3. Приказ ФНС России от 29.12.2022 N ЕД-7-10/1289@ "Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в управлении Федеральной налоговой службы по субъекту РФ и в межрегиональной инспекции Федеральной налоговой службы"

3.1. Документы ТНО

Состав документов, образующихся в процессе деятельности ТНО, определяется его полномочиями, кругом выполняемых государственных функций и предоставляемых государственных услуг, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с иными государственными органами, органами местного самоуправления, гражданами и организациями, закрепленными в положении о ТНО в соответствии с приказом Минфина России от 17.07.2014 N 61н "Об утверждении Типовых положений о территориальных органах Федеральной налоговой службы".

В ТНО создаются документы на бумажном носителе, электронные документы и электронные образы документов.

3.2. Бланки и электронные шаблоны бланков документов ТНО

3.2.1. В ТНО применяются бланки, изготовленные типографским способом, и электронные шаблоны бланков документов:

- угловой бланк письма ТНО (приложение N 2);

- угловой бланк письма Руководителя (приложение N 3);

- угловой бланк письма Заместителя Руководителя (приложение N 4);

- продольный бланк приказа ТНО (приложение N 5);

- продольный бланк распоряжения ТНО (приложение N 6);

- продольный бланк протокола (приложение N 7).

3.2.2. Бланки должны быть изготовлены типографским способом в черно-белом варианте в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27.12.1995 N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации".

3.2.3. При создании электронных документов используются электронные шаблоны бланков, которые по составу реквизитов документов должны быть идентичны документам на бумажном носителе.

3.2.4. В случае официального издания регламентирующих документов (государственных стандартов), требующих использования бланков, отличных от перечисленных выше, необходимо использовать бланки, предусмотренные вновь изданными регламентирующими документами (государственными стандартами).

В остальных случаях использование бланков, не предусмотренных настоящим пунктом Типовой инструкции, не допускается.

3.2.5. Использование и учет бланков, указанных в п. 3.2.1 Типовой инструкции, координируется Подразделением ДОУ <3>.

--------------------------------

<3> Порядок изготовления, учета, использования, хранения и уничтожения бланков, указанных в п. 3.2.1. Типовой инструкции, регламентируется приказом ТНО или может быть предусмотрен индивидуальной инструкцией по делопроизводству ТНО.

3.2.6. Бланки документов, перечень которых определен в п. 3.2.1, должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться другим организациям и частным лицам.

3.3. Общие требования к изготовлению служебных документов

3.3.1. При оформлении служебных документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, их оперативное исполнение, обработку с помощью средств вычислительной техники и сохранность.

3.3.2. Служебные документы оформляются в соответствии с требованиями Правил делопроизводства, Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными приказом Росархива от 24.12.2020 N 199, и настоящей Типовой инструкцией.

3.3.3. Служебные документы оформляются на бланках, изготовленных типографским способом, на электронных шаблонах бланков или на стандартных листах бумаги форматов A4 (210 x 297 мм) и A5 (148 x 210 мм).

С использованием электронных шаблонов бланков оформляются служебные письма, направляемые в электронном виде (по СЭД, ЭП и др.), а также направляемые на бумажном носителе в другие ТНО или организации, находящиеся в ведении ФНС России, гражданам и организациям по результатам рассмотрения их обращений <4>.

--------------------------------

<4> Индивидуальной инструкцией по делопроизводству ТНО может быть предусмотрено направление копий электронных документов на бумажном носителе иным адресатам. Такие документы создаются с использованием электронных шаблонов бланков и должны быть оформлены в соответствии с п. 4.9.12 Типовой инструкции.

Остальные служебные письма оформляются на гербовом бланке.

Документы, составляющие внутреннюю переписку, оформляются на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) без использования бланков.

Отдельные виды документов (таблицы, схемы, сметы) допускается оформлять с использованием формата A3 (420 x 297 мм).

3.3.4. Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля:

30 мм - левое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее;

10 мм - правое.

Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правового поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

3.3.5. Документы в ТНО создаются с использованием текстового редактора шрифтом, являющимся метрическим аналогом гарнитуры Times New Roman (с засечками (serif), пропорциональный, традиционного начертания, делового стиля), размером N 13 - 14 через 1 - 1,5 межстрочных интервала.

При подготовке текстов документов используется абзацный отступ, равный 1,25 см. Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или выравниваются по центру.

Приложения к документам могут создаваться с использованием специализированных программ (табличного редактора, редактора презентаций и др.).

Программное обеспечение текстовых и табличных редакторов, используемых для создания, редактирования и сохранения документов, должно обеспечивать:

- создание новых и открытие существующих электронных текстовых и табличных документов, в том числе в форматах Open Document Format и Office Open XML (OOXML, DOCX, XLSX);

- сохранение электронных текстовых и табличных документов в форматах, поддерживаемых программным обеспечением, в том числе в форматах Open Document Format, Office Open XML (OOXML, DOCX, XLSX) и Portable Document Format (PDF).

Файлы электронных документов должны иметь формат PDF/A.

Отдельные внутренние документы допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.).

3.3.6. Для выделения части текста документа, заголовка, примечания может использоваться полужирный шрифт.

3.3.7. При создании документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без каких-либо дополнительных знаков (тире, дефисов: -3-) или слов "с.", "стр." (страница).

3.3.8. Проекты соглашений, планов мероприятий ("дорожных карт"), а также проекты писем, приказов и распоряжений, подготовленных совместно с другими органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации или организациями, печатаются на стандартных листах бумаги (формата A4) без бланка.

Названия органов исполнительной власти или организаций, издающих документ, перечисляются в верхней части первого листа документа и располагаются на одном уровне, при этом первым ставится название органа, инициирующего подготовку этого документа.

При оформлении совместного приказа наименование вида документа ("приказ") - центрируется.

Дата совместного письма или приказа - единая, также центрируется.

Подписи руководителей органов исполнительной власти или организаций располагаются ниже текста на одном уровне (для соглашений, совместных приказов (распоряжений), писем).

3.4. Оформление реквизитов документов

При подготовке документов в ТНО используются следующие реквизиты:

- изображение Государственного герба Российской Федерации;

- наименование вышестоящей организации - Минфин России;

- наименование ФНС России - Федеральная налоговая служба;

- наименование ТНО;

- наименование должности лица - автора документа (используется в бланках должностных лиц);

- справочные данные о ТНО: почтовый адрес ТНО, номер телефона, факса, адрес официального интернет-сайта (входят в состав бланка письма);

- наименование вида документа (указывается на всех документах, за исключением служебных писем);

- дата документа;

- регистрационный номер документа;

- ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

- место составления (издания) документа (входит в состав бланка приказа, распоряжения, протокола);

- гриф ограничения доступа к документу;

- адресат;

- гриф утверждения документа;

- заголовок к тексту;

- текст документа;

- отметка о приложении;

- гриф согласования документа;

- виза;

- подпись;

- отметка об электронной подписи;

- печать;

- отметка об исполнителе;

- отметка о заверении копии;

- резолюция.

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

Правила составления и расположения отдельных реквизитов документов приведены в приложении N 8.

Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться иные реквизиты, уточняющие отметки, например: "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату" и др.

3.5. Процедура подготовки документов

3.5.1. ТНО для исполнения своих полномочий в сфере деятельности, установленной Положением о ТНО, издает приказы (распоряжения) по вопросам, отнесенным к его компетенции, подготавливает служебные письма, издает (утверждает) другие документы (правила, инструкции, регламенты и т.д.).

В случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, ТНО издает документы по вопросам, отнесенным к его компетенции, совместно или по согласованию с другими органами государственной власти субъекта Российской Федерации.

3.5.2. Отделы ТНО разрабатывают проекты служебных документов в соответствии с их компетенцией, определенной положениями об отделах, либо в соответствии с поручениями руководства ТНО. К документам прилагаются копии материалов, послуживших основанием для составления этих проектов.

3.5.3. Разработка служебных документов состоит из следующих этапов: сбор информации, подготовка и оформление проекта документа, согласование, утверждение.

3.5.4. Если документ в соответствии с резолюцией Руководителя или Заместителей Руководителя исполняется несколькими отделами, отделы - соисполнители представляют исполнителю, поименованному в резолюции первым (ответственный исполнитель), необходимые материалы для подготовки проекта служебного документа (проекта ответа) в течение первой половины срока, а при длительном сроке исполнения (более 7 рабочих дней) - не позднее чем за 3 рабочих дня до истечения установленного срока исполнения документа.

3.5.5. Отдел - ответственный исполнитель оформляет проект служебного документа на основании собственных материалов, а также материалов, предоставленных отделами - соисполнителями.

3.5.6. Особенности оформления приказов (распоряжений)

3.5.6.1. Приказами (распоряжениями) оформляются решения нормативно-распорядительного характера, а также решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы ТНО.

3.5.6.2. Положения (регламенты, инструкции, методические рекомендации и т.д.) разрабатываются отделами в соответствии с функциональными задачами и вводятся в действие путем издания приказа об их утверждении.

Положение готовится с целью установления системно связанных между собой правил по вопросам, отнесенным к компетенции ТНО.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

Текст проекта положения (регламента, инструкции, методических рекомендаций и т.д.) печатается на стандартных листах бумаги формата A4.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте могут использоваться слова: "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Констатирующей частью положения (регламента, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (регламента, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

3.5.6.3. Текст приказа (распоряжения) может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "В целях", "В соответствии", "Во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, его дата, номер и заголовок. Преамбула в проектах приказов завершается словом "приказываю:", которое печатается вразрядку (межзнаковый интервал 2 - 3 пт). Преамбула в проектах распоряжений завершается двоеточием (слово "приказываю" в распоряжении не пишется).

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и, при необходимости, сроков исполнения. Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.

В качестве исполнителей указываются отделы (начальники отделов), Заместители Руководителя, подведомственные инспекции (при наличии) и председатели рабочих групп (комиссий).

Если приказ (распоряжение) изменяет ранее изданный документ (пункты документа), то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на изменяемый документ (пункты документа) с указанием его даты, номера и заголовка.

Если приказ (распоряжение) отменяет действие ранее изданного документа (пунктов документа) с определенной даты, то один из пунктов распорядительной части текста должен начинаться словами "Признать утратившим силу...", далее указываются дата, номер и заголовок ранее изданного документа (пункта документа), а также дата, с которой отменяется его действие. Если дата не указана, то действие ранее изданного документа (пункты документа) отменяется с даты издания нового приказа (распоряжения).

Если приказ (распоряжение) отменяет ранее изданный документ с момента издания, то один из пунктов распорядительной части текста должен начинаться словами "Отменить...", далее указываются вид (приказ или распоряжение), дата, номер и заголовок ранее изданного документа.

Если приказ (распоряжение) предполагается ввести в действие не с момента его издания, необходимо указать срок введения его в действие.

Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

3.5.6.4. Приказы (распоряжения) должны разрабатываться с учетом необходимости совершенствования действующих актов ТНО.

Если по данному вопросу издано несколько документов, следует, по возможности, предусматривать в проекте нового документа объединение действующих норм с одновременной отменой ранее изданных по этому вопросу актов.

Если в связи с разработкой проекта требуется внесение изменений или дополнений в другие акты ТНО (независимо от того, каким отделом они были подготовлены), следует одновременно подготовить проект новой редакции изменяемых или дополняемых пунктов этих нормативных актов.

3.5.6.5. Приказы подписываются только Руководителем или лицом, исполняющим его обязанности.

Распоряжения могут подписываться Заместителями Руководителя в соответствии с их компетенцией.

3.5.6.6. Подготовленные в отделах приказы (распоряжения) ТНО за подписью Руководителя (Заместителя Руководителя) направляются средствами СЭД-Регион (по кнопке "В ОРД" БД "Канцелярия отдела") в Подразделение ДОУ для окончательного оформления.

Работник Подразделения ДОУ после поступления в БД "ОРД" РК приказа (распоряжения), содержащей файлы, предусмотренные п. 4.6.14 Типовой инструкции, распечатывает проект приказа (распоряжения) на гербовом номерном бланке и формирует комплект документов на подпись Руководителю (Заместителю Руководителя) без участия исполнителя.

После подписания приказа (распоряжения) осуществляется его регистрация и отправка в соответствии с листом рассылки.

Приказы (распоряжения), направленные в работу за 30 минут до конца рабочего дня, оформляются Подразделением ДОУ, как правило, на следующий рабочий день. Срочные документы готовятся вне очередности только по согласованию с руководством Подразделения ДОУ.

Подразделение ДОУ вправе вносить в проект документа редакционные поправки орфографического, пунктуационного и стилистического характера, а также устранять недочеты оформления документа. Вносимые изменения не должны менять смысл документа.

3.5.7. Особенности оформления служебных писем

3.5.7.1 Служебные письма готовятся отделами как:

- ответы на запросы ЦА ФНС России, ТНО и подведомственных инспекций (при наличии);

- ответы на запросы органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, юридических и физических лиц;

- информационные письма в адрес ЦА ФНС России, ТНО и подведомственных инспекций (при наличии);

- инициативные письма.

3.5.7.2 Руководителем подписываются служебные письма, направляемые: руководителю и заместителям руководителя ФНС России, руководителям органов государственной власти субъекта Российской Федерации, судебных, правоохранительных и контрольно-надзорных органов субъекта Российской Федерации, главным федеральным инспекторам в субъектах Российской Федерации, а также ответы на официальные запросы депутатов, направленные непосредственно в ТНО.

Перечисленные документы в исключительных случаях (отпуск, болезнь, командировка Руководителя и т.п.) допускается направлять за подписью лица, исполняющего обязанности Руководителя.

3.5.7.3 Служебные письма, направляемые в вышеперечисленные органы власти без указания должностного лица (например, финансовый орган субъекта Российской Федерации), на имя заместителей руководителя или в адрес отделов, могут подписываться Заместителями Руководителя.

Заместители Руководителя подписывают запросы и заключения в адрес структурных подразделений ЦА ФНС России в рамках установленной компетенции. Заместители Руководителя могут направлять запросы в подведомственные инспекции (при наличии) и давать им конкретные поручения по проверке поступающих жалоб и заявлений.

Заместителями Руководителя также подписываются служебные документы, направляемые органам местного самоуправления, в адрес организаций, должностных лиц и граждан, ответы на запросы, поступившие в адрес Заместителей Руководителя и в адрес отделов.

3.5.7.4. Начальники отделов, действуя на основании утвержденных должностных регламентов, подписывают ответы на обращения граждан и организаций, а также служебные письма в адрес подведомственных инспекций (при наличии).

3.5.8. Особенности оформления протоколов заседаний (совещаний) и других мероприятий

3.5.8.1. В ТНО проводятся следующие виды заседаний (совещаний), оформляемые протоколом, под председательством:

- Руководителя: заседания коллегии, совещания, заседания координационных и совещательных органов, рабочих групп, возглавляемых Руководителем;

- Заместителей Руководителя: заседания координационных и совещательных органов, рабочих групп, возглавляемых Заместителем Руководителя; совещания.

3.5.8.2. Протокол коллегии или других заседаний (совещаний) составляется на основании записей, произведенных во время коллегии или заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

3.5.8.3. Сроки подготовки протоколов заседаний (совещаний):

- текст проекта протокола заседания коллегии должен быть подготовлен не позднее чем через 3 рабочих дня со дня заседания. Проект протокола согласовывается в электронном виде со всеми заинтересованными отделами в срок, не превышающий 10 календарных дней со дня заседания;

- подготовка и согласование в электронном виде проекта протокола заседания (совещания) осуществляется в течение 2 рабочих дней со дня его проведения.

3.5.8.4. Подлинники протоколов заседаний (совещаний) и других материалов (регламент, справки по обсуждаемым вопросам, списки лиц, участвующих в заседании), а также листы согласования к ним хранятся в Подразделении ДОУ.

На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".

Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

3.5.8.5. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если количество присутствующих превышает 15 человек, во вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:).

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается".

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их фамилии и инициалы.

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется арабской цифрой и формулируется с предлогом "О" ("Об"), печатается центровано, подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилия основного докладчика указывается первой.

Ниже печатается принятое по вопросу решение.

3.5.8.6. Протокол подписывается председательствующим на заседании (совещании). Датой протокола является дата проведения заседания (совещания).

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы совещаний, протоколы координационных, методических, экспертных советов и других органов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

3.5.8.7. Ознакомление должностных лиц представительных и исполнительных органов государственной власти с материалами состоявшихся заседаний (совещаний), с принятыми решениями (включая протокольные), а также направление им экземпляров указанных документов осуществляется только с разрешения Руководителя.

3.5.8.8. Протоколы печатаются на бланке протокола (приложение N 7) или на стандартном листе бумаги формата A4 и имеют следующие реквизиты:

- наименование федерального органа исполнительной власти - указывается полное официальное и сокращенное (в скобках) наименования органа власти;

- вид документа - ПРОТОКОЛ (если протокол оформляется на стандартном листе бумаги, слово П Р О Т О К О Л печатается прописными буквами в разрядку (межзнаковый интервал 5 пт), полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру);

- вид заседания (совещания) - отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через один интервал и выравнивается по центру;

- место проведения заседания (совещания) - указывается (при необходимости), у кого проводится совещание или в каком месте; печатается через два межстрочных интервала после реквизита "вид заседания (совещания)", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру;

- дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через один межстрочный интервал ниже реквизита "вид заседания (совещания)"; номер протокола обозначается арабскими цифрами, может включать буквенные индексы.

Основная часть протокола печатается через 1 - 1,5 межстрочных интервала.

Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Гриф (пометка) ограничения доступа к документу печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра печатается ниже грифа (пометки) через один межстрочный интервал.

Примеры оформления протоколов (полного и краткого) приводятся в приложениях NN 9 - 10.

3.5.9. Допускается подготовку, оформление, согласование, утверждение и хранение приказов (в том числе по административно-хозяйственным вопросам), распоряжений, протоколов заседаний (совещаний), срок хранения которых не превышает 10 лет, осуществлять в электронной форме без документирования на бумажном носителе. Файл должен быть в формате PDF/A подписанный УКЭП.

Перечень приказов, распоряжений, протоколов заседаний (совещаний) создание которых осуществляется в виде электронных документов без документирования на бумажном носителе, а также порядок их подготовки, создания, согласования, утверждения и хранения устанавливается индивидуальной инструкцией по делопроизводству ТНО.