3. Введение
3. Введение 
3.1. Что такое электронный документооборот (ЭДО)?
Электронный документооборот (ЭДО) - это способ обмена документами в электронном виде с помощью сетей связи и систем коммутации, в том числе в сети Интернет.
Электронный документооборот может быть осуществлен с применением электронной подписи.
3.2. Для кого нужен ЭДО?
Вместо того, чтобы писать от руки или распечатывать документы на принтере, можно отправить документ с компьютера или даже смартфона нужному адресату. Электронный документооборот обеспечивает основные операции работы с документами - их создание, безопасную доставку, хранение и быстрый поиск,
Основные операции с документами в ЭДО:
- создание документа;
- подписание документа;
- отправка документа контрагенту;
- прием документа от контрагента;
- обеспечение безопасности передачи документов;
- хранение документов;
- быстрый поиск документов.
3.2.1. ЭДО для граждан
С помощью ЭДО физические лица могут получать государственные услуги, устраиваться на работу, поступать в вуз, оформлять кредиты, не выходя из дома.
При этом возможно использовать различные сервисы для осуществления электронного документооборота, хранить документы в электронном виде в предусмотренном законодательством случаях, например, свои трудовые книжки.
Гражданин как физическое лицо может использовать ЭДО:
- при получении государственных услуг и сервисов;
- при взаимодействии с работодателем (кадровый электронный документооборот);
- при взаимодействии с государственными органами и коммерческими организациями (направление обращений, получение банковских, страховых, образовательных и других услуг).
Гражданин как ИП или самозанятый может использовать ЭДО:
- при получении государственных мер поддержки;
- при взаимодействии с контрагентами;
- при взаимодействии с государственными органами;
- при подаче налоговой и иной отчетности;
- при оформлении сопроводительных документов для товаров;
- для контроля прослеживаемости товаров;
- при участии в закупочных процедурах в электронном виде.
3.2.2. ЭДО для бизнеса
Для организаций применение электронного документооборота позволяет сократить издержки, связанные с созданием, обработкой и пересылкой документов.
Применение электронного документооборота возможно во взаимоотношениях с государственными органами, с другими организациями и физическими лицами, и внутри организаций.
3.2.3. ЭДО для государства
Применение электронного документооборота государственными органами позволяет сократить сроки предоставления государственных услуг, обмениваться документами между органами власти различных уровней, в том числе с пометкой "Для служебного пользования" (ДСП).
Предоставление отчетности от организаций в форме стандартизированных электронных документов позволяет своевременно формировать статистическую и аналитическую информацию о выполнении требований законодательства, об экономическом состоянии хозяйствующих субъектов.
Кроме того, на базе электронных документов государственные и уполномоченные органы реализуют функции мониторинга и контроля. Например, 171 ФЗ установлена недопустимость оборота алкогольной продукции, сведения о которой не зафиксированы в ЕГАИС, исполнение этого требования реализуется через ЭДО.
ЭДО позволяет повысить эффективность процессов государственного управления и качества информационно-аналитического обеспечения за счет автоматизации работы со структурированными данными для поддержки и ускорения принятия государственных решений.
ЭДО используется:
- при предоставлении государственных услуг;
- при реализации государственных функций;
- при ведении служебной переписки.
3.3. Преимущества и специфика внедрения ЭДО
Электронный документооборот позволяет:
- Ускорить процессы взаимодействия, в том числе производственные и бизнес-процессы.
Электронный документооборот позволяет оптимизировать текущие процессы. Он ускоряет все операции, связанные с документооборотом. Согласовать, подписать и отправить документы можно за несколько секунд. При этом привычная схема работы с документами практически не меняется.
- Обеспечить юридическую силу документов.
Документы, подписанные электронной подписью, признаются как равнозначные подписанным на бумаге собственноручной подписью.
- Видеть статус доставки и обработки документа.
Сервисы электронного документооборота позволяют видеть, в каком состоянии сейчас находится электронный документ - кто его и когда согласовал, и у кого он находится в данный момент времени.
- Снизить риски потери документа либо его порчи.
В отличие от бумажного, системы пересылки и хранения электронных документов, как правило, более защищены.
- Увеличить скорость обработки документов
За счет применения автоматизированных информационных систем, возможна массовая обработка документов в короткие сроки.
- Повысить безопасность документооборота
Электронный документ, подписанный электронной подписью, создается с применением криптографических методов защиты информации, поэтому подделать его невозможно.
- Сократить затраты на хранение документов.
В отличии от бумажных документов, электронные документы не требуют отдельных помещений для организации бумажного архива, и могут храниться в электронном виде, в случаях, не противоречащих законодательству.
Основные преимущества перехода на электронный документооборот:
- снижение трудозатрат работников организаций на работу с документами;
- сокращение числа ошибок и, соответственно, трудозатрат на их исправление за счет автоматизированной сверки информации, исключение ее дублирования и потерь;
- повышение эффективности за счет интеграции документооборота и систем автоматизации деятельности (исключение ручного ввода данных на всей цепочке добавленной стоимости, автоматическое слияние контроля статусов документов и событий в экономике);
- повышение оперативности получения информации, сокращение времени, затрачиваемого на согласование и принятие решений, а также на доведение решения до исполнителей;
- повышение общего уровня безопасности за счет обеспечения контроля за доступом к документообороту, разграничения прав на операции за счет реализации различных уровней доступа и шифрования информации;
- повышение прозрачности бизнес-процессов и исполнительской дисциплины,
появление информации, способствующей оптимизации управленческих процессов в компании;
- повышение ИТ-грамотности персонала и общий рост производительности труда;
- снижение затрат на хранение архивной документации
- снижение затрат на канцелярские расходы;
- сокращение экологических последствий;
- иные эффекты от внедрения и развития ЭДО.
При внедрении ЭДО следует не забывать о специфике этого процесса:
- Затраты на внедрение систем электронного документооборота.
Эти затраты включают приобретение и разворачивание информационных систем и интеграцию с уже существующими в организации. Эти расходы будут компенсированы в будущем после перехода на ЭДО.
- Затраты на обучение сотрудников.
В случае внедрения различных систем электронного документооборота, необходимо ознакомиться с их функциональностью и особенностями применения.
- Согласование с другой стороной о применении электронного документооборота.
- Необходимо сообщить другой стороне, что документы будут оформлены в электронном виде. Если у организации есть партнеры, которые еще не перешли на ЭДО, то ей придется вести смешанный электронно-бумажный документооборот, что может частично усложнить рабочие процессы.
- Риск потери информации при программных сбоях или неполадках сервиса оператора ЭДО.
Это маловероятный риск, поскольку операторы ЭДО ответственно заботятся о сохранности данных и хранят несколько копий.
