4. Приказ ФНС России от 29.12.2022 N ЕД-7-10/1289@ "Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в управлении Федеральной налоговой службы по субъекту РФ и в межрегиональной инспекции Федеральной налоговой службы"

4.1. Принципы организации документооборота

Документооборот в ТНО осуществляется с использованием СЭД-Регион.

В процессе документооборота обеспечивается:

- прием, обработка и регистрация входящих документов;

- распределение поступающей корреспонденции;

- рассмотрение документов руководством и доведение до исполнителей;

- работа исполнителя с документами и подготовка проектов документов;

- согласование проектов документов;

- подписание проектов документов;

- обработка и регистрация исходящих документов;

- отправка (рассылка) исходящих документов.

В документообороте ТНО в соответствии с особенностями технологической обработки документов выделяются следующие документопотоки:

- поступающая корреспонденция (входящая);

- отправляемая корреспонденция (исходящая);

- внутренняя корреспонденция.

В ТНО входящая корреспонденция может поступать:

- средствами почтовой, фельдъегерской, специальной, курьерской связи, а также представляться лично на бумажном носителе;

- в электронном виде в форме электронного документа, электронного образа документа, текстового сообщения по каналам СЭД-Регион, электронной почты E-mail, ТКС, через сервисы на официальном сайте ФНС России (интернет-обращения);

- в форме электронного документа по каналам электронной почты, оснащенным средствами криптографической защиты информации (документы с пометкой "Для служебного пользования");

- в электронном виде посредством ФГИС ДО (портал Госуслуг).

Из ТНО исходящая корреспонденция может отправляться:

- средствами почтовой, фельдъегерской и специальной связи на бумажном носителе;

- в электронном виде по каналам СЭД-Регион, электронной почты E-mail, ТКС;

- в электронном виде по каналам электронной почты, оснащенным средствами криптографической защиты информации (документы с пометкой "Для служебного пользования");

- в электронном виде путем загрузки в ФГИС ДО.

Как правило, исходящие документы подготавливаются (оформляются, согласовываются и подписываются) в форме электронного документа.

При необходимости отправки на бумажном носителе электронного документа Подразделение ДОУ распечатывает визуализированный файл документа, проштамповывает его круглой печатью "Для документов", конвертует и готовит к отправке.

В настоящей Инструкции отдельно выделены:

- организация работы с внутренней корреспонденцией - особенности документооборота описаны в разделе 5;

- организация работы с обращениями граждан и организаций - особенности документооборота описаны в разделе 6;

- организация работы с запросами о предоставлении информации о деятельности ТНО - особенности документооборота описаны в разделе 7.

4.2. Прием, обработка и регистрация входящих документов

Все документы, поступившие в ТНО, обрабатываются, регистрируются и распределяются Подразделением ДОУ в день поступления. При наличии отметки "Срочно", "Оперативно" документы регистрируются незамедлительно. Документы, поступившие в ТНО в течение последних 30 минут до окончания рабочего дня, кроме представленных заявителем лично (через представителя), могут регистрироваться на следующий рабочий день.

Для каждого поступившего документа в СЭД-регион создается РК:

- в БД "Канцелярия ЗГ" - для обращений граждан и организаций, подпадающих под действие части 4 статьи 1 Закона N 59-ФЗ (поступивших в ТНО от заявителя, перенаправленных в ТНО государственным органом или органом местного самоуправления для рассмотрения и подготовки ответа заявителю либо для заключения или запроса позиции по обращению); для обращений граждан и организаций, являющихся жалобами данных лиц на акты налоговых органов ненормативного характера, а также действия (бездействие) их должностных лиц, на рассмотрение которых не распространяются положения Закона N 59-ФЗ;

- в БД "Канцелярия экспедиции" - для всех остальных документов, в том числе для запросов конкурсных и арбитражных управляющих; для писем органов государственной власти и органов местного самоуправления; для коммерческих предложений; для заявлений на оформление разрешений (лицензий); для документов, поступающих в рамках гражданского, административного и уголовного судопроизводства; для документов, образующихся в деятельности ТНО в рамках взаимодействия с налогоплательщиками.

4.2.1. Прием, обработка и регистрация корреспонденции, поступающей на бумажных носителях

4.2.1.1. Все документы на бумажных носителях в течение рабочего дня поступают в Подразделение ДОУ.

Документы, передаваемые нарочным непосредственно руководству ТНО, в их приемные, а также начальникам отделов, подлежат передаче в этот же рабочий день в Подразделение ДОУ для их регистрации.

Документы, поступившие по окончании рабочего дня, в выходные и праздничные дни, принимаются ответственным дежурным ТНО. Факт доставки документов регистрируется ответственным дежурным в специальном журнале. При получении пакетов с надписью "Весьма срочно", "Вручить немедленно", "Срочно" ответственный дежурный докладывает об этом руководителю Подразделения ДОУ по телефону для принятия решения.

4.2.1.2. При приеме внешней корреспонденции, поступившей почтовой, курьерской, специальной, фельдъегерской связью, в Подразделении ДОУ проверяется:

- правильность доставки документации по адресу. Ошибочно поступившие документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю;

- целостность упаковки. При нарушении целостности упаковки сотрудник Подразделения ДОУ проставляет на упаковке отметку - "Поступило в поврежденном виде", заверяет своей подписью с расшифровкой и датой.

При поступлении подозрительных почтовых отправлений незамедлительно информируется начальник Подразделения ДОУ.

Входящие документы вскрываются в Подразделении ДОУ. Подсчет числа страниц не производится. При отсутствии приложений на документе проставляется штамп "Получено без приложений" <5>.

--------------------------------

<5> Допускается вместо штампа делать запись вручную.

Конверты с надписью "Лично" вскрываются адресатом.

Поступившие на бумажных носителях документы сортируются на подлежащие и не подлежащие регистрации <6>. Не подлежащие регистрации документы передаются в отделы и должностным лицам ТНО в соответствии с п. 4.2.1.9 Типовой инструкции.

--------------------------------

<6> Перечень документов, поступивших на бумажном носителе и не подлежащих регистрации, приводится в приложении к индивидуальной инструкции по делопроизводству ТНО. Примерный перечень нерегистрируемых входящих документов приведен в приложении N 11 к Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденным приказом Росархива от 24.12.2020 N 199.

4.2.1.3. Если документ представляется заявителем (далее также - гражданином, организацией, физическим лицом или юридическим лицом) лично (через представителя), в Подразделении ДОУ проверяется комплектность документации, в том числе наличие указанных в документах приложений без подсчета страниц. При неполном комплекте документ принимается только при наличии соответствующей отметки с подтверждающей подписью заявителя (его представителя).

По просьбе заявителя (его представителя) на представленной им копии документа проставляется отметка о получении документа, содержащая текущую дату (по требованию - текущее время) и подпись работника Подразделения ДОУ. При неполном комплекте дополнительно проставляется соответствующая отметка с подтверждающей подписью работника Подразделения ДОУ.

4.2.1.4. Запросы отправителю о предоставлении отсутствующих или недостающих документов направляются работниками соответствующих отделов ТНО - исполнителями документов.

При необходимости составляется соответствующий акт (приложение N 11) в двух экземплярах, подписанный работниками Подразделения ДОУ и отдела, назначенного исполнителем (далее - отдел - исполнитель). Один экземпляр направляется заявителю, другой подшивается в дело в Подразделении ДОУ.

4.2.1.5. Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам.

4.2.1.6. В СЭД-Регион производится первичная обработка поступившего в бумажном виде документа: создается РК, в которой заполняются поля: "От кого", "Исходящий N", "Дата исходящего" и "Краткое содержание". Для документа с пометкой "Для служебного пользования" дополнительно включается переключатель "ДСП документ", указываются номер экземпляра и количество листов документа и приложений.

По документам на бумажном носителе, направленным из ЦА ФНС России, ТНО, подведомственных инспекций (при наличии), ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России, АО "ГНИВЦ", от отправителя в БД "Канцелярия экспедиция" автоматически поступают РК с уже заполненными полями. В случае, если РК документов поступили в СЭД-Регион, а документы на бумажном носителе в течение 30 дней не были доставлены, то их РК не регистрируются, а автоматически возвращаются отправителю с комментарием "Истек срок ожидания документа на бумажном носителе".

4.2.1.7. Поступившие документы в бумажном виде сканируются, создаваемый электронный образ документа помещается в РК в поле "Документ" <7>.

--------------------------------

<7> В дальнейшем работа с такими документами осуществляется как с документами, поступившими в электронном виде.

Не подлежат внесению в СЭД-Регион документы с пометкой "Для служебного пользования", а также отдельные документы, предусмотренные Перечнем документов 1148.

4.2.1.8. После первичной обработки документов их РК регистрируются, в соответствующих полях РК автоматически проставляются входящий регистрационный номер и дата регистрации.

В правой нижней части лицевой стороны первого листа каждого полученного бумажного документа, а также на конвертах корреспонденции, которая не вскрывается в Подразделении ДОУ, указывается дата регистрации документа и входящий номер.

4.2.1.9. В Подразделении ДОУ ведется реестровый учет всей корреспонденции, поступившей в ТНО на бумажных носителях. При необходимости реестры формируются и распечатываются с помощью СЭД-Регион.

Порядок передачи документов на бумажных носителях из Подразделения ДОУ работникам приемных Руководителя (Заместителей Руководителя), делопроизводителям отделов регламентируется индивидуальной инструкцией по делопроизводству ТНО.

4.2.2. Прием, обработка и регистрация корреспонденции, поступающей в электронной форме по каналам СЭД

4.2.2.1. Вся корреспонденция из ЦА ФНС России, ТНО, ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России и АО "ГНИВЦ" должна поступать по каналам СЭД, за исключением документов, подлежащих отправке на бумажном носителе:

- писем с пометкой "Для служебного пользования";

- предусмотренных Перечнем документов 1067.

4.2.2.2. Корреспонденция в электронной форме средствами СЭД-Регион поступает в БД "Канцелярия экспедиция" в виде РК с уже заполненными полями, в которой вложен документ в форме визуализированного документа с дополнительным файлом "ЭД.zip", содержащим файл документа (не визуализированного) и файл УКЭП.

В исключительных случаях в форме:

- электронного документа - файла документа (не в формате PDF/A), подписанного УКЭП;

- электронного образа документа. При этом наличие УКЭП не требуется.

Если документ в электронной форме состоит из файла сопроводительного письма и одного или нескольких файлов приложений, то для приложений наличие УКЭП не требуется.

4.2.2.3. Поручения руководителя ФНС России или его заместителей, поручения ЦА ФНС России в электронной форме средствами СЭД поступают в БД "Канцелярия экспедиция" в виде РК.

Отличительной особенностью РК поручений является наличие в поле "Номер документа" отметки "Поручение", при этом номер документа отсутствует. В поле "Документ" помещается файл документа (электронный образ документа, обращения, интернет-обращения), по которому создано поручение, информация о заявителе и дате регистрации документа в ЦА ФНС России, текст резолюции по документу и фамилия должностного лица, подписавшего резолюцию. РК поручения не содержит УКЭП.

4.2.2.4. В Подразделении ДОУ проверяется:

- правильность заполнения основных реквизитов;

- наличие электронного документа или электронного образа документа;

- для электронного документа - наличие и подлинность УКЭП; Отсутствие регистрационного номера и даты регистрации в файле поступившего электронного документа не является ошибкой;

- для электронного образа документа - наличие регистрационного номера и даты регистрации, а также подписи должностного лица в файле поступившего документа.

Несоответствие регистрационного номера и даты регистрации в файле поступившего документа, со значениями регистрационной карточки является ошибкой.

Разница между датой регистрации документа и датой поступления документа не должна превышать один рабочий день.

При выявлении ошибок РК документа средствами СЭД возвращается отправителю без регистрации с указанием причины отказа.

4.2.2.5. РК, обращений граждан и организаций, запросов граждан и организаций о предоставлении информации о деятельности ТНО, поступивших из ЦА ФНС России, ТНО, подведомственных инспекций (при наличии) с сопроводительным письмом, а также в виде поручений по обращениям граждан из БД "Канцелярия экспедиция" перенаправляются в БД "Канцелярия ЗГ" для их регистрации и распределения.

4.2.3. Прием, обработка и регистрация корреспонденции, поступающей по электронной почте

4.2.3.1. Электронная почта используется как резервный канал связи с ЦА ФНС России, ТНО и подведомственными инспекциями в случае технического сбоя канала системы электронного документооборота.

Корреспонденция, поступившая по ЭП, должна содержать электронный документ, подписанный УКЭП, либо электронный образ документа.

Обработка и регистрация корреспонденции, поступившей по ЭП, осуществляется вручную.

В Подразделении ДОУ проверяется наличие электронного документа и подлинность УКЭП.

При выявлении ошибок документы, поступившие по ЭП, не регистрируются, а отправителям сообщается об ошибках.

В случае отсутствия ошибок для каждого документа, поступившего по ЭП в СЭД-Регион создается РК, в которой заполняются поля: "От кого", "Исходящий N", "Дата исходящего" и "Краткое содержание". В поле "Документ" помещается файл(ы) электронного документа.

Доведение корреспонденции, поступившей по электронной почте, осуществляется работниками Подразделения ДОУ с использованием средств СЭД-Регион.

4.2.3.2. Для обмена документами с органами исполнительной власти субъекта Российской Федерации, территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, исполнительно-распорядительными органами местного самоуправления, конкурсными (арбитражными, финансовыми) управляющими, общественными и другими организациями, может использоваться технологический почтовый ящик электронной почты Единой унифицированной почтовой системы. Письма, направленные на него, автоматически поступают в СЭД-Регион. Порядок создания технологических почтовых ящиков для СЭД осуществляется в соответствии с письмом ФНС России от 12.04.2022 N 6-4-02/0062@. Обмен электронными документами с использованием технологического почтового ящика должен осуществляться на основании соглашения о взаимодействии (или иного документа).

4.2.3.3. Документы, поступившие по электронной почте или иным каналам связи в приемную Руководителя (Заместителей Руководителя), подлежат передаче в этот же рабочий день в Подразделение ДОУ для регистрации.

4.2.4. Прием, обработка и регистрация интернет-обращений

4.2.4.1. Для приема обращений граждан и организаций, а также запросов о предоставлении информации о деятельности ТНО в форме электронных сообщений (интернет-обращения) применяется специализированное программное обеспечение, реализованное в виде сервисов "Обратиться в ФНС России" или "Личный кабинет", размещенных на интернет-сайте ФНС России.

4.2.4.2. Интернет-обращения в электронной форме поступают в СЭД-Регион в виде РК с уже заполненными полями и вложенным файлом(ами) обращения в БД "Канцелярия ЗГ".

4.2.5. Прием, обработка и регистрация факсограмм

4.2.5.1. Средства факсимильной связи предназначены для оперативной передачи информации с бумажного носителя и приема этой информации в виде копии-факсимиле.

4.2.5.2. Передача средствами факсимильной связи секретных документов, а также документов, содержащих пометку ограничения доступа к ним, в том числе пометку "Для служебного пользования", запрещена.

4.2.5.3. Первичная обработка в СЭД-Регион и регистрация принятых факсограмм аналогична первичной обработке документов, поступивших почтовой и фельдъегерской связью.

4.2.5.4. Факсограммы, поступившие из органов государственной власти и подлежащие в соответствии с п. 4.3 докладу Руководителю, обрабатываются и исполняются в обычном порядке.

4.2.5.5. Остальные факсограммы, направленные на рассмотрение в приемную Заместителя Руководителя или в отдел, рассматриваются как информационные материалы, которые подлежат исполнению только после досылки подлинника документа. В случае особой важности и, если о факсограмме уже проинформирован соответствующий Заместитель Руководителя, такие факсограммы принимаются к исполнению.

4.2.5.6. Если по факсограмме, принятой к исполнению без подтверждающего подлинника документа, требуется предоставление конфиденциальной информации, исполнитель связывается по телефону с автором факсограммы и сообщает, что информация может быть предоставлена только после получения официального письма.

4.2.5.7. В случае поступления документа на бумажном носителе, ранее полученного по факсимильной связи, на нем проставляется регистрационный номер, который присвоен ранее поступившей факсограмме, и дата поступления документа на бумажном носителе. В РК документа в СЭД-Регион делается отметка о дате поступления документа на бумажном носителе.

4.2.6. Прием, обработка и регистрация обращений, поступающих из ФГИС ДО

4.2.6.1. Прием и обработка обращений граждан, поступающих из ФГИС ДО, осуществляются сотрудниками Подразделения ДОУ.

4.2.6.2. Сотрудник Подразделения ДОУ в ФГИС ДО с помощью кнопки "Сохранить как" сохраняет файл печатной формы обращения гражданина, файлы приложений (при наличии) на магнитный носитель (flash-накопитель) для переноса обращения в СЭД-Регион в БД "Канцелярия ЗГ".

4.2.6.3. Для регистрации обращения в БД "Канцелярия ЗГ" СЭД-Регион работником Подразделения ДОУ создается РК обращения, в которой заполняются все необходимые поля:

- в поле "Способ доставки" из списка допустимых значений выбираем значение "GOSUSLUGI.RU";

- в поля "Документ" и "Приложения" размещаются с магнитного носителя (flash-накопителя) файлы печатной формы обращения и приложений (при их наличии);

- в поле "Краткое содержание" заносится текст: "Обращение с сайта GOSUSLUGI.RU подлежит рассмотрению до ДД.ММ.ГГГГ ЧЧ:ММ",

где ЧЧ:ММ расчетное время, до которого необходимо разместить решение по обращению в ФГИС ДО (должно быть на два часа раньше регламентного времени, указанного в карточке жалобы во ФГИС ДО).

РК обращения регистрируется в СЭД-Регион в БД "Канцелярия ЗГ" (присваивается входящий регистрационный номер) в установленном порядке. Далее работа с обращением ведется в соответствии с разделом 6.

4.2.7. Прием, обработка и регистрация обращений, поступающих по ТКС

4.2.7.1. Все обращения налогоплательщиков, отправленные по ТКС (в рамках 02 документооборота), автоматически загружаются в СЭД-Регион в БД "Канцелярия экспедиции".

В БД "Канцелярия экспедиции" автоматически создается РК, в которой поле "Краткое содержание" находится сообщение "Интернет-обращение N [идентификатор] через сервис ГП-3", содержащее идентификатор документа в АИС "Налог-3". При этом РК вложения (приложения к электронным документам) не содержит, в связи с их дублированием в АИС "Налог-3".

4.2.7.2. Сотрудник Подразделения ДОУ, осуществляющий регистрацию обращений, поступающих по ТКС, открывает РК и исходя из ее содержания принимает решений о ее регистрации или обработке с помощью кнопки "Отказать в регистрации" (для документов, не требующих регистрации, например, тестовые сообщения, сообщения о благодарности и др.) <8>. Не допускается удалять или оставлять необработанными РК обращений, не подлежащих регистрации;

--------------------------------

<8> После регистрации поступившей корреспонденции информация о регистрации обращения пересылается в АИС "Налог-3". При нажатии кнопки "Отказать в регистрации" в АИС "Налог-3" направляется сообщение, по которому обращение помечается как не требующее ответа. При этом в СЭД-Регион РК документа переходит в статус "Отказано в регистрации", а в поле "Причина отказа" заносится значение "Не требует регистрации".

Далее работа с РК обращения ведется в соответствии с п. 4.3 Типовой инструкции.

4.3. Распределение поступающей корреспонденции

Подразделением ДОУ в РК заполняется поле "Кому" и документы рассылаются адресатам. Документы, поступившие в бумажном виде, передаются в отделы под роспись в реестре об их получении (или ином порядке, определенном в индивидуальной инструкции по делопроизводству ТНО).

Зарегистрированные документы распределяются с учетом следующего.

4.3.1. Для доклада Руководителю направляются все документы из ЦА ФНС России за подписью руководителя или заместителей руководителя ФНС России; высших должностных лиц субъектов Российской Федерации; руководителей или заместителей руководителя органов государственной власти субъектов Российской Федерации; полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах; руководителей ТНО; руководителей подведомственных инспекций (при наличии) по кадровым и финансово-экономическим вопросам; руководителей исполнительно-распорядительных органов местного самоуправления.

Руководителю направляются обращения граждан и организаций:

- с пометкой "Лично";

- по вопросам, входящим в компетенцию отделов, координацию деятельности которых осуществляет Руководитель;

- в случае неоднократной переадресации Заместителями Руководителя обращений по принадлежности (два раза и более);

- содержащие жалобы на неправомерные действия (бездействие) начальников отделов ТНО и подведомственных инспекций (при наличии).

По указанию Руководителя данный список может быть расширен.

4.3.2. Заместителям Руководителя направляются обращения граждан и организаций, а также остальные документы согласно распределению их обязанностей по координации деятельности отделов ТНО.

4.3.3. В отделы направляются документы, поступившие из подведомственных инспекций (при наличии), адресованные непосредственно отделам ТНО, поступившие как ответы во исполнение массового запроса ТНО, а также информационные документы, не требующие управленческих решений.

По решению Руководителя отдельные виды документов могут передаваться непосредственно в отделы ТНО <9>.

--------------------------------

<9> Перечень документов передаваемых непосредственно в отделы ТНО может быть установлен индивидуальной инструкцией по делопроизводству ТНО.

4.3.4. В случае ошибочного направления Подразделением ДОУ документов в БД "Канцелярия Руководителя", БД "Канцелярия Заместителя Руководителя" или БД "Канцелярия отдела", они в тот же день (или в первой половине следующего рабочего дня) должны возвращаться с соответствующей пометкой в Подразделение ДОУ для переадресования в надлежащую приемную Заместителя Руководителя или отдел ТНО.

Если в ходе исполнения документа, поступившего из Подразделения ДОУ (без резолюции Руководителя, Заместителя Руководителя), выявилось, что он подлежит рассмотрению в другом отделе, об этом незамедлительно сообщается служебной запиской в Подразделение ДОУ для переадресования документа по принадлежности.

4.3.5. "Спорные" документы (т.е. документы, неоднократно возвращаемые в Подразделение ДОУ для переадресации по принадлежности) докладываются Руководителю (Заместителю Руководителя) для определения ответственного исполнителя. В последующем аналогичные документы направляются в указанный Руководителем (Заместителем Руководителя) отдел.

4.4. Рассмотрение документов руководством и доведение до исполнителей

Все входящие и внутренние документы поступают по принадлежности на рассмотрение Руководителю, Заместителям Руководителя либо начальникам отделов ТНО.

Рассмотрение, поступающих документов в электронной форме, осуществляется в СЭД-Регион без бумажного документирования:

- в БД "Канцелярия Руководителя" - корреспонденции, поступающей в приемную Руководителя;

- в БД "Канцелярия Заместителя Руководителя" - корреспонденции, поступающей в приемную Заместителя Руководителя;

- в БД "Канцелярия отдела" - корреспонденции, поступающей в отдел ТНО.

В результате рассмотрения для каждого документа формируется резолюция, которая средствами СЭД-Регион доводится до исполнителя.

4.4.1. Порядок подготовки и оформления резолюций к корреспонденции, поступающей в приемную Руководителя

4.4.1.1. В почту Руководителя поступает входящая (пп. 4.3.1, 6.4.1) и внутренняя (п. 5.1) корреспонденция. Документы докладываются Руководителю в день поступления или на следующий рабочий день, за исключением документов особого характера, которые докладываются незамедлительно.

4.4.1.2. К документам, поступившим в почту Руководителя, оформляются проекты резолюций.

По входящей корреспонденции проекты резолюций формируются средствами СЭД-Регион в Подразделении ДОУ на основании анализа содержательной части документов, с учетом положений об отделах ТНО, а также исходя из распределения обязанностей между Руководителем и его заместителями, и их указаний.

По внутренней корреспонденции проекты резолюций, оформленные в соответствии с образцом, приведенным в приложении N 12, поступают из отделов вместе со служебными записками в соответствии с пунктом 5.1 Типовой инструкции. В Подразделении ДОУ проекты резолюций Руководителя формируются средствами СЭД-Регион, файл проекта резолюции удаляется из РК.

4.4.1.3. В состав резолюции входят следующие элементы:

- ответственный исполнитель, соисполнители (фамилия и инициалы начальников отделов, которым дается поручение);

- ответственный организатор исполнения поручения - заместитель Руководителя, а также заместители Руководителя, координирующие деятельность отделов - соисполнителей;

- содержание поручения;

- срок исполнения поручения (при необходимости).

Дополнительно (через знак +) указываются фамилии и инициалы должностных лиц, которым документ направляется для информации.

Заместитель Руководителя, на которого возложено исполнение обязанностей Руководителя, в резолюции и.о. Руководителя в качестве куратора отдела, являющегося ответственным исполнителем (соисполнителем) по документу, не указывается. При необходимости поручение пересылается из БД "Канцелярия Руководителя" в соответствующую БД "Канцелярия Заместителя Руководителя".

4.4.1.4. Ответственным исполнителем документа является начальник отдела ТНО, поименованный первым в резолюции Руководителя. Организатором исполнения документа является поименованный первым в резолюции Заместитель Руководителя, который организует работу ответственного исполнителя и, при необходимости, подключает к исполнению другие отделы, в том числе не поименованные в резолюции Руководителя.

Если исполнение резолюции предусматривает подготовку итогового документа (ответа), его подготавливает отдел - ответственный исполнитель и подписывает Заместитель Руководителя - ответственный организатор исполнения поручения, за исключением ответов, подготавливаемых за подписью Руководителя в соответствии с п. 3.5.7.2 Типовой инструкции.

Если в соответствии с резолюцией ответственным исполнителем и соисполнителями (при наличии) являются отделы, деятельность которых координирует Руководитель, организатор исполнения документа - Заместитель Руководителя не указывается.

Итоговый документ (ответ) в этом случае подписывается Руководителем или по его указанию Заместителем Руководителя.

Допускается в качестве ответственного исполнителя в резолюцию включать начальника подведомственной инспекции (при наличии).

4.4.1.5. Поручение должно быть сформулировано конкретно, лаконично и ориентировано на конечный результат работы исполнителей (например: "Для подготовки ответа", "Прошу принять участие", и т.п.).

Сроки исполнения поручений определяются в соответствии с пп. 9.4 - 9.5 Типовой инструкции, а также исходя из содержания документа.

4.4.1.6. Если рассматриваемый документ не содержит указаний на необходимость определенных действий должностных лиц (носит информативный характер), то он направляется соответствующим отделам без указания сроков рассмотрения и комментариев к исполнению.

4.4.1.7. Входящие документы, поступающие Руководителю на рассмотрение, выделяются в следующие потоки:

- документы, поступившие в электронном виде, по которым Подразделение ДОУ формирует в СЭД-Регион проекты резолюции и направляет Руководителю на рассмотрение в электронной форме. Руководитель средствами СЭД-Регион подтверждает проект резолюции или корректирует его и направляет на исполнение;

- документы, поступившие на бумажном носителе, по которым Подразделение ДОУ формирует в СЭД-Регион проекты резолюций, распечатывает их и вместе с бумажными подлинниками документов передает Руководителю на рассмотрение. К данному потоку относятся документы с пометкой "Для служебного пользования", а также документы, предусмотренные Перечнем документов 1148;

- документы, поступившие как в электронном виде, так и на бумажном носителе, формирование резолюции к которым в СЭД-Регион и направление на исполнение осуществляет Подразделение ДОУ (без доклада Руководителю). К данному потоку относятся письма, поступившие как ответы во исполнение массового запроса ТНО; информационные документы, не требующие управленческих поручений; типовые письма, регулярно поступающие на рассмотрение Руководителю; другие входящие документы, перечень которых определяет Руководитель.

Порядок формирования в СЭД-Регион резолюции Руководителя к входящим документам и направления их на исполнение регламентируется Приказом 403.

4.4.1.8. Начальник (или другой уполномоченный работник) Подразделения ДОУ ежедневно докладывает Руководителю поступившую корреспонденцию на бумажном носителе с проектами резолюций.

После доклада Руководителю, с учетом внесенных им корректив, в СЭД-Регион формируются окончательные резолюции. Подписанные Руководителем резолюции скрепляются с соответствующими документами и являются их неотъемлемой частью.

До исполнителей, поименованных в резолюции, РК документов доводятся средствами СЭД-Регион. Подлинники документов выдаются исполнителю, поименованному в резолюции первым, для последующего формирования их в дела отделов вместе с итоговыми документами (ответами).

Документы на бумажном носителе с пометкой "Для служебного пользования", а также документы, не переведенные в электронный вид (электронный образ), выдаются исполнителям на бумажном носителе под расписку в реестрах, которые остаются в Подразделении ДОУ (если иной порядок не предусмотрен индивидуальной инструкцией по делопроизводству ТНО).

4.4.1.9. Если из содержания документа следует, что он носит срочный характер, документ с проектом резолюции немедленно направляется исполнителям, до доклада Руководителю.

После доклада Руководителю в случае внесения им корректив в проект резолюции документ повторно направляется исполнителям по СЭД-Регион с указанием текста "Взамен ранее разосланного" в поле "Краткое содержание" РК.

4.4.1.10. Если по объективным причинам в подписанную Руководителем резолюцию необходимо внести изменения, то отдел - ответственный исполнитель направляет на рассмотрение Руководителю служебную записку, которая содержит мотивированное обоснование вносимых изменений. Служебная записка оформляется в соответствии с требованиями пункта 5.1. Типовой инструкции, проект резолюции к служебной записке должен быть согласован начальником заинтересованного отдела.

В случае возражений, имеющихся у заинтересованного отдела по данным предложениям, к служебной записке об изменении состава исполнителей прилагается обоснованное мнение этого отдела по указанному вопросу.

На основании принятого Руководителем решения по служебной записке Подразделение ДОУ корректирует в СЭД-Регион резолюцию Руководителя и повторно направляет РК документа исполнителям. В бумажном виде скорректированная резолюция не переподписывается.

4.4.2. Порядок подготовки и оформления резолюций к корреспонденции, поступающей в приемную Заместителя Руководителя

4.4.2.1. Входящие документы поступают на рассмотрение Заместителям Руководителя в соответствии с распределением их обязанностей. Во время отсутствия Заместителя Руководителя корреспонденция направляется Заместителю Руководителя, исполняющему его обязанности.

Документы, поступающие Заместителям Руководителя, подразделяются на входящие документы; внутренние документы (служебные (докладные) записки); документы, содержащие поручения Руководителя; приказы и распоряжения.

Входящие документы, в соответствии с п. 4.3.2, после первичной обработки в Подразделении ДОУ регистрируются в СЭД-Регион и направляются в БД "Канцелярия Заместителя Руководителя" в форме РК.

При необходимости документы на бумажном носителе передаются из Подразделения ДОУ в приемные Заместителей Руководителя под роспись в реестре.

Внутренние документы, подготовленные в соответствии с п. 5.2, поступают по СЭД-Регион в базу данных "Канцелярия Заместителей Руководителя" в форме РК. При необходимости экземпляр служебной записки на бумажном носителе передается исполнителем в приемную Заместителя Руководителя.

Документы, содержащие поручения Руководителя, приказы и распоряжения поступают по СЭД-Регион в базу данных "Канцелярия Заместителей Руководителя" в форме РК.

4.4.2.2. Все входящие документы, поступившие в приемную Заместителя Руководителя, должны рассматриваться Заместителями Руководителя в день поступления или на следующий рабочий день.

В случае ошибочного направления документов Заместителю Руководителя они в тот же день (или в первой половине следующего рабочего дня) должны быть возвращены с соответствующей пометкой в Подразделение ДОУ для переадресования надлежащему Заместителю Руководителя.

4.4.2.3. По документам, содержащим поручения Руководителя, Заместитель Руководителя организует контроль их исполнения. При необходимости оформляются дополнительные поручения отделам-исполнителям в форме дополнительных резолюций.

По остальным документам, поступившим на рассмотрение Заместителям Руководителя, работники, ответственные за делопроизводство в приемных, готовят проекты резолюций в день получения таких документов или на следующий рабочий день.

В состав резолюции входят следующие элементы:

- ответственный исполнитель, соисполнители (фамилия и инициалы начальников отделов, которым дается поручение, включая подразделения, деятельность которых заместитель Руководителя не координирует);

- содержание поручения;

- срок исполнения поручения (при необходимости).

Сроки исполнения документов определяются в соответствии с пп. 9.4 - 9.5.

Дополнительно (через знак +) указываются фамилии и инициалы должностных лиц, которым данный документ направляется для сведения. Если резолюция подготовлена в приемной Заместителя Руководителя, исполняющего обязанности другого Заместителя Руководителя, документ дополнительно направляется замещаемому Заместителю Руководителя для сведения.

Допускается в качестве ответственного исполнителя (соисполнителя) в резолюцию включать руководителей подчиненных инспекций (при наличии).

4.4.2.4. Входящие документы, поступающие Заместителю Руководителя на рассмотрение, выделяются в следующие потоки:

- документы, поступившие в электронном виде, по которым работник, ответственный за делопроизводство в приемной Заместителя Руководителя, формирует в СЭД-Регион проекты резолюции и направляет Заместителю Руководителя на рассмотрение в электронной форме. Заместитель Руководителя средствами СЭД-Регион подтверждает проект резолюции или корректирует его и направляет на исполнение;

- документы, поступившие на бумажном носителе, по которым работник, ответственный за делопроизводство в приемной Заместителя Руководителя, формирует в СЭД-Регион проекты резолюций, распечатывает их и вместе с бумажными подлинниками документов передает Заместителю Руководителя на рассмотрение. К данному потоку относятся документы с пометкой "Для служебного пользования", а также документы, предусмотренные Перечнем документов 1148;

- документы, поступившие как в электронном виде, так и на бумажном носителе, формирование резолюции к которым в СЭД-Регион и направление на исполнение осуществляет работник, ответственный за делопроизводство в приемной Заместителя Руководителя (без доклада Заместителю Руководителя). К данному потоку относятся письма, поступившие как ответы во исполнение массового запроса ТНО; информационные документы, не требующие управленческих поручений; типовые письма, регулярно поступающие на рассмотрение Заместителю Руководителя; другие входящие документы, перечень которых определяет Заместитель Руководителя.

Порядок формирования в СЭД-Регион резолюции Заместителя Руководителя к входящим документам и направления их на исполнение регламентируется Приказом 403.

4.4.2.5. Утвержденную Заместителем Руководителя резолюцию к документу, поступившему на бумажном носителе, работник, ответственный за ведение делопроизводства в приемной Заместителя Руководителя, заносит в РК документа в СЭД-Регион и направляет на исполнение всем отделам, поименованным в резолюции. <10>

--------------------------------

<10> По документам, содержащим поручения Руководителя, в которых Заместитель Руководителя является ответственным исполнителем, работник, ответственный за ведение делопроизводства в приемной Заместителя Руководителя, рассылает резолюцию по СЭД-регион путем создания дополнительных поручений.

Резолюции, подписанные Заместителем Руководителя, скрепляются с соответствующими документами и являются их неотъемлемой частью. Подлинники документов выдаются исполнителю, поименованному в резолюции первым, для последующего формирования их в дела отделов вместе с итоговыми документами (ответами). Остальным исполнителям - копии на бумажном носителе, подготовленные работником, ответственным за ведение делопроизводства приемной Заместителя Руководителя <11>.

--------------------------------

<11> Индивидуальной инструкцией по делопроизводству ТНО может быть установлен иной способ доведения документов до соисполнителей.

4.4.2.6. Если по объективным причинам в резолюцию Заместителя Руководителя необходимо внести изменения, то отдел - ответственный исполнитель направляет на рассмотрение Заместителю Руководителя служебную записку, содержащую мотивированное обоснование вносимых изменений.

Если служебная записка содержит предложения по смене ответственного исполнителя, то она должна быть согласована с начальником отдела, которому осуществляется передача документа на исполнение. Срок согласования служебной записки о смене ответственного исполнителя не должен превышать 3 рабочих дня <12> с даты поступления РК в соответствующую БД "Канцелярия отдела".

--------------------------------

<12> Индивидуальной инструкцией по делопроизводству ТНО может быть установлен иной срок согласования служебной записки, но не более предусмотренного абзацем вторым п. 4.4.2.6 Типовой инструкции.

Если резолюция подготовлена в приемной Заместителя Руководителя, исполнявшего обязанности другого Заместителя Руководителя, который вновь приступил к исполнению своих обязанностей, отдел - ответственный исполнитель направляет служебную записку на рассмотрение Заместителю Руководителя, вновь приступившему к исполнению своих обязанностей.

4.4.3. Порядок подготовки и оформления резолюций в отделах

4.4.3.1. Документы, поступающие в отделы, подразделяются на входящие документы; внутренние документы (служебные (докладные) записки и др.); документы, содержащие поручения Руководителя; документы, содержащие поручения Заместителя Руководителя; приказы, распоряжения и протоколы.

Входящие документы, подлежащие направлению непосредственно в отделы, в соответствии с п. 4.3.3 Типовой инструкции после первичной обработки в Подразделении ДОУ регистрируются в СЭД-Регион и направляются в БД "Канцелярия отдела" в форме РК. При необходимости документы на бумажном носителе передаются из Подразделения ДОУ Делопроизводителю отдела под расписку в реестре.

Внутренние документы, подготовленные в соответствии с п. 5.3 Типовой инструкции, поступают по СЭД-Регион в БД "Канцелярия отдела" в форме РК. При необходимости служебная записка на бумажном носителе передается исполнителем Делопроизводителю отдела.

Документы с резолюцией Руководителя (Заместителя Руководителя), приказы, распоряжения и протоколы поступают по СЭД-Регион в БД "Канцелярия отдела" в форме РК. При необходимости документ на бумажном носителе с резолюцией Руководителя (Заместителя Руководителя) Делопроизводитель отдела получает в Подразделении ДОУ (у работника, ответственного за ведение делопроизводства в приемной Заместителя Руководителя).

4.4.3.2. Все входящие документы, поступившие в отдел, должны рассматриваться в день поступления или на следующий рабочий день.

В случае ошибочного направления входящих документов в отдел они в тот же день (или в первой половине следующего рабочего дня) должны возвращаться с соответствующей пометкой в Подразделение ДОУ для переадресования в надлежащий отдел ТНО.

4.4.3.3. Входящие документы, поступающие в отдел на рассмотрение, выделяются в следующие потоки:

- документы, поступившие в электронном виде, по которым Делопроизводитель отдела формирует в СЭД-Регион проекты резолюции и направляет начальнику отдела на рассмотрение в электронной форме. Начальник отдела средствами СЭД-Регион подтверждает проект резолюции или корректирует его и направляет на исполнение;

- документы, поступившие на бумажном носителе, по которым Делопроизводитель отдела формирует в СЭД-Регион проекты резолюций, распечатывает их и вместе с бумажными подлинниками документов передает начальнику отдела на рассмотрение. К данному потоку относятся документы с пометкой "Для служебного пользования", а также документы, предусмотренные Перечнем документов 1148;

- документы, поступившие как в электронном виде, так и на бумажном носителе, формирование резолюции к которым в СЭД-Регион и направление на исполнение осуществляет Делопроизводитель отдела (без доклада начальнику отдела). К данному потоку относятся письма, поступившие как ответы во исполнение массового запроса ТНО; информационные документы, не требующие управленческих поручений; типовые письма, регулярно поступающие на рассмотрение начальнику отдела; другие входящие документы, перечень которых определяет начальник отдела.

Порядок формирования в СЭД-Регион резолюции начальника отдела к входящим документам и направления их на исполнение регламентируется Приказом 403 <13>.

--------------------------------

<13> Рассмотрение поступивших документов, формирование резолюции и направление документа на исполнение может осуществляться начальником отдела самостоятельно (без участия Делопроизводителя отдела).

4.4.3.4. Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

по входящей корреспонденции - в соответствии с пп. 9.4. - 9.5 Типовой инструкции;

по внутренней корреспонденции - в срок, указанный в документе, а при отсутствии конкретной даты - в срок не более месяца.

4.4.3.5. Если в ходе исполнения документа, поступившего из Подразделения ДОУ (без резолюции Руководителя, Заместителя Руководителя), выявилось, что он подлежит рассмотрению в другом отделе, об этом незамедлительно сообщается служебной запиской в Подразделение ДОУ для направления документа по принадлежности в адрес соответствующего отдела.

4.4.3.6. Не допускается передача документов непосредственным исполнителям, минуя Делопроизводителя отдела.

4.4.3.7. Порядок формирования в СЭД-Регион резолюции начальника отдела к входящим документам и направления их на исполнение регламентируется Приказом 403.

4.5. Работа исполнителя с документами, подготовка проектов документов

4.5.1. Исполнение документа состоит из следующих основных этапов:

- сбор и обработка необходимой информации;

- подготовка проекта документа, его оформление;

- согласование проекта документа;

- доработка проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования;

- повторное согласование проекта документа (в случае доработки);

- представление на подпись (утверждение) проекта документа;

- регистрация и отправка адресату.

4.5.2. Ответственный исполнитель организует работу по исполнению документа согласно резолюции и несет ответственность за его исполнение. Если исполнение документа поручено нескольким исполнителям, ответственным является исполнитель, определенный в резолюции первым.

4.5.3. Соисполнители представляют ответственному исполнителю замечания и предложения в пределах своей компетенции по исполнению данного документа.

Ответственный исполнитель подготавливает проект исходящего документа с учетом замечаний и предложений соисполнителей.

При несогласии с предложениями заинтересованных отделов (соисполнителей) о проекте документа докладывается руководителю с приложением соответствующих обоснований для принятия решения.

4.5.4. Проекты документов готовятся в соответствии с требованиями по оформлению документов, установленными Типовой инструкцией в разделе 3.

Если проект документа является ответом на входящий документ, то РК исходящего документа в обязательном порядке должна быть связана с РК входящего документа.

4.5.5. Порядок подготовки исходящих документов в СЭД-Регион регламентируется Приказом 403.

4.6. Согласование проектов документов

4.6.1. Проект документа, подготовленный в соответствии с резолюцией Руководителя (Заместителя Руководителя), должен быть согласован (завизирован) всеми должностными лицами, поименованными в резолюции, в том числе при наличии служебной записки о согласовании.

Проекты инициативных служебных документов должны быть согласованы со всеми заинтересованными отделами.

Лист согласования является неотъемлемой частью документа <14>.

--------------------------------

<14> Индивидуальной инструкцией по делопроизводству ТНО может содержать положения в части оформления листа согласования на обороте основного документа или на отдельном листе, прилагаемом к основному документу.

Учитывая срочность и важность отдельных документов, допускается при отсутствии разногласий у отделов между ответственным исполнителем и соисполнителями (урегулированы в рабочем порядке) направлять РК проектов ответов на подпись (утверждение) Руководителю (Заместителю Руководителя) при наличии в карточке согласования в СЭД-Регион фразы "Согласовано со всеми заинтересованными отделами в рабочем порядке, замечаний не имеется". Запись прописывает лично начальник отдела - ответственного исполнителя по документу при согласовании в электронном виде.

4.6.2. Проект служебного письма могут не визировать начальники отделов-соисполнителей:

- чьи предложения были изложены в письменной форме и полностью учтены в проекте документа;

- которые направили соответствующее письмо (служебную записку) о том, что вопросы, изложенные в проекте служебного письма, не входят в их компетенцию.

Если вопросы, изложенные в проекте приказа (распоряжения), не входят в компетенцию согласующего отдела, при согласовании ставится пометка "согласование не требуется".

4.6.3. На бумажном носителе осуществляется согласование <15>:

--------------------------------

<15> Индивидуальной инструкцией по делопроизводству ТНО может быть расширен перечень документов, согласование которых осуществляется в электронной форме.

- приказов, распоряжений по отдельным кадровым и финансовым вопросам, перечень которых определяется Руководителем <16>;

--------------------------------

<16> Перечень приказов и распоряжений по отдельным кадровым и финансовым вопросам, согласование которых осуществляется на бумажном носителе, должен быть закреплен в индивидуальной инструкции по делопроизводству ТНО или отдельным приказом. В случае, если такой перечень не установлен, приказы и распоряжения (кроме ДСП-документов) согласуются в электронной форме.

- писем, приказов, распоряжений с пометкой "Для служебного пользования";

- документов, предусмотренных Перечнем документов 1067.

Согласование остальных служебных документов осуществляется в электронной форме средствами СЭД-Регион. Порядок согласования исходящих документов в СЭД-Регион регламентируется Приказом 403, приказов (распоряжений) - Приказом 1111.

Вся информация о ходе и результатах согласования хранится в РК исходящего документа.

Проекты служебных документов визируются (согласовываются) исполнителем и начальником отдела, подготовившими проект затем Заместителем Руководителя, координирующим деятельность данного отдела. Далее проекты служебных документов согласовываются со всеми заинтересованными отделами (визируются их начальниками) и Заместителями Руководителя, координирующими их деятельность.

4.6.4. Проекты приказов (распоряжений), предусматривающие расходы финансовых средств, в обязательном порядке согласовываются с отделом, отвечающим за финансово-экономические вопросы.

4.6.5. Проекты приказов (распоряжений) и служебных писем, требующие правовой и антикоррупционной экспертизы, согласовываются с отделом, отвечающим за правовые вопросы. В отдел, отвечающий за правовые вопросы, такие документы направляются после их согласования со всеми заинтересованными отделами и координирующими их деятельность Заместителями Руководителя, но до согласования с Подразделением ДОУ.

4.6.6. Проекты приказов по личному составу ТНО и подведомственных инспекций (при наличии) готовятся в отделе, отвечающем за кадровые вопросы, и согласуются с руководством отделов, отвечающих за правовые и финансовые вопросы (при необходимости), отделами, заинтересованными в решении вопроса, а также с курирующими соответствующие отделы Заместителями Руководителя.

4.6.7. Все готовящиеся проекты приказов (распоряжений) должны быть согласованы с Подразделением ДОУ, осуществляющим контроль за правильностью оформления документов. Проект документа направляется в Подразделение ДОУ для визирования (согласования) в последнюю очередь.

4.6.8. Согласование служебных документов отделами должно осуществляться в следующие сроки:

- с пометкой "Срочно" ("Оперативно", "Незамедлительно") - в день получения документа на согласование;

- проектов приказов (распоряжений) по основной деятельности, в том числе утверждающих положения, правила, инструкции, методические рекомендации, конкурсную документацию - не более пяти рабочих дней;

- проектов приказов (распоряжений) по вопросам административно-хозяйственной деятельности, по кадровым вопросам (в том числе о командировках), государственных контрактов (договоров), заключаемых по результатам конкурсов на размещение заказов - не более двух рабочих дней;

- остальных служебных документов - не более трех рабочих дней.

4.6.9. Ответственность за своевременное направление проектов служебных документов на согласование несет отдел - исполнитель, подготовивший проект.

4.6.10. Если у рецензента есть замечания к проекту служебного документа (в том числе, если он полностью не согласен с проектом документа), документ визируется (согласовывается) с отметкой "с замечаниями", и к нему прилагаются материалы, послужившие основанием для принятия такого решения. Замечания рассматриваются отделом - ответственным исполнителем и учитываются при окончательной доработке документа. Визирование (согласование) с отметкой "с замечаниями" без представления самих замечаний не допускается.

При полном учете замечаний повторное визирование (согласование) может не проводиться.

4.6.11. Проект служебного документа подлежит направлению на повторное согласование всем рецензентам в том случае, если при внесении замечаний изменяется смысл документа. При этом ответственность за повторное согласование возлагается на отдел, подготовивший проект данного документа.

4.6.12. Согласование считается завершенным только в том случае, если собраны все визы с обязательным указанием даты визирования.

4.6.13. При завершении согласования документа, к которому имелись замечания, исполнитель на листе согласования (в карточке согласования СЭД-Регион, на визовом экземпляре бумажного документа) пишет фразу:

- "Все замечания учтены", если учтены все замечания;

- "Замечания учтены, кроме...", если учтены не все замечания и заверяет ее личной подписью.

При несогласии с неучтенными замечаниями отдел - ответственный исполнитель излагает свои аргументы в служебной записке, адресованной должностному лицу, принимающему окончательное решение по документу.

4.6.14. После завершения согласования документа на бумажном носителе исполнитель передает его на подпись должностному лицу.

После завершения согласования служебного письма в электронной форме исполнитель средствами СЭД-Регион направляет его на подпись должностному лицу.

После завершения согласования приказа (распоряжения) в электронной форме исполнитель:

- формирует файл, содержащий лист электронного согласования (приложение N 13);

- вкладывает в поле "Приложение" РК приказа (распоряжения) файлы, содержащие лист электронного согласования и заполненный лист рассылки приказа (распоряжения) (приложение N 14);

- проверяет наличие в РК приказа (распоряжения) наличие следующих файлов: итоговой редакции приказа (распоряжения) и приложений к нему, листа электронного согласования; заполненного листа рассылки приказа (распоряжения);

- направляет РК приказа (распоряжения) в БД "ОРД" (по кнопке "В ОРД" БД "Канцелярия отдела").

4.7.1. Подписание приказов (распоряжений)

4.7.1.1. Приказы и распоряжения подписываются Руководителем или лицом, исполняющим его обязанности.

Распоряжения могут подписываться Заместителями Руководителя в соответствии с их компетенцией.

Приказы и распоряжения подписываются на гербовых бланках.

Подписание приказов и распоряжений, срок хранения которых не превышает 10 лет, допускается в электронной форме без документирования на бумажном носителе. Порядок утверждения приказов в электронной форме устанавливается индивидуальной инструкцией по делопроизводству ТНО.

4.7.1.2. После завершения согласования документа <17> исполнитель:

--------------------------------

<17> В результате электронного согласования исполнителю на почтовый ящик Lotus Notes поступает уведомление "Согласование завершено успешно".

- направляет РК приказа (распоряжения) в БД "ОРД" (по кнопке "В ОРД" БД "Канцелярия отдела") для дальнейшей обработки в Подразделении ДОУ;

- уведомляет ответственного работника Подразделения ДОУ о направлении приказа (распоряжения) в БД "ОРД".

Файл проекта приказа (распоряжения) с пометкой "Для служебного пользования" передается работнику Подразделения ДОУ для оформления с использованием машинного носителя информации <18>. Оформленный лист согласования и лист рассылки к приказу (распоряжению) с пометкой "Для служебного пользования" в Подразделение ДОУ передается на бумажном носителе.

--------------------------------

<18> Индивидуальной инструкцией по делопроизводству ТНО может быть предусмотрен иной способ передачи в Подразделение ДОУ проекта приказа (распоряжения) с пометкой "Для служебного пользования", обеспечивающий исключение несанкционированного доступа к нему.

4.7.1.3. Для приказов (распоряжений), подписание которых осуществляется на бумажных носителях, ответственный работник Подразделения ДОУ выполняет следующие действия:

- проверяет правильность оформления проекта приказа (распоряжения) и наличие необходимых согласований (виз) рецензентов;

- вносит (при необходимости) в текст документа правки редакционного и оформительского характера;

- распечатывает проект приказа (распоряжения) на гербовом бланке и приложения к нему в одном экземпляре (для документа, издаваемого совместно несколькими органами исполнительной власти, - для каждого органа исполнительной власти);

- проверяет соответствие листа электронного согласования, вложенного исполнителем, данным, содержащимся на закладке "Согласование" РК приказа (распоряжения), распечатывает лист электронного согласования;

- распечатывает лист рассылки;

- прикладывает лист согласования и лист рассылки к проекту приказа (распоряжения);

- дооформляют (при необходимости) РК приказа (распоряжения) в БД "ОРД";

- формирует документ для доклада Руководителю (Заместителю Руководителя);

- если распоряжение подписывается Заместителем Руководителя - передает сформированный документ исполнителю для последующего доклада Заместителю Руководителя.

Ответственность за правильное содержание приказа (распоряжения) возлагается на отдел, подготовивший документ.

Подразделение ДОУ имеет право вносить в лист рассылки отделы и должностных лиц, которым приказ (распоряжение) должен быть доведен в обязательном порядке (например, отдел, которому в приказе дается поручение).

4.7.1.4. Приказы (распоряжения) подписываются Руководителем (Заместителем Руководителя) на гербовом бланке.

После подписания Руководителем (Заместителем Руководителя) приказа (распоряжения) внесение исправлений в него запрещается.

4.7.1.5. Приказы (распоряжения) ТНО, подписанные на гербовых бланках, рассылаются в виде электронных образов документов (в формате PDF). Электронный образ приказа (распоряжения) должен отображать подпись должностного лица, регистрационные номер и дату.

Приказы (распоряжения) ТНО, утвержденные в электронной форме, рассылаются в виде электронного документа (файл в формате PDF/A, подписанный УКЭП Руководителя (Заместителя Руководителя) и файла визуализации, содержащего графические элементы регистрационных данных (о регистрационном номере и дате документа), а также отметку об электронной подписи).

4.7.1.6. Подлинники приказов (распоряжений) остаются в номенклатурных делах Подразделения ДОУ.

4.7.2. Подписание служебных писем Руководителем (Заместителем Руководителя)

4.7.2.1. После завершения электронного согласования проекта служебного письма исполнитель средствами СЭД-Регион направляет РК документа на утверждение Руководителю (Заместителю Руководителя).

После завершения согласования документа на бумажном носителе исполнитель передает документ, оформленный на бланке или на шаблоне бланка, в Подразделение ДОУ (работнику, ответственному за делопроизводство в приемной Заместителя Руководителя).

Файл документа должен иметь формат PDF/A.

4.7.2.2. Руководитель (Заместитель Руководителя) рассматривает документ, поступивший на подпись, и принимает одно из решений:

- утвердить (подписать) документ (средствами СЭД-Регион для электронных документов, поступивших на утверждение по СЭД-Регион; для документов на бумажном носителе - собственноручной подписью);

- отказать в утверждении (не подписать) документ (средствами СЭД-Регион для электронных документов, поступивших на утверждение по СЭД-Регион; для документов на бумажном носителе - возвратом в Подразделение ДОУ (работнику, ответственному за делопроизводство в приемной Заместителя Руководителя)).

4.7.2.3. После подписания (утверждения) Руководителем (Заместителем Руководителя) внесение исправлений в служебные документы запрещается.

Служебные письма, направляемые в электронной форме, должны быть подписаны УКЭП Руководителя (Заместителя Руководителя).

4.7.2.4. Ответственность за направление на регистрацию документов, утвержденных УКЭП Руководителя (Заместителя Руководителя), несет исполнитель.

4.7.2.5. Порядок утверждения исходящих документов в электронной форме средствами СЭД-Регион регламентируется Приказом 403.

4.8. Обработка и регистрация исходящих документов.

4.8.1. Регистрацией документа является запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания и отправления. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания. Регистрация производится путем присвоения каждому документу регистрационного номера - цифрового или буквенно-цифрового обозначения.

4.8.2. Вся исходящая корреспонденция (служебные письма) регистрируется Подразделением ДОУ в БД "Исходящие" СЭД-Регион.

Приказы, распоряжения, протоколы Коллегии и совещаний, соглашения регистрируются в БД "ОРД" СЭД-Регион.

4.8.3. Исходящие документы регистрируются в день подписания (утверждения) с соблюдением принципа однократности. Документы, подписанные (утвержденные) за 30 минут до окончания рабочего дня, могут регистрироваться на следующий рабочий день.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания, для акта - дата составления.

Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Дата документа оформляется цифровым способом в следующей последовательности: день, месяц, год (06.12.2022). Допускается словесно - цифровой способ оформления даты (6 декабря 2022 г.).

Регистрационные номера состоят из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа в пределах регистрируемого массива документов, который ежегодно начинается с 1 (единицы). Составные части регистрационного номера пишутся через разделитель без пробелов, например: 1-2-03/123.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

4.8.4. На документах, оформленных на бланках (шаблонах бланков), регистрационный номер и дата проставляются в соответствии с расположением этих реквизитов.

4.8.5. При поступлении в БД "Исходящие" РК документа, не имеющего пометки "Для служебного пользования", проверяется наличие файла электронного документа, подписанного УКЭП. Если проект документа является ответом на входящий документ, то проверяется наличие связки с РК входящего документа.

При выявлении ошибок РК возвращается на доработку в отдел, ответственный за документ.

В случае отсутствия ошибок в оформлении РК документ регистрируется.

4.8.6. Служебные письма на бумажном носителе принимаются к регистрации при наличии в СЭД-Регион в БД "Исходящие" РК исходящего документа с вложенным файлами документа и приложений (при наличии), кроме документов с пометкой "Для служебного пользования".

При получении документа на бумажном носителе в Подразделении ДОУ проверяется наличие подписи в документе, количество экземпляров документа для отправки, наличие РК документа в БД "Исходящие". В случае неправильного оформления документ возвращается исполнителю, а РК отсылается в отдел - исполнитель с указанием причины отказа.

После регистрации документа в СЭД-Регион регистрационный номер и дата переносятся на бланк документа на бумажном носителе в соответствии с расположением этих реквизитов.

Если документ утвержден в электронной форме, а отправляется на бумажном носителе, распечатывается визуализированный файл документа, в котором уже размещены регистрационный номер и дата.

4.8.7. Ответственность за своевременное представление на регистрацию исходящих документов и их РК несет исполнитель.

4.8.8. Ответственность за правильность оформления, наличие приложений и необходимых копий как при создании, визировании, так и при отправке документов несет исполнитель.

4.9. Отправка (рассылка) исходящей корреспонденции

4.9.1. Документы пересылаются (направляются адресатам) в электронной форме и на бумажном носителе.

4.9.2. В электронной форме корреспонденция подлежит отправке в виде электронного документа в формате PDF/A, подписанного УКЭП.

Документ, отправленный по СЭД-Регион (в том числе на электронную почту Е-mail), поступает адресату в виде трех файлов: файла документа, файл УКЭП и визуализированного файла документа.

В исключительных случаях допускается направление документов в ЦА ФНС России, ТНО, подведомственные инспекции (при наличии), ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России, АО "ГНИВЦ" в виде электронного образа документа (в формате PDF). Электронный образ документа должен отображать подпись должностного лица, регистрационные номер и дату. Электронный образ документа УКЭП не подписывается.

Отправка электронных документов адресатам осуществляется только при наличии в СЭД-Регион правильно оформленной РК исходящего документа.

Исполнитель несет персональную ответственность за идентичность электронного документа, вложенного в регистрационную карточку, подлиннику и за заполнение листа рассылки в регистрационной карточке исходящего документа.

4.9.3. На бумажном носителе отправляются документы:

- с пометкой "Для служебного пользования" (если документы не подлежат отправке в электронной форме);

- юридическим и физическим лицам (если документы не подлежат отправке в электронной форме);

- требующие наличия рукописной подписи и/или печати;

- письма в ЦА ФНС России и ТНО, предусмотренные Перечнем документов 1067;

- в подведомственные инспекции (при наличии, перечень документов, обмен которыми производится на бумажном носителе, утверждается приказом (распоряжением) ТНО);

- в другие ТНО и их инспекции, в случаях, предусмотренных специальными нормативными актами.

К отправке принимаются документы отделов при наличии в БД "Исходящие" РК исходящего документа с вложенным файлом для всех документов, кроме документов с пометкой "Для служебного пользования".

4.9.4. Исходящая корреспонденция рассылается на бумажном носителе фельдъегерской, специальной или почтовой связью либо в электронной форме с помощью СЭД-Регион, по ЭП или загружается в ФГИС ДО.

4.9.5. Порядок отправки исходящих документов с пометкой "Для служебного пользования" устанавливается отдельным актом ФНС России.

4.9.6. Отправка исходящих документов производится в день регистрации или на следующий рабочий день только Подразделением ДОУ.

4.9.7. В исключительных случаях, при необходимости отправки срочных документов, в том числе в нерабочее время, доставка документов может быть произведена нарочным от отдела - исполнителя (с уведомлением об этом работников Подразделения ДОУ) по реестру. При этом в поле "Краткое содержание" РК исходящего документа Подразделением ДОУ делается отметка "Оригинал получен на руки" с указанием должности, фамилии и инициалов лица, получившего документ для доставки, даты формирования реестра.

Ответственность за своевременное вручение документа несет исполнитель, получивший документ для доставки. В случае невручения документов в день его получения в Подразделении ДОУ или на следующий рабочий день, документ возвращается в Подразделение ДОУ для отправки почтовой связью. При этом в поле "Краткое содержание" РК исходящего документа Подразделением ДОУ делается отметка "Оригинал возвращен для отправки почтовой связью в связи с невручением" с указанием должности, фамилии и инициалов лица, вернувшего документ, даты возврата.

Ответственность за своевременный возврат недоставленных документов в Подразделение ДОУ возлагается на исполнителя, получившего документ для доставки.

4.9.8. Визовые экземпляры исходящих документов формируются в дела отделов - исполнителей в соответствии с номенклатурой дел вместе с материалами, послужившими основанием для подготовки документа.

4.9.9. Отправка корреспонденции почтовой, фельдъегерской и специальной связью.

4.9.9.1. До отправки работник Подразделения ДОУ обязан проверить правильность оформления документа (наличие подписи, наименование адресата с указанием почтового адреса и индекса, наличие необходимых приложений, даты и исходящего номера, фамилии исполнителя и номера его служебного телефона), количество экземпляров документа для отправки (при отправке документа, подготовленного на бумажном носителе), наличие РК документа в БД "Исходящие".

В случае неправильного оформления документ возвращается исполнителю, а РК документа возвращается в отдел исполнителя с указанием причины возврата.

4.9.9.2. При отправке исходящих документов на бумажном носителе не более чем в четыре адреса, адресатам отправляются подлинники документов. На подлиннике документа выделяется наименование того адресата, которому направляется данный экземпляр.

При отправке исходящих документов на бумажном носителе более чем в четыре адреса, адресатам отправляются копии подлинника, изготовленного на бумажном носителе. На копии документа карандашом указывается наименование того адресата, которому направляется данный экземпляр документа.

4.9.9.3. Письма физическим и юридическим лицам (в том числе ответы на обращения), подготовленные в электронной форме, но отправляемые на бумажном носителе, распечатываются работником Подразделения ДОУ в визуализированном виде, проштамповываются круглой печатью "Для документов", конвертуются и готовятся к отправке.

4.9.9.4. В адрес ЦА ФНС России и ТНО документы, как правило, направляются фельдъегерской связью. Конфиденциальные документы или требующие срочной доставки также отправляются фельдъегерской связью.

4.9.9.5. Остальные документы отправляются почтовой связью. Обработка документов для отправки осуществляется Подразделением ДОУ в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 N 234 (в действующей редакции).

Заказными письмами отправляются документы, поименованные в отдельно утверждаемом списке. При этом списки заказных почтовых отправлений могут предъявляться в период рассмотрения дел, по требованию судов и участников арбитражных (гражданских) процессов как доказательство их отправки.

Документы по рассмотрению дел в арбитражных судах и судах общей юрисдикции могут выдаваться на руки представителям отдела, отвечающего за правовые вопросы, участвующим в судебных заседаниях. В этом случае представитель отдела, отвечающего за правовые вопросы, получает документы в Подразделении ДОУ, при этом на визовом экземпляре документа проставляет надпись "Оригинал получен на руки", указывает свою должность, фамилию и инициалы, расписывается и ставит дату.

В случае необходимости отмечается особый порядок оформления отправки документов, например, "Заказное", "Ценное" и т.д.

4.9.9.6. Допускается передача документации на руки адресату при предъявлении документа, удостоверяющего личность, или должностному лицу сторонней организации-адресата при предъявлении документа, удостоверяющего личность, и доверенности на получение документов.

В этом случае на визовом экземпляре документа получатель документации делает запись о вручении документа, с росписью и указанием фамилии, имени, отчества и даты.

Должностное лицо сторонней организации-адресата также указывает свою должность. Должностное лицо судебного или правоохранительного органа дополнительно указывает серию и номер служебного удостоверения.

4.9.9.7. РК документов, отправленных почтовой, фельдъегерской или специальной связью в ЦА ФНС России, ТНО, подведомственную инспекцию (при наличии), пересылаются автоматически с помощью СЭД-Регион.

4.9.10. Отправка корреспонденции в электронном виде с помощью СЭД-Регион

4.9.10.1. Документы, направляемые в электронной форме по СЭД, подлежат отправке в форме электронных документов, и в отдельных случаях в форме электронных образов документов.

При отправке исходящей корреспонденции электронный документ должен иметь формат PDF/A и быть подписан УКЭП.

Электронные образы документов, поручения Руководителя и его заместителей, поручения по обращению физического или юридического лица (в случае, если в резолюцию включено руководство подведомственной инспекции (при наличии)) УКЭП не подписываются.

4.9.10.2. Отправка исходящих документов в электронной форме осуществляется работником Подразделения ДОУ средствами СЭД-Регион.

При этом в СЭД-Регион автоматически контролируется ход доставки документов и их регистрация в ЦА ФНС России, ТНО, подведомственной инспекции (при наличии).

Документы большого размера (более 6 МБ) направляются в электронной форме по СЭД (кроме ДСП-документов) с использованием сервиса "Файловое хранилище" в соответствии с приказом ФНС России от 29.11.2013 N ММВ-7-6/531@ "О вводе в промышленную эксплуатацию программного обеспечения "Сервис временного хранения для целей обмена между налоговыми органами большими массивами информации в рамках налогового администрирования с использованием технических возможностей Интранет-портала".

4.9.10.3. При поступлении РК документа в БД "Исходящие", работником Подразделения ДОУ осуществляется проверка правильности заполнения основных реквизитов РК, наличие и комплектность вложенных файлов. При выявлении ошибок РК возвращается на доработку в отдел, ответственный за подготовку документа.

4.9.10.4. При необходимости отправки документа на бумажном носителе и в электронной форме, для документа на бумажном носителе автоматически создается копия РК. В этом случае отправка документа на бумажном носителе осуществляется в соответствии с п. 4.9.9 Типовой инструкции.

4.9.11. Отправка корреспонденции по электронной почте (ЭП) с использованием СЭД-Регион.

4.9.11.1. По ЭП могут отправляться:

- письма (в том числе ответы на интернет-обращения) физическим и юридическим лицам;

- документы, адресованные в организации, находящиеся в ведении ФНС России;

- документы, адресованные органам исполнительной власти субъекта Российской Федерации, территориальным органам федеральных органов исполнительной власти, исполнительно-распорядительными органам местного самоуправления, конкурсным (арбитражным, финансовым) управляющим, общественным и другим организациям, при условии организации взаимодействия с ними посредством использования технологического почтового ящика в соответствии с п. 4.2.3.2 Типовой инструкции.

ЭП также используется как резервный канал связи с ЦА ФНС России и ТНО в случае технического сбоя канала системы электронного документооборота.

4.9.11.2. Отправка электронных документов по ЭП осуществляется только при наличии в СЭД-Регион правильно оформленной РК исходящего документа.

Файл документа, отправляемый по ЭП должен:

- создаваться в электронной форме с использованием электронного шаблона бланка, который воспроизводит реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе;

- иметь формат PDF/A;

- быть подписан УКЭП.

Адресату документ поступает в виде трех файлов: файла документа, файла УКЭП и визуализированного файла документа.

При необходимости, в качестве второго адресата может быть выбран ЦА ФНС России, ТНО или подведомственная инспекция (при наличии), которому документ поступит по СЭД-Регион.

4.9.11.3. Отправка исходящей корреспонденции в электронном виде по ЭП осуществляется работником Подразделения ДОУ средствами СЭД-Регион.

Исполнитель несет персональную ответственность за корректность заполнения РК исходящего документа (в том числе листа рассылки) и вложенных файлов.

4.9.11.4. При необходимости отправки документа на бумажном носителе и в электронной форме, для документа на бумажном носителе автоматически создается копия РК. В этом случае отправка документа на бумажном носителе осуществляется в соответствии с п. 4.9.9 Типовой инструкции.

4.9.12. Передача сторонним организациям копий на бумажных носителях электронных документов, находящихся в СЭД-Регион, осуществляется в следующем порядке:

- уполномоченному должностному лицу представляется распечатанный визуализированный файл электронного документа;

- уполномоченное должностное лицо сверяет текст, распечатанного визуализированного файла электронного документа, с текстом электронного документа, хранящегося в СЭД-Регион;

- в случае соответствия текста, распечатанного визуализированного файла электронного документа, тексту электронного документа, уполномоченное должностное лицо в нижней части последнего листа делает запись "Верно. Копия соответствует электронному документу, находящемуся в системе электронного документооборота", указывает свою должность, фамилию и инициалы, расписывается и ставит дату;

- подпись уполномоченного должностного лица заверяется печатью ТНО.