух) рабочих дней после изменения сведений о назначенных координаторах взаимодействия и об ответственных лицах.
1.10.2. Разработка Плана-графика передачи документов на централизованное хранение.
1.10.2.1. УФНС, МИ ФНС России по КН, МРИ ФНС России по КН ежегодно не позднее 15 ноября направляют в Филиал Учреждения сводные данные о планируемых объемах и сроках передачи документов на централизованное хранение в электронном виде согласно приложению N 2 к Порядку.
В представляемых данных не учитываются объемы документов, размещаемых на хранение в Филиалах Учреждения по окончании централизованной обработки с использованием программного обеспечения ПК МВиП.
1.10.2.2. На основании сведений, указанных в пункте 1.10.2.1 Порядка, Филиалом Учреждения разрабатывается План-график (приложение N 3 к Порядку). Филиал Учреждения совместно с УФНС, МИ ФНС России по КН, МРИ ФНС России по КН согласовывают и утверждают План-график ежегодно не позднее 15 декабря.
1.11. Функции Филиала Учреждения при осуществлении централизованного хранения.
1.11.1. Для обеспечения сохранности документов Филиал Учреждения должен осуществлять комплекс мероприятий по созданию условий и надлежащей организации хранения объектов хранения в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного управления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526 (зарегистрирован Минюстом России 07.09.2015, N 38830).
1.11.2. Объекты хранения располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексный учет и хранение, а также оперативный поиск.
1.11.3. Право доступа в помещение Архивохранилища документов имеют должностные лица Филиала Учреждения, уполномоченные на доступ в соответствующее хранилище документов, а в отдельных случаях - другие лица в их сопровождении.
1.11.4. Филиал Учреждения должен осуществлять мероприятия по созданию условий и надлежащей организации хранения объектов хранения:
- прием и размещение на централизованное хранение объектов хранения;
- обеспечение сохранности переданных на централизованное хранение объектов хранения в течение сроков их хранения;
- топографирование помещений Архивохранилища, используемых для централизованного хранения, средствами ПК МВиП, упорядоченное размещение объектов хранения и формирование топографических указателей на места хранения;
- выдачу объектов хранения по запросу НО;
- прием и размещение на централизованное хранение ранее выданных объектов хранения;
- осуществление учета, проверки наличия и состояния объектов хранения, размещенных на централизованное хранение с использованием ПК МВиП;
- организацию уничтожения объектов хранения на бумажных носителях, технологических данных с истекшими сроками хранения.
1.12. Программное обеспечение.
1.12.1. В целях обеспечения положений настоящего Порядка используется следующее программное обеспечение:
- в НО - АИС "Налог-3", ПК МВиП;
- в Филиале Учреждения - ПК МВиП.
1.12.2. Сотрудники Сторон, участвующие в выполнении работ в соответствии с настоящим Порядком, несут ответственность за полноту и актуальность вносимой в ПО учетной информации об объектах хранения, ее соответствие сведениям, содержащимся в документах, а также за своевременность выполнения работ в соответствии с настоящим Порядком.
