Приложение 8. Приказ ФНС России от 29.12.2022 N ЕД-7-10/1289@ "Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в управлении Федеральной налоговой службы по субъекту РФ и в межрегиональной инспекции Федеральной налоговой службы"

1. Дата документа

Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события (в протоколах), зафиксированного в документе.

Датой документа является дата его подписания (приказ, распоряжение, письмо, докладная, служебная записка и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).

Датой акта может являться:

- дата события, если акт фиксирует одномоментно совершаемое действие (например, передачу материальных ценностей);

- датой подписания документа, если событие было растянуто во времени (например, проверка), а текст акта был принят на заключительном заседании комиссии. В этом случае период проверки указывается в тексте акта.

Если авторами документа являются две и более организаций, то датой документа считается наиболее поздняя дата подписания.

Документы, изданные двумя и более территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:

- арабскими цифрами, разделенными точкой, например: 06.12.2022 <26>;

--------------------------------

<26> Если порядковый номер месяца или числа состоит из одной цифры, то перед ними проставляется ноль.

- словесно-цифровым способом, например: 6 декабря 2022 г.

Дата документа проставляется при его регистрации, утверждении должностным лицом или при его составлении (например, заявление, объяснительная записка).

Допускается проставление даты подписания или утверждения документа работниками Подразделения ДОУ, которые регистрируют документы, при условии, что регистрация документа и, соответственно, датирование осуществляются в день подписания (утверждения) документа или на следующий рабочий день, если документ был подписан в конце рабочего дня.

Место проставления даты на документе зависит от используемого бланка и вида документа. Дата может проставляться на специально отведенном для нее месте.

Например, на бланке письма:

01.09.2022 N 02-43/08610

На документах, оформляемых на бланке, дата документа проставляется под реквизитами "наименование вида документа" (в бланках конкретных видов документов) и "справочные данные о государственном органе, органе местного самоуправления" (в бланках писем).

В докладных, служебных, объяснительных записках возможно проставление даты ниже реквизита подпись.

При ссылке в тексте на правовой акт или иной документ дата оформляется следующим образом:

письмо <наименование автора документа> от 16.03.2022 N <...>.

2. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа - цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, присваиваемый при регистрации и состоящий из порядкового номера документа, который дополняется цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами.

Регистрационные номера исходящих документов состоят из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа в пределах регистрируемого массива документов, который ежегодно начинается с 1 (единицы). Составные части регистрационного номера пишутся через разделитель без пробелов, например:

03-10/543 или 12-2-03/123,

где 03-10 и 12-2-03 - индекс дела по номенклатуре дел, 543 и 123 - порядковый номер документа в пределах регистрируемого массива документов.

Регистрационный номер документа, отправленного в электронной форме по СЭД или электронной почте, дополняется знаком @, являющимся неотъемлемой частью номера.

На документах, оформленных на бланках, регистрационный номер проставляется в зоне расположения этого реквизита.

На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, номер проставляется рядом с датой.

Регистрационный номер документа, изданного совместно ТНО и другими организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из сторон, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

3. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего документа, на который дается ответ и проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

Реквизит используется в бланках писем, включает регистрационный номер и дату входящего (поступившего) документа, на который дается ответ.

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа располагается под реквизитами "дата документа" и "регистрационный номер документа".

В текст письма-ответа сведения о регистрационном номере и дате поступившего письма не включаются.

4. Место составления (издания) документа

Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.

Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения.

Место составления (издания) документа указывается в соответствии с административно-территориальным делением.

Если указание места составления (издания) документа содержит несколько слов, допускается обозначать его шрифтами размеров N 11 или N 10 и размещать в две строки.

При указании в качестве места составления (издания) документа городов федерального значения (Москва, Санкт-Петербург, Севастополь) слово "город" в сокращенном написании ("г.") не указывается. Сокращение "г." не указывается также для городов, в названии которых содержится слово "город": Белгород, Калининград, Новгород.

В остальных случаях место издания указывается с учетом принятого административно-территориального деления: г. Новосибирск, г. Клин Московской области.

5. Гриф ограничения доступа к документу

Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации и нормативными актами ФНС России.

В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись (пометка) "Для служебного пользования", которая дополняется номером экземпляра документа. Номер экземпляра проставляется ниже ограничительной надписи (пометки) через 1 межстрочный интервал.

Гриф ограничения доступа к документу рекомендуется печать тем же размером шрифта, что и текст документа.

6. Адресат

Реквизит используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных, объяснительных записок, заявлений и др.).

Адресатом документа может быть государственный орган, орган местного самоуправления, государственная или негосударственная организация, группа организаций, структурное подразделение государственного органа, органа местного самоуправления, организации, должностное лицо, гражданин.

Реквизит "адресат" проставляется в верхней правой части документа. Строки реквизита "адресат" выравниваются по левому краю или выравниваются по ширине относительно самой длинной строки. При наличии грифа ограничения доступа к документу реквизит "адресат" размещается под ним.

Строки реквизита печатаются через 1 интервал. Возможно отделение составных частей реквизита дополнительным интервалом.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) государственного органа, органа местного самоуправления, организации наименование должности руководителя (заместителя руководителя) и наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации, фамилия, инициалы лица указываются в дательном падеже. Например:

При адресовании документов должностным лицам государственных органов, в которых предусмотрена военная или иная государственная служба, после должности указывают воинское или специальное звание. Например:

При адресовании письма в государственный орган, орган местного самоуправления, организацию указывается полное или сокращенное наименование государственного органа (организации) в именительном падеже. Например:

При адресовании документа в структурное подразделение государственного органа, органа местного самоуправления, организации в реквизите "адресат" указывается в именительном падеже наименование организации, ниже - наименование структурного подразделения. Например:

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указываются: в именительном падеже наименование организации, ниже в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилия, инициалы. Например:

При рассылке документа типового содержания государственным органам, органам местного самоуправления, организациям или в структурные подразделения, адресат указывается обобщенно. Например:

При рассылке документа не всем органам (организациям) или структурным подразделениям, под реквизитом "Адресат" в скобках указывается: "(по списку)". Например:

Если письмо направляется, кроме основного адресата, для сведения еще нескольким адресатам, общее количество адресатов не должно превышать четырех (кроме процессуальных документов), при этом основной адресат указывается первым. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список рассылки. Список рассылки оформляется отдельным файлом в произвольной форме и прикладывается к документу, но его наличие в РК не является обязательным.

При адресовании документа в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы лица в дательном падеже, почтовый адрес корреспондента. Например:

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается; должен быть указан электронный адрес (номер телефона/факса). Например:

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, организации, находящиеся в ведении ФНС России, и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

В документах, направляемых в ТНО (всем или по списку), адресаты указываются по следующей форме:

Например:

7. Гриф утверждения

Гриф утверждения проставляется на документах, подлежащих утверждению должностным лицом (руководителем или иным уполномоченным им должностным лицом) или организационно-распорядительным документом (например, приказом, распоряжением, протоколом).

Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, в именительном падеже, его личной подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Все составные части грифа утверждения печатаются одинарным межстрочным интервалом.

Например:

При утверждении документа организационно-распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО) (без кавычек), согласованного с наименованием утверждаемого документа, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

Например:

При наличии двух или нескольких грифов утверждения они могут располагаться справа и слева от наименования вида документа, размещаемого по центру.

Если приказом (распоряжением) утверждаются несколько документов, то в правом верхнем углу каждого из них проставляется номер приложения, на который дана ссылка в тексте приказа (распоряжения), и гриф утверждения.

Например:

8. Заголовок к тексту

Заголовок к тексту является обязательным реквизитом для всех документов (за исключением телеграмм и документов, имеющих текст небольшого объема в 4 - 5 строк), включает краткое содержание документа и вносится в соответствующее поле РК СЭД-Регион.

Заголовок должен быть кратким, точно передавать смысл текста и состоять из одной фразы.

Заголовок к тексту формулируется с предлогом "О" ("Об") и отвечает на вопрос "о чем?" (или "о ком?"):

приказ (о чем?) о премировании работников;

приказ (о чем?) об утверждении Инструкции по делопроизводству;

письмо (о чем?) об участии в совещании.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка от границы левого поля. В приказах, распоряжениях и других документах с продольным расположением реквизитов заголовок к тексту оформляется над текстом посередине рабочего поля документа и центрируется.

Заголовки, состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. В конце заголовка точка не ставится.

Заголовки не заключаются в кавычки и не подчеркиваются.

Заголовок к служебному письму печатается шрифтом размером N 11 - 12. Заголовок к приказу, распоряжению и другим документам с продольным расположением реквизитов печатается шрифтом размером N 13 - 14.

9. Текст документа

Текст документа должен быть составлен грамотно, ясно, понятно и по возможности кратко. Текст документа должен содержать достоверную и актуальную информацию, достаточную для принятия решений или их исполнения, и не должен допускать различных толкований.

Текст печатается на расстоянии 2 - 3-межстрочных интервалов (24 - 36 пт) от заголовка в установленных границах полей. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст документа печатается одним размером шрифта, не допускается использование разных размеров шрифта в одном тексте.

Текст документа, как правило, состоит из двух частей.

В первой части указывают причины, основания, цели составления документа.

Во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами, за исключением нормативных правовых актов, в которых разделы нумеруются римскими цифрами, а пункты - арабскими. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

При указании в тексте фамилии лица инициалы ставятся после фамилии.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, обязательно указывают их реквизиты.

В приказах (распоряжениях), изданных единолично, текст документа излагается от первого лица единственного числа ("приказываю:").

В приказах, изданных совместно с двумя и более государственными органами, текст документа излагается от первого лица множественного числа ("приказываем:").

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа - "решила(о):", "постановляет:".

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа - "слушали", "постановили".

Текст письма излагается от третьего лица единственного числа, например, "ФНС России направляет...".

Если письмо оформлено на бланке Руководителя, Заместителя Руководителя, то в отдельных случаях допускается излагать текст от первого лица единственного числа ("прошу...", "направляю...").

Страницы текста нумеруются арабскими цифрами по середине верхнего поля с отступом от края листа - 10 мм.

10. Отметка о приложении

Реквизит содержит сведения о документе (документах), прилагаемом (прилагаемых) к основному документу.

Отметка о приложении оформляется под текстом через один межстрочный интервал от границы левого поля одним из следующих способов:

- если приложение названо в тексте, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

- если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют. Например:

- если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:

- если документ имеет приложение в виде файла, созданного с помощью специализированной программы (например, табличного редактора), допускается не указывать количество листов приложения:

Приложение: в электронном виде.

- если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается:

Приложение: Соглашение о сотрудничестве от 12.04.2022 N 65 в 2 экз.

- если письмо направляется нескольким адресатам, а документ-приложение только первому из них:

Приложение: на 3 л. в 1 экз., только в первый адрес.

- если приложением являются документы, записанные на физически обособленный электронный носитель:

Приложение: DVD-R в 1 экз.

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов. Дополнительно может быть указан формат файла (docx, pdf, odt или иной).

При наличии приложений, подготовленных в форме электронных документов и пересылаемых по информационно-телекоммуникационной сети, отметку о приложении рекомендуется оформлять следующим образом (количество экземпляров при этом не указывается):

Приложение: Аналитическая справка о... на 20 л., Справка_195.pdf.

Если приложений несколько, они могут включаться в один архивный файл формата zip с указанием количества файлов, помещенных в архив. Например:

Приложение: 5 приложений в одном файле (имя файла с расширением zip).

В распорядительных документах (приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

- в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: ...(приложение)... или ...(приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: ...(приложение N 1);

- на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Строки реквизита выравниваются по левому краю.

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение. Например:

Если одним распорядительным документом утверждается несколько документов, на каждом из них оформляются отметки о приложении, включающие гриф утверждения.

11. Гриф согласования документа

Гриф проставляется на документах, согласованных органами власти, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

- на первом листе документа (если документ имеет титульный лист, - на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);

- на последнем листе документа под текстом;

- на листе согласования, являющимся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату его согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс. Например:

Если согласование осуществляется совещательным, координационным, методическим или иным органом, в грифе согласование указывается наименование органа, дата и номер протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Например:

СОГЛАСОВАНО

Методологическим советом

ФНС России по совершенствованию

системы налогового администрирования

(протокол от __________ N ____)

Если согласование осуществляется письмом, указываются вид документа, наименование органа, согласовавшего документ, дата и номер письма. Например:

СОГЛАСОВАНО

письмом Федерального архивного

агентства от 30.03.2020 N 01-15/155-К

12. Виза

Виза является отметкой о внутреннем согласовании проекта документа, свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица с содержанием проекта документа.

На бумажном носителе осуществляется визирование:

- приказов, распоряжений по отдельным кадровым и финансовым вопросам, перечень которых устанавливается Руководителем;

- писем, приказов, распоряжений с пометкой "Для служебного пользования";

- писем в ТНО, входящих в Перечень документов 1067.

Визирование остальных служебных документов осуществляется в электронной форме средствами СЭД-Регион.

Визирование приказов и распоряжений на бумажном носителе оформляется на листе согласования (приложение N 13). Для приказов и распоряжений, согласованных в электронном виде, электронный лист согласования распечатывается.

Для служебных писем, визируемых на бумажном носителе:

- если письмо направляется в бумажном виде от 1 до 4 адресатам, визы проставляются на лицевой стороне последнего листа отдельного (визового) экземпляра служебного письма, который оформляется либо на чистом листе бумаги формата A4 (без бланка), либо с использованием электронного шаблона бланка;

- в остальных случаях визы проставляются на оборотной стороне последнего листа подлинника документа. Для служебного письма на 1 листе визирование допускается оформлять на визовом экземпляре.

Если проект служебного письма визируется на бумажном носителе, виза включает в себя личную подпись визирующего с расшифровкой и дату, а при необходимости - наименование должности. Все указанные реквизиты вписываются ручкой, расшифровка подписи карандашом не допускается.

13. Подпись

В приказах, распоряжениях ТНО в реквизите "подпись" содержится полное наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, инициалы имени, отчества и фамилия. Подпись отделяется от предыдущего реквизита тремя межстрочными интервалами.

Например:

или

или

Если документ оформляется на бланке Руководителя, Заместителя Руководителя, то подпись включает личную подпись, инициалы имени и отчества, фамилию. Наименование должности в подписи не указывается, но может включать классный чин.

Если документ оформляется на бланке ТНО, то подпись включает наименование должности, личную подпись, инициалы имени, отчества и фамилию. Например:

Если документ оформляется не на бланке, то в подписи содержится полное наименование должности, личная подпись, инициалы имени, отчества и фамилия. Например:

При подписании документа исполняющим обязанности должностного лица подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом. При этом не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности.

Например:

или:

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими должностными лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

Электронный документ, после визуализации содержит отметку об электронной подписи (информацию о сертификате УКЭП подписавшего лица).

14. Отметка об электронной подписи

Реквизит используется для визуализации электронной подписи получателем документа при обмене электронными документами, подписанными усиленной квалифицированной электронной подписью.

Отметка об электронной подписи формируется и визуализируется программными средствами в соответствии с установленными требованиями. Например:

15. Печать

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Перечень документов, подлежащих удостоверению гербовой печатью в ТНО, утверждается приказом ТНО.

Оттиск печати проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ или на месте, обозначенном "МП" ("Место печати"), если документ подготовлен на основе унифицированной формы (шаблона).

16. Отметка об исполнителе

Реквизит включает фамилию, имя и отчество исполнителя (ответственного исполнителя), номер его телефона (с указанием добавочного номера при наличии). Например:

Шильников Андрей Александрович

+7(495) 913-00-00, доб. 2672

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля и печатается шрифтом N 10. Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул.

При подготовке документов, адресуемых в ЦА ФНС России, другие ТНО, организациям, находящимся в ведении ФНС России, сведения о номере телефона исполнителя дополняются номером внутренней телефонной нумерации с указанием кода зоны телефонной нумерации <27>, например:

--------------------------------

<27> Индивидуальной инструкцией по делопроизводству ТНО может быть предусмотрено дополнение отметки об исполнителе сведениями о часовой зоне относительно московского времени (например, МСК+7).

Шильников Андрей Александрович

+7(495)913-01-67

8(99)26-72

При подготовке служебных (докладных) записок, адресуемых Руководителю, Заместителям Руководителя, начальникам отделов ТНО, указываются фамилия, имя и отчество исполнителя и номер внутренней телефонной связи, например:

Шильников Андрей Александрович

26-72

17. Отметка о заверении копии

Отметка оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется на свободном от текста месте под подписью (при ее наличии) или, при отсутствии свободного места на лицевой стороне документа, на обороте документа и включает: слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа). Например:

Если копия выдается для представления в другой государственный орган, орган местного самоуправления или организацию, отметка о заверении копии дополняется записью о месте хранения документа (подлинника или заверенной копии), с которого была изготовлена копия, и заверяется печатью ТНО:

"Подлинник документа находится в УФНС России по Волгоградской области в деле N 12-04 за 2017 г.".

На копиях многостраничных документов отметка о заверении копии проставляется на каждом листе документа или на последнем листе прошитого или скрепленного иным образом документа. Листы многостраничных документов нумеруются. Запись о месте нахождения подлинника проставляется только на последнем листе документа.

Для заверения копии документа, изготовленной на бумажном носителе, может использоваться штамп.

Копии электронных документов, направляемых по информационно-телекоммуникационным каналам (сети Интернет, СЭД и др.), заверяются электронной подписью Руководителя или иного уполномоченного им лица и высылаются получателю с сопроводительным письмом в форме электронного документа.

Копии электронных документов на физически обособленных носителях высылаются получателю с сопроводительным письмом на бумажном носителе.

В сопроводительном письме к копиям электронных документов указывается:

- наименование информационной системы, в которой хранятся документы;

- наименования документов, копии которых направляются получателю;

- названия файлов документов с указанием форматов файлов;

- дата изготовления и заверения копии.

При этом на физически обособленном носителе несмываемым маркером указывается: "Приложение к письму от (дата) N ...".

Копия электронного документа, представленная в виде документа на бумажном носителе, заверяется в порядке, установленном для заверения копий документов на бумажном носителе, с указанием, в какой информационной системе хранится электронный документ.

Заверенную копию документа выдает тот отдел ТНО, в котором находится его подлинник.