5. Приказ ФНС России от 29.12.2022 N ЕД-7-10/1289@ "Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в управлении Федеральной налоговой службы по субъекту РФ и в межрегиональной инспекции Федеральной налоговой службы"

Внутренняя корреспонденция подразделяется на:

- служебные (докладные) записки, адресованные Руководителю;

- служебные (докладные) записки, адресованные Заместителям Руководителя;

- переписку между отделами.

5.1. Подготовка служебных (докладных) записок на имя Руководителя

5.1.1. Служебные (докладные) записки на имя Руководителя оформляются (подготавливаются, согласовываются и подписываются) и направляются в форме электронного документа, за исключением служебных (докладных) записок по отдельным кадровым и финансовым вопросам, а также с пометкой "Для служебного пользования", которые подготавливаются и передаются для доклада на бумажном носителе.

Служебные (докладные) записки на имя Руководителя подписывают Заместители Руководителя, начальники отделов. Служебные записки, подписываемые начальниками отделов, должны быть согласованы с координирующим их деятельность Заместителем Руководителя.

Регистрация служебных записок на имя Руководителя осуществляется в отделах, их подготовивших.

5.1.2. К служебной (докладной) записке на имя Руководителя отделы готовят проект резолюции Руководителя с фамилиями ответственных исполнителей и соисполнителей - начальников отделов, также координирующих их деятельность Заместителей Руководителя, с текстом поручения и, при необходимости, сроками исполнения. Образец проекта резолюции, подлежащей докладу Руководителю, приведен в приложении N 12.

Файл проекта резолюции вкладывается в РК служебной записки.

Согласование (визирование) служебных (докладных) записок производится в электронной форме средствами СЭД-Регион, а имеющих пометку "Для служебного пользования" - на бумажном носителе путем проставления собственноручной подписи с расшифровкой и даты визирования.

Проекты резолюций и служебных (докладных) записок согласовываются начальником отдела их подготовивших в случае, если служебные (докладные) записки на имя Руководителя подписывает Заместитель Руководителя, координирующий его деятельность.

Проекты резолюции и служебной (докладной) записки, предусматривающие внесение изменений в подписанную ранее Руководителем резолюцию и затрагивающие вопросы, входящие в компетенцию другого отдела, должны быть согласованы (завизированы) начальником заинтересованного отдела. Если заинтересованный отдел имеет возражения по данным предложениям, то к комплекту документов прилагается его обоснованное мнение по указанному вопросу.

Для внутренних документов, адресованных Руководителю, направляемых в порядке информации, допускается не подготавливать проекты резолюций.

5.1.3. Служебные (докладные) записки для доклада Руководителю направляются в БД "Канцелярия Руководителя" в форме электронного документа, а с пометкой "Для служебного пользования" - на бумажном носителе с одновременным направлением РК.

Допускается отдельные служебные (докладные) записки по кадровым и финансовым вопросам готовить и передавать в Подразделение ДОУ для доклада Руководителю на бумажном носителе.

5.1.4. Для направления служебной (докладной) записки в БД "Канцелярия Руководителя" в БД "Канцелярия отдела" создается РК, в которой:

- в поле "Документ" вкладывается файл служебной записки в формате PDF/A, подписанный УКЭП;

- в поле "Приложение" вкладывается файл проекта резолюции, файлы приложений (при наличии);

- на закладке "Реквизиты" в поле "Подписал" выбирается должностное лицо, утверждающее документ, в соответствии с пунктом 5.1.1 Типовой инструкции;

- в поле "Кому" на закладке "Лист рассылки" из группы "Внутренние" выбирается Ф.И.О. Руководителя.

После завершения согласования и утверждения служебной (докладной) записки РК регистрируется в БД "Канцелярия отдела" и направляется в БД "Канцелярия Руководителя". Распечатывание и передача служебной (докладной) записки в Подразделение ДОУ не требуется.

5.1.5. Служебная (докладная) записка с пометкой "Для служебного пользования" на бумажном носителе передается в Подразделение ДОУ, где факт приема фиксируется в специальном журнале или реестре приема-передачи документов. При необходимости, по требованию Подразделения ДОУ, в журнале делается отметка о дате и времени представления документа и подписью исполнителя.

Документы, переданные в Подразделение ДОУ, докладываются Руководителю в установленном порядке.

5.1.6. РК служебной (докладной) записки возвращается в БД "Канцелярия отдела" без доклада Руководителю, если она оформлена с нарушениями установленного порядка.

Служебная (докладная) записка с пометкой "Для служебного пользования" на бумажном носителе возвращается в отдел без доклада Руководителю, если она оформлена с нарушениями установленного порядка либо отсутствует РК в БД "Канцелярия Руководителя".

5.2. Подготовка служебных (докладных) записок, адресованных Заместителям Руководителя

5.2.1. Все служебные (докладные) записки на имя Заместителя Руководителя должны направляться в электронном виде.

Допускается отдельные служебные (докладные) записки на имя Заместителя Руководителя по отдельным кадровым и финансовым вопросам, а также с пометкой "Для служебного пользования" согласовывать, подписывать и передавать в приемную Заместителя Руководителя на бумажном носителе.

В этом случае создание РК (без вложения электронного образа документа), ее регистрация и отправка по СЭД-Регион обязательна.

5.2.2. Для этого исполнитель в СЭД-Регион в БД "Канцелярия отдела" создает РК, в которую вкладывает файл документа.

В поле "Кому" на закладке "Лист рассылки" выбирает фамилию Заместителя Руководителя, которому направляется документ.

5.2.3. Согласование внутреннего документа всеми заинтересованными работниками отдела выполняется в СЭД-Регион. Вся информация о ходе и результатах согласования хранится в РК.

Согласованный документ исполнитель средствами СЭД-Регион направляет на утверждение начальнику отдела.

5.2.4. После утверждения документа Делопроизводитель отдела, регистрирует РК и отправляет в БД "Канцелярия заместителя Руководителя".

5.3. Переписка между отделами

5.3.1. Обмен внутренними документами между отделами производится только в электронной форме с использованием СЭД-Регион.

Допускается переписку по отдельным кадровым и финансовым вопросам, а также документы с пометкой "Для служебного пользования" согласовывать, подписывать и передавать Делопроизводителю отдела, которому направляется документ, на бумажном носителе.

В этом случае создание РК (без вложения электронного образа документа), ее регистрация и отправка по СЭД-Регион обязательна.

5.3.2. Для этого исполнитель в СЭД-Регион в БД "Канцелярия отдела" создает РК, в которую вкладывает файл документа в электронной форме.

В поле "Кому" на закладке "Лист рассылки" выбираются отделы, в которые направляется документ. При необходимости документ может направляться и в отделы, и в приемные заместителей Руководителя.

Если направляемый документ является ответом на входящий документ, то РК исходящего документа в обязательном порядке должна быть связана с РК входящего документа.

5.3.3. Согласование внутреннего документа со всеми заинтересованными работниками отдела выполняется в СЭД-Регион. Вся информация о ходе и результатах согласования хранится в РК исходящего документа.

Согласованный документ исполнитель средствами СЭД-Регион направляет на утверждение начальнику отдела.

Допускается направлять документы на утверждение заместителю начальника отдела, если ему делегировано право подписи внутренних документов (в части внутренних документов) начальником отдела.

5.3.4. После утверждения документа Делопроизводитель отдела регистрирует РК и отправляет ее в БД "Канцелярия отдела", в которую направляется документ (указанную в поле "Кому").

5.4. Порядок подготовки, согласования, утверждения и отправки внутренних документов в электронной форме посредством СЭД-Регион регламентируется Приказом 403.