10. Приказ ФНС России от 29.12.2022 N ЕД-7-10/1289@ "Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в управлении Федеральной налоговой службы по субъекту РФ и в межрегиональной инспекции Федеральной налоговой службы"

Документы, созданные и полученные в процессе деятельности ТНО, образуют документальный фонд этого ТНО.

10.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

10.1.1. Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) документов в дела, обеспечивает систематизацию, индексацию дел, порядок формирования, учета дел в делопроизводстве, сроки их хранения и является основным учетным документом, отражающим состав и организацию документального фонда ТНО.

10.1.2. Номенклатура дел включается в СЭД-Регион в качестве справочника, определяющего порядок систематизации электронных документов (электронных копий документов), включаемых в СЭД-Регион.

В ТНО создаются документы на бумажном носителе, электронные документы и электронные копии документов, полученные в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе.

10.1.3. Номенклатура дел является основой для составления описей дел отделов ТНО постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

10.1.4. В ТНО составляются номенклатуры дел отделов ТНО (приложение N 15) и номенклатура дел ТНО (приложение N 16).

При составлении номенклатуры дел в части определения сроков хранения следует руководствоваться Типовым и Ведомственным перечнями документов, федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

10.1.5. Номенклатура дел отдела ТНО составляется Делопроизводителем отдела, согласуется с Подразделением ДОУ, работником Архива ТНО (лицом, ответственным за ведение Архива ТНО) и направляется в Подразделение ДОУ в электронном виде со служебной запиской.

Номенклатура дел отделов ТНО на следующий календарный год разрабатывается до 15 ноября текущего календарного года.

При создании в текущем календарном году нового номенклатурного дела отдел ТНО информирует Подразделение ДОУ о необходимости включения в номенклатуру дел нового дела, путем представления через СЭД-Регион служебной записки с указанием индекса дела, его заголовка, срока хранения и основания для заведения дела. Для возможности добавления вновь создаваемых дел допускается наличие резервных номеров в конце каждого раздела номенклатуры дел.

10.1.6. Вновь созданный или реорганизованный отдел ТНО разрабатывает номенклатуру дел отдела и представляет ее в Подразделение ДОУ в срок не позднее даты начала деятельности отдела (или новой структуры отдела) в порядке, установленном п. 10.1.5 Типовой инструкции, после чего данный раздел присоединяется к действующей номенклатуре дел ТНО.

10.1.7. Номенклатура дел ТНО:

- составляется Подразделением ДОУ на основе номенклатур дел отделов;

- визируется работником Архива ТНО (лицом, ответственным за ведение Архива ТНО);

- подписывается начальником Подразделения ДОУ;

- согласуется с ЦЭК (ЭК) ТНО и не реже одного раза в 5 лет с ЭПК архивного учреждения (при наличии договора о сотрудничестве с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела) <21>;

--------------------------------

<21> Если уполномоченный орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела отказывается от сотрудничества с ТНО (отсутствует договор о сотрудничестве), допускается утверждение номенклатуры дел ТНО Руководителем после согласования их с ЦЭК (ЭК).

- утверждается руководителем ТНО.

10.1.8. Номенклатура дел ТНО в конце каждого года утверждается руководителем ТНО и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

10.1.9. Наименованиями разделов номенклатуры дел ТНО являются наименования отделов, содержащие цифровое обозначение.

Разделы номенклатуры дел ТНО должны содержать все отделы утвержденной структуры ТНО. Цифровые обозначения отделов присваиваются непосредственно в ТНО и могут не совпадать с порядковыми номерами, указанными в утвержденной структуре.

В отделах, осуществляющих несколько функциональных обязанностей, разделы номенклатуры дел допускается разделять на подразделы в соответствии с функциональными обязанностями и индексацию дел производить в пределах подразделов.

Допускается создавать разделы в номенклатуре дел ТНО для постоянно действующих комиссий (подкомиссий), рабочих групп и т.д.

10.1.10. В номенклатуру дел ТНО и отделов включаются заголовки дел, отражающие деятельность отделов ТНО, постоянно и временно действующих совещательных и координационных органов (коллегий, советов, комиссий и др.); документы, содержащие сведения ограниченного доступа, регистрационные и учетные журналы, картотеки, базы данных, в необходимых случаях - копии документов. Заголовки электронных дел включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и заголовки дел на бумажном носителе.

10.1.11. В номенклатуру дел не включаются периодические издания, книги, брошюры.

10.1.12. Графы номенклатуры дел ТНО и отделов заполняются следующим образом.

В графе 1 проставляются индексы дел.

Индекс дела состоит из установленного в ТНО цифрового обозначения отдела и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах этого отдела. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для переходящих дел и для однородных дел в пределах разных отделов ТНО.

В графе 2 указываются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности, конкретный состав которых определяется характером и содержанием документов дела:

- название вида дела (переписка, документы к заседаниям и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

- название ТНО и его отделов;

- название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

- краткое содержание документа дела;

- название территории, с которой связано содержание документов дела;

- дата (период), к которым относятся документы дела;

- указание на наличие копий документов дела.

Если дело состоит из одинаковых видов или разновидностей документов, в заголовке такого дела указывается наименование видов документов.

Например: "Приказы Управления (Межрегиональной инспекции) по основной деятельности".

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например: "Документы (планы, списки, доклады) о проведении тематических проверок".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например: "Переписка с инспекциями ФНС России по Республике Карелия по вопросам налогообложения".

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Например: "Годовые отчеты УФНС России о работе автотранспорта".

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем, при необходимости, составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

В заголовке дела, содержащего статистические формы, должны быть указаны названия форм, их номер или условное обозначение (шифр).

Например: "Годовой отчет о начислении и поступлении налогов по форме 1-НМ".

Заголовки томов, уточняющие содержание заголовка дела, включаются в сводную номенклатуру дел после общего заголовка и нумеруются через дробь.

Например:

16-01 - Налоговые паспорта организаций - общий заголовок дела;

16-01/01 - Налоговый паспорт "Авиационные линии Кубани";

16-01/02 - Налоговый паспорт "ОАО Краснодаргазстрой";

16-01/03 - Налоговый паспорт "ОАО Краснодаррегионгаз"... и т.д.,

где:

16 - индекс отдела;

01 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре в пределах отдела;

/01, /02, /03 - номер уточненного заголовка тома (части).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, переписку и т.д.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

При составлении заголовков дел рекомендуется использовать формулировки статей Типового и Ведомственного перечня документов.

В графе 3 по окончании календарного года указывается количество фактически сформированных дел (томов, частей).

В графе 4 указывается срок хранения дела, номер статьи по перечню документов, использованному при определении сроков хранения дел.

В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о заведении дел (в том числе в электронном виде), о переходящих делах (например, переходящее с 2019 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и другие. Переходящие дела в номенклатуре дел - это те дела, которые Делопроизводители отделов ТНО не закрывают в конце уходящего года, они переходят на следующий год и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.

10.1.13. По завершении календарного года в каждом отделе ТНО оформляется итоговая запись к номенклатуре дел отдела, в которую вносятся сведения о количестве заведенных дел с учетом количества томов, частей (графа 3 номенклатуры дел), отдельно постоянного и временных сроков хранения, временных сроков хранения с отметкой "ЭПК" и переходящих.

Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел, передаются в Подразделение ДОУ со служебной запиской в электронном виде.

10.1.14. На основе полученных из отделов данных Подразделением ДОУ по завершении календарного года формируется:

- итоговая запись номенклатуры дел ТНО о категориях и количестве дел, заведенных в течение года;

- дополнение к номенклатуре дел ТНО, в котором последовательно в соответствии с разделами номенклатуры дел отделов указываются заголовки дел, не предусмотренные утвержденным экземпляром номенклатуры дел ТНО.

Дополнение к номенклатуре дел ТНО подписывается начальником Подразделения ДОУ и вместе с итоговой записью приобщается к утвержденному экземпляру номенклатуры дел ТНО.

10.2. Формирование дел и их текущее хранение в отделах ТНО

10.2.1. При формировании дел должны соблюдаться следующие правила:

- документы формируются в дела в соответствии с заголовками дел по номенклатуре дел;

- в дело включаются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, судебных дел, личных дел;

- документы постоянного и временных сроков хранения группируются в дела раздельно;

- в дело помещаются документы правильно и полностью оформленные (документы должны иметь дату, подпись и другие необходимые реквизиты);

- в дело включается по одному экземпляру каждого документа;

- приложения включаются в дело вместе с основным документом (приложения объемом свыше 100 листов могут выделяться в отдельный том дела);

- факсограммы, телеграммы, телефонограммы помещаются в дела с перепиской;

- в дело не включаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);

- дело, включающее документы на бумажном носителе, по объему не должно превышать 250 листов (рекомендуется 200 листов) при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см); при превышении данного объема заводится второй и последующие тома; на каждом томе проставляются индекс и заголовок дела с добавлением обозначения номера тома и, при необходимости, заголовка тома;

- документы внутри дела располагаются в хронологической (сверху вниз), вопросно-логической последовательности или их сочетании.

10.2.2. При формировании дел в отделах необходимо учитывать особенности, характерные для отдельных категорий документов.

Правовые акты, распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Документы - основания к распорядительным документам включаются в отдельное дело.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке и по номерам.

Документы к заседаниям, совещаниям (проекты решений, справки, тезисы выступлений и др., не являющиеся приложениями к протоколам) группируются в отдельное дело (такие документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельное дело (дела), систематизируются внутри дела по хронологии и порядку номеров протоколов).

Нормативные акты, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и включаются в дело вместе с указанными документами (многостраничные приложения объемом 100 и более страниц могут выделяться в отдельный том дела).

Приказы (распоряжения) по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу и приказов по административно-хозяйственной деятельности.

Приказы по личному составу формируются в дела в соответствии со сроками хранения.

Планы, отчеты, сметы группируются отдельно от расчетов к ним; планы и отчеты группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления; планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в дела по начальному году их действия; отчеты о выполнении таких планов формируются в дела по последнему году действия плана.

Переписка группируется в дела по тематике и/или корреспондентам и систематизируется в хронологической последовательности: документ - ответ помещается за документом - просьбой (обращением, запросом); при возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его органов.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Лицевые счета по заработной плате работников группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий, имен и отчеств в пределах календарного года.

10.2.3. Формирование и хранение дел на бумажном носителе до передачи их в Архив ТНО <22> или выделения к уничтожению осуществляется в отделах по месту их формирования.

--------------------------------

<22> Передача документов на централизованное хранение в филиалы ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России осуществляется в соответствии с Порядком централизованного хранения документов с использованием централизованных компонентов АИС "Налог-3", утвержденным приказом ФНС России от 01.02.2022 N ЕД-7-10/74@.

10.2.4. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) в твердые обложки или папки-регистраторы для обеспечения физической сохранности. Дело считается заведенным с момента включения в него первого исполненного документа.

10.2.5. В отделах ТНО Делопроизводители отделов обеспечивают сохранность документов и дел в соответствии с Правилами 526.

Дела размещают в рабочих комнатах на стеллажах, в шкафах, сейфах.

Дела для их учета и поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела - соответствующую папку на полке.

10.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение в Архив ТНО и Государственный архив

10.3.1. Подготовка отделами документов и дел к передаче на архивное хранение в Архив ТНО предусматривает:

- проведение экспертизы ценности документов;

- оформление дел в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение (приложение N 17);

- составление описей дел по результатам экспертизы их ценности (приложение N 18).

10.3.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в ТНО создается ЦЭК (ЭК), действующая на основании положения, определяющего задачи, функции, права и организацию работы ЦЭК (ЭК) и утверждаемого приказом ТНО. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно в отделах ТНО работниками отделов перед передачей дел на архивное хранение.

Экспертиза ценности документов проводится на основе федеральных законов, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, Типового и Ведомственного перечней документов, номенклатуры дел отделов.

Дела с отметкой "ЭПК", проставленной в номенклатуре дел отделов к сроку хранения, подлежат полистному просмотру в целях выявления документов, подлежащих постоянному хранению. Выявленные в таких делах документы постоянного хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела.

Дела с отметкой "ЦЭК", проставленной в номенклатуре дел отделов к сроку хранения, подлежат полистному просмотру в целях выявления документов, имеющих длительное практическое значение. Срок хранения выявленных в таких делах документов может быть продлен в установленном порядке.

10.3.3. По результатам экспертизы ценности документов Делопроизводителями отделов ежегодно составляется опись дел отделов, а также проводится оформление дел в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение.

В описях дел указывается полное (без сокращений) наименование отдела ТНО, в котором дела были сформированы и закончены делопроизводством.

Дела постоянного и временных сроков хранения <23>, в том числе по личному составу, передаются вместе с описями дел отделов в Архив ТНО через два года после завершения дел в делопроизводстве, но не позднее трех лет с момента завершения дел в делопроизводстве.

--------------------------------

<23> Решение о передаче дел временного (до 10 лет включительно) срока хранения в Архив Управления (Межрегиональной инспекции) или об их хранении в отделах, с последующим уничтожением в установленном порядке, принимается Руководителем и оформляется организационно-распорядительным документом.

Описи дел отделов составляются в двух экземплярах: один передается в Архив ТНО, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в отделе.

10.3.4. При составлении описей дел отделами соблюдаются следующие требования:

- заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел отдела. Перед внесением заголовков дел в опись проверяется качество формирования и оформления дел;

- порядок нумерации дел в описи - валовый;

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела (при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками обозначение дел словами "то же" не допускается, одинаковые заголовки дел вносятся в опись полностью);

- графа "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о наличии копий и другое.

В опись постоянного хранения, временного хранения (свыше 10 лет), в том числе по личному составу, каждое дело вносится под самостоятельным порядковым номером, а многотомные дела вносятся по порядку номеров томов.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи.

Описательная статья содержит следующие элементы: порядковый номер дела (тома) по описи; индекс дела (тома); заголовок дела (тома); дата дела (тома); количество листов в деле (томе); срок хранения дела (тома).

В описи дел временного срока хранения (до 10 лет включительно) вместо количества листов в деле (томе) указывается количество томов дела. Опись дел отдела ТНО подписывается начальником отдела.

10.3.5. Описи дел, подготовленные отделами, служат основой для подготовки описей дел ТНО постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу (приложение N 19 - 21), предисловия к описям дел и исторической справки к фонду, которые в рамках подготовки документов и дел к передаче в Государственный архив формирует Архив ТНО.

10.3.6. При подготовке описей дел ТНО постоянного хранения и по личному составу проводится экспертиза ценности документов. Для ее организации и проведения создается и утверждается приказом ТНО ЦЭК (ЭК), действующая на основании положения, определяющего задачи, функции, права и организацию работы ЦЭК (ЭК).

При проведении экспертизы ценности документов одновременно проверяется качество и полнота номенклатуры дел ТНО, правильность определения сроков хранения дел, а также выделение к уничтожению документов и дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

10.3.7. В ходе подготовки описей дел ТНО постоянного хранения Архив ТНО проводит проверку наличия и состояния документов и дел, и при необходимости возвращает их в отдел-исполнителя, для осуществления переоформления дел постоянного срока хранения для их последующей передачи в Государственный архив.

10.4. Передача дел на хранение в Архив ТНО и выдача дел из Архива ТНО

10.4.1. Передача документов в Архив ТНО осуществляется по графику, составленному работником Архива ТНО (лицом, ответственным за ведение Архива ТНО), согласованному с начальником отдела, передающего документы в Архив ТНО, и утвержденному руководителем ТНО.

10.4.2. Передача дел производится по описям дел отделов ТНО.

10.4.3. В период подготовки дел отделами к передаче в Архив ТНО работником Архива ТНО предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, подготовленных для передачи. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники отделов обязаны устранить в двухнедельный срок.

10.4.4. Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в Архив ТНО Делопроизводителями отделов (ответственность за сохранность документов при транспортировке и за сдачу их в Архив ТНО несет отдел, передающий документы).

10.4.5. Прием дел производится работником Архива ТНО в присутствии Делопроизводителя отдела с проставлением в двух экземплярах описей дел отдела отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника Архива ТНО и лица, передавшего дела); после передачи дел в графе "Примечание" номенклатуры дел ТНО проставляется отметка "Передано в архив, опись от.... N....".

10.4.6. При ликвидации или реорганизации отдела с передачей функций другим отделам Делопроизводитель ликвидируемого (реорганизуемого) отдела в период проведения ликвидационных мероприятий (мероприятий по реорганизации) формирует все исполненные документы в дела, оформляет дела и передает их в Архив ТНО независимо от сроков хранения (при ликвидации) либо в соответствующие отделы (в случае реорганизации).

Передача дел в Архив ТНО при ликвидации отдела осуществляется по описи дел отдела.

В случае реорганизации отдела с передачей функций другим отделам передача дел осуществляется по описи дел отдела и оформляется актом приема-передачи дел (приложение N 22). Опись дел и акт приема-передачи оформляются в 3-х экземплярах. Первый экземпляр подписанных документов передается в Архив ТНО, а второй и третий остаются в качестве контрольного экземпляра в отделах.

10.4.7. Дела документального фонда, находящиеся на текущем хранении в Архиве ТНО, подлежат учету.

10.4.8. Работниками Архива ТНО (лицом, ответственным за ведение Архива ТНО) проводится проверка наличия и состояния документов на бумажных носителях в Архиве ТНО не реже одного раза в 10 лет.

Проверка наличия проводится путем сверки статей Описи номенклатуры дел ТНО с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния архивных документов (приложение N 23).

10.4.9. В случае утраты документов и дел составляется акт об утрате документов (приложение N 24), проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

Акт об утрате документов согласуется с ЦЭК (ЭК) и ЭПК архивного учреждения (при наличии договора о сотрудничестве с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела).

10.4.10. Выдача дел или копий документов дела из Архива ТНО отделам осуществляется на основании служебной записки либо с разрешения начальника Подразделения ДОУ и регистрируется в книге выдачи дел.

При этом копии документов с пометкой "Для служебного пользования" выдаются из Архива ТНО только при наличии письменного согласия отдела, передавшего эти документы в Архив ТНО; направляются со служебной запиской Подразделения ДОУ и регистрируется в книге выдачи дел.

Дела выдаются из Архива ТНО во временное пользование работникам отделов на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.

10.4.11. Выдача дел или копий документов дела иным государственным органам, органам местного самоуправления и организациям осуществляется на основании их письменных запросов и с разрешения руководителя ТНО или иного уполномоченного им лица.

При этом копии документов с пометкой "Для служебного пользования" направляются с сопроводительным письмом в запросившие их государственные органы, органы местного самоуправления и организации при наличии письменного согласия отдела, передавшего эти документы в Архив ТНО.

Выдача дел из Архива ТНО во временное пользование государственным органам, органам местного самоуправления и организациям подтверждается актом выдачи дел во временное пользование (приложение N 25).

10.4.12. Перед выдачей документов (дел) и их копий из Архива ТНО проверяется соответствие заголовка дела и обязательных реквизитов документа. При возвращении документов (дел) в Архив ТНО проверяется состояние документов (дел) в присутствии лица, возвращающего документы. При обнаружении недостачи дел или отдельных листов в них, а также повреждений дел и документов работниками Архива ТНО составляется акт о неисправимых повреждениях архивных документов (приложение N 26).

Акт о неисправимых повреждениях архивных документов согласуется с ЦЭК (ЭК) и ЭПК архивного учреждения (при наличии договора о сотрудничестве с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела).

10.5. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения <24> в Архиве ТНО

--------------------------------

<24> Документы и дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно), хранящиеся в отделах ТНО, срок хранения которых истек, включаются в перечень документов и дел, не подлежащих хранению и предлагаемых для выделения к уничтожению, и передаются в Архив ТНО.

10.5.1. Ежегодно работниками Архива ТНО проводятся мероприятия по уничтожению:

- документов и дел с истекшими сроками хранения, руководствуясь Правилами 526, настоящей Типовой инструкцией, Типовым и Ведомственным перечнями документов, федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;

- документов с пометкой "Для служебного пользования" с истекшими сроками хранения, руководствуясь Порядком 97.

10.5.2. Мероприятия по уничтожению предполагают последовательное проведение следующих этапов:

- этап 1: согласование описей дел постоянного хранения и по личному составу на заседании ЦЭК (ЭК) и их утверждение (согласование) с ЭПК архивного учреждения (при наличии договора о сотрудничестве с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела) <25>;

--------------------------------

<25> Если уполномоченный орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела отказывается от сотрудничества с ТНО (отсутствует договор о сотрудничестве), допускается утверждение описей дел ТНО постоянного хранения и по личному составу Руководителем после их согласования с ЦЭК (ЭК).

- этап 2: подготовка и согласование с отделами перечня документов и дел, не подлежащих хранению и предлагаемых для выделения к уничтожению (приложение N 27), в отношении документов, срок хранения которых истек к 1 января текущего года;

- этап 3: подготовка, согласование на заседании ЦЭК (ЭК) и утверждение Руководителем ТНО в текущем году акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (приложение N 28), составленного на основании согласованных отделами перечней документов и дел, не подлежащих хранению и предлагаемых для выделения к уничтожению;

- этап 4: организация в текущем году мероприятий по физическому уничтожению документов.

10.5.3. Перечни документов и дел, не подлежащих хранению и предлагаемых для выделения к уничтожению, составляются работником Архива ТНО после утверждения описей дел постоянного хранения и по личному составу Руководителем ТНО.

10.5.4. Дела включаются в перечни документов и дел, не подлежащих хранению и предлагаемых для выделения к уничтожению, после истечения по состоянию на 1 января текущего года, установленного для них Типовым и Ведомственным перечнями документов, федеральными законами, иными нормативными правовыми актами срока хранения. Например, дела с 5-летним сроком хранения, законченные в делопроизводстве в 2015 году, могут быть включены в перечень документов и дел, не подлежащих хранению и предлагаемых для выделения к уничтожению, составленный не ранее 1 января 2021 года.

Дела с отметкой "ЭПК", прошедшие экспертизу ценности, включаются в акт, при этом отметка "ЭПК" в акте не указывается.

10.5.5. Перечни документов и дел, не подлежащих хранению и предлагаемых для выделения к уничтожению, направляются на согласование отделам ТНО по средствам СЭД-Регион.

10.5.6. Акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, составленный на основании согласованных отделами перечней документов и дел, не подлежащих хранению и предлагаемых для выделения к уничтожению, рассматривается на заседании ЦЭК (ЭК).

10.5.7. Согласованный на заседании ЦЭК (ЭК) акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, утверждается Руководителем ТНО и выделенные дела передаются на физическое уничтожение.

10.5.8. Уничтожение документов до утверждения акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, запрещается.

10.5.9. Способ уничтожения бумажных документов, не подлежащих хранению, выбирается при условии, что будет исключена возможность восстановления, ознакомления с ними посторонних лиц, а также неполное их уничтожение.

Допускается уничтожение документов способом сжигания, химической обработки активными веществами, воздействующими на бумагу и превращающими ее в однородную массу, или измельчением на промышленном шредере.

При выборе вида уничтожения способом сжигания необходимо отследить, чтобы все папки с документами прогорали до основания.

При выборе вида уничтожения способом измельчения на промышленном шредере документы должны измельчаться на полосы шириной не более 12 мм, после чего смешиваться с другими сортами макулатуры.

Документы утилизируются в присутствии уполномоченных лиц или при условии проведения видеоконтроля и фотофиксации. Документы нельзя отправить на ближайшую мусорную свалку, рвать на части или использовать в качестве черновиков.

10.5.10. Оказание услуг по физическому уничтожению документов, не подлежащих хранению и не имеющих пометки "Для служебного пользования", проводится соответствии с Федеральным законом от 05.04.2013 N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд".

10.5.11. После передачи документов на физическое уничтожение делается соответствующая запись в акте о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению.

10.5.12. По факту физического уничтожения документов составляется акт об уничтожении документов на бумажных носителях, не подлежащих хранению. Уничтожение документов, не подлежащих хранению, содержащих конфиденциальную информацию, может оформляться отдельным актом.

10.5.13. После уничтожения дел в номенклатуре дел ТНО проставляется отметка ("Уничтожено. См. акт от... N...").

Приложения