ФЕДЕРАЛЬНАЯ МИГРАЦИОННАЯ СЛУЖБА
ПРИКАЗ
от 8 ноября 2010 г. N 400
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В СИСТЕМЕ ФМС РОССИИ
В целях совершенствования документационного обеспечения управления в системе Федеральной миграционной службы <*>, реализации постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" - приказываю:
--------------------------------
<*> Далее - "ФМС России" или "Служба".
1. Утвердить согласованную с Федеральным архивным агентством прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в системе ФМС России.
2. Начальникам управлений центрального аппарата ФМС России, подразделений, непосредственно подчиненных ФМС России, начальникам (руководителям) территориальных органов ФМС России:
2.1. Организовать изучение Инструкции, утвержденной настоящим приказом, и обеспечить ведение делопроизводства в соответствии с установленными требованиями, усилить контроль за своевременным и качественным исполнением документов.
2.2. Принять меры по рациональному размещению делопроизводственных подразделений, обеспечению их средствами связи, компьютерной и организационной техникой.
3. Управлению делопроизводства Организационно-административного департамента ФМС России оказать практическую помощь территориальным органам ФМС России по вопросам организации делопроизводственных процессов.
4. ФКУ "ГЦОД ФМС России, по заявкам подразделений центрального аппарата и непосредственно подчиненных подразделений ФМС России, обеспечить изготовление учетных форм и печатно-бланочной продукции.
5. Считать утратившим силу приказ ФМС России от 7 февраля 2008 г. N 22 "О документационном обеспечении управления в системе ФМС России".
Директор
генерал-полковник милиции
К.О.РОМОДАНОВСКИЙ
Приложение
к приказу ФМС России
от "__" _________ 2010 г. N ____
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В СИСТЕМЕ ФМС РОССИИ
Общие положения
1. Настоящая Инструкция по делопроизводству <*> определяет единый порядок организации делопроизводства в системе Федеральной миграционной службы <**>, разработана в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30 "О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305), Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477, а также на основе федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, с учетом Методических рекомендаций по разработке Инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
--------------------------------
<*> Далее - "Инструкция".
<**> Далее - "ФМС России" или "Служба".
Внесение изменений в Инструкцию по делопроизводству осуществляется приказом ФМС России после их согласования с Федеральным архивным агентством.
2. Действие Инструкции не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
3. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 N 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30 (ч. II), ст. 3165).
4. Целью Инструкции является совершенствование делопроизводства, технологии обработки документов, организации документооборота и формирование документальных фондов на единой методической основе, установление общих требований к функционированию службы делопроизводства <*>, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в центральном аппарате ФМС России, и иных входящих в ее систему организаций и подразделений <**>.
--------------------------------
<*> Далее - "служба Документационного обеспечения управления (ДОУ)".
<**> Далее - "система ФМС России".
5. ФМС России организует и ведет делопроизводство на основе Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477, Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, других нормативно-методических документов и настоящей Инструкции.
6. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, обработку, хранение, учет и контроль исполнения, осуществляемые в журналах учета (журнальный учет), в карточках учета (карточный учет), в том числе с помощью информационных технологий (автоматизированный учет).
7. Системы электронного документооборота (автоматизированной обработки документов), применяемые в ФМС России, должны обеспечивать выполнение требований настоящей Инструкции.
8. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
9. Организация, ведение, совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях Центрального аппарата Службы возлагается на управление делопроизводства Организационно-административного департамента ФМС России, а в ее территориальных органах - на отделы, отделения, группы делопроизводства, делопроизводства и режима и другие структурные подразделения службы делопроизводства, а также лиц, ответственных за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях системы ФМС России.
10. Функции, задачи, права и ответственность службы делопроизводства регламентируются ее положением.
11. Положение о службе делопроизводства, должностные инструкции (обязанности) сотрудников органов внутренних дел, прикомандированных к ФМС России, федеральных государственных гражданских служащих и работников <*> разрабатываются на основе настоящей Инструкции, статусных документов ФМС России и утверждаются руководителем ФМС России (руководителем территориального органа).
--------------------------------
<*> Далее - "сотрудники подразделений службы делопроизводства".
12. Должностные обязанности сотрудников службы делопроизводства и сотрудников, отвечающих за организацию работы с документами в структурных подразделениях ФМС России, устанавливаются функциональными обязанностями и должностными регламентами на основе настоящей Инструкции, статусных документов системы ФМС России и утверждаются руководителем ФМС России (руководителем территориального органа).
13. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях Центрального аппарата Службы осуществляется секретарем подразделения или сотрудником, совмещающим выполнение делопроизводственных обязанностей с функциональными обязанностями.
14. Служба делопроизводства является самостоятельным структурным подразделением, подчиненным непосредственно руководителю ФМС России (в территориальных органах - его руководителю).
15. На службу делопроизводства возлагается выполнение следующих основных задач:
15.1. Прием, регистрация и распределение входящих (поступающих) документов.
15.2. Передача документов на рассмотрение руководителю ФМС России и непосредственно исполнителю, после получения соответствующих указаний (резолюций).
15.3. Контроль за прохождением документов и сроками их рассмотрения.
15.4. Контроль за правильностью оформления документов.
15.5. Организация справочно-информационной работы по вопросам делопроизводства.
15.6. Разработка и ведение номенклатуры дел, представление в установленном порядке проекта номенклатуры особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел на согласование в соответствующее подразделение специальных фондов.
15.7. Подготовка проектов описей дел постоянного и долговременного (10 лет и более) хранения, представление их на согласование в соответствующее подразделение специальных фондов для последующего утверждения их центральной экспертной комиссией системы ФМС России <*> и передачи в подразделение специальных фондов.
--------------------------------
<*> В Центральном аппарате - ЦЭК ФМС России.
15.8. Проведение в установленном порядке экспертизы научной и практической ценности документов, дел, журналов, нормативных правовых актов и специальных изданий, представление проектов актов об уничтожении документов на рассмотрение соответствующим экспертным комиссиям.
15.9. Консультирование сотрудников ФМС России по вопросам работы с документами.
15.10. Участие в проведении служебных проверок по фактам утрат документов и разглашения сведений служебного характера.
15.11. Подготовка заявок на изготовление печатей и штампов, печатно-бланочной продукции.
15.12. Учет печатей, штампов и бланков документов, используемых в ФМС России, а также хранилищ документов и ключей от них.
15.13. Анализ состояния документооборота и принятие мер по упорядочению ведения служебной переписки.
16. Ответственность за состояние делопроизводственного обеспечения управления, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и приемов обработки документов, обеспечение своевременности и качества их исполнения, а также создание надлежащих условий работы сотрудников службы делопроизводства возлагается на руководителя подразделения ФМС России.
17. В подразделениях службы делопроизводства должны быть созданы необходимые условия для работы со всеми видами документов в соответствии с настоящей Инструкцией.
18. Должностные лица <*> системы ФМС России при работе с документами обязаны:
--------------------------------
<*> Должностное лицо - лицо, постоянно, временно или в соответствии со специальными полномочиями осуществляющее функции представителя власти, то есть в установленном законом порядке распорядительными полномочиями в отношении лиц, не находящихся в служебной зависимости от него, а равно лицо, выполняющее организационно-распорядительные или административно-хозяйственные функции в государственных органах, ст. 2.4 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 1, ст. 1.
- знать и точно выполнять требования, установленные настоящей Инструкцией;
- требовать от подчиненных своевременного исполнения полученных документов (поручений, указаний);
- немедленно сообщать руководителю соответствующего структурного подразделения и руководителю службы делопроизводства об утрате или недостаче документов, ключей от помещений, хранилищ, в которых хранятся документы, личных печатей, а также о фактах обнаружения излишних или неучтенных документов;
- использовать сведения, содержащиеся в документах, только в служебных целях и в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, а также настоящей Инструкцией;
- не допускать нарушений, которые могут привести к разглашению сведений служебного характера или утрате документов. Знакомить с документами, в случае необходимости, посторонних лиц и сообщать содержащиеся в них сведения, только с разрешения соответствующего руководителя органа ФМС России;
- своевременно сдавать все документы в подразделение службы делопроизводства при увольнении со службы, прекращении служебного контракта, переводе к новому месту службы или работы, убытии в отпуск, командировку, болезни.
19. Передавать документы из одного структурного подразделения в другое только через подразделение службы делопроизводства, под расписку в соответствующих учетных формах.
20. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения сотрудники ликвидированного (реорганизованного) подразделения формируют все имеющиеся документы в дела, оформляют для последующей передачи их в подразделения спецфондов, независимо от сроков их хранения.
21. Сотрудники ФМС России несут персональную дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение ими установленного Инструкцией порядка работы с документами, их сохранность, а также за разглашение содержащейся в них информации.
22. При обнаружении утраты документов сотрудник должен немедленно доложить об этом руководителю соответствующего структурного подразделения для принятия исчерпывающих мер к поиску документов, а также руководителю подразделения службы делопроизводства.
23. Работа с обращениями граждан осуществляется в соответствии со специальными инструкциями (правилами, положениями), утверждаемыми руководителем Федеральной миграционной службы.
24. Передача документов и их копий работникам других организаций допускается только с письменного разрешения руководителя ФМС России или его заместителей по письменному запросу организации. О передаче документов делается соответствующая отметка в учетных формах и на подлинниках документов (если передаются их копии) с указанием, когда и каким должностным лицом разрешена передача документа.
25. Передача документов и их копий представителям средств массовой информации осуществляется в соответствии с требованиями пункта 23 настоящей Инструкции через соответствующее подразделение органа ФМС России, в функции которого входит взаимодействие со средствами массовой информации.
Международный обмен информацией осуществляется в установленном порядке с учетом положений настоящей Инструкции.
Основные понятия, применяемые в Инструкции
Документационное обеспечение управления - вид служебной деятельности подразделений, органов и организаций системы ФМС России <*>, обеспечивающий документирование управленческой деятельности и организацию работы с документами;
--------------------------------
<*> Далее - "системы ФМС России или ФМС России".
документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в системе ФМС России;
документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот ФМС России;
электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;
электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;
реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
обращение гражданина - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;
юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;
унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;
шаблон бланка (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в федеральном органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения;
экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности ФМС России;
формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;
служба делопроизводства - структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти.
Основные виды документов
26. В деятельности органов ФМС России образуются следующие основные виды документов: нормативные правовые акты ФМС России, правовые акты ненормативного характера (приказы по личному составу, распоряжения, письма, указания, межведомственные соглашения, протоколы), акты, заключения, докладные записки, справки, обзоры, доклады, пояснительные записки, планы, телеграммы, телефонограммы, факсограммы (приложение N 21).
Нормативный правовой акт (федеральный закон, указ Президента Российской Федерации, постановление Правительства Российской Федерации, приказ, директива, положение, устав, инструкция, правила, наставление, распоряжение) - письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме должностным лицом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм, рассчитанный на многократное применение и относительно неопределенный круг лиц.
Приказ - правовой акт, устанавливающий управленческие решения, как правило, нормативного характера по вопросам служебной деятельности органов ФМС России.
Положение, устав - нормативные правовые акты, устанавливающие основные системно связанные между собой правила деятельности органа ФМС России и его структурных и подчиненных подразделений.
Инструкция, наставление - правовой акт, детализирующий и обеспечивающий выполнение нормативных правовых актов, используемых органами ФМС России в соответствии с их компетенцией.
Правила - нормативный правовой акт, в котором формулируются основополагающие требования к той или иной деятельности или поведению.
Распоряжение - документ ненормативного характера по вопросам служебной деятельности органов ФМС России.
Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов.
Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты и события.
Докладная записка - документ, адресованный руководителю органа (вышестоящего органа) ФМС России, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.
Справка - документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов и событий.
Доклад - документ, содержащий изложение определенных вопросов, выводов, предложений.
План - документ, устанавливающий точный перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, временные координаты, руководителей и конкретных исполнителей.
Письмо, телеграмма, телефонограмма, факсограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (пересылается почтой, передается телеграфом, передается по телефону и записывается получателем, передается факсимильной связью).
27. ФМС России по вопросам, относящимся к установленной сфере деятельности, разрабатывает и представляет в установленном порядке Президенту Российской Федерации и в Правительство Российской Федерации проекты федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, подготавливает другие документы, по которым требуется решение Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, с последующим уведомлением Министерства внутренних дел Российской Федерации.
28. ФМС России на основании и во исполнение Конституции Российской Федерации, федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации принимает нормативные правовые акты по вопросам, относящимся к установленной сфере деятельности, за исключением вопросов, правовое регулирование которых в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации осуществляется федеральными конституционными законами, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации <*>.
--------------------------------
<*> П. 8 Положения о Федеральной миграционной службе, утвержденный Указом Президента Российской Федерации от 19 июля 2004 г. N 928 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 30, ст. 3150; N 41, ст. 4023; 2006, N 32, ст. 3534; 2007, N 13, ст. 1540; N 19, ст. 2342; N 31, ст. 4020; N 50, ст. 6252; 2008, N 10, ст. 906; N 36, ст. 4089; 2009, N 21, ст. 2553).
Наименование вида издаваемого документа включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа.
Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах.
Создание документов. Бланки документов
29. Документы, создаваемые в системе ФМС России, оформляются на стандартных бланках формата A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов.
30. Служба делопроизводства ФМС России при разработке и изготовлении бланков документов руководствуется Федеральным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (с изм. от 09.07.2002, 30.06.2003) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52 (часть I), ст. 5021), постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" (с изм. от 8 июня 2001 г., 14 декабря 2006 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации от 8 января 1996 г., N 2, ст. 123).
31. Изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляют полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне. Изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляется по заказам подразделения службы делопроизводства (приложение N 43).
32. Допускается изготовление бланков с отображением геральдического знака (эмблемы) ФМС России с помощью средств вычислительной техники.
33. Виды бланков:
бланк приказа;
бланк распоряжения;
бланк указания;
бланк постановления;
бланк протокола;
бланк письма;
бланк структурного подразделения (координационного или совещательного органа);
бланк Межведомственной комиссии по реализации Государственной программы по оказанию содействия добровольному переселению в Российскую Федерацию соотечественников, проживающих за рубежом.
При необходимости могут использоваться бланки других видов документов (приложение N 2, N 3, N 4, N 5, N 6, N 7, N 8, N 9, N 10, N 11, N 12, N 13, N 14, N 15, N 16, N 17).
34. Бланки документов разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном - по середине листа вдоль верхнего поля.
35. Примерный состав реквизитов для каждого вида бланков:
35.1. Для бланка приказа (распоряжения, постановления, протокола):
Государственный герб Российской Федерации, в территориальных органах допускается Геральдический знак (эмблема) ФМС России;
наименование подразделения системы ФМС России;
вид документа;
место составления (издания) документа;
отметки для проставления даты и регистрационного номера приказа.
35.2. Для бланка письма:
Государственный герб Российской Федерации, в территориальных органах допускается Геральдический знак (эмблема) ФМС России;
наименование структурного подразделения системы ФМС России;
справочные данные о подразделении системы ФМС России (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и др. сведения);
отметки для проставления даты и регистрационного номера;
отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.
35.3. Для бланка письма координационного или совещательного органа:
Государственный герб Российской Федерации (в территориальных органах допускается Геральдический знак (эмблема) ФМС России);
наименование структурного подразделения системы ФМС России;
наименование координационного или совещательного органа;
справочные данные о структурном подразделении (координационном или совещательном органе) системы ФМС России (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и др. сведения);
отметки для проставления даты и регистрационного номера;
отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.
36. В целях обеспечения порядка использования бланков документов службам делопроизводства в системе ФМС России организовать ведение учета бланков, для этого устанавливается:
подразделение (работник), отвечающий за ведение учета бланков;
форма журнала учета бланков (приложение N 54);
порядок выдачи бланков в структурные подразделения системы ФМС России, возврата и уничтожения испорченных бланков.
37. Размеры служебных полей на документе должны быть не менее: 20 мм - левое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее; 10 мм - правое <*>.
--------------------------------
<*> Постановление Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст.
Правила оформления реквизитов документов
38. Правилами делопроизводства установлен следующий состав реквизитов документов федеральных органов исполнительной власти:
а) Государственный герб Российской Федерации;
б) наименование федерального органа исполнительной власти;
в) должность лица, подписавшего документ;
г) подпись должностного лица;
д) вид документа;
е) место составления (издания) документа;
ж) справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;
з) адресат;
и) дата документа;
к) регистрационный номер документа;
л) наименование документа;
м) текст документа;
н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
о) отметка о наличии приложений;
п) гриф согласования;
р) гриф утверждения;
с) виза;
т) оттиск печати;
у) отметка о заверении копии;
ф) отметка об исполнителе;
х) указания по исполнению документа;
ц) отметка о контроле документа;
ч) отметка об исполнении документа;
ш) отметка о конфиденциальности.
39. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.
40. Государственный герб Российской Федерации воспроизводится в одноцветном варианте и помещается только на бланках документов ФМС России <*>, а также на бланках документов территориальных органов ФМС России, изготовленных типографским способом, с проставлением номера бланка. Размер герба составляет 17 x 17 мм, изображение герба помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом "Наименование федерального органа исполнительной власти", при этом герб субъекта Российской Федерации на бланках документов не воспроизводится.
--------------------------------
<*> Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (в ред. Федеральных конституционных законов от 9 июля 2002 г. N 2-ФКЗ и от 30 июня 2003 г. N 1-ФКЗ) (Собрание законодательства Российской Федерации, 25.12.2000, N 52, часть I, ст. 5021).
Наименование федерального органа исполнительной власти
41. Наименование Федеральной миграционной службы - автора документа (полное и сокращенное), помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному положением о федеральном органе исполнительной власти.
41.1. Сокращенное наименование Федеральной миграционной службы - ФМС России - помещают в скобках под полным наименованием.
Справочные данные о Федеральной миграционной службе
42. Справочные данные о Федеральной миграционной службе указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес, номер телефона, факса, адрес электронной почты, интернет-адрес и другие сведения по усмотрению руководителя ФМС России.
Место составления (издания) документа
43. Место составления или издания документа (наименование города) указывается в бланках документов ФМС России, за исключением бланков писем.
Дата документа
44. Датой документа является дата его подписания (приказы, распоряжения, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).
44.1. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или службой делопроизводства при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).
44.2. Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами управления, является дата более поздней подписи.
44.3. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами: 18.01.2010.
44.4. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 18 января 2010 г.
Регистрационный номер документа
45. Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в ФМС России.
45.1. Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).
45.2. Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.
Ссылка на исходящий номер и дату документа
46. Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.
Адресат
47. Документы адресуют в органы власти, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам.
47.1. При адресации документа в орган власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:
Министерство образования
и науки
Российской Федерации
или:
Правительство
Российской Федерации
Департамент делопроизводства
и архива
47.2. При адресации документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:
Руководителю Федеральной
службы по труду и занятости
И.О. Фамилия
47.3. В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.
47.4. Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи (утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1556)).
47.5. Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в субъектах Российской Федерации, постоянным корреспондентам.
47.6. При адресации документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресации частному лицу - после фамилии.
47.7. Строки реквизита "Адресат" центруются относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю.
Наименование документа
48. Наименование документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа - составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк).
48.1. Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.
Например:
Приказ (о чем?) Об утверждении Положения о защите персональных данных государственных служащих и работников министерства
Письмо (о чем?) Об оказании консультативной помощи
Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.
Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.
48.2. Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка. Заголовок к тексту может занимать 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке. В проектах законодательных, иных нормативных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом.
Текст документа
49. Документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.
49.1. Тексты документов излагаются от:
1-го лица единственного числа: приказываю... подготовить и представить на рассмотрение; прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов...;
3-го лица единственного числа: ...Правительство Российской Федерации постановляет...; ...коллегия постановила...; министерство не считает возможным...;
1-го лица множественного числа: просим представить данные о...; представляем на рассмотрение и утверждение...; в протоколах: слушали...; выступили...; решили (постановили).
49.2. В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: приказываем..., решили....
49.3. В текстах законодательных и нормативных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например:
"Виза включает в себя наименование должности руководителя министерства (ведомства) или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату";
"Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют".
49.4. В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, документов, ранее изданных органом власти - автором документа, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:
"В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их...";
"В соответствии с Положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденном приказом ФМС России от 19 января 2006 г. N 2...".
49.5. Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и др., в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.
49.6. В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.
49.7. Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля.
Отметка о наличии приложении
50. Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и др. документам.
50.1. В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения:
Приложение: на 3 л. в 1 экз.
50.2. При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров:
Приложение: 1. Заключение на проект ... на 3 л. в 2 экз.
2. Справка о доработке ... на 2 л. в 1 экз.
50.3. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.
50.4. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.
50.5. Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например, служебную тайну, отметка о приложении оформляется следующим образом:
Приложение: Справка о подготовленных документах, для служебного пользования, рег. N 26-дсп, на 2 л. в 1 экз.
50.6. На приложениях справочного характера к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и др. документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Слово "Приложение" пишется с заглавной буквы. Если приложение одно, оно не нумеруется. Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение N 1, Приложение N 2). В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер:
Приложение N 2
к Приказу ФМС России
от 15.03.2009 г. N 35
50.7. Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже - гриф утверждения документа, например:
Приложение N 1
УТВЕРЖДЕНО
Приказом ФМС России
от 12.11.2009 г. N 125
Гриф согласования
51. Согласование проекта документа с другими государственными органами власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляются грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Заместитель Министра юстиции
Российской Федерации
Подпись И.О. Фамилия
Дата
СОГЛАСОВАНО
Письмо Минкультуры России
от 26.09.2009 г. N 01-18/115
51.1. Гриф согласования оформляется под реквизитом "Подпись" ближе к нижнему полю документа.
51.2. Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".
51.3. Согласование документа осуществляется:
органами власти в случаях, предусмотренных законодательством;
федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;
органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.);
подведомственными организациями;
при необходимости, с общественными организациями;
Виза
52. Согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами оформляется визой.
52.1. Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ, например:
Руководитель Юридического департамента
Подпись И.О. Фамилия
Дата
52.2. На проектах законодательных актов визы проставляются на лицевой стороне проекта документа. На проектах актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта документа.
52.3. На документах, подлинники которых помещаются в дела ФМС России, визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (приказы, распоряжения и др.).
52.4. В служебных письмах визы проставляются на копии документа, помещаемой в дело федерального органа исполнительной власти, или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи без досылки подлинника по почте.
52.5. На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.
52.6. Допускается полистное визирование документа и его приложений.
52.7. При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например:
Имеются замечания (Согласен с учетом замечаний и др.)
Руководитель Юридического департамента
Подпись И.О. Фамилия
Дата
52.8. Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю.
Подпись должностного лица
53. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).
Например:
Руководитель ФМС России Подпись И.О. Фамилия
53.1. Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.
53.2. При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:
Врио руководителя ФМС России Подпись И.О. Фамилия
или:
Исполняющий обязанности заместителя руководителя ФМС России Подпись И.О. Фамилия
53.3. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.
53.4. При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.
Гриф утверждения
54. Гриф утверждения проставляется в верхнем правом углу документа, например:
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель ФМС России
Подпись И.О. Фамилия
Дата
54.1. При утверждении документа приказом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО, согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа, наименования вида документа в творительном падеже, его даты и номера, например:
УТВЕРЖДЕНО
Приказом ФМС России
от 15.04.2009 N 65
Оттиск печати
55. Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.
55.1. В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.
Отметка о заверении копии
56. Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа) на свободном месте под текстом оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий: указание о месте нахождения подлинника документа, слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), например:
Подлинник документа находится в деле (наименование органа власти) N _______ за ____ г.
Верно Ведущий специалист Подпись И.О. Фамилия Дата Печать
56.1. Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии ____ л.". Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.
56.2. Печати органов ФМС России с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и геральдического знака - эмблемы ФМС России - ставятся на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Простые круглые мастичные печати ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам (приложение N 1).
56.3. Оттиск печати проставляется на документах в строго определенном месте. При этом оттиск должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ, подпись и вся информация на оттиске печати должна быть четкой.
Отметка об исполнителе
57. Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу оборотной стороны последнего листа документа.
57.1. Отметка включает наименование структурного подразделения, инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например:
ПУ ФМС России
П.О. Николаев
(499) 234-56-88
57.2. Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя.
57.3. В документах, имеющих гриф конфиденциальности, отметка об исполнителе дополняется сведениями о количестве отпечатанных экземпляров, дате печатания документа и рассылки, номере бланка, например:
Отп. 2 экз.
1 - в адрес,
2 - в УД ОАД ФМС России
ПУ ФМС России
П.О. Николаев
(499) 234-56-88
07.02.2010 г.
N бланка
Указания по исполнению документа
58. Указание по исполнению документа оформляется непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на бланке указания по исполнению документа.
58.1. Указания по исполнению включают: инициалы и фамилию исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:
Н.В. Морозову,
Н.А. Федосеевой
Прошу подготовить проект
договора к 05.12.2010 г.
Подпись
Дата
Отметка о контроле документа
59. Отметку о контроле проставляют на документах, поставленных на контроль, с помощью штампа "Контроль" на верхнем поле документа справа.
Отметка об исполнении документа
60. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов "В дело", указания индекса дела, в которое помещается документ, подписи исполнителя и руководителя структурного подразделения и даты.
60.1. Отметка об исполнении может дополняться информацией об особенностях исполнения документа.
Отметка о поступлении документа
61. Отметка о поступлении документа должна содержать очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).
61.1. Допускается отметку о поступлении документа проставлять в виде штампа.
Отметка о конфиденциальности
62. Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации <*>. Отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид "Для служебного пользования".
--------------------------------
<*> Виды конфиденциальной информации установлены Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 года N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера" (с изм. от 23.09.2005).
62.1. Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.
Подготовка проектов законодательных и иных нормативных
правовых актов
63. Федеральная миграционная служба представляет в Правительство Российской Федерации проекты:
законодательных актов Российской Федерации;
указов и распоряжений Президента Российской Федерации;
постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации.
63.1. Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации осуществляется в порядке, установленном актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации.
63.2. Подготовка и оформление проектов актов (УКАЗОВ и РАСПОРЯЖЕНИЙ) Президента Российской Федерации осуществляется федеральными органами исполнительной власти в соответствии с порядком, установленным Президентом Российской Федерации, Администрацией Президента Российской Федерации, Правительством Российской Федерации.
63.3. Проекты актов Президента Российской Федерации и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги A4 (210 X 297) шрифтом N 15. Верхнее поле документа устанавливается границами бланка. Левое поле - 2,75 см, правое - 2,25 см и нижнее - не менее 2 см. При оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 см.
63.4. Проекты актов Президента Российской Федерации имеют следующие реквизиты: наименование вида акта (Указ Президента Российской Федерации или распоряжение Президента Российской Федерации), заголовок и текст.
63.5. Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.
Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слов "Президент Российской Федерации". В отдельных распоряжениях Президента Российской Федерации заголовок может отсутствовать.
Текст отделяется от заголовка дополнительным интервалом 24 пт и печатается через интервал 18 пт.
Допускается уменьшение интервалов между реквизитами "Заголовок", "Текст", "Подпись" и "Место издания" при необходимости размещения текста проекта указа, распоряжения Президента Российской Федерации на одной странице.
63.6. Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть, преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).
Преамбула в указах Президента Российской Федерации завершается словом "постановляю", которое печатается в разрядку.
Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.
63.7. Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый указ (распоряжение), должны соответствовать структуре основного нормативного акта.
При наличии приложений к указу (распоряжению) Президента Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.
Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии при подготовке проектов указов (распоряжений) Президента Российской Федерации по вопросам награждения государственными наградами, присвоения почетных, воинских и специальных званий Российской Федерации (в других случаях не рекомендуется).
Подпись отделяется от текста дополнительным интервалом 32 пт и состоит из слов "Президент Российской Федерации", инициала имени и фамилии Президента Российской Федерации.
Слова "Президент" и "Российской Федерации" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. От границы левого поля печатаются слова "Российской Федерации", а слово "Президент" центрируется относительно этих слов. Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.
Место издания отделяется от подписи, как правило, дополнительным интервалом 48 пт межстрочными интервалами и печатается от границы левого поля: Москва, Кремль.
На распоряжениях место издания не печатается.
63.8. Дата проставляется после подписания документа, оформляется словесно-цифровым способом и отделяется от реквизита "Место издания" межстрочным интервалом 18 пт. Печатается от левой границы текстового поля.
Номер проставляется после подписания, печатается от левой границы текстового поля и отделяется от реквизита "Дата" межстрочным интервалом 18 пт.
К порядковому номеру распоряжения Президента Российской Федерации через дефис добавляются строчные буквы "рп".
Приложения к проектам указов и распоряжений Президента Российской Федерации оформляются на отдельных листах бумаги.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов указов (распоряжений).
63.9. Приложениями являются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения визируются руководителем органа, внесшего проект.
63.10. Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже через межстрочный интервал 18 пт дается ссылка на указ или распоряжение Президента Российской Федерации. Все составные части реквизита центруются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений они нумеруются.
Например:
ПРИЛОЖЕНИЕ N 1
к Указу Президента
Российской Федерации
от N
63.11. Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты составляет 2 - 3 см.
При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и др.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.
Например:
УТВЕРЖДЕНО
Указом Президента
Российской Федерации
от N
63.12. Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН в приложениях согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.
Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано в разрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и др.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт.
Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта дополнительным интервалом 70 пт, интервалами от текста приложения - дополнительным интервалом 24 пт.
При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.
63.13. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.
Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.
Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа.
При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.
На одной странице не должно проставляться более трех сносок.
63.14. В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты так же, как и в тексте указа (распоряжения) Президента Российской Федерации. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1).
Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта указа (распоряжения) в нижней его части.
63.15. На приложениях к проектам указов (распоряжений) визы проставляются также на оборотной стороне последнего листа приложения.
Образцы прилагаются.
Проект
УКАЗ
ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Об утверждении Положения
об Управлении Президента Российской Федерации
по государственным наградам
1. Утвердить прилагаемое Положение об Управлении Президента Российской Федерации по государственным наградам.
2. Настоящий указ вступает в силу со дня его подписания.
Президент
Российской Федерации
Москва, Кремль
Дата
N
Образец оформления проекта указа Президента
Российской Федерации
Подготовка и оформление проектов актов (постановлений,
распоряжений) Правительства Российской Федерации
63.16. Подготовка и оформление проектов актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации проводится федеральными органами исполнительной власти в соответствии с порядком, устанавливаемым Правительством Российской Федерации.
Проект постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации печатается на стандартном листе бумаги формата A4 шрифтом размером N 14. Проект акта имеет следующие реквизиты:
Наименование вида акта - постановление Правительства Российской Федерации или распоряжение Правительства Российской Федерации.
Дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, межстрочным интервалом 24 пт, оформляется словесно-цифровым способом, печатается центрованным способом, проставляется при подписании акта.
Номер печатается сразу после даты арабскими цифрами и состоит из знака N и порядкового номера, присваиваемого документу после его подписания, например, N 143.
К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква "р", например, N 153-р.
Место издания - отделяется от реквизитов "Дата" и "Номер" межстрочным интервалом 24 пт и оформляется центрованным способом.
Заголовок печатается на расстоянии не менее 10 см от верхнего края листа с прописной буквы, через один межстрочный интервал и выделяется полужирным шрифтом. Заголовок, как правило, отвечает на вопрос: о чем (о ком) издан документ. Точка в конце заголовка не ставится.
Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 - 36 пт и печатается с интервалом 18 пт.
Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.
Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную).
Преамбула в проектах постановлений Правительства Российской Федерации завершается словами "Правительство Российской Федерации постановляет", последнее слово печатается полужирным шрифтом в разрядку.
Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.
63.17. Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Правительства Российской Федерации, как правило, подразделяется на пункты.
Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Правительства Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.
Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов "Председатель Правительства Российской Федерации", инициала имени и фамилии Председателя Правительства Российской Федерации. Слова "Председатель Правительства" и "Российской Федерации" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. Слова "Председатель Правительства" печатаются от левой границы текстового поля, а слова "Российской Федерации" центрируются относительно первой строки реквизита. Инициал имени и фамилия Председателя Правительства Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.
Приложения к проектам актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации печатаются на отдельных листах бумаги и визируются.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов постановлений (распоряжений).
Порядок оформления приложений к проекту постановления (распоряжения) Правительства Российской Федерации аналогичен оформлению приложений к проектам указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.
Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта постановления (распоряжения) в нижней его части.
63.18. Если в тексте проекта акта Правительства Российской Федерации упоминаются ранее принятые акты Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, то делается ссылка на соответствующий официальный источник их опубликования, например: "(Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 3, ст. 6)".
Если подготавливаемый акт Правительства Российской Федерации влечет за собой внесение изменений или дополнений в другие акты Правительства Российской Федерации, эти изменения или дополнения включаются в проект подготавливаемого акта или представляются в виде самостоятельного акта одновременно с ним.
Проект акта Правительства Российской Федерации по организации исполнения федерального закона или акта Президента Российской Федерации должен содержать ссылку на соответствующий федеральный закон или акт Президента Российской Федерации.
В проектах постановлений Правительства Российской Федерации употребляются полные официальные наименования органов и организаций, в проектах распоряжений - их сокращенные официальные наименования.
Документы (программы, положения, регламенты, планы, нормы и др.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом акта Правительства Российской Федерации, в обязательном порядке прилагаются к данному проекту акта.
63.19. Проекты актов Правительства Российской Федерации представляются в Правительство Российской Федерации с сопроводительным письмом, в котором указывается основание внесения проекта акта, а также содержатся сведения о содержании и согласовании проекта акта или отсутствии согласования (с указанием причин). Сопроводительное письмо подписывается руководителем федерального органа исполнительной власти или лицом, исполняющим его обязанности. Проект акта визируется лицом, вносящим проект, и согласовывается в порядке, установленном Регламентом Правительства Российской Федерации.
Образцы прилагаются.
Проект
ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от "__" ________ г. N ____
МОСКВА
Об утверждении Правил делопроизводства
в федеральных органах исполнительной власти
В соответствии со статьей 11 Федерального закона "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" Правительство Российской Федерации постановляет:
1. Утвердить прилагаемые Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.
Председатель Правительства Российской Федерации И. Фамилия
Образец оформления проекта постановления Правительства
Российской Федерации
Проект
ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от "__" ________ г. N ____
МОСКВА
Утвердить прилагаемые технические требования к организации взаимодействия системы межведомственного электронного документооборота с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти.
Председатель Правительства Российской Федерации И. Фамилия
Подготовка нормативных правовых актов в системе ФМС России
64. Нормативные правовые акты издаются в виде постановлений, приказов, распоряжений, правил, инструкций, положений и подлежат антикоррупционной экспертизе.
64.1. Нормативные правовые акты подлежат государственной регистрации, если они:
а) содержат правовые нормы, затрагивающие:
гражданские, политические, социально-экономические и иные права, свободы и обязанности граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства;
гарантии их осуществления, закрепленные в Конституции Российской Федерации и иных законодательных актах Российской Федерации;
механизм реализации прав, свобод и обязанностей;
б) устанавливают правовой статус организаций - типовые, примерные положения (уставы) об органах (например, территориальных), организациях, подведомственных соответствующим федеральным органам исполнительной власти, а также устанавливают правовой статус организаций, выполняющих в соответствии с законодательством Российской Федерации отдельные наиболее важные государственные функции (приложение N 51).
64.2. Нормативные правовые акты могут издаваться совместно двумя или более федеральными органами исполнительной власти. Нормативный правовой акт считается изданным совместно, если он подписан (утвержден) руководителями (лицами, исполняющими обязанности руководителей) нескольких федеральных органов исполнительной власти и иных органов (организаций).
64.3. Наряду с нормативными правовыми актами, подлежащими государственной регистрации, издаются правовые акты, не подлежащие представлению на государственную регистрацию:
а) индивидуальные правовые акты;
персонального характера (о назначении или освобождении от должности, о поощрении или наложении взыскания и т.п.);
действие которых исчерпывается однократным применением;
об отмене нормативных правовых актов, срок действия которых истек;
оперативно-распорядительного характера (разовые поручения);
б) акты, которыми решения вышестоящих государственных органов доводятся до сведения органов и организаций, подведомственных федеральному органу исполнительной власти;
в) акты, направленные на организацию исполнения решений вышестоящих органов или собственных решений федеральных органов исполнительной власти и не содержащие новых правовых норм;
г) технические акты (ГОСТы, СНиПы, тарифно-квалификационные справочники, формы статистического наблюдения и т.п.), если они не содержат нормативных предписаний;
д) акты рекомендательного характера.
64.4. Правовые акты, соответствующие пунктам а (за исключением актов, срок действия которых истек), б, в, издаются в форме приказов и распоряжений. Приказы и распоряжения издаются руководителем ФМС России или лицом, исполняющим его обязанности (руководителями территориальных органов по вопросам их компетенции).
Оформление отдельных видов документов
Состав документов
65. В деятельности Федеральной миграционной службы создается комплекс организационно-распорядительных документов: приказы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления (коллегии), протоколы заседаний (совещательных, координационных, экспертных и др. комиссий), акты, аналитические справки, докладные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), деловая (служебная) переписка и др.
65.1. Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах коллегии Федеральной миграционной службы, координационных и совещательных органов, иных заседаний и совещаний.
65.2. Взаимные обязательства Федеральной миграционной службы с его контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, протоколов и др. документов.
65.3. В зависимости от конкретных задач управления в деятельности Федеральной миграционной службы создаются другие виды документов: планы, прогнозы, программы, отчеты и др.
65.4. В установленных законодательством случаях могут издаваться акты совместно с другими органами власти по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются и публикуются как единый документ (приказ, протокол, положение и др.).
65.5. Персональную ответственность за своевременное выполнение приказа (поручения) несет руководитель структурного подразделения, указанный по исполнению документа (или подразделения-исполнителя).
Приказ, распоряжение
66. Приказы и распоряжения, являющиеся индивидуальными правовыми актами, оформляют решения персонального характера, решения по оперативным, организационным и другим вопросам работы (приложение N 11, N 12, N 13, N 14).
66.1. Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят подразделения на основании поручений руководителя ФМС России, его заместителя, либо в инициативном порядке.
66.2. Документы по личному составу готовят подразделения государственной службы и кадров на основании соответствующих представлений.
66.3. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) по основной деятельности и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект.
66.4. Контроль за правильностью оформления проектов приказов (распоряжений) осуществляет Служба делопроизводства.
66.5. Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте даются поручения, а также руководителем Службы делопроизводства и юридической службы. Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.
66.6. Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит переоформлению и повторному согласованию.
66.7. Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю ФМС России на подпись, визируются его заместителями в соответствии с распределением обязанностей.
66.8. Проекты приказов (распоряжений) печатаются на бланках приказа установленной формы и представляются на подпись при необходимости со справкой, содержащей краткое изложение сути вопроса, обоснование предлагаемых решений, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания.
66.9. Приказы регистрируются в Службе делопроизводства по порядку номеров в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения регистрируются отдельно.
66.10. Копии приказов (распоряжений) на бумажном носителе Служба делопроизводства направляет адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем и его руководителем. Копия обязательно направляется также исполнителю и в службу делопроизводства.
66.11. Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации; наименование федерального органа исполнительной власти; вид документа (ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ); дата; регистрационный номер; место составления (издания) документа; наименование документа (заголовок к тексту); подпись должностного лица; визы.
66.12. ЗПодготовка нормативных правовых актов ФМС России осуществляется в порядке, предусмотренном Правилами подготовки ведомственных нормативных правовых актов в центральном аппарате Федеральной миграционной службы, утвержденными приказом ФМС России от 4 декабря 2013 г. N 667.
66.13 - 66.20. Утратили силу. - Приказ ФМС России от 13.07.2015 N 332.
66.21. Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа (одновременно).
66.22. Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы проставляются на обороте последнего листа приказа или на отдельном листе согласования (визирования).
66.23. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).
66.24. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.
66.25. Приказы (распоряжения) подписывает руководитель ФМС России, а в его отсутствие - лицо, исполняющее его обязанности. В территориальном органе ФМС России соответственно его руководитель (лицо, исполняющее его обязанности).
66.26. Приложения к приказу визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. При наличии нескольких приложений приложения нумеруются. Внесение изменений в подписанный приказ, распоряжение, а также в согласованный проект документа не допускается.
66.27. Совместные приказы федеральных органов исполнительной власти печатаются на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм).
При оформлении совместного приказа:
наименования федеральных органов исполнительной власти располагаются на одном уровне;
наименование вида документа - ПРИКАЗ - располагается центрованным образом;
дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи;
регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более органами власти, состоит из регистрационных номеров, присвоенных документу каждым органом власти, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;
подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне.
Положение, правила, инструкция
67. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Федеральной миграционной службы.
67.1. В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
67.2. В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.
67.3. Положения (правила, инструкции) применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем ФМС России, или как документы, утверждаемые руководителем ФМС России; утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении. Решение о порядке принятия положений, правил и инструкций находится в ведении ФМС России.
67.4. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных правовых актов.
67.5. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке ФМС России. Если проект положения (правил, инструкции) утверждается распорядительным документом, то положение (правила, инструкция) печатается на стандартном листе бумаги формата A4.
67.6. Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".
67.7. Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностной регламент), отвечает на вопрос "Кого?" (Должностной регламент главного специалиста).
67.8. Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.
67.9. Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.
67.10. Главы, пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами.
Протокол заседания (совещания)
68. Протокол заседания (совещания) - документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и др. комиссиях, совещаниях (приложение N 15, N 16).
68.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.
68.2. Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
68.3. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:
Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).
68.4. Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.
68.5. Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.
68.6. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:).
68.7. Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: "За - ..., против - ..., воздержалось - ...".
68.8. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).
68.9. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц.
68.10. Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:
Присутствовали:
Заместитель руководителя ФМС России И.О. Фамилия
Начальник управления ФМС России И.О. Фамилия
Начальник управления ФМС России И.О. Фамилия
68.11. Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
68.12. В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.
68.13. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрованно размером шрифта N 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по вопросу решение.
68.14. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания (совещания).
68.15. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы координационных, экспертных советов и др. органов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
68.16. Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях (совещаниях), состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.
68.17. К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой.
68.18. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения (секретарь комиссии), готовивший рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью Службы делопроизводства.
68.19. Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью Службы делопроизводства.
68.20. Протоколы печатаются на бланке протокола, общем бланке или стандартном листе бумаги формата A4 и имеют следующие реквизиты:
наименование федерального органа исполнительной власти - указывается полное официальное и сокращенное (в скобках) наименования органа власти;
вид документа - ПРОТОКОЛ (если протокол оформляется на общем бланке или стандартном листе бумаги, слово ПРОТОКОЛ печатается прописными буквами, полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру);
вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через один интервал и выравнивается по центру;
место проведения заседания, совещания - указывается (при необходимости), у кого проводится совещание или в каком месте; печатается через два межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру;
дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита; номер протокола обозначается арабскими цифрами, может включать буквенные индексы.
68.21. Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.
68.22. Подпись отделяется от текста двумя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).
68.23. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
68.24. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
Служебная переписка
69. Служебная переписка - различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности органов власти, организаций и граждан.
69.1. Виды деловой переписки и их названия - деловое (служебное) письмо, телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма, электронное письмо (электронное сообщение) - сложились в зависимости от способов передачи деловой информации: по каналам почтовой связи или посредством электросвязи).
69.2. Деловое (служебное) письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый органом власти, организацией, должностным лицом адресату (органу власти, организации или лицу) по почтовой связи.
69.3. Служебные письма готовятся:
как доклады о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;
как доклады федеральных агентств и федеральных служб на поручения министерств;
как исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции федеральных органов исполнительной власти;
как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектов актов Президента Российской Федерации и актов Правительства Российской Федерации;
как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;
как инициативные письма.
69.4. При оформлении служебных писем используются реквизиты:
Государственный герб Российской Федерации;
наименование федерального органа исполнительной власти;
должность лица, подписавшего документ;
справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;
адресат;
дата документа;
регистрационный номер документа;
наименование документа (заголовок к тексту);
ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
текст документа;
отметка о наличии приложений;
виза;
подпись должностного лица;
отметка об исполнителе.
69.5. Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются печатью федерального органа исполнительной власти, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит "Отметка о конфиденциальности".
69.6. Служебные письма печатаются на бланках установленной формы; служебные письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата A4, при этом наименования органов власти - авторов документа указываются в реквизите "Подпись должностного лица";
сроки подготовки ответных писем устанавливаются нормативными правовыми актами или указанием по исполнению документа руководителя, сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений федерального органа исполнительной власти;
тексты ответных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, резолюциям руководства;
к служебным письмам составляется реквизит наименование документа (заголовок к тексту), отвечающий на вопрос "О чем?" и формулирующий в краткой форме тему письма;
в служебных письмах используются фразы этикетного характера "Уважаемый...!" - в начале письма, над текстом и "С уважением," в заключительной части письма, перед подписью); этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма;
служебные письма излагаются: от 1-го лица множественного числа ("Просим предоставить информацию...", "Направляем на заключение проект..." и др.), от 3-го лица единственного числа ("Министерство не считает возможным...", "Федеральное архивное агентство предлагает рассмотреть возможность..."), на должностных бланках - от 1-го лица единственного числа ("Прошу Вас представить данные о...", "Считаю возможным принять участие в...");
служебные письма в установленном Инструкцией по делопроизводству порядке проходят процедуру визирования заинтересованными должностными лицами федерального органа исполнительной власти;
служебные письма подписываются руководителем федерального органа исполнительной власти, заместителем руководителя или руководителем самостоятельного структурного подразделения в соответствии с распределением обязанностей между руководителями, установленным приказом федерального органа исполнительной власти.
Записка (аналитическая, докладная,
служебная, объяснительная)
70. Устанавливаются следующие обязательные реквизиты докладной (аналитической, служебной, объяснительной) записки:
наименование структурного подразделения - автора документа;
вид документа;
дата документа;
регистрационный номер (если в федеральном органе исполнительной власти ведется учет внутренних информационно-справочных документов);
название документа (заголовок к тексту), если текст более 4 - 5 строк;
адресат (должностное лицо федерального органа исполнительной власти);
подпись.
70.1. До представления соответствующему должностному лицу записки (докладные, аналитические, служебные, объяснительные) при необходимости визируются заинтересованными должностными лицами.
Телефонограммы
71. Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста, передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.
71.1. Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами, обеспечивающими идентификацию подписи отправляемой телефонограммы: исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы; должностью, фамилией, именем, отчеством лица, отправившего телефонограмму; подписью лица, принявшего телефонограмму, и входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.
71.2. Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения служебных вопросов в тех случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и другие).
71.3. Отправляемая телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем.
71.4. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней должен прилагаться список подразделений, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.
71.5. В телефонограмме не должно быть более 50 слов. В тексте следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.
71.6. Датой телефонограммы является дата ее передачи.
71.7. Рекомендуется применять специальные бланки телефонограмм. Если бланки отсутствуют, то телефонограмма записывается в журнал учета телефонограмм.
71.8. Принимаемая (поступающая) телефонограмма может быть сначала застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей техники, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи.
Телеграммы
72. Телеграмма - текстовое сообщение, предназначенное для передачи средствами телеграфной связи.
72.1. Отправителями телеграфной корреспонденции являются должностные лица, которым предоставлено право переписки по служебным вопросам.
72.2. Телеграммы печатаются заглавными буквами через 1-2 интервала, без применения произвольных сокращений.
72.3. Телеграмма должна быть оформлена в следующем порядке:
- подробный почтовый адрес;
- полное наименование адресата;
- текст телеграммы;
- должность, инициалы, фамилия руководителя, подписавшего телеграмму.
72.4. В нижней части телеграфного бланка, под чертой указываются полный адрес структурного подразделения органа ФМС России, инициалы и фамилия руководителя структурного подразделения органа ФМС России, фамилия и инициалы исполнителя телеграммы и его контактный телефон. В нижней части телеграфного бланка проставляется печать о разрешении передачи телеграфом (приложение N 22).
72.5. Адрес и наименование адресата должны содержать все необходимые сведения, обеспечивающие безусловную доставку телеграммы адресату (наименования номерных улиц указывать прописью, слова "проспект", "проезд", "переулок" в адресной части должны быть написаны полностью). Ответственность за полноту и точность написания адреса возлагается на отправителя телеграммы.
72.6. Текст печатается без переноса слов и исправлений. Вставки в тексте делать нельзя.
72.7. Приему к отправке подлежат телеграммы, в которых не более 300 слов. За отдельное слово считается:
- каждое слово в телеграмме, написанное в соответствии с правилами грамматики;
- каждое отдельно стоящее слово в адресе, в том числе и в наименованиях пункта назначения;
- каждая группа, состоящая из цифр, букв, или смешанная группа, состоящая из знаков, цифр, независимо от их числа;
- каждый знак, буква или цифра, написанные отдельно;
- каждая из составных частей слова, а также каждая из частей в составных наименованиях городов, фамилиях, именах и других названиях, соединенных чертой или без нее;
- каждый знак препинания, написанный полным или сокращенным словом.
72.8. Телеграммы в виде форм, таблиц, ведомостей, графиков, при наличии римских цифр, латинских букв, условных обозначений не принимаются для передачи.
72.9. Если телеграмма передается нескольким адресатам с одним и тем же текстом, но не более 10 адресов, к ней должен быть приложен список, содержащий наименования органов ФМС России, которым ее направляют, с указанием населенных пунктов, а свыше 10 - прилагается оформленная схема (разверстка), в которой отмечены необходимые города, номер телеграммы, инициалы и фамилия исполнителя и его контактный телефон.
Документы, передаваемые по сети факсимильной связи
73. Факсограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста при помощи факсимильной аппаратуры, передается в основном с применением телефонных каналов с бумажного носителя (тексты, таблицы, графики, рисунки, чертежи, фотографии и другие) и принимается в виде копии (факсимиле).
73.1. Факсимильная связь предназначается для оперативного обмена текстами документов и служебных материалов с последующим направлением документов на бумажных носителях.
73.2. Требования к составлению и оформлению сообщений, направляемых по факсимильной связи, определяются видом документа-подлинника (письмо, договор, протокол, и другое).
73.3. Информация, подлежащая передаче по факсимильной связи (текст, фотография, чертеж и другая), должна располагаться только в пределах ограничительной рамки факсимильной аппаратуры.
73.4. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего сообщение к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения.
73.5. Отправляемые по каналам факсимильной связи документы должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом либо написаны шариковой ручкой, тушью, контрастными черными или темно-синими чернилами.
73.6. Чертежи и штриховые изображения оформляются четко и контрастно, свободное поле чертежей не должно иметь помарок.
73.7. Фотографии должны быть четкими, с контрастным изображением.
В отправляемых документах со смешанным содержанием (фотография и текст) текстовая часть не должна быть бледнее фотографии.
73.8. Запрещается отправка по каналам факсимильной связи документов, подготовленных с использованием чернил красного, зеленого, желтого цветов; отпечатанных или написанных на красной, серой бумаге, а также напечатанных шрифтом слабой контрастности или с недостаточной четкостью.
73.9. Объем передаваемого материала (текста, схемы, графического изображения), выполненного на писчей бумаге формата A4 черным цветом, не должен превышать 5 листов.
73.10. Передача по факсимильной связи исходящих документов и принятые факсограммы учитываются в журнале учета факсограмм.
73.11. На копии исходящего документа, переданного по каналам факсимильной связи, или принятой факсограммы проставляется дата и время передачи (приема) факсограммы, наименование корреспондента (куда направлена или откуда получена факсограмма) и номер телефона, по которому установлен факсимильный аппарат. Эти записи заверяются подписью сотрудника, ответственного за передачу (прием) факсограмм.
73.12. Принятая факсограмма докладывается руководителю, которому адресован исходящий документ, переданный по каналам факсимильной связи, и передается с указанием по исполнению документа исполнителю, о чем делается пометка в журнале учета факсограмм.
73.13. После получения оригинала документа, переданного по каналам факсимильной связи, сотрудником с принятой факсограммы на оригинал документа переносятся указания по исполнению документа и справки об исполнении документа.
73.14. Законченные делопроизводством факсограммы сдаются исполнителем для подшивки в дело принятых факсограмм.
Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции
74. Осуществление работы с поступающей иностранной корреспонденцией и документами, направляемым зарубежным корреспондентам возложено на Управление внешних связей.
74.1. Обработка поступающей иностранной корреспонденции проводится в соответствии с нормативно-правовыми документами Российской Федерации и положениями, утвержденными настоящей Инструкцией, сотрудниками управления делопроизводства Организационно-административного департамента ФМС России и Управления внешних связей (в соответствии с утвержденными положениями о них), обеспечивается подготовка аннотации на поступившие документы и регистрация документов, передача документов, поступивших на имя руководителя ФМС России, его заместителей, в адрес структурных подразделений, определяется место хранения подлинников документов, поступивших от зарубежных корреспондентов.
Организация документооборота
Принципы организации документооборота
75. Организация документооборота основывается на следующих принципах:
централизация операций по приему и отправке документов;
распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);
организация предварительного рассмотрения поступающих документов;
однократность регистрации документов;
устранение необоснованных согласований проектов документов;
регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.
75.1. В документообороте выделяются документопотоки: поступающая документация (входящая); отправляемая документация (исходящая); внутренняя документация. В составе входящей и исходящей документации могут выделяться:
документы, поступившие из Правительства Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Государственной Думы, Совета Федерации Федерального Собрания, высших судов (Конституционный суд, Верховный суд, Высший арбитражный суд), Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации и других подобных организаций;
документы из других органов государственной власти, органов местного самоуправления;
документы территориальных органов ФМС России в субъектах Российской Федерации;
обращения граждан;
запросы депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации, депутатов законодательных органов субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления;
документы из государственных и негосударственных организаций, не подведомственных ФМС России;
документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран и другие группы документов.
75.2. Доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи.
Прием и первичная обработка поступающих документов
76. Прием и обработку поступающих документов осуществляют сотрудниками подразделения службы делопроизводства.
76.1. Документы, поступившие в рабочее время, проходят первичную обработку и передаются на регистрацию в день поступления, при поступлении в нерабочее время - на следующий рабочий день (приложение N 19).
76.2. Прием документов включает: проверку правильности его доставки; проверку сохранности упаковки (пакета, конверта); вскрытие конвертов; проверку правильности вложений.
76.3. Документы, поступающие в ФМС России на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и передаются исполнителям.
76.4. Сотрудник, принимающий корреспонденцию, проверяет правильность адресования пакетов, сверяет номера на пакетах с номерами, указанными в реестре (разносной книге, расписке), после чего расписывается (с указанием своей фамилии) в ее получении в реестре (разносной книге, расписке), указывает прописью количество принятых пакетов, дату и время их приема, заверяет свою подпись соответствующей печатью или штампом органа ФМС России.
76.5. Поступившая в подразделение службы ДОУ корреспонденция вскрывается за исключением пакетов с пометками "Лично", "Литер М", "Литер МВ". Такие пакеты регистрируются без вскрытия в пакетно-контрольном журнале и передаются адресату или уполномоченному на то сотруднику. Пакет вскрывается с трех сторон, для исключения возможного неполного изъятия корреспонденции, находящейся в нем.
76.6. Сотрудник, вскрывающий пакет, должен убедиться в полном изъятии из него корреспонденции. При вскрытии пакетов проверяется правильность адресования и оформления, комплектность и целостность документов, приложений к ним, сверяются номера документов с номерами, указанными на пакетах (приложение N 44, N 45).
76.7. Документы, адресованные руководству ФМС России, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в подразделении службы ДОУ, а затем направляются непосредственно руководству ФМС России или в структурное подразделение.
76.8. Предварительное рассмотрение поступивших документов проводится с целью распределения их на потоки, исходя из оценки содержания документов:
- требующие обязательного рассмотрения руководством;
- направляемые непосредственно в структурные подразделения;
- направляемые непосредственно ответственным исполнителям.
76.9. Документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям ФМС России или конкретным должностным лицам, передаются по назначению без предварительного рассмотрения руководством ФМС России.
76.10. При поступлении поврежденного документа на оборотной стороне его последнего листа в правом нижнем углу ставится отметка "Документ получен в поврежденном виде".
76.11. В случае обнаружения недостачи документов (отдельных их листов) или приложений к ним, а также несоответствия номеров, указанных на пакете, номерам вложенных документов, составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается в подразделении службы ДОУ, второй приобщается к поступившему документу, а третий посылается отправителю (приложение N 18).
76.12. Конверты от поступившей корреспонденции после проверки уничтожаются, за исключением случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля имеет значение в качестве доказательства времени отправки и получения документа.
76.13. Ошибочно направленные документы возвращаются отправителю или по согласованию с ним пересылаются по назначению в новых пакетах (упаковках) за регистрационными номерами отправителя (без взятия на основной учет подразделением службы ДОУ) с приложением части пакета отправителя, содержащей все надлежащие пометки.
76.14. Поступившие документы учитываются и распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. Каждый орган ФМС России разрабатывает собственный перечень нерегистрируемых документов.
76.15. После вскрытия пакета документы регистрируются в карточке автоматической системы электронного документооборота или журнале учета входящих несекретных документов либо в других предусмотренных настоящей Инструкцией учетных документах. При наличии в пакете нескольких документов каждый из них регистрируется за отдельным номером (приложение N 20).
76.16. На первых листах приложений ставится штамп "К вх. N _____" с указанием года регистрации. На сброшюрованных приложениях (книгах, отчетах, тетрадях и других) входящие номера проставляются на титульном листе. Также, в случае наличия автоматизированной системы документооборота, допускается, помимо вышеуказанного, проставлять на документе соответствующий штрих-код, позволяющий идентифицировать документ в данной системе.
76.17. На документе, присланном во временное пользование (подлежащему возврату), регистрационный штамп с входящим номером проставляется на обороте его последнего листа.
76.18. В нерабочее время корреспонденция принимается ответственным дежурным сотрудником.
76.19. Сотрудник, принявший корреспонденцию, расписывается (с указанием своей фамилии) в ее получении в реестре (разносной книге, расписке), указывает прописью количество принятых пакетов, дату и время их приема, заверяет свою подпись соответствующей печатью или штампом ФМС России, после чего в журнале учета пакетов проставляется номер реестра (порядковый номер по разносной книге, номер расписки), количество доставленных пакетов (прописью) и регистрационные номера документов, указанные на пакетах.
76.20. Записи заверяются подписью сотрудника, доставившего корреспонденцию, с проставлением времени передачи корреспонденции и даты.
76.21. Если корреспонденция сдается вместе с реестром, регистрационные номера документов, указанные на пакетах, в журнале учета пакетов не проставляются.
76.22. При получении срочных пакетов сотрудник ДОУ вскрывает их и при необходимости незамедлительно докладывает руководителю, ответственному от руководства ФМС России.
76.23. Ответственный руководитель после рассмотрения с указанием по исполнению документа возвращает документы вместе с пакетом дежурному. В случае необходимости немедленного размножения либо доведения содержания несекретного документа, находящегося в пакете, до других лиц, дежурный составляет справку о том, сколько сделано копий, когда и кому они вручены, а также когда и кому устно доведено содержание документа; подписывает справку с указанием даты и времени, приобщает ее к документу. Лица, получающие копию, обязаны расписаться в справке с указанием даты и времени. Все полученные пакеты вместе со справкой передаются по журналу учета пакетов руководителю службы ДОУ или уполномоченному им сотруднику.
76.24. После регистрации корреспонденция докладывается, как правило, в день поступления руководителю ФМС России или передается сотруднику, которому она адресована.
76.25. После доклада корреспонденции руководству ФМС России указание по исполнению документа переносится в соответствующую графу карточки (журнала) учета входящих несекретных документов либо вносится в систему электронного документооборота.
76.26. Документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается исполнителю, названному в указании по исполнению документа первым, либо обозначенному словом "созыв" или отмеченному символом "*". Необходимость размножения документов (за исключением секретных), по которым даны поручения, а также количество копий, определяются лицом, организующим выполнение. Размноженные экземпляры документов, не воспроизводящие факсимильной подписи подлинника, могут удостоверяться печатью.
76.27. При необходимости срочного исполнения поступившего документа по решению руководителя службы ДОУ допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством ФМС России.
76.28. Направление документов на исполнение после доклада руководству ФМС России производится, как правило, в день их регистрации, а срочных и оперативных документов - незамедлительно.
76.29. Служебные документы передаются исполнителю под расписку в карточке (журнале) учета входящих несекретных документов с проставлением даты получения <*>. Передача служебных документов из одного структурного подразделения ФМС России в другое осуществляется только через подразделение службы ДОУ.
--------------------------------
<*> При передаче документов с пометками "Весьма срочно" или "Срочно" исполнитель проставляет также время получения.
76.30. Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку, при необходимости, проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководителю ФМС России.
76.31. Исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа, нарушение установленных сроков исполнения документов.
76.32. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнителем делаются отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его получением исполнителем), о датах и ходе промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и другое), о дате и результатах окончательного исполнения.
76.33. Все отметки размещаются на свободных от текста местах.
При наличии нескольких исполнителей документа соисполнителями обеспечивается своевременный и качественный анализ информации и представление основному исполнителю необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и других) в течение первой половины срока, отведенного на исполнение документа.
76.34. При возвращении документа из структурного подразделения в подразделение службы ДОУ (после исполнения или ознакомления) его повторная регистрация не производится, а делается отметка в учетных формах о движении документа.
Предварительное рассмотрение документов
77. Цель предварительного рассмотрения документов - в выделении из всего массива поступившей корреспонденции документов, требующих обязательного рассмотрения руководством ФМС России. Документы, поступившие по вопросам, не требующим рассмотрения руководством, направляются сотрудниками ДОУ непосредственно в структурные подразделения. Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.
77.1. Результатом предварительного рассмотрения должно быть направление документа на вынесение указания по исполнению документа руководителю ФМС России в соответствии с установленным распределением обязанностей.
Регистрация поступающих документов
78. Документы передаются на регистрацию только после их предварительного рассмотрения.
78.1. Документы регистрируются независимо от способа их доставки (приложение N 23, N 45, N 46, N 47, N 59).
78.2. Регистрация документов производится в пределах выделенных документопотоков. Например, в качестве отдельных регистрируемых массивов документов могут быть выделены: документы, поступающие в из вышестоящих органов власти, из территориальных органов ФМС России, обращения граждан, документы, поступившие от зарубежных корреспондентов и др.
78.3. На поступающих документах на бумажном носителе, подлежащих регистрации, в нижнем правом углу первого листа документа (при наличии свободного места) предоставляется отметка о поступлении с указанием даты поступления и входящего регистрационного номера документа, служащих уникальным идентификатором документа в системе управления документами. При его отсутствии отметка проставляется в левом нижнем углу оборотной стороны документа. Штамп не должен налагаться на текст документа.
78.4. Соответствующие сведения о поступающем электронном документе вносятся в заводимую в системе электронного документооборота регистрационную электронную карточку документа.
78.5. В целях регистрации и учета документов разрабатываются классификаторы (справочники):
структурных подразделений;
видов документов;
должностных лиц;
корреспондентов;
предметно-тематический (вопросов деятельности);
указаний по исполнению документа;
исполнителей;
результатов исполнения документов и др.
78.6. К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях, например: пригласительные, поздравительные письма, телеграммы, билеты, планы, программы семинаров, конференций, симпозиумов и др. подобных мероприятий, документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению, плановые, финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма, рекламные документы, коммерческие предложения, печатные издания, унифицированные формы и бланки документов и др.
Порядок рассмотрения документов руководством и доведения
документов до исполнителей
79. Рассмотрение документов руководством Федеральной миграционной службы осуществляется с учетом установленного распределения обязанностей между руководителем ФМС России, его заместителями и иными должностными лицами и в соответствии с результатами предварительного рассмотрения документов в Службе делопроизводства, а также порядок доведения документов до исполнителей.
79.1. Документы передаются на рассмотрение директору и иным должностным лицам ФМС России только после регистрации.
79.2. Указание по исполнению документа, как правило, пишется на свободном от текста месте документа соответствующим должностным лицом и включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, допускается оформление указаний по исполнению документа на отдельном листе либо на специальном бланке, с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому она относится.
Например:
Руководитель ФМС России
____________________
И.Н. Короткову
Прошу подготовить проект
ответа в УФМС России
по Рязанской области
к 17.07.2007.
Личная подпись
05.07.2007
вх. N _______
79.3. После рассмотрения руководством документы возвращаются в службу делопроизводства для перенесения указаний по исполнению документа в регистрационно-контрольную карточку (РКК).
79.4. В соответствии с указаниями по исполнению подлинник документа направляется руководителю структурного подразделения - ответственному исполнителю, соисполнителям направляются копии документов (изготовление копий документов для рассылки исполнителям является функцией Службы делопроизводства).
79.5. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через службу делопроизводства.
Организация работы с отправляемыми документами
80. Ответственность за составление и оформление документа, а также согласование проекта документа с заинтересованными органами власти и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами ФМС России (внутреннее согласование) возлагается на структурное подразделение - исполнитель документа.
80.1. Проекты документов готовятся на бланках установленной формы; для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.
80.2. До представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документов, правильность адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа (указателя) рассылки (приложение N 23, N 48).
80.3. Проекты документов визируются исполнителем, руководителем подразделения (его заместителем), при необходимости работниками других структурных подразделений для внутренних документов визы проставляются на лицевой стороне последнего листа в нижней его части, а для других организаций - на втором экземпляре (копии) документа или на листе его согласования.
Отметка об исполнителе включает в себя количество экземпляров, адресование экземпляров, инициалы и фамилию исполнителя, номер его телефона, дату, когда был отпечатан документ. Отметка об исполнителе располагается, как правило, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
Например:
отп. 2 экз.
1 - в адрес
2 - в УД ОАД ФМС России
ПУ ФМС России
исп. Л.Д. Сидоров
623-03-26
07.02.2007
80.4. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер номенклатурного дела, в котором будет храниться документ.
80.5. Данные об исполнении документа подписываются и датируются исполнителем, слова (штамп) "В дело" и номер номенклатурного дела, в котором будет храниться документ, проставляются начальником (заместителем начальника) отдела структурного подразделения органа ФМС России, в котором исполнен документ (приложение N 53).
80.6. При подготовке ответов на направленные депутатские запросы Председателю Правительства Российской Федерации или заместителю Председателя Правительства Российской Федерации по вопросам, входящим в компетенцию Правительства Российской Федерации и указанных должностных лиц, инициаторы запроса имеют право на получение ответа в письменной форме за подписью того должностного лица, которому направлен запрос, либо лица, временно исполняющего его обязанности.
Полученный в Правительстве Российской Федерации депутатский запрос Аппаратом Правительства Российской Федерации направляется для подготовки ответа в соответствующий запросу федеральный орган исполнительной власти.
Подготовленный ответ подписывается (не на бланке) и направляется в 20-дневный срок в Правительство Российской Федерации руководителем ФМС России или лицом, его замещающим.
Регистрация отправляемых документов
81. Документы, подписанные руководством Федеральной миграционной службы, передаются в службу делопроизводства.
81.1. Сотрудники службы ДОУ осуществляют проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки; неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.
81.2. Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день.
81.3. Сведения о регистрируемых документах вносятся в РКК базы данных ФМС России, используемой для учета, поиска, хранения и использования документов.
81.4. Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле организации (приложение N 48).
81.5. Копия документа с визами и приложениями в соответствии с номенклатурой дел подшивается в дело (входящий документ передается на хранение в дело вместе с документом-ответом), копия исходящего документа заверяется отметкой "Верно" (может проставляться с помощью штампа) и росписью работника, ответственного за отправку исходящей корреспонденции.
81.6. Регистрация исходящих документов ведется в соответствии с выделяемыми документопотоками.
Отправка документов
82. Отправляемые документы передаются посредством фельдъегерской связи, почтовой и электросвязью.
82.1. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется подразделениями службы ДОУ органов ФМС России в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221 <*>.
--------------------------------
<*> Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1556.
82.2. Отправка документов посредством фельдъегерской связи осуществляется в соответствии с Инструкцией, утвержденной приказом Министерства связи Российской Федерации от 5 июля 1993 г. N 13с.
82.3. С помощью средств электросвязи, при их наличии, сотрудником (автором документа) осуществляется передача информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.
82.4. Запрещается передача с помощью средств электросвязи документов, имеющих грифы секретности и пометку "Для служебного пользования".
82.5. Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее следующего за ним рабочего дня. Учет подготовленных и отправляемых (исходящих) документов после их подписания руководителем органа ФМС России или уполномоченным на это должностным лицом осуществляется в журнале учета исходящих документов (приложение N 23, N 61).
82.6. Неправильно оформленные документы возвращаются сотрудниками подразделения службы ДОУ исполнителям для доработки.
82.7. При учете рукописных документов в графе "Вид и краткое содержание" дополнительно указывается: "Рукопись".
82.8. Документы могут направляться адресатам за своими регистрационными номерами без сопроводительных писем, если предназначение этих документов не требует пояснения.
82.9. Каждый исходящий служебный документ должен иметь второй экземпляр, который заверяется сотрудником подразделения службы ДОУ. Второй экземпляр списывается руководителем соответствующего структурного подразделения и подшивается в дело вместе с исполненным документом. Если второй экземпляр исходящего документа требуется для работы, он выдается исполнителю под расписку в карточке (журнале) учета подготовленных несекретных документов.
82.10. При печатании 5 и более экземпляров документа исполнитель документа, или на отдельном листе составляет указатель рассылки (приложение N 60).
82.11. В тех случаях, когда к исходящему документу прилагается документ, имеющий входящий, инвентарный или другой номер, в соответствующем журнале учета указывается наименование адресата, которому отправляется этот документ, а также номер и дата исходящего документа, с которым он отправлен.
82.12. При необходимости отправки входящих (инвентарных) служебных документов в другие территориальные органы ФМС России они могут пересылаться за присвоенными им входящими (инвентарными) номерами. В соответствующих журналах (карточках) учета указываются, кому отправляется служебный документ, порядковый номер реестра (по разносной книге) и дата отправки.
82.13. Если поставленные в документе вопросы не требуют аргументированных разъяснений или подготовки какого-либо документа, разрешается давать ответы непосредственно на поступивших служебных документах с последующим возвращением их за входящими номерами. Текст ответа не должен осуществляться с наложением на текст документа, его реквизитов и затруднять его прочтение. В этих случаях в журнале учета входящих несекретных документов или карточке учета входящих несекретных документов производится отметка об отправке: "Возвращен отправителю" и указываются порядковый номер реестра и дата возвращения.
82.14. Краткое содержание ответов и поручений, данных на возвращаемом служебном документе, записывается в карточке (журнале) учета входящих несекретных документов.
82.15. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя подразделения службы ДОУ.
82.16. Если документ переводится на другие языки, каждый перевод учитывается за новым регистрационным номером.
82.17. Ежеквартально до 10 числа следующего месяца подготавливается отчет по установленной форме.
82.18. Документы, предназначенные для отправки дипломатической почтой, передаются в подразделение службы делопроизводства.
82.19. Документы, направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Совет Федерации и Государственную Думу, Совет Безопасности Российской Федерации, Счетную палату Российской Федерации (далее - высшие органы государственной власти), отправляются фельдъегерской связью.
82.20. Решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по факсимильной связи или электронной почте принимает подразделение-исполнитель.
82.21. Отправляемая по почте корреспонденция проходит упаковку, адресование (при направлении документа более чем в 4 адреса - в соответствии с указателем рассылки, который составляется исполнителем документа), проставление стоимости почтовых услуг и передачу на отправку в местное отделение связи.
82.22. Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, могут выкладываться в один конверт.
82.23. На отправляемую корреспонденцию составляется реестр, который затем возвращается в экспедицию с распиской работников почтового отделения связи, курьера или иного лица, обеспечивающего отправку документов.
82.24. С помощью средств электросвязи осуществляется передача телеграмм (телетайпограмм, телексов), факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений, передаваемых по системе межведомственного (ведомственного) электронного документооборота.
Регистрация и прохождение внутренних документов
83. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
83.1. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.
83.2. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
83.3. Документы регистрируются один раз - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе, как правило, не проставляется.
83.4. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания.
83.5. Регистрация внутренних документов производится в местах исполнения и создания документов. Документы, поступающие на рассмотрение руководителя ФМС России и его заместителей, распорядительные документы, протоколы, решения коллегиальных органов и переписка регистрируются в службе ДОУ.
83.6. Внутренние документы, создаваемые в центральном аппарате ФМС России, могут регистрироваться в структурных подразделениях.
83.7. Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в службе ДОУ.
83.8. Документы регистрируются в регистрационно-контрольной карточке - традиционных или электронных карточках, журналах.
83.9. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который, исходя из информационных потребностей ФМС России, может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой либо тире.
83.10. Для создания поисковых систем и достижения информационной совместимости регистрационных данных устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:
- наименование организации (автора или корреспондента);
- наименование вида документа;
- дата и регистрационный номер документа;
- дата и индекс поступления;
- заголовок к тексту (краткое содержание документа);
- указание по исполнению документа (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
- срок исполнения документа;
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
83.11. Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:
- гриф (отметка) ограничения доступа к документу;
- внутренняя переадресация документов по исполнителям;
- код по тематическому классификатору;
- ключевые слова;
- количество листов документа;
- наличие приложений;
- должностное лицо, поставившее документ на контроль;
- промежуточные сроки исполнения;
- перенос сроков исполнения;
- срок хранения документа;
- статус документа (проект, версия);
- вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.
83.12. Регистрация документов-ответов осуществляется в регистрационно-контрольной карточке инициативных документов. Документу-ответу присваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива.
83.13. Передача документов между структурными подразделениями ФМС России осуществляется через службу ДОУ.
Порядок учета и хранения специальной литературы
84. Учет, выдача, хранение и рассылка учебников, учебных пособий, лекций, сборников, бюллетеней, брошюр, справочников, научно-технической документации, микрокарт и других подобных материалов, как поступивших в ФМС России, так и подготовленных в ФМС России <*>, ведутся централизованно и возлагаются на библиотеки документов <**>.
--------------------------------
<*> Далее - "издания", если их наименования не будут оговорены особо.
<**> Далее - "библиотека".
84.1. При небольшом массиве изданий их учет, выдача и хранение могут быть возложены на одного из сотрудников службы ДОУ, что отражается в его должностной инструкции.
84.2. Издания в библиотеках регистрируются в журналах учета несекретных изданий и журналах инвентарного учета несекретных сброшюрованных материалов.
84.3. Сопроводительные письма к изданиям регистрируются в карточке (журнале) учета входящих несекретных документов. На сопроводительном письме, а также в журнале (карточке) учета входящих несекретных документов указываются порядковые учетные (инвентарные) номера, которые присваиваются поступившим изданиям в журналах учета несекретных изданий или журналах инвентарного учета несекретных сброшюрованных материалов. На самом издании проставляется штамп, в оттиске которого указываются присвоенный изданию номер в журналах учета несекретных изданий или журналах инвентарного учета несекретных сброшюрованных материалов, наименование органа ФМС России и дата регистрации (приложение N 49, N 50).
84.4. Рассылка и возврат изданий отражаются в журналах учета несекретных изданий и журналах инвентарного учета несекретных сброшюрованных материалов со ссылкой на номера и даты документов, при которых издания направлены (возвращены).
84.5. Дополнительно поступившие экземпляры изданий одного и того же наименования учитываются за номером ранее полученных изданий.
84.6. На каждого сотрудника, пользующегося услугами библиотеки, заводится карточка учета выдачи документа, в которой указываются дата выдачи, наименование и учетный номер документа по журналу учета несекретных изданий и журналу инвентарного учета несекретных сброшюрованных материалов, проставляются расписки в получении и обратном приеме издания.
84.7. В библиотеках издания могут выдаваться под расписку в читательском абонементе (читательском билете) или других формах учета выдачи изданий, куда заносятся их учетные номера.
84.8. Издания, утратившие практическое значение и не представляющие исторической или иной ценности, а также лишние экземпляры уничтожаются в установленном настоящей Инструкцией порядке и последующей отметкой об уничтожении в журналах учета изданий.
Контроль исполнения документов и поручений
85. Контроль представляет собой совокупность мероприятий, направленных на обеспечение своевременного и качественного исполнения принятых решений и поручений, зафиксированных в служебных документах <*>.
--------------------------------
<*> Далее - "поручений".
85.1. Осуществление контроля является одной из основных обязанностей всех должностных лиц. Обязательному контролю подлежат все служебные документы, в которых определены сроки исполнения или имеются поручения о представлении докладов, предложений, заключений и выполнении (проведении) других конкретных мероприятий.
85.2. Контроль исполнения поручений включает:
систематизацию и подготовку сведений о содержании и сроках выполнения поручений, подготовку и направление исполнителям контрольных и учетных карточек;
периодический сбор, обобщение и анализ информации о ходе выполнения поручений;
проверку фактического выполнения поручений, а также подготовку по ее результатам материалов (рапорт, справка, докладная записка) для доклада руководителям;
подготовку предложений по обеспечению своевременного выполнения поручений, повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации и осуществления контроля.
85.3. Контроль в пределах своей компетенции осуществляют следующие субъекты контроля (приложение N 24, N 25, N 27):
- в центральном аппарате ФМС России и непосредственно подчиненных подразделениях - управление делопроизводства Организационно-административного департамента ФМС России, Организационно-аналитическое управление, Управление правового обеспечения ФМС России, Управление внешних связей ФМС России <*>;
--------------------------------
<*> Далее - "УД ОАД ФМС России, ОАУ ФМС России, УПО ФМС России, УВС ФМС России".
- по представительствам ФМС России за рубежом - Управление внешних связей ФМС России <*>;
--------------------------------
<*> Далее - УВС ФМС России..
- по территориальным органам ФМС России - ОАУ ФМС России;
- иных организациях системы ФМС России - уполномоченными подразделениями и (или) сотрудниками, на которых возложены соответствующие функции.
85.4. ОАУ ФМС России осуществляет контроль за исполнением поступивших документов с указаниями по исполнению документа руководства ФМС России о постановке на контроль (контрольные карточки):
федеральных конституционных законов и федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации по вопросам, отнесенным к компетенции ФМС России;
решений и протокольных поручений Правительства Российской Федерации, Совета Безопасности Российской Федерации и его комиссий, межведомственных комиссий и совещаний по вопросам, отнесенным к компетенции ФМС России;
решений коллегии ФМС России, протоколов коллегий МВД России; протоколов совещаний при Министре внутренних дел Российской Федерации, руководителе ФМС России, а также распоряжений МВД России по конкретным вопросам, контроль за исполнением которых поручен ОАУ ФМС России;
распоряжений ФМС России, а также планирующих и иных документов межотраслевого характера, контроль за исполнением которых поручен ОАУ ФМС России;
за реализацией планов работы территориальных органов ФМС России и представлением отчетов об их выполнении.
85.5. УД ОАД ФМС России осуществляет контроль исполнения (регистрационно-контрольные карточки):
- поручений Председателя Правительства Российской Федерации, поручений Правительства Российской Федерации, руководителя ФМС России по рассмотренной ими корреспонденции, за исключением документов, контроль исполнения которых отнесен настоящей Инструкцией к компетенции ОАУ ФМС России;
- документов, поступивших из высших органов государственной власти Российской Федерации с пометкой "Срочно" и "Оперативно";
- поручений Председателя Правительства Российской Федерации, поручений Правительства Российской Федерации и руководителя ФМС России по предложениям, заявлениям, жалобам и обращениям граждан, письмам и запросам депутатов всех уровней, публикациям и сообщениям в средствах массовой информации.
85.6. УВС ФМС России осуществляет контроль:
за соответствием законодательству Российской Федерации представляемых на подпись руководителю ФМС России проектов отзывов и заключений Правительства Российской Федерации по законопроектам международных договоров, ненормативных актов управления;
за исполнением плана разрабатываемых международных договоров и соглашений;
за реализацией плана командирований специалистов ФМС России за границу и приемов иностранных делегаций;
за устранением нарушений, выявленных в ходе инспекторских и целевых проверок в представительствах ФМС России за рубежом.
85.7. УПО ФМС России осуществляет контроль:
за соответствием законодательству Российской Федерации представляемых на подпись Руководству ФМС России проектов правовых актов, соглашений и договоров, планов и программ ФМС России в части осуществления нормотворческой деятельности;
за выполнением Перечня проектов нормативных правовых актов, подлежащих разработке, и сопровождением иных планов и программ ФМС России в части осуществления нормотворческой деятельности.
85.8. Контроль исполнения приказов, решений коллегии, распоряжений и планов ФМС России осуществляется подразделением, которое разработало соответствующий документ.
85.9. Подразделения и (или) сотрудники, на которых возложены функции анализа, планирования и контроля в территориальных органах ФМС России, иных организациях и подразделениях, входящих в систему ФМС России, осуществляют контроль:
за выполнением приказов, распоряжений руководителя (начальника), решений и протокольных поручений совещаний при руководителе (начальнике), а также планирующих и иных документов, контроль за исполнением которых поручен подразделению (сотрудникам);
за ходом выполнения структурными подразделениями (ответственными исполнителями) приказов, распоряжений и указаний ФМС России, решений коллегий ФМС России, совещаний при руководителе ФМС России.
85.10. Служба ДОУ территориальных органов ФМС России, а также иных входящих в систему ФМС России организаций и подразделений (сотрудники, на которых возложены функции делопроизводства), осуществляют контроль за выполнением поручений руководителя (начальника) органа ФМС России:
по рассмотренной им корреспонденции, за исключением документов, отнесенных к компетенции подразделений (сотрудников), на которых возложены функции анализа, планирования и контроля;
по предложениям, заявлениям, жалобам граждан, письмам и запросам депутатов всех уровней, публикациям и сообщениям в средствах массовой информации.
85.11. Подразделения (сотрудники), на которых возложены функции правового обеспечения территориальных органов, а также иных входящих в систему ФМС России организаций и подразделений, осуществляют контроль за соответствием законодательству Российской Федерации представляемых на подпись руководителю (начальнику) соответствующего органа ФМС России проектов правовых актов, соглашений, договоров и планов.
85.12. На документах, подлежащих контролю, проставляется штамп "Контроль", "Особый контроль" и заполняется регистрационно-контрольная карточка в двух экземплярах. Подлежащий контролю документ вместе со вторым экземпляром регистрационно-контрольной карточки направляется в соответствующие структурные подразделения в день регистрации, а срочные - немедленно и осуществляет введение реквизитов документа в контрольную картотеку (базу данных).
85.13. Субъект контроля осуществляет оформление контрольных карточек, которые направляются в соответствии с резолюцией руководителя ФМС России ответственным исполнителям, а также карточек-уведомлений для напоминания и упреждающего контроля. При оформлении контрольной карточки и карточки уведомления на документ, имеющий гриф секретности, его содержание излагается без указания секретных данных.
Выставление контрольной карточки - исключительная прерогатива субъекта контроля.
Субъекты контроля в подразделениях - исполнителях поручения осуществляют контроль в процессе непосредственного контакта с исполнителями по действующим в системе ФМС России каналам прямой и обратной связи, позволяющим решать данные вопросы бездокументационным путем.
85.14. Осуществляются следующие виды контроля за выполнением поручений:
промежуточный - за выполнением особо значимых мероприятий, имеющих промежуточные этапы выполнения;
заключительный - по окончании выполнения поручения в целом (в части касающейся) посредством сбора сведений о выполнении содержащихся в нем мероприятий и проверки результатов.
85.15. В целях повышения эффективности контроля по отдельным поручениям, имеющим особое значение, длительный срок исполнения или значительное количество исполнителей и соисполнителей, по указанию руководства может подготавливаться план контроля, который должен содержать сведения о промежуточных сроках представления проектов документов в заинтересованные инстанции. План разрабатывается соответствующим субъектом контроля и, после согласования с ответственными исполнителями, утверждается руководителем, давшим поручение о его разработке.
Контроль выполнения плана осуществляет соответствующий разработчик плана контроля. Копии плана контроля или выписки из него в части касающейся направляются руководителям структурных подразделений органа ФМС России, являющимся ответственным исполнителем, а также соисполнителям.
85.16. Субъект контроля в порядке промежуточного контроля за выполнением особо значимых поручений или поручений, имеющих несколько этапов выполнения, осуществляет:
периодический сбор сведений о ходе исполнения поручения;
анализирует полученную информацию, при необходимости готовит предложения руководству органа ФМС России по обеспечению своевременного исполнения поручений;
по указанию руководства ФМС России проводит проверки фактического выполнения поручений с привлечением в случае необходимости сотрудников других структурных подразделений.
85.17. Поручение подлежит выполнению в срок, указанный в документе или резолюции соответствующего руководителя.
Поручения без указания конкретной даты выполнения, имеющие пометку "Весьма срочно", исполняются в наиболее короткий срок, но не более 3 дней, с пометкой "Срочно" - в 3-дневный срок, имеющие пометку "Оперативно" - в 10-дневный срок, а остальные - в срок не более одного месяца (срок исчисляется с даты поручения).
85.18. Срок выполнения исчисляется в календарных днях по поручениям:
Президента Российской Федерации - с даты подписания;
содержащимся в федеральных конституционных законах и федеральных законах, указах и распоряжениях Президента Российской Федерации, постановлениях и распоряжениях Правительства Российской Федерации - с даты их вступления в силу (если не установлен иной срок);
содержащимся в протоколах заседаний Правительства Российской Федерации - с даты подписания протокола;
руководителей высших органов государственной власти Российской Федерации, по обращениям федеральных органов исполнительной власти, иных органов и организаций - с даты их поступления в орган ФМС России;
содержащимся в обращениях Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации - в срок до 15 дней, если в самом запросе не установлен иной срок;
срок рассмотрения парламентского запроса не может превышать 15 дней. Рассмотрение обращения (запроса) депутата осуществляется в срок до 30 дней. При необходимости срок рассмотрения может быть продлен по согласованию с депутатом (руководителем аппарата депутата, его помощником);
содержащимся в решениях коллегии ФМС России - с даты утверждения решения коллегии;
содержащимся в протоколе совещания при руководителе ФМС России - с даты проведения совещания.
85.19. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего данному нерабочему дню.
85.20. Срок выполнения поручения соисполнителем равен половине срока, установленного для выполнения поручения ответственному исполнителю.
85.21. Доклады об исполнении федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации, а также документы, подготовленные во исполнение постановлений, распоряжений и поручений Правительства Российской Федерации, представляются на имя Президента Российской Федерации или Председателя Правительства Российской Федерации в срок до 30 дней, если в тексте не указаны иные сроки их выполнения. Перенос сроков по поручениям Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации не допускается.
85.22. Запросы, содержащиеся в обращениях Министерства иностранных дел Российской Федерации, рассматриваются в срок до 15 дней, если иное не указано в обращениях, а по запросам, требующим межведомственного согласования, - не более 30 дней. При наличии грифа "Срочно" - не более пяти рабочих дней, грифа "Вне очереди" - не более трех рабочих дней <*>.
--------------------------------
<*> Постановление Правительства Российской Федерации от 14 марта 1997 г. N 300 "О порядке рассмотрения обращений Министерства иностранных дел Российской Федерации и входящих в его систему дипломатических представительств по вопросам международного сотрудничества" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 12, ст. 1437).
85.23. Поручения, содержащиеся в приказах, указаниях, протоколах заседаний коллегии ФМС России, совещаний при руководителе ФМС России исполняются в срок до 30 дней, если не указаны иные сроки выполнения.
85.24. Исключен. - Приказ ФМС России от 13.07.2015 N 332.
85.25. Мероприятия во всех видах планов, разрабатываемых в системе ФМС России, исполняются в сроки, указанные в этих планах.
85.26. Субъектами контроля еженедельно проводится анализ состояния выполнения контролируемых поручений, результаты которого докладываются соответствующему руководителю ФМС России.
85.27. Сотрудник, которому поручено исполнение документа, обязан:
установить в течение дня получения документа контакт с субъектом контроля поручения и сотрудниками-исполнителями и соисполнителями поручения, а также руководителями соответствующих подразделений службы делопроизводства;
располагать оперативной информацией о ходе выполнения поручения, принимать соответствующие меры к обеспечению своевременного представления материалов на доклад.
85.28. Персональную ответственность за своевременное выполнение поручения несет руководитель структурного подразделения ФМС России, названный в указаниях по исполнению документа. Если поручение дано нескольким структурным подразделениям, то работу по его выполнению координирует должностное лицо, указанное в поручении первым или отмеченное символом "*" или словом "созыв", которое готовит и согласовывает с соисполнителями итоговый документ. При необходимости исполнения поручения в сокращенные сроки ответственный исполнитель организует исполнение поручения в оперативном порядке, для чего создает рабочие группы и проводит согласительные совещания.
85.29. Соисполнители обязаны участвовать в проработке вопроса и представлять ответственному исполнителю необходимые материалы в течение первой половины срока поручения.
85.30. При необходимости расширения числа соисполнителей и (или) переназначения ответственного исполнителя поручения должностное лицо, ответственное за выполнение, представляет на имя руководителя, давшего поручение, рапорт с указанием мотивированной причины внесенного предложения. Изменения такого характера фиксируются в контрольной карточке. При переназначении ответственного исполнителя подлинник документа с отметкой о рассылке копий в таких случаях направляется вновь назначенному ответственному исполнителю.
85.31. С поручения, требующего срочного исполнения, копии для одновременной рассылки могут быть сняты по указанию руководителя подразделения службы ДОУ. Подлинник документа с отметкой о рассылке копий в таких случаях направляется ответственному исполнителю.
85.32. Контроль за получением ответов на запросы, направленные в другие органы ФМС России, осуществляется непосредственно исполнителем.
85.33. В случае невозможности выполнения поручения в установленный срок решение о продлении (переносе) срока может быть принято только должностным лицом, установившим срок выполнения.
85.34. При необходимости продления (переноса) срока выполнения поручения должностное лицо, ответственное за выполнение, представляет рапорт на имя руководителя, давшего поручение, не позднее чем за три дня до истечения установленного срока, с изложением мотивированной просьбы о его продлении и указанием конкретных мер, которые необходимо осуществить для выполнения поручения, а также реальном сроке выполнения.
85.35. Рапорт о продлении (переносе) срока выполнения поручения, не отвечающий требованиям настоящей Инструкции, возвращается должностному лицу - исполнителю для доработки и повторного представления.
85.36. Продление срока исполнения по поручениям Правительства Российской Федерации не допускается. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.
85.37. После получения согласия руководителя, давшего поручение об изменении срока его выполнения, исполнитель представляет копию докладной записки об изменении срока выполнения соответствующему субъекту контроля.
85.38. Сотрудник, осуществляющий контроль, своевременно вносит в регистрационно-контрольную карточку (базу данных) изменение срока выполнения поручения.
85.39. Снятию с контроля подлежат поручения, по которым выполнены содержащиеся в нем задания, решены поставленные вопросы и направлены ответы всем заинтересованным адресатам, результаты выполнения доложены соответствующему руководителю, давшему поручение. Указанные сведения заносятся в контрольную карточку документа исполнителем.
85.40. При снятии с контроля на документе проставляется штамп "Снято с контроля" или делается соответствующая запись в регистрационно-контрольной карточке.
85.41. Если о выполнении поручения доложено руководству ФМС России в устной форме, в контрольной карточке делается соответствующая запись за подписью руководителя подразделения ФМС России, ответственного за выполнение данного поручения.
85.42. Подготовленные документы, не отвечающие установленным требованиям, в которых не содержится ответов о решении всех поставленных в поручении вопросов, не согласованные с необходимыми должностными лицами, не прошедшие в установленном порядке правовую экспертизу, представленные с нарушениями сроков исполнения без указания причин задержки и мер воздействия к нарушителям, подготовленные с нарушением порядка оформления, возвращаются исполнителю для доработки и повторного представления.
85.43. Возвращение служебных документов, не отвечающих установленным требованиям, не является уважительной причиной задержки срока их исполнения.
85.44. В случаях ухода в отпуск, убытия в командировку, болезни, увольнения или перемещения по службе сотрудник, ответственный за исполнение контрольных документов, обязан передать все контролируемые документы другому сотруднику, назначенному руководителем структурного подразделения органа ФМС России, для дальнейшего исполнения данных по ним поручений, с уведомлением субъекта контроля и службы ДОУ.
85.45. Подготовленные проекты ответов по контрольным документам докладываются руководству Службы для подписания за три дня до истечения срока исполнения.
85.46. Контрольные карточки формируются в картотеку, которая хранится в течение одного года, а затем уничтожается в установленном порядке.
85.47. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных. Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.
Учет и анализ объемов документооборота
86. Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.
86.1. Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в ФМС России и создаваемых им, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.
86.2. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой ДОУ и представляются руководству Федеральной миграционной службы в установленном порядке в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера (приложение N 26).
86.3. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в центральный аппарат и созданных им за определенный период времени (поквартально).
86.4. Учет количества документов проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов.
86.5. За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.
86.6. Учет копируемых и тиражируемых документов может вестись отдельно по учетным данным копировально-множительного бюро для определения загрузки технических средств, расчета потребности в новом оборудовании, нормирования труда персонала копировально-множительного бюро и определения численности персонала.
86.7. При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.
Документальный фонд Федеральной миграционной службы
Разработка и ведение номенклатуры дел
87. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в ФМС России и территориальных органах ФМС России, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
87.1. Номенклатура дел составляется на основе изучения положения о Федеральной миграционной службе, положений о структурных подразделениях и других документов, регламентирующих деятельность ФМС России и порядок ее документирования, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в ее деятельности.
87.2. Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
87.3. Номенклатура дел является основой формирования документального фонда Федеральной миграционной службы. Документальный фонд - совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности. Документальный фонд составляют документы, созданные в Федеральной миграционной службе и полученные ей в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами (приложение N 52).
87.4. В целях правильного формирования дел, систематизированного хранения особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных документов и оперативного их поиска составляется номенклатура особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел <*>.
--------------------------------
<*> Форма 38, установленная Инструкцией по обеспечению режима секретности в органах внутренних дел Российской Федерации, утвержденной приказом МВД России от 15 марта 2005 г. Далее - "номенклатура дел".
87.5. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положением о ФМС России, положениями о его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы.
87.6. Составление номенклатуры дел, порядок формирования и оформления дел, обеспечения их учета и сохранности, организация передачи дел в архив возлагается на службу ДОУ.
87.7. В каждом территориальном органе ФМС России составляется сводная, единая <*> номенклатура дел. В структурных и подчиненных (подведомственных) подразделениях, имеющих самостоятельное делопроизводство, в зависимости от объема документооборота и места дислокации допускается составление отдельных номенклатур дел.
--------------------------------
<*> Инструкция по архивной работе в системе МВД России, утвержденная приказом МВД России от 24 декабря 2003 г. N 1022.
87.8. В пределах каждого раздела дела располагаются последовательно по степени важности, срокам хранения и степени секретности документов.
87.9. Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в IV квартале текущего года подразделением службы ДОУ совместно с руководителями других структурных подразделений, подписывается руководителем подразделения службы ДОУ, согласовывается с ЦЭК ФМС России (ЭК территориального органа), после чего утверждается руководителем ФМС России (руководителем территориального органа) и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
87.10. В ФМС России составляются номенклатуры дел структурных подразделений и номенклатура дел ФМС России, или сводная номенклатура дел.
87.11. Номенклатура дел структурного подразделения составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства структурного подразделения, согласовывается с Центральным архивом ФМС России, службой ДОУ, подписывается руководителем подразделения и представляется в службу ДОУ.
87.12. Вновь созданное подразделение в месячный срок дает предложения в службу ДОУ ФМС России по номенклатуре дел.
87.13. Номенклатура дел ФМС России составляется службой ДОУ на основании предложений структурных подразделений.
87.14. Методическую помощь при составлении номенклатуры дел ФМС России оказывают Центральный архив ФМС России и Центральная экспертная комиссия ФМС России (далее - ЦЭК).
87.15. Один раз в 5 лет номенклатура дел ФМС России согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) федерального государственного архива.
87.16. В случае изменения функций и структуры ФМС России номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с ЭПК федерального государственного архива.
87.18. Номенклатура дел готовится в трех экземплярах: 1-й экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в дело службы ДОУ, 2-й используется в службе ДОУ как рабочий экземпляр, 3-й - применяется в Центральном архиве ФМС России. Рабочий экземпляр номенклатуры дел может вестись в службе ДОУ ФМС России в электронном виде.
87.19. Сроки хранения дел определяются в соответствии с перечнями документов, в которых установлены сроки их хранения (приказ МВД России от 12 мая 2006 г. N 340 "Об утверждении перечня документов, образующихся в деятельности подразделений МВД России").
87.20. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел производится запись о количестве заведенных дел и томов дел, отдельно постоянного и временного сроков хранения и дел, переходящих на следующий год, которая заверяется подписью руководителя подразделения службы ДОУ или лицом, ответственным за ведение номенклатуры дел. Итоговые данные сообщаются в соответствующее подразделение специальных фондов (приложение N 28, N 29, N 30, N 31, N 32).
87.21. По делам, которые по каким-либо причинам в течение года не заводились, в графе "Примечание" номенклатуры дел делается запись за подписью сотрудника подразделения службы ДОУ: "Дело не заводилось".
87.22. После годовой проверки наличия документов номенклатура дел приобщается в дело с номенклатурами дел.
Формирование дел и их текущее хранение
88. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
88.1. Номенклатурные дела формируются в органах ФМС России:
- при централизованном ведении делопроизводства - подразделением службы ДОУ;
- при децентрализованном ведении делопроизводства - как структурными подразделениями органа ФМС России (лицами, ответственными за ведение дел), так и подразделением службы ДОУ.
88.2. Формирование дел осуществляется в соответствии со следующими общими правилами:
- к делам приобщаются только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре дел;
- в дело группируются документы одного календарного года (исключение составляют переходящие дела и документы, переходящие сроком исполнения на последующий год);
- документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела;
- в дело включается по одному экземпляру каждого документа;
- каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и нормативных правовых актов ФМС России;
- в делах оформляются внутренние описи документов, находящихся в деле;
- по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок дела проставляется на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и далее.
88.3. При приеме исполненных документов проверяется правильность их оформления (наличие подписей, виз, отметок об исполнении, дат, номеров и заверительных надписей), правильность рассылки, направления документов в дела и наличие фамилий исполнителей документов, а также соответствие грифа ограничения доступа документов грифу секретности дела, количество листов и наличие указанных в документе приложений.
88.4. Неисполненные, подлежащие возврату, неправильно оформленные документы на подшивку не принимаются.
88.5. Несекретные документы подшиваются с совершенно секретными и секретными, если они соответствуют заголовку номенклатурного дела (приложение N 28, N 29, N 30, N 31, N 32, N 36, N 37).
88.6. При подшивке в дело документов, имеющих приложения, они вносятся во внутреннюю опись документов, находящихся в деле, как одна позиция и отметок о наличии приложений, в том числе и несекретных, во внутренней описи документов, находящихся в деле, и заверительном листе не делается.
88.7. Распорядительные документы группируются в номенклатурные дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
88.8. Протоколы и материалы к ним формируются в отдельные дела.
88.9. Плановые и отчетные документы включаются в дела того года, к которому они относятся, независимо от даты их составления или поступления. Перспективные планы работы формируются в дела первого года действия планов, а отчеты об их выполнении - в дела последнего года.
88.10. Переписка по вопросам служебной деятельности группируется в дела за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
88.11. Письма и заявления граждан формируются отдельно от запросов социально-правового характера в отдельные дела вместе с материалами по их рассмотрению <*>.
--------------------------------
<*> Работа с обращениями граждан - отдельное направление деятельности органов ФМС России, призванная обеспечить защиту конституционных прав и свобод, законных интересов граждан. Порядок работы с обращениями граждан определяется отдельным нормативным правовым актом ФМС России.
88.12. Дела заводятся только по мере поступления на подшивку первого исполненного документа и выдаются лицам, ответственным за их ведение (сохранность), под расписку в номенклатуре дел с указанием даты.
88.13. По законченному производством делу (тому дела) в номенклатуре дел исполнителем или лицом, ответственным за хранение дела, делается запись с указанием даты окончания дела (тома дела), количества листов в нем и других необходимых данных.
88.14. Все законченные производством дела (тома дел) регистрируются (берутся на инвентарный учет) в журнале учета законченных производством дел. Каждый том дела регистрируется в журнале учета законченных производством дел за отдельным номером, который проставляется на его обложке.
88.15. Вторые и последующие тома вносятся в номенклатуру дел по мере их заведения отдельной строкой, за номером дела, что подтверждается в номенклатуре распиской лица, ответственного за ведение (сохранность) тома, с указанием даты его заведения.
88.16. Основанием для заведения второго и последующих томов дела является постановка предыдущего на инвентарный учет в журнале законченных производством дел.
88.17. Запрещается одновременное ведение нескольких томов дел.
88.18. Контроль правильного формирования дел осуществляется соответствующим подразделением службы ДОУ.
88.19. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти.
88.20. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел федерального органа исполнительной власти.
При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.
Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в федеральном органе исполнительной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем федерального органа исполнительной власти, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.
Оформление дел
89. Оформление дел осуществляется при их заведении и по окончании года. Оформление дел включает в себя комплекс работ, проводимых поэтапно: описание дела на обложке; приобщение документов в дело; нумерацию листов; составление внутренней описи документов, находящихся в деле; заверительного листа.
89.1. Оформление дел производится сотрудниками подразделений службы ДОУ и (или) других структурных подразделений ФМС России, ответственных за ведение дел.
89.2. На обложке дела указывается гриф секретности, соответствующий наивысшей степени секретности документов, находящихся в нем, наименование ФМС России и структурного подразделения, номер дела и тома, заголовок дела, дата заведения и окончания дела и срок хранения.
89.3. Наименование структурного подразделения ФМС России указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования. Наименование структурного подразделения приводится в соответствии с утвержденным штатным расписанием органа ФМС России. Заголовок и срок хранения дела переносятся из номенклатуры дел.
89.4. В заголовках дел с распорядительными документами указывается вид документов и их характеристика (подлинники или копии).
89.5. Дата заведения дела, проставляемая в номенклатуре дел и на обложке дела, соответствует дате списания в дело первого документа, поступившего на подшивку, а дата окончания - дате списания последнего документа.
89.6. На делах с протоколами заседаний коллегий, совещаний проставляются даты проведения первого и последнего заседания.
89.7. На делах с нормативными правовыми актами проставляются даты их утверждения (подписания), а на делах с отчетами - даты утверждения.
89.8. Если в деле имеются документы за более ранние годы, на его обложке под крайними датами документов делается оговорка: "Имеются документы за ___ годы", а при необходимости после заголовка указываются также наименования этих документов.
89.9. Одновременно с делом заводится карточка учета выдачи дел <*>, которая хранится в конверте, приклеенном к внутренней стороне обложки дела. Если карточка полностью заполнена, то заводится новая карточка, которая приобщается к заполненной карточке, и они хранятся вместе с делом. Заполненная карточка вносится во внутреннюю опись документов, находящихся в деле, ниже ее итоговой записи, но не нумеруется и листом дела не считается. При сдаче в Центральный архив ФМС России карточка остается в подразделении службы ДОУ (делопроизводства подразделения).
--------------------------------
<*> Карточка учета выдачи дел, до принятия соответствующего нормативного правового акта ФМС России, имеет реквизиты, аналогичные карточке учета выдачи носителей сведений, составляющих государственную тайну (форма 36, установленная Инструкцией по обеспечению режима секретности в органах внутренних дел Российской Федерации, утвержденной приказом МВД России от 15 марта 2005 г. N 015).
89.10. На обороте обложки дела (тома дела) или на отдельном листе, хранящемся в деле (томе дела), указывается список сотрудников органа ФМС России, которым разрешено ознакомление с делом (томом дела). Указанный список подписывается руководителем того структурного подразделения, документы которого подшиваются в дело, и заверяется руководителем подразделения службы ДОУ. Изменения в список вносятся с разрешения руководителя подразделения службы ДОУ по представлению руководителя структурного подразделения.
89.11. Все подшитые в дело (том дела) документы нумеруются полистно арабскими цифрами. Номера листов проставляются простым карандашом в правом верхнем углу каждого листа вне текста документа. Названия документов и соответствующие этим документам номера листов дела вносятся во внутреннюю опись документов, находящихся в деле.
89.12. Листы внутренней описи документов, находящихся в деле, нумеруются отдельно.
89.13. Исправления во внутренних описях документов, находящихся в деле, оговариваются и заверяются подписями двух сотрудников подразделения службы ДОУ.
89.14. Документы формируемого дела в течение текущего года могут подшиваться с использованием скоросшивателя или храниться в папке с клапанами, а по окончании года - подшиваться в дело. В таких делах ведется внутренняя опись документов, находящихся в деле, и оформляется обложка дела (приложение N 28, N 29, N 30, N 31, N 32, N 36, N 37, N 38).
89.15. При необходимости сотрудникам выдаются из этих дел документы, которые непосредственно относятся к их служебной деятельности. При этом в справке-заместителе проставляются регистрационный номер выданного документа, номер экземпляра и количество его листов.
89.16. Законченное производством дело (том дела) сброшюровывается, на его обложке проставляется дата окончания и инвентарный номер по журналу учета законченных производством дел.
89.17. По окончании ведения дела (тома дела) в конце внутренней описи документов, находящихся в деле, производится итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество внесенных в нее документов, а также должность и фамилия сотрудника, который оформил эту опись (например: "Всего во внутреннюю опись внесено документов на _____ листах").
89.18. Законченное производством дело (том дела) прошивается и опечатывается. На заверительном листе, подшиваемом в конце дела (тома дела), производится запись о количестве листов, подшитых в дело (том дела), которая заверяется сотрудником, оформляющим дело (том дела) (например: "Всего в дело подшито листов, кроме того, внутренняя опись на ____ листах"). Заверительный лист не нумеруется (приложение N 42).
Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение
90. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:
экспертизу ценности документов;
оформление дел;
составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;
составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.
90.1. Организация экспертизы ценности документов включает:
для организации и проведения экспертизы ценности документов в федеральном органе исполнительной власти создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (далее - ЦЭК) и, при необходимости, экспертные комиссии в структурных подразделениях (далее - ЭК), действующие на основании положений, утверждаемых, соответственно, руководителем ФМС России или руководителем структурного подразделения;
экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях ФМС России, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЦЭК (ЭК) под методическим руководством Центрального архива ФМС России;
при проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив федерального органа исполнительной власти; отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли;
отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел ФМС России.
90.2. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
90.3. По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела федерального органа исполнительной власти подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение;
90.4. Оформление дел проводится работниками службы ДОУ и работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях ФМС России, при методической помощи и под контролем Центрального архива ФМС России (приложение N 38, N 39, N 40, N 41, N 42, N 58);
90.5. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу, дела временного (до 10 лет) подлежат частичному оформлению;
90.6. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме; нумерацию листов в деле и составление листа-заверителя дела; составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения
91. Уничтожению подлежат утратившие практическое значение и не имеющие исторической или иной ценности документы, дела, издания, технические документы, пленки и ленты с магнитными записями и тому подобное <*>.
--------------------------------
<*> Далее - "документальные материалы".
91.1. Несекретные документальные материалы и материалы, содержащие служебные сведения ограниченного распространения, могут включаться в акты на уничтожение аналогичных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.
91.2. Уничтожение документальных материалов производится путем сожжения, расплавления, дробления, растворения, химического разложения, превращения в мягкую бесформенную массу или порошок.
91.3. Допускается уничтожение документов путем измельчения в бумажную сечку, размер которой не превышает 2,5 квадратных миллиметра.
91.4. Документы уничтожаются специально создаваемой комиссией в составе не менее 3 человек по акту, утверждаемому руководителем органа ФМС России.
91.5. В состав комиссии по уничтожению документальных материалов включаются сотрудники структурных подразделений, имеющие непосредственное отношение к уничтожаемым материалам.
91.6. В случае если из отобранного для уничтожения дела изымаются отдельные документы, необходимые для дальнейшей работы, в акте указываются их регистрационные номера, наименование документов, номер дела, из которого они изъяты, номера листов, регистрационные номера по журналам (карточкам) учета текущего года. В журналах (карточках) учета производятся отметки о новом местонахождении документов. В акте об уничтожении таких дел указывается фактическое количество листов, оставшихся в деле после изъятия документов.
91.7. Дела уничтожаются вместе с внутренними описями документов, находящихся в деле, после полистной сверки подшитых в них документов с записями актов об уничтожении дел и внутренними описями документов, находящихся в деле.
91.8. Наименования документов, правовых актов и изданий, их регистрационные номера, номера экземпляров, количество экземпляров и листов сверяются перед включением в соответствующие акты с журналами (карточками) учета.
91.9. Отобранные и включенные в акт об уничтожении документальные материалы после их сверки членами комиссии хранятся отдельно от других материалов.
91.10. Внесение каких-либо исправлений (зачеркиваний, дописок) в акты об уничтожении не допускается. В исключительных случаях такие исправления оговариваются и заверяются подписями всех членов комиссии.
91.11. Уничтожение документальных материалов до утверждения акта об уничтожении соответствующим руководителем запрещается.
91.12. Уничтожение должно производиться в возможно короткий срок после утверждения акта об уничтожении. Если подлежащие уничтожению документальные материалы вывозятся для уничтожения за пределы расположения ФМС России, они должны быть уничтожены в тот же день.
91.13. Уничтожение документальных материалов производится в присутствии всех членов комиссии, принимавших участие в сверке документальных материалов, отобранных для уничтожения.
91.14. После уничтожения документальных материалов члены комиссии производят запись об этом в акте и заверяют ее своими подписями. Сотрудники службы ДОУ (делопроизводства подразделений), ответственные за те документальные материалы, которые уничтожены, проставляют отметки об их уничтожении в соответствующих журналах (карточках) учета с указанием номера и даты регистрации акта (приложение N 33, N 34, N 35).
91.15. Переписывать акт об уничтожении после его сверки членами комиссии, проставлять отметки в журналах (карточках) учета до уничтожения документальных материалов, а также выносить к месту уничтожения акты, описи, журналы и карточки учета, документальные материалы, не включенные в акт об уничтожении документов и дел, запрещается.
91.16. Акты об уничтожении дел, правовых актов и изданий хранятся постоянно, а акты об уничтожении отдельных документов <*> - в течение 10 лет в делах подразделения службы ДОУ.
--------------------------------
<*> Под отдельными документами в настоящей Инструкции понимаются документы, имеющие сроки хранения "до минования надобности" и "до замены новыми".
91.17. Документальные материалы уничтожаются на основании решения ЦЭК ФМС России, а в территориальных подразделениях решением экспертной комиссии (ЭК), утвержденных в установленном порядке.
91.18. При проведении экспертизы ценности документов, отборе их на хранение и к уничтожению учитываются:
- срок хранения документов по перечню;
- наличие в делах документов, имеющих постоянную и долговременную научную, историческую, практическую и иную ценность;
- указание и рекомендации ЦЭПК при Росархиве;
- возможность дальнейшего использования дел и отдельных документов в учебных целях, воспитательной и справочной работе;
- значение органа, в деятельности которого образовались данные документы;
- время создания документов;
- подлинность и юридическая сила документа;
- наличие копийных документов и документов с повторяющейся информацией;
- физическое состояние документов;
- необходимость оставления на хранение копий интенсивно используемых документов.
91.19. Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2004 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2008 г.);
91.20. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, как правило, составляется на дела всего ФМС России (при этом дела каждого структурного подразделения составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе);
91.21. Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК ФМС России (ЭК территориального подразделения));
91.22. Согласованные ЦЭК ФМС России (ЭК территориального органа) акты утверждаются одним из руководителей ФМС России (территориального органа);
91.23. После утверждения актов о выделении документов к уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел ФМС России проставляется отметка "Уничтожено. См. акт от ... N ..." с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты.
91.24. Запрещается выделение к уничтожению:
- документов общего производства - до утверждения описи дел постоянного и долговременного хранения того же фонда за соответствующий хронологический период;
- бухгалтерских финансовых документов, не подвергавшихся ревизии, - без разрешения вышестоящего органа;
- проверка правильности отнесения документов к делам с соответствующими сроками хранения проводится путем полистного просмотра дел.
Передача дел на архивное хранение
92. Порядок передачи дел в Центральный архив ФМС России и ведомственные архивы территориальных органов ФМС России предусматривает следующие условия:
в Центральный архив ФМС России и ведомственные архивы территориальных органов ФМС России передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу;
передача документов в Центральный архив ФМС России и ведомственные архивы территориальных подразделений ФМС России производится по утвержденным описям дел;
дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в Центральный архив ФМС России и ведомственные архивы территориальных подразделений ФМС России не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение и оформлены надлежащим образом (приложение N 1);
дела временного хранения (до 10 лет) передаче в Центральный архив ФМС России и ведомственные архивы территориальных подразделений ФМС России не подлежат (они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке);
передача дел в Центральный архив ФМС России и ведомственные архивы территориальных подразделений ФМС России осуществляется по графику, составленному соответствующим архивом и согласованному с руководителями структурных подразделений;
прием дел производится работником Центрального архива ФМС России (ведомственного архива территориального подразделения ФМС России) в присутствии работника структурного подразделения с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника архива и лица, передавшего дела);
дела и описи на сдаваемые документы доставляются в Центральный архив ФМС России (ведомственный архив территориального подразделения ФМС России) сотрудниками структурных подразделений с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив (ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в архив несет структурное подразделение, передающее документы).
92.1. При ликвидации или реорганизации структурного подразделения ФМС России лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в Центральный архив ФМС России, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
Особенности работы с электронными документами
93. Прием электронных документов из других органов власти и организаций и отправка электронных документов осуществляются службой ДОУ ФМС России.
93.1. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота АИС УДП ФМС России. Документы, создаваемые и поступающие в ФМС России на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его верификации (сравнения электронного образа документа с подлинником документа), подтверждение соответствия электронного образа подлиннику документа осуществляется с помощью электронной подписи работника службы ДОУ, выполняющего данную процедуру.
93.2. В соответствии с Положением о системе межведомственного электронного документооборота, утвержденном Постановлением Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. N 754, электронное сообщение состоит из сопроводительной и содержательной частей. Сопроводительная часть предназначена для адресации сообщения, содержательная часть представляет собой текст сообщения либо текст сообщения с присоединенными файлами, содержащими электронную копию (электронный образ) документа или электронный документ, и их реквизиты, описанные с помощью языка XML.
93.3. Электронные сообщения, поступающие по системе межведомственного электронного документооборота, проходят регистрацию в системе электронного документооборота АИС УДП ФМС России.
92.4. Система электронного документооборота ФМС России должна предусматривать регистрацию (учет) и включение в систему электронных сообщений, отправляемых и поступающих по системе межведомственного электронного документооборота.
93.5. При загрузке электронного сообщения в систему электронного документооборота АИС УДП ФМС России реквизиты, содержащиеся в соответствующем XML-файле электронного сообщения, могут использоваться для заполнения полей регистрационно-контрольной карточки поступившего документа в электронной форме.
93.6. Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.
93.7. Для подтверждения подлинности электронных документов используются электронные цифровые подписи.
93.8. Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.
93.9. При получении электронных документов от других органов власти или организаций служба ДОУ осуществляет проверку подлинности электронной цифровой подписи.
93.10. При рассмотрении и согласовании электронных документов, а также при подписании внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок, справок, сводок и др.), создаваемых в электронной форме, в системе электронного документооборота могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется. Такие правила могут быть установлены при условии, что программные средства, используемые в ФМС России, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее или завизировавшее документ.
93.11. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота используются обязательные сведения о документе, включаемые в регистрационно-контрольную карточку в соответствии с приведенной таблицей.
|
Наименование сведений о документе
|
Характеристика информации, включаемой в регистрационно-контрольную карточку
|
|
1. Адресант
|
Полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица - отправителя документа (на основании бланка документа или в соответствии с данными, указанными в обращении гражданина)
|
|
2. Адресат
|
Полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица - получателя документа (в соответствии с реквизитом "Адресат")
|
|
3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ
|
В соответствии с реквизитом "Подпись"
|
|
4. Вид документа
|
В соответствии с указанием вида документа на бланке документа или на основании оценки содержания документа
|
|
5. Дата документа
|
В соответствии с датой, обозначенной в документе автором или на основании почтового штемпеля на конверте, если в документе дата отсутствует
|
|
6. Номер документа
|
В соответствии с номером, присвоенным документу автором
|
|
7. Дата поступления документа
|
Дата, указанная в отметке о поступлении (входящем штампе)
|
|
8. Входящий номер документа
|
Номер, проставленный в отметке о поступлении (входящем штампе)
|
|
9. Ссылка на исходящий номер и дату документа
|
В соответствии со сведениями, указанными в соответствующем реквизите
|
|
10. Наименование текста
|
Краткое содержание документа (заголовок к тексту)
|
|
11. Индекс дела
|
Индекс дела по номенклатуре дел, указывающий на место хранения документа
|
|
12. Сведения о переадресации документа
|
На основании резолюции на документе (реквизит "Указания по исполнению")
|
|
13. Количество листов основного документа
|
Количество листов основного документа
|
|
14. Количество приложений
|
Количество приложений
|
|
15. Общее количество листов приложений
|
Общее количество листов приложений
|
|
16. Указания по исполнению документа
|
Резолюция, или поручение руководителя, определяющее характер исполнения документа и срок исполнения
|
|
17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя
|
Должность, фамилия и инициалы исполнителя
|
|
18. Отметка о конфиденциальности
|
В соответствии с реквизитом "Гриф ограничения доступа к документу" ("Для служебного пользования", "Конфиденциально", "Коммерческая тайна" и др.)
|
93.12. В систему электронного документооборота могут быть включены дополнительные сведения о документах. В состав дополнительных сведений об электронном документе могут быть включены: наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа), отметка о переносе срока исполнения документа, срок хранения документа, наименования приложений к электронному документу, ключевые слова и др.
93.13. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.
93.14. После отправки электронного документа, заверенного электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060) заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.
93.15. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел федерального органа исполнительной власти. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается указание "Электронные документы", например:
Переписка об административно-хозяйственном обслуживании. Электронные документы
93.16. Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленных законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе.
93.17. Место хранения электронных документов до их передачи в архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом программно-технических средств и нормативных и методических документов специально уполномоченного Правительством Российской Федерации органа исполнительной власти в области архивного дела.
93.18. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем ФМС России (территориального органа), указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.
93.19. Поступившие из структурных подразделений в архив федерального органа исполнительной власти электронные документы передаются по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение.
Работа исполнителя с документами
94. Устанавливаются следующие правила работы исполнителей с документами:
организация работы с документами в структурных подразделениях ФМС России осуществляется на основании указаний по исполнению документов руководителя ФМС России, его заместителей, руководителя структурного подразделения, иных должностных лиц;
подразделение-исполнитель получает документы в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения соответствующим руководителем или на следующий рабочий день), срочные документы передаются исполнителю незамедлительно;
документы, поступившие в структурное подразделение с указанием по исполнению документа руководства ФМС России, передаются исполнителям только после их рассмотрения руководителем подразделения.
94.1. Сотрудники структурных подразделений в процессе исполнения документа осуществляют:
сбор и обработку необходимой информации;
подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных в ФМС России;
согласование проекта с заинтересованными должностными лицами;
подготовку сводки отзывов (с комментарием "Принято", "Отклонено" с указанием причин, "Принято частично" с соответствующим пояснением);
доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае серьезной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);
в необходимых случаях - подготовку списка (указателя) рассылки документа);
представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству;
определение места хранения документа (копии документа) проставлением отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ.
94.2. Предусматривается следующий порядок групповой работы над документом в случаях, если исполнение документа поручено нескольким лицам, в том числе:
ответственность исполнителя и соисполнителей в подготовке проекта документа;
право ответственного исполнителя созывать соисполнителей для выработки совместного решения;
порядок и сроки представления проектов ответственному исполнителю.
94.3. В случае отсутствия исполнителя - соисполнителя (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его руководитель обязан организовать передачу документов другому исполнителю (соисполнителю) по акту приема-передачи вновь назначенному сотруднику.
94.4. При необходимости исполнитель документа обязан внести руководству обоснованные предложения по изменению срока исполнения документа, если отсутствуют реальные условия выполнения задания, делать пометки на документе о времени его поступления, о датах промежуточного исполнения (телефонных и письменных запросах), о дате и результате окончательного исполнения.
94.5. Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.
Изготовление, учет, использование и хранение печатей,
штампов и бланков документов
Учет печатей и штампов
95. Печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.
95.1. Штамп - устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и др.
95.2. Печати и штампы изготавливаются в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, нормативных правовых актов Российской Федерации <*>, факсимиле - в соответствии с образцом оригинала подписи соответствующего должностного лица.
--------------------------------
<*> Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 2, ст. 123).
95.3. Кроме печати с изображением Государственного герба Российской Федерации структурные подразделения могут использовать печати для отдельных категорий документов ("Для пакетов", "Для договоров", "Для копий", пр.), металлические выжимные печати для опечатывания помещений.
95.4. Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Решение о необходимости изготовления печатей и их количестве принимает руководитель структурного подразделения по согласованию с начальником управления делопроизводства Организационно-административного департамента ФМС России.
95.5. В ФМС России заявки на изготовление необходимых печатей, штампов, факсимиле готовятся подразделениями службы ДОУ, подписываются его руководителем (уполномоченным заместителем руководителя) и направляются в соответствующее структурное подразделение обеспечения.
95.6. Заявки на изготовление печатей, штампов, факсимиле учитываются в журнале учета заявок на изготовление печатей, штампов, факсимиле (приложение N 55, N 56).
95.7. Получение изготовленных печатей, штампов и факсимиле от полиграфических и штемпельно-граверных организаций осуществляется по доверенности, оформленной в установленном порядке.
95.8. Полученные печати, штампы и факсимиле передаются в подразделения службы ДОУ под подпись в журнале учета заявок на изготовление печатей, штампов и факсимиле.
95.9. В подразделении службы ДОУ печати, штампы, факсимиле учитываются в журнале учета печатей, штампов, факсимиле.
95.10. Печати, штампы и факсимиле выдаются сотрудникам, федеральным государственным гражданским служащим, работникам ФМС России, назначенным ответственными за их хранение, выдачу и использование, под расписку в журнале учета печатей, штампов, факсимиле.
95.11. Печати, штампы, факсимиле хранятся в металлических хранилищах, опечатываемых металлической печатью индивидуального пользования ответственного за их хранение и использование.
95.12. Запрещается хранить печати, штампы, факсимиле в других местах, передавать их на хранение другим сотрудникам, минуя подразделение делопроизводства и режима, а также носить в карманах одежды (кроме металлических печатей индивидуального пользования).
95.13. В нерабочее время необходимые для пользования печати, за исключением печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, а также штампы могут выдаваться дежурному сотруднику органа ФМС России под расписку в соответствующем журнале учета печатей, штампов, факсимиле.
95.14. Ответственность за хранение печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, факсимиле подписи руководителя (уполномоченного заместителя руководителя) органа ФМС России возлагается на руководителя подразделения службы ДОУ или иного сотрудника подразделения службы ДОУ в соответствии с приказом руководителя органа ФМС России.
95.15. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (форма, размеры и технические требования) изготавливаются с учетом требований ГОСТ Р 51511-2001.
95.16. В период временного отсутствия (командировка, отпуск, болезнь) руководителя подразделения службы ДОУ, сотрудника, ответственного за хранение печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, факсимиле подписи руководителя (уполномоченного заместителя руководителя) органа ФМС России, вышеуказанные печать и факсимиле передаются по акту без создания комиссии сотруднику, временно исполняющему данные обязанности, в соответствии с приказом руководителя органа ФМС России. Акт утверждается руководителем органа ФМС России.
95.17. При увольнении или перемещении по службе печати, штампы, факсимиле сдаются сотруднику подразделения службы ДОУ, ответственному за их учет, под подпись в журнале учета печатей, штампов, факсимиле.
95.18. Наличие печатей, штампов и факсимиле, правильность их хранения и пользования проверяются не реже одного раза в год специальной комиссией, назначаемой руководителем органа ФМС России, в составе не менее 3 человек из числа сотрудников органа ФМС России, о чем составляется акт.
95.19. В акте проверки перечисляются все печати, штампы, факсимиле с указанием их количества согласно журналу учета печатей, штампов, факсимиле, а также указываются выявленные факты утраты, хищения или порчи печатей, штампов, факсимиле, нарушения порядка их хранения и использования. Акт подписывается членами комиссии и утверждается руководителем органа ФМС России.
При обнаружении фактов утраты, хищения или порчи печатей, штампов, факсимиле, а также их незаконного использования руководителем органа ФМС России в установленном порядке проводится служебная проверка.
95.20. При смене руководителей ФМС России, руководителя подразделения делопроизводства и режима в актах приема-сдачи дел указываются сведения о наличии и передаче печатей, штампов и факсимиле.
95.21. Пришедшие в негодность, изношенные, неиспользуемые и устаревшие печати, штампы и факсимиле, а также печати и штампы, содержащие устаревшие наименования структурного подразделения (территориального органа) ФМС России, факсимиле бывших руководителей подразделения в обязательном порядке сдаются в подразделение службы ДОУ для последующего уничтожения.
95.22. Уничтожение металлических печатей производится путем полного спиливания текста или расплавления клише печатей, а мастичных печатей, штампов, факсимиле - путем сожжения или измельчения клише печатей, штампов, факсимиле с последующим сожжением.
95.23. На отобранные для уничтожения печати, штампы и факсимиле специальной комиссией в составе не менее 3 человек составляется акт, который подписывается членами комиссии и утверждается руководителем ФМС России.
95.24. В акте на уничтожение печатей, штампов, факсимиле в обязательном порядке указываются наименования печатей, штампов, факсимиле, их количество и номера экземпляров, регистрационные номера по журналу учета печатей, штампов, факсимиле, способ уничтожения печатей, штампов, факсимиле, а также воспроизводятся оттиски уничтожаемых печатей, штампов, факсимиле с использованием штемпельной краски.
95.25. При реорганизации или ликвидации территориального органа ФМС России находящиеся у него в пользовании печати, штампы, факсимиле уничтожаются в суточный срок с момента прекращения работы ликвидационной комиссии.
95.26. В случае служебной необходимости по решению руководителя федерального органа исполнительной власти допускается изготовление дополнительных экземпляров печатей.
95.27. Печатью заверяются подписи руководителя, его заместителей, финансовой службы, главного бухгалтера, а также других должностных лиц, которым или приказом ФМС России или доверенностью предоставлены соответствующие полномочия.
95.28. Ответственность за законность использования и надежность хранения печатей с изображением Государственного герба Российской Федерации возлагается на руководителей ФМС России, ответственность за надежность хранения, законность использования других печатей возлагается на руководителей соответствующих подразделений.
Учет бланков документов
96. Организация работы по изготовлению и учету бланков документов в ФМС России власти возлагается на федеральное казенное учреждение "Главный центр обеспечения деятельности ФМС России, которое:
получает от службы ДОУ заявки на изготовление бланков документов, а также, при необходимости, их образцы (макеты);
оформляет заказы на изготовление печатно-бланочной продукции в типографии;
осуществляет получение, учет поступления бланков и выдачу в службу ДОУ ФМС России (структурного подразделения) изготовленных бланков документов.
96.1. Для ведения учета выдачи бланков, изготовленных типографским способом, в структурных подразделениях ФМС России, бланки документов нумеруются типографским способом или нумератором в службе ДОУ. Порядковый номер проставляется в нижней части оборотной стороны бланка (с левой стороны). Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в журнале учета выдачи бланков (приложение N 43, N 54, 57).
96.2. Гербовые бланки хранятся в надежно запираемых металлических шкафах (сейфах).
96.3. Гербовые бланки выдаются сотрудникам под роспись в журнале учета гербовых бланков документов.
96.4. Испорченные гербовые бланки или неподписанные проекты документов на гербовых бланках сдаются сотруднику подразделения службы ДОУ, ответственному за учет гербовых бланков.
96.5. Уничтожение испорченных гербовых бланков или неподписанных проектов документов на гербовых бланках производится под росписи сотрудника подразделения службы ДОУ, ответственного за учет гербовых бланков, и исполнителя документа.
96.6. Проверка наличия, использования и хранения гербовых бланков осуществляется один раз в год комиссией, назначаемой руководителем органа ФМС России. Комиссией составляется акт, который подписывается членами комиссии и утверждается руководителем органа.
96.7. Бланки выдаются работникам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях, под роспись в журнале учета выдачи бланков.
96.8. Передача бланков другим организациям и лицам не допускается.
96.9. Ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несут работники, ответственные за делопроизводство в подразделениях и руководители этих подразделений.
96.10. Испорченные и невостребованные бланки возвращаются в подразделение, осуществляющее учет бланков.
Копирование (тиражирование) документов
97. Копирование (тиражирование) небольших по объему документов производится непосредственно в структурных подразделениях ФМС России, а при значительном количестве тиража в типографиях по наряду.
97.1. Наряды на снятие копий и множительные работы подписывает руководитель (заместитель руководителя) подразделения службы ДОУ, который проверяет правильность оформления документов, разверсток на рассылку, наличие соответствующего разрешения на размножение.
97.2. Тираж изготовленных копий соответствует заказу и выдается исполнителю вместе с первым экземпляром (подлинником) документа. О выполнении работы на бланке заказа делается соответствующая отметка. Учет выполнения работ ведется на основании заказов в копировально-множительном бюро, а в территориальных органах - в подразделениях службы ДОУ.
97.3. Если при копировании документа уменьшается его формат, с размещением нескольких листов оригинала на одном листе копии, без последующего их разрезания, то в регистрационных формах учитываются: для оригинала - число листов оригинала, для копии - число листов копии. Листом считается бумажный носитель информации, изготовленный (разрезанный) по размеру, установленному соответствующему стандарту.
97.4. Дополнительно размноженные экземпляры документа регистрируются за тем же номером, за которым этот документ отпечатан. Документы имеющие пометку "ДСП" размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения начальника управления Службы (руководителя территориального органа), либо лицами их замещающими. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно.
97.5. Порядок размножения документов, содержащих сведения, составляющих государственную тайну, определяется отдельными нормативными правовыми актами.
СОГЛАСОВАНО
Руководитель
Федерального архивного агентства
___________________ А.Н. Артизов
"__" ___________ 20__ г.
Приложение N 1
к п. 56, 92 Инструкции
по делопроизводству
в системе ФМС России
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ
ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫХ СТАВИТСЯ ГЕРБОВАЯ ПЕЧАТЬ
Акты (приемки законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; описания; экспертизы и другие).
Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в суде и другие).
Договоры, контракты (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений, о производстве работ и другие).
Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, технические и другие).
Заявки (на оборудование, изобретения и другие).
Заключения и отзывы организаций на диссертации и авторефераты, направляемые в высшую аттестационную комиссию.
Исполнительные листы.
Командировочные удостоверения.
Нормы расхода на драгоценные металлы.
Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.
Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и другие).
Положения об органе ФМС России.
Протоколы (согласования планов поставок и другие).
Финансово-распорядительные и бухгалтерские документы.
Приложение N 2
к п. 33 Инструкции
по делопроизводству
в системе ФМС России
Герб России
ФЕДЕРАЛЬНАЯ МИГРАЦИОННАЯ СЛУЖБА
(ФМС России)
________________ N _______________
Москва
Образец оформления общего продольного бланка ФМС России
Приложение N 3
к п. 33 Инструкции
по делопроизводству
в системе ФМС России
Герб России
ФЕДЕРАЛЬНАЯ
МИГРАЦИОННАЯ СЛУЖБА
(ФМС РОССИИ)
РУКОВОДИТЕЛЬ
Боярский пер., 4, Москва, 107078
Тел. (495)-621-44-28, факс (495)-623-66-60;
e-mail: fms.rossiu@mail.ru
http://www.fms.gov.ru
___________________ N _____________________
на N от
_______________ _____________________
Образец оформления углового бланка письма
руководителя ФМС России
Приложение N 4
к п. 33 Инструкции
по делопроизводству
в системе ФМС России
ФМС России
УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ МИГРАЦИОННОЙ СЛУЖБЫ
ПО КРАСНОДАРСКОМУ КРАЮ
(УФМС России по Краснодарскому краю)
________________ N _______________
Краснодар
Образец оформления общего продольного бланка
территориального органа ФМС России
Приложение N 5
к п. 33 Инструкции
по делопроизводству
в системе ФМС России
┌─ ─┐
Герб России Гриф ограничения
доступа к документу
ФЕДЕРАЛЬНАЯ
МИГРАЦИОННАЯ СЛУЖБА
(ФМС России)
Боярский пер., 4, Москва, 107078
тел. 214-32-32; тел./факс 602-66-11;
e-mail:fmsrossiu@mail.ru
_______________ N _________________
на N _________________ от _________
Образец оформления углового бланка письма ФМС России
Приложение N 6
к п. 33 Инструкции
по делопроизводству
в системе ФМС России
МЕЖВЕДОМСТВЕННАЯ КОМИССИЯ
ПО РЕАЛИЗАЦИИ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ПРОГРАММЫ
ПО ОКАЗАНИЮ СОДЕЙСТВИЯ ДОБРОВОЛЬНОМУ
ПЕРЕСЕЛЕНИЮ
В РОССИЙСКУЮ ФЕДЕРАЦИЮ СООТЕЧЕСТВЕННИКОВ,
ПРОЖИВАЮЩИХ ЗА РУБЕЖОМ
---------------------------------------------------------------------------
107078, г. Москва, Боярский пер., д. 4 тел.: 636-99-95, факс: 636-91-68
e-mail: mvk@fms.gov.ru
N
_______________ -------------
от
на N __________ -------------
┌─ ─┐
│ │
Образец оформления углового бланка
межведомственной комиссии
Приложение N 7
к п. 33 Инструкции
по делопроизводству
в системе ФМС России
┌─ ─┐
Герб России Гриф ограничения
доступа к документу
┌─ ─┐
ФМС России
УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ
МИГРАЦИОННОЙ СЛУЖБЫ ПО БРЯНСКОЙ
ОБЛАСТИ
(УФМС России по Брянской области)
ул. Пионерская, д. 26,
г. Брянск, 241050
тел. 214-32-32; тел./факс 602-66-11;
e-mail:fmsrossiu@mail.ru
_______________ N _________________
на N _________________ от _________
┌─ ─┐
Образец оформления углового бланка письма
территориального органа ФМС России
Приложение N 8
к п. 33 Инструкции
по делопроизводству
в системе ФМС России
┌─ ─┐
Герб России Гриф ограничения
доступа к документу
ФЕДЕРАЛЬНАЯ ┌─ ─┐
МИГРАЦИОННАЯ СЛУЖБА
(ФМС России)
Управление внешней трудовой миграции
Боярский пер., 4, Москва, 107078
тел. 214-32-32; тел./факс 602-66-11;
e-mail:fmsrossiu@mail.ru
_______________ N _________________
на N _________________ от _________
┌─ ─┐
Образец оформления углового бланка письма
подразделения центрального аппарата ФМС России
Приложение N 9
к п. 33 Инструкции
по делопроизводству
в системе ФМС России
┌─ ─┐
Герб России Гриф ограничения
доступа к документу
ФЕДЕРАЛЬНАЯ МИГРАЦИОННАЯ СЛУЖБА
(ФМС России)
Управление внешней трудовой миграции
Боярский пер., 4, Москва, 107078
тел. 214-32-32; тел./факс 602-66-11;
e-mail:fmsrossiu@mail.ru
┌─ ─┐
_______________ N _________________
на N _________________ от _________
┌─ ─┐
Образец оформления продольного бланка письма
подразделения центрального аппарата ФМС России
Приложение N 10
к п. 33 Инструкции
по делопроизводству
в системе ФМС России
Эмблема ФМС России Гриф ограничения
доступа к документу
ФМС России
УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ МИГРАЦИОННОЙ СЛУЖБЫ
ПО КРАСНОДАРСКОМУ КРАЮ
(УФМС России по Краснодарскому краю)
ул. Красная, 176, Краснодар, 350020
тел. 214-32-32; тел./факс 602-66-11;
e-mail: fmsrossiu@mail.ru
┌─ ─┐
_______________ N _________________
на N _____________ от _____________
┌─ ─┐
Образец оформления продольного бланка письма
территориального органа ФМС России
Приложение N 11
к п. 33, 66 Инструкции
по делопроизводству
в системе ФМС России
Герб России
ФЕДЕРАЛЬНАЯ МИГРАЦИОННАЯ СЛУЖБА
(ФМС России)
ПРИКАЗ
" " ____________ 20__ г. N ________
Москва
Образец оформления бланка приказа ФМС России
Приложение N 12
к п. 33, 66 Инструкции
по делопроизводству
в системе ФМС России
Герб России
ФЕДЕРАЛЬНАЯ МИГРАЦИОННАЯ СЛУЖБА
УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ МИГРАЦИОННОЙ СЛУЖБЫ
ПО КРАСНОЯРСКОМУ КРАЮ
(УФМС России по Красноярскому краю)
тел. 214-32-32; тел./факс 602-66-11;
e-mail: fmsrossiu@mail.ru
ПРИКАЗ
" " ____________ 20__ г. N ________
Красноярск
Образец оформления бланка приказа
территориального органа ФМС России
Приложение N 13
к п. 33, 66 Инструкции
по делопроизводству
в системе ФМС России
Герб России
ФЕДЕРАЛЬНАЯ МИГРАЦИОННАЯ СЛУЖБА
(ФМС России)
РАСПОРЯЖЕНИЕ
" " ____________ 20__ г. N ________
Москва
Образец оформления бланка распоряжения ФМС России
Приложение N 14
к п. 33, 66 Инструкции
по делопроизводству
в системе ФМС России
Герб России
ФЕДЕРАЛЬНАЯ МИГРАЦИОННАЯ СЛУЖБА
УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ МИГРАЦИОННОЙ СЛУЖБЫ
ПО КРАСНОЯРСКОМУ КРАЮ
(УФМС России по Красноярскому краю)
РАСПОРЯЖЕНИЕ
" " ____________ 20__ г. N ________
Красноярск
Образец оформления бланка распоряжения
территориального органа ФМС России
Приложение N 15
к п. 33, 68 Инструкции
по делопроизводству
в системе ФМС России
Эмблема ФМС России
ФЕДЕРАЛЬНАЯ МИГРАЦИОННАЯ СЛУЖБА
(ФМС России)
ПРОТОКОЛ
заседания экспертно-проверочной комиссии ФМС России
===========================================================================
________________ N _______________
Москва
Председательствующий - специальное звание И.О. Фамилия
Секретарь - специальное звание И.О. Фамилия
Присутствовали: 36 человек (список прилагается)
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. Об итогах работы ЭК ФМС России по режиму секретности в 2010 году.
2. О .....................
1. СЛУШАЛИ:
И.О. Фамилия - текст доклада прилагается
ВЫСТУПИЛИ:
И.О. Фамилия - краткая запись выступления
И.О. Фамилия - краткая запись выступления
ПОСТАНОВИЛИ:
Принять меры .....................
.....................
.....................
.....................
2. СЛУШАЛИ:
И.О. Фамилия - текст доклада прилагается
ВЫСТУПИЛ:
И.О. Фамилия - краткая запись выступления
ПОСТАНОВИЛИ:
.....................
.....................
Председательствующий
специальное звание Подпись И.О. Фамилия
Секретарь
специальное звание Подпись И.О. Фамилия
Образец оформления полного протокола
Приложение N 16
к п. 33, 68 Инструкции
по делопроизводству
в системе ФМС России
Эмблема ФМС России
ФЕДЕРАЛЬНАЯ МИГРАЦИОННАЯ СЛУЖБА
(ФМС России)
Управление делами
ПРОТОКОЛ
совещания при начальнике управления
делопроизводства Организационно-административного
департамента ФМС России
===========================================================================
________________ N _______________
Москва
Присутствовали:
Наименование должности специальное звание И.О. Фамилия
Наименование должности специальное звание И.О. Фамилия
Наименование должности специальное звание И.О. Фамилия
Наименование должности специальное звание И.О. Фамилия
---------------------------------------------------------------------------
1. Об итогах работы в 2006 году
___________________________________________________________________________
(И.О. Фамилия, И.О. Фамилия, И.О. Фамилия, И.О. Фамилия)
1.1. Организовать .................
1.2. Обеспечить ..............
1.3. ......................
2. ......................................
___________________________________________________________________________
(И.О. Фамилия, И.О. Фамилия)
2.1. Принять к сведению .................
2.2. ..............
Начальник УД ОАД ФМС России
специальное звание Подпись И.О. Фамилия
Образец оформления краткого протокола
Приложение N 17
к п. 33 Инструкции
по делопроизводству
в системе ФМС России
Герб России
ФЕДЕРАЛЬНАЯ МИГРАЦИОННАЯ СЛУЖБА
FEDERAL MIGRATION SERVICE
107078, г. Москва, Боярский пер., 4 tel.: +7 (095) 624-73-23
4, Boyarsky per., Moscow, 107078 fax: +7 (095) 623-89-45
---------------------------------------------------------------------------
N ______________ " " 2010 г.
Образец бланка письма зарубежному адресату
Приложение N 18
к п. 76 Инструкции
по делопроизводству
в системе ФМС России
АКТ
Мы, нижеподписавшиеся сотрудники (работники) подразделения
делопроизводства и режима _________________________________________________
(наименование органа (подразделения) ФМС России)
___________________________________________________________________________
(должности и Ф.И.О.)
___________________________________________________________________________
составили акт о том, что "__" _________________ 201_ г.
при вскрытии пакета ________________________________________________
в нем не оказалось (выявлено несоответствие) ________________________
___________________________________________________________________________
_____________________________________________________
Настоящий акт составлен в трех экземплярах.
Подписи: ___________________
___________________
___________________
Бланк акта несоответствия
Приложение N 19
к п. 76 Инструкции
по делопроизводству
в системе ФМС России
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ НЕРЕГИСТРИРУЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ
Периодические издания (газеты, журналы, сборники и другие)
Литературные произведения
Научные труды
Плакаты, рекламные извещения, проспекты, поздравительные письма и телеграммы, соболезнования, открытки
Пригласительные письма
Сообщения о заседаниях, совещаниях, занятиях
Первичные документы бухгалтерского учета
Прейскуранты
Письма и рапорты о командировках и отпусках
Повестки заседаний, оперативных совещаний
Документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению, планы, поступающие без сопроводительного письма
Приложение N 20
к п. 76 Инструкции
по делопроизводству
в системе ФМС России
КАРТОЧКА
учета входящих документов
|
Регистрационный (входящий) номер, пометка ограничения в доступе
|
Дата регистрации
|
Номер и дата поступившего документа
|
Вид документа и краткое содержание
|
Откуда поступил
|
Количество листов и номера экземпляров
|
Номера дела и листов, куда подшит документ. Номер и дата акта об уничтожении
|
Примечания
|
||
|
основного документа
|
приложения
|
основного документа
|
приложения
|
||||||
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
----------------------- Оборотная сторона карточки ------------------------
Указания по Движение документа и расписка с указанием
исполнению даты:
документов: ____________________
________________________________ 1. ______________________________________
________________________________ 2. ______________________________________
________________________________ 3. ______________________________________
________________________________ 4. ______________________________________
________________________________ 5. ______________________________________
________________________________ 6. ______________________________________
Исполнение: ________________ Отметка о проверке наличия документа:
________________________________ _________________________________________
________________________________ _________________________________________
Примечания:
1. Если приложение берется на инвентарный учет, то его инвентарный номер проставляется в графе 9.
2. Отметка о проверке наличия документа заполняется при проведении годовых проверок наличия документов, содержащих служебные сведения ограниченного распространения.
Образец карточки учета входящих документов
Приложение N 21
к п. 26 Инструкции
по делопроизводству
в системе ФМС России
Бланк телефонограммы
|
Наименование организации
|
Адресат
|
||
|
Должность, инициалы и фамилия сотрудника, передавшего телефонограмму; N телефона
|
Должность, инициалы и фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму; N телефона
|
||
|
ТЕЛЕФОНОГРАММА
|
|||
|
Дата
|
Индекс
|
Время передачи
|
|
|
Текст
|
|||
|
I. Должность и фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма
|
|||
Образец бланка телефонограммы
Приложение N 22
к п. 72 Инструкции
по делопроизводству
в системе ФМС России
НАЧАЛЬНИКУ УФМС РОССИИ
ПО КРАСНОДАРСКОМУ КРАЮ
полковнику милиции
ИВАНОВУ В.А.
Краснодар, Красная, 176
УВАЖАЕМЫЙ ВЛАДИМИР АЛЕКСАНДРОВИЧ!
ОТ ИМЕНИ КОЛЛЕГИИ ФЕДЕРАЛЬНОЙ МИГРАЦИОННОЙ СЛУЖБЫ ПРИМИТЕ СЕРДЕЧНЫЕ
ПОЗДРАВЛЕНИЯ С ДНЕМ РОЖДЕНИЯ.
ЖЕЛАЮ ВАМ, ВЛАДИМИР АЛЕКСАНДРОВИЧ, КРЕПКОГО ЗДОРОВЬЯ, БОЛЬШОГО
СЕМЕЙНОГО СЧАСТЬЯ, МИРА И БЛАГОПОЛУЧИЯ ВАМ И ВАШИМ БЛИЗКИМ, УСПЕХОВ В
БЛАГОРОДНОМ ДЕЛЕ СЛУЖЕНИЯ РОССИИ.
С УВАЖЕНИЕМ,
ДИРЕКТОР ФЕДЕРАЛЬНОЙ
МИГРАЦИОННОЙ СЛУЖБЫ И.О. ФАМИЛИЯ
___________________________________________________________________________
Г. МОСКВА, БОЯРСКИЙ ПЕР. 4, ДИРЕКТОР ФЕДЕРАЛЬНОЙ
ФМС РОССИИ МИГРАЦИОННОЙ СЛУЖБЫ
ГЕНЕРАЛ-ПОЛКОВНИК МИЛИЦИИ
И.О. ФАМИЛИЯ
1 МАЯ 2010 г.
N _________
Исп. А.П. Егоров М.П.
Тел. 639-22-23
Образец телеграммы
Приложение N 23
к пп. 78, 80, 82 Инструкции
по делопроизводству
в системе ФМС России
КАРТОЧКА
учета подготовленных несекретных документов
|
Регистрационный номер, пометка ограничения в доступе
|
Дата регистрации
|
Вид и краткое содержание документа
|
|
1
|
2
|
3
|
|
Подразделение и фамилия исполнителя
|
Кем подписан
|
Номер и дата исполненного входящего документа
|
Количество листов
|
|
|
основного документа
|
приложения
|
|||
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
-------------------- Оборотная сторона карточки -----------------
|
Роспись в получении документа для отправки и дата
|
Отправлено документов
|
Номер реестра (расписка) или порядковый номер по разносной книге
|
|
|
куда и кому
|
номера экземпляров
|
||
|
9
|
10
|
11
|
12
|
|
Документ подшит
|
Расписка о проверке наличия документа и дата
|
Номер и дата акта об уничтожении документа
|
Примечания
|
|
|
дело и том
|
номера листов
|
|||
|
13
|
14
|
15
|
16
|
17
|
Примечание:
Графа 15 заполняется при проведении годовых проверок наличия документов, содержащих служебные сведения ограниченного распространения.
Образец карточки учета подготовленных
несекретных документов
Приложение N 24
к п. 85 Инструкции
по делопроизводству
в системе ФМС России
_____________________________________
(наименование субъекта контроля)
КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА
Заполненную контрольную карточку за подписью руководителя
___________________________________________ представить до "__" __ 2010_ г.
(наименование структурного подразделения)
в Организационно-аналитические управление на бумажном носителе с
приложением копии в электронном виде: , на магнитных или
бумажных носителях.
Контролирующий сотрудник __________, каб. ________, тел. __________,
адрес электронной почты: ________________________.
Информация необходима для _________________________________
|
Наименование документа
|
Номер пункта документа
|
Содержание поручения
|
Ответственный исполнитель
|
Исполнитель: Фамилия, имя, отчество исполнителя Сухарев Виктор Петрович Рабочий тел. 214-55-66 Адрес электронной почты vsukharev@fms-rf.ru
Примечания.
1. Текст информации о ходе выполнения мероприятия (поручения) располагать на оборотной стороне бланка либо на прикрепленных дополнительных листах с приложением копий необходимых документов.
2. Вывод руководителя о признании мероприятия (поручения) исполненным и подлежащим снятию с контроля располагается ниже текста информации о ходе выполнения мероприятия (поручения) перед его подписью.
3. Сведения об исполнителе заполняются от руки.
Образец контрольной карточки
Приложение N 25
к п. 85 Инструкции
по делопроизводству
в системе ФМС России
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│По исполнении подлежит Срок исполнения _____________ │
│возврату в ______________________________ Срок продления ______________ │
│ (наименование подразделения │
│ документационного │
│ обеспечения управления) │
│ │
│ РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА │
│ │
│N _________ Дата _______ 201_ г. │
│ │
│Исполнитель _________________________________ Подразделение _____________│
│ (фамилия, телефон, электронный │
│ адрес) │
│ │
│_________________________________________________________________________│
│_________________________________________________________________________│
│ │
│Краткое содержание ______________________________________________________│
│_________________________________________________________________________│
│_________________________________________________________________________│
│ │
│Резолюция │
│_________________________________________________________________________│
│_________________________________________________________________________│
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
------------ Оборотная сторона контрольной карточки ----------
|
Дата
|
Работа по контролю
|
Исполнено
|
|
В срок
|
||
|
С нарушением срока (подчеркнуть)
|
||
Исполнение: _______________________________________________________________
Исх. N _______________________ Дата _______________________________________
Снято с контроля __________________________________________________________
(подпись)
Образец регистрационно-контрольной карточки
Приложение N 26
к п. 86 Инструкции
по делопроизводству
в системе ФМС России
Сведения
о состоянии документооборота
1. Входящие документы
|
Корреспонденты, отчетный период
|
Всего поступило документов
|
В том числе
|
|||
|
предложения запросы
|
ответы на запросы
|
отчетная информация
|
|||
|
1.1
|
1.2
|
1.3
|
1.4
|
1.5
|
|
|
Из структурных подразделений ФМС России
|
2010 г.
|
||||
|
2009 г.
|
|||||
|
+, -, %
|
|||||
|
Из структурных подразделений МВД России
|
2010 г.
|
||||
|
2009 г.
|
|||||
|
+, -, %
|
|||||
|
Из других министерств и ведомств
|
2010 г.
|
||||
|
2009 г.
|
|||||
|
+, -, %
|
|||||
|
ВСЕГО
|
2010 г.
|
||||
|
2009 г.
|
|||||
|
+, -, %
|
|||||
Примечания:
1. Сведения составляются без учета поступивших писем граждан.
2. Докладные записки на имя руководителя подразделения, справки, сводки
и другие материалы, не направляемые в другие управления, следует считать
документами внутреннего обращения.
2. Исходящие документы
|
Адресаты, отчетный период
|
Всего подготовлено документов
|
В том числе
|
|||
|
предложения запросы
|
ответы на запросы
|
во исполнение решений
|
|||
|
2.1
|
2.2
|
2.3
|
2.4
|
2.5
|
|
|
В структурные подразделений ФМС России
|
2010 г.
|
||||
|
2009 г.
|
|||||
|
+, -, %
|
|||||
|
В структурные подразделений МВД России
|
2010 г.
|
||||
|
2009 г.
|
|||||
|
+, -, %
|
|||||
|
В другие министерства и ведомства
|
2010 г.
|
||||
|
2009 г.
|
|||||
|
+, -, %
|
|||||
|
ВСЕГО
|
2010 г.
|
||||
|
2009 г.
|
|||||
|
+, -, %
|
|||||
|
Общий документооборот
|
|||
|
Отчетный период
|
Входящие
|
Исходящие
|
ВСЕГО
|
|
2010 г.
|
|||
|
2009 г.
|
|||
|
+, -, %
|
|||
Примечания:
3. В графе 2.3 указывается количество подготовленных документов.
4. В графе 2.5 указываются документы, приготовленные во исполнение
решений (поручений) вышестоящих правоохранительных органов (коллегии,
совещания, приказов и указаний, планов).
Руководитель территориального органа ФМС России
"__" __________ 2010 г.
______________________ Ф.И.О.
Образец формы отчета
Приложение N 27
к п. 85 Инструкции
по делопроизводству
в системе ФМС России
______________________________________________
(наименование субъекта контроля)
Начальнику ______________________
_________________________________
КАРТОЧКА-УВЕДОМЛЕНИЕ
___________________________________________________________________________
(Ф.И.О. сотрудника, контролирующего исполнение служебного документа
или поручения)
Тел. ____________
Направляется в порядке напоминания и упреждающего контроля перечень
поручений, подлежащих реализации с ___________ по __________ 20__ г.
|
Наименование документа
|
Номер пункта документа
|
Срок исполнения
|
Образец карточки-уведомления
Приложение N 28
к пп. 87, 88, 89 Инструкции
по делопроизводству
в системе ФМС России
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов, находящихся в деле N _____ том N _____
за 201_ год
|
Порядковый номер
|
Номер документа и дата
|
Номер экземпляра
|
Вид и краткое содержание документа, откуда поступил, кто подготовил
|
Номера листов
|
Отметка об изъятии документа из дела и его местонахождение
|
|
|
входящего
|
подготовленного (исходящего)
|
|||||
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
Всего в опись внесено ______________ документов, на _______________ листах,
(прописью)
_______ листов из дела изъято, взамен их подшито __________________________
(прописью и цифрами)
справок-заместителей.
Опись составил:
___________________________________________________________________________
(должность, ф.и.о. сотрудника,
___________________________________________________________________________
составившего опись, его подпись с указанием даты)
Образец внутренней описи
Приложение N 29
к пп. 87, 88, 89 Инструкции
по делопроизводству
в системе ФМС России
ФЕДЕРАЛЬНАЯ МИГРАЦИОННАЯ СЛУЖБА
=================================
Управление ФМС России по Московской области
-------------------------------------------
96
ДЕЛО N --
том 1
Переписка с федеральными органами государственной власти,
---------------------------------------------------------
министерствами и ведомствами по вопросам реализации
---------------------------------------------------------
законодательства о гражданстве Российской Федерации
---------------------------------------------------------
апреля
Начато "__" ------ 2010 г.
Окончено "__" ____________ 201_ г.
В _________ томах
10 лет
Срок хранения ------
Ст. 281
Пр. 017
Образец обложки номенклатурного дела
Приложение N 30
к пп. 87, 88, 89 Инструкции
по делопроизводству
в системе ФМС России
Заверительный лист номенклатурного дела В настоящем деле прошито , пронумеровано и опечатано печатью N _________ двести пятьдесят листов (250) и двенадцать (12) листов внутренней описи. Старший специалист 1 разряда __________________________ И.А. Петрова
Образец заверительного листа
Приложение N 31
к пп. 87, 88, 89 Инструкции
по делопроизводству
в системе ФМС России
Карточка учета выдачи дел
___________________________________________________________________________
(вид носителя сведений, его краткое содержание, реквизиты -
регистрационный номер и дата,
___________________________________________________________________________
гриф секретности, номер экземпляра (тома),
количество листов, метров и т.д.)
|
Дата выдачи
|
Кому выдан (подразделение, фамилия исполнителя)
|
Номера листов документов (дела), с которыми ознакомился исполнитель
|
Расписка в получении или ознакомлении, дата
|
Расписка в обратном приеме, дата
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
Образец карточки учета выдачи дел
Приложение N 32
к пп. 87, 89 Инструкции
по делопроизводству
в системе ФМС России
СПРАВКА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ
Подшитый в дело N __________ том N ______________ на ___________ листах
___________________________________________________________________________
(наименование документа: справка, доклад, письмо и т.д.
и гриф его секретности)
учтенный за _______________ N _______________ "__" _________________201_ г.
"__" _____________________ 201_ г., имеющий гриф секретности ______________
__________________________, из данного дела изъят и:
а) подшит в дело N ___________ том N __________ листы _________________
за 201_ г.;
б) направлен ____________________________ "__" ________________ 201_ г.
(кому)
при исх. N ______________, копия которого подшита в дело N ________________
том N __________, лист ____________________;
в) выдан во временное пользование _____________________________________
___________________________________________________________________________
(кому и по какому учетному документу)
г) уничтожен __________________________________________________________
(номер акта и дата)
Основание: ____________________________________________________________
(кто разрешил изъятие документа, фамилия, должность
и его подпись)
Документ из дела изъял:
_______________________ _______________
(ф.и.о.) (подпись)
"__" __________ 201_ г.
Документ принял на ____________________________________________________
(отправку, подшивку в другое дело, передачу
исполнителю)
_______________________ _______________
(ф.и.о.) (подпись)
"__" __________ 201_ г.
Образец справки-заместителя
Приложение N 33
к п. 91 Инструкции
по делопроизводству
в системе ФМС России
УТВЕРЖДАЮ
_________________________________
_________________________________
"__" _____________ 201_ г.
АКТ N _______
о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
______________________________________
(наименование подразделения)
На основании __________________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов
с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение документы:
|
N п/п
|
Заголовок дела или групповой заголовок дел
|
Дата дела или крайние даты дел
|
Номер описи
|
Индекс дела по номенклатуре или N дела по описи
|
Количество дел
|
Сроки хранения дела и номера статей по перечню
|
Примечание
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
Итого _______________________________ дел за _________________________ годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за ___________ годы утверждены, а по личному
составу согласованы с ЭПК _________________________________________________
(наименование архивного учреждения)
(протокол от _______________________________ N ___________________)
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу
ценности документов Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК)
от _____________ N ___________
Документы в количестве _______________________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
весом _______________________ кг сданы в __________________________________
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от ______________ N __________
Наименование должности работника
федерального органа исполнительной
власти, сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности работника
архива (службы ДОУ), внесшего
изменения в учетные документы Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат A4 (210 x 297 мм)
Форма акта о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
Приложение N 34
к п. 91 Инструкции
по делопроизводству
в системе ФМС России
УТВЕРЖДАЮ
_________________________________
_________________________________
"__" _____________ 201_ г.
АКТ N _______
об уничтожении дел ______________________________
(наименование подразделения)
Комиссия в составе ________________________________________________________
(должности, фамилии и инициалы председателя
и членов комиссии)
руководствуясь перечнем документальных материалов и сроками их хранения,
___________________________________________________________________________
(наименование перечня, дата и номер приказа, которым он утвержден)
отобрала к уничтожению утратившие практическое значение и не имеющие
научной и исторической ценности следующие дела фонда N ___________________:
|
Порядковый номер
|
Инвентарный номер дела по журналу учета законченных производством дел
|
Наименование и номер дела по номенклатуре
|
Номер описи (номенклатуры)
|
Количество листов в томе
|
Количество дел (прописью)
|
Срок хранения и номера по перечню
|
Крайние даты документов в деле
|
Примечание
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
Всего подлежит уничтожению ___________________________________ наименований
(прописью)
дел в _______________ томах.
(прописью)
Описи дел постоянного хранения за _________________ годы утверждены, а по
личному составу согласованы с ЭПК Федерального государственного архива
Протокол заседания от "__" ________ 20__ г. N ____
___________________________________________________________________________
(наименование должностного лица, проводившего экспертизу
ценности документов)
Записи акта с учетными данными сверены:
Председатель комиссии __________________________________
(подпись)
Члены комиссии _____________________________________
(подпись)
_____________________________________
(подпись)
После утверждения акта перечисленные дела перед уничтожением сверили с
записями в акте и полностью уничтожили путем
_________________________ "__" _____________ 20__ г.
Председатель комиссии ____________________________________
(подпись)
Члены комиссии ____________________________________
(подпись)
____________________________________
(подпись)
Отметки в журналах (карточках) учета об уничтожении дел произвел __________
___________________________________________________________________________
(должность, ф.и.о., подпись)
"__" ___________ 20__ г.
Примечания:
1. По данному акту уничтожаются журналы учета. Номера журналов
указываются в графе 2.
2. Если из уничтожаемых дел изымаются отдельные документы, то об этом в
настоящем акте перед словами "Всего подлежит уничтожению" делается
соответствующая отметка с указанием номеров дел и листов, в которые они
вновь подшиты.
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК) ________________________________________
от _________________________ N ___________________________
Образец акта об уничтожении дел
Приложение N 35
к п. 91 Инструкции
по делопроизводству
в системе ФМС России
УТВЕРЖДАЮ
_________________________________
_________________________________
"__" _____________ 201_ г.
АКТ N _______
об уничтожении правовых актов (копий) и изданий
_______________________________________________
(наименование подразделения)
Комиссия в составе_________________________________________________________
(должности, фамилии и инициалы председателя
и членов комиссии)
руководствуясь перечнем документальных материалов и сроками их хранения,
___________________________________________________________________________
(наименование перечня, дата и номер приказа, которым он утвержден)
отобрала к уничтожению утратившие практическое значение и не имеющие
научной и исторической ценности следующие правовые акты, издания, а также
их лишние экземпляры:
|
Порядковый номер
|
Номер и дата правового акта (издания)
|
Кем (где) издан
|
Наименование
|
Количество экземпляров
|
Номера экземпляров
|
Количество листов в каждом экземпляре
|
Всего листов (прописью)
|
Порядковый учетный номер по журналам учета
|
Примечание
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
Всего подлежит уничтожению ____________________ наименований правовых актов
(прописью)
в ________________ экземплярах и _____________________ наименований изданий
(прописью) (прописью)
в ______________ экземплярах.
(прописью)
Протокол заседания экспертной комиссии N ____ от "__" ________ 201_ г.
Записи акта с учетными данными сверены:
Председатель комиссии __________________________________
(подпись)
Члены комиссии __________________________________
(подпись)
__________________________________
(подпись)
После утверждения акта перечисленные правовые акты и издания перед
уничтожением сверили с записями в акте и полностью уничтожили путем
_______________________ "__" _____________ 201_ г.
Председатель комиссии __________________________________
(подпись)
Члены комиссии _____________________________________
(подпись)
_____________________________________
(подпись)
Отметки в журналах (карточках) учета об уничтожении правовых актов и
изданий произвел _________________________________
(должность, ф.и.о., подпись)
"__" _______________ 201_ г.
Образец акта об уничтожении правовых актов и изданий
Приложение N 36
к пп. 88, 89 Инструкции
по делопроизводству
в системе ФМС России
ФЕДЕРАЛЬНАЯ МИГРАЦИОННАЯ СЛУЖБА
Правовое управление
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
___________ N ______
____________________
(место составления)
На ____ год
|
Индекс дела
|
Заголовок дела (тома, частей)
|
Кол-во дел (томов, частей)
|
Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню
|
Примечание
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
|
Название раздела
|
||||
Наименование должности руководителя
структурного подразделения Подпись Расшифровка
подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Наименование должности
руководителя службы ДОУ Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Заведующий архивом
(лицо, ответственное за архив) Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в ____ году в
структурном подразделении
|
По срокам хранения
|
Всего
|
В том числе:
|
|
|
переходящих
|
с отметкой "ЭПК"
|
||
|
1
|
2
|
3
|
4
|
|
Постоянного
|
|||
|
Временного (свыше 10 лет)
|
|||
|
Временного (до 10 лет включительно)
|
|||
|
ИТОГО:
|
|||
Наименование должности ответственного
за делопроизводство Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в службу ДОУ.
Наименование должности передавшего
сведения Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Форма номенклатуры дел структурного подразделения
Приложение N 37
к пп. 88, 89 Инструкции
по делопроизводству
в системе ФМС России
ФЕДЕРАЛЬНАЯ МИГРАЦИОННАЯ СЛУЖБА
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ УТВЕРЖДАЮ
________ N ________ Директор ФМС России
___________________
(место составления)
На ____ год подпись расшифровка подписи
Дата
|
Индекс дела
|
Заголовок дела (тома, частей)
|
Кол-во дел (томов, частей)
|
Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню
|
Примечание
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
|
Название раздела
|
||||
Наименование должности руководителя службы ДОУ федерального органа исполнительной власти Подпись Расшифровка подписи Дата Виза зав. архивом (лица, ответственного за архив) СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК) Протокол ЭПК федерального архива от ___________ N ______ от _______________ N ___________ Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в ____ году в федеральном органе исполнительной власти
|
По срокам хранения
|
Всего
|
В том числе:
|
|
|
переходящих
|
с отметкой "ЭПК"
|
||
|
1
|
2
|
3
|
4
|
|
Постоянного
|
|||
|
Временного (свыше 10 лет)
|
|||
|
Временного (до 10 лет включительно)
|
|||
|
ИТОГО:
|
|||
Наименование должности руководителя
службы ДОУ Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в архив
Наименование должности передавшего
сведения Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Форма номенклатуры дел
Приложение N 38
к п. 89, 90 Инструкции
по делопроизводству
в системе ФМС России
ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ, УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ ДЕЛ
При формировании дел в структурных подразделениях ФМС России необходимо соблюдать следующие правила:
помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре;
помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
помещать приложения вместе с основными документами;
группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;
помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и др. реквизиты);
не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);
по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: "Т. 1", "Т. 2" и т.д.
Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума.
Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.
Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.
Документы коллегий группируются в два дела: а) протоколы и решения коллегии; б) документы к заседаниям коллегии.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.
Документы к заседаниям группируются в отдельное дело, так же, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц.
Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов.
Положения, уставы, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
При формировании приказов по личному составу формируются в отдельные дела приказы по личному составу по различным вопросам, в соответствии со сроками хранения. Например, приказы о приеме, перемещении, увольнении работников формируются отдельно от приказов по другим вопросам (командировкам и т.д.).
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросам работы федерального органа исполнительной власти, его подразделений или подведомственных организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел федерального органа исполнительной власти, отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера.
Дела со дня их заведения до передачи в архив федерального органа исполнительной власти или на уничтожение хранятся по месту их формирования.
Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.
В каждом структурном подразделении выделяются сотрудники, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела (как правило, это сотрудники, ответственные за делопроизводство). Руководители подразделений и указанные сотрудники обеспечивают сохранность документов и дел.
Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:
создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;
размещение дел;
проверка наличия и состояния документов и дел;
соблюдение порядка выдачи дел.
Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.
Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела - соответствующую папку на полке.
Дела документального фонда федерального органа исполнительной власти, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически, как правило, перед передачей в архив федерального органа, проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.
Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, руководителя Службы делопроизводства, при реорганизации и ликвидации федерального органа исполнительной власти или его структурного подразделения.
Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.
В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.
Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя службы делопроизводства. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.
Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства, по актам.
Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в структурном подразделении, временно требуются сотруднику, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель, с указанием - когда, кому и на какой срок выдан документ.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
Приложение N 39
к п. 90 Инструкции
по делопроизводству
в системе ФМС России
___________________________________________________________________________
(ФМС России)
___________________________________________________________________________
(Наименование структурного подразделения)
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности руководителя
структурного подразделения
Подпись Расшифровка подписи
Дата
ОПИСЬ N ___________
___________________________________________________________________________
|
N п/п
|
Индекс дела (тома, части)
|
Заголовок дела (тома, части)
|
Крайние даты дела (тома, части)
|
Количество листов в деле (тома, части)
|
Срок хранения (тома, части)
|
Примечание
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
|
Название раздела
|
||||||
В данную опись внесено _____________________________ дел с N ______________
(цифрами и прописью)
по N __________________, в том числе:
литерные номера: __________________________________________________________
пропущенные номера: _______________________________________________________
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Наименование должности руководителя Протокол ЭК структурного
службы делопроизводства подразделения
Подпись Расшифровка подписи от ___________ N _______
Дата
Передал _______________________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
и ________________________ регистрационно-контрольных картотек к документам
(цифрами и прописью)
Наименование должности сотрудника
структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи
Дата
Принял ___________________________________ дел и __________________________
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
регистрационно-контрольных картотек к документам.
Наименование должности работника
архива федерального органа
исполнительной власти Подпись Расшифровка подписи
Дата
--------------------------------
Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.
Формат A4 (210 x 297 мм)
Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет)
хранения и по личному составу структурного подразделения
Приложение N 40
к п. 90 Инструкции
по делопроизводству
в системе ФМС России
ПОРЯДОК
СОСТАВЛЕНИЯ ОПИСЕЙ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО, ВРЕМЕННОГО
(СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ И ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
В структурных подразделениях ФМС России на дела постоянного хранения составляются ежегодно под методическим руководством Центрального архива ФМС России. По этим описям документы сдаются в Центральный архив ФМС России.
Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Основой составления описей дел является номенклатура дел.
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел ФМС России, которую готовит Центральный архив ФМС России и по которой он сдает дела на государственное хранение.
Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме и представляются в Центральный архив ФМС России не ранее одного года и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве, сформированные в соответствии с номенклатурой дел.
В описях дел указывается полное действительное (без сокращений) наименование структурного подразделения, которое вело дела и закончило их делопроизводством. В случаях, когда структурное подразделение в течение периода, за который вносятся дела в опись, было переименовано (преобразовано), под прежним наименованием пишется его новое наименование.
Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы:
порядковый номер дела (тома, части) по описи;
индекс дела (тома, части);
заголовок дела (тома, части);
дата дела (тома, части);
количество листов в деле (томе, части);
срок хранения дела.
Перед внесением заголовков дел в описи проверяется качество формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений установленных правил формирования и оформления дел они устраняются.
При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносятся в опись под самостоятельным номером);
порядок нумерации дел в описи - валовый;
порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи пишется наименование только первого тома, а наименования всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами "То же". Если же наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью. При внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово "Последний".
В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал не менее 1 см.
Графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п.
В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).
Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем Службы делопроизводства и утверждается руководителем структурного подразделения. Опись дел до ее утверждения должна быть согласована с ЭК.
Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив федерального органа исполнительной власти, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. При наличии в структурном подразделении ЭК опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в ЭК для рассмотрения и согласования.
Приложение N 41
к п. 90 Инструкции
по делопроизводству
в системе ФМС России
ПРАВИЛА
ОФОРМЛЕНИЯ ДЕЛ И ПОДГОТОВКА ИХ К ПЕРЕДАЧЕ
НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ
Обложка (титульный лист) дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. Надписи на обложках дел (томов) следует выполнять чернилами, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским способом, то надписи на нем можно печатать. Титульный лист рекомендуется наклеивать с накладкой клея на всю поверхность листа с тем, чтобы под ним не образовывалось пустот.
На обложке дела указываются реквизиты: наименование ФМС России (фондообразователя) и структурного подразделения, делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела и номер статьи по перечню; архивный шифр дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке (титульном листе) дела, оформляются следующим образом:
наименование федерального органа исполнительной власти - указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования. В случаях, когда в течение года, за который готовятся дела, федеральный орган исполнительной власти был переименован (преобразован) и это не вызвало возникновения нового фондообразователя, под старым его наименованием пишется и новое наименование;
наименование структурного подразделения - записывается его название в соответствии с утвержденной структурой;
делопроизводственный номер (индекс) дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел; если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого дела, а на последующих томах - номер очередного тома, на последнем томе после его номера добавляется слово "последний";
заголовок (наименование) дела - переносится из номенклатуры дел, согласованной с ЦЭК ФМС России (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера приказов, протоколов и др.). Заголовок дела должен быть кратким и в то же время полно раскрывать содержание подшитых в дело документов. В заголовке указываются виды имеющихся в деле документов, их автор и по какому они вопросу. Если наименование дела не раскрывает содержание подшитых в нем документов ("Разная переписка", "Переписка по общим вопросам" и т.п.), составляется новое наименование, отражающее содержание подшитых в деле документов, и обложка дела переоформляется. Если делу нельзя дать одно общее краткое наименование, то заголовок составляется путем обобщения сходных документов или перечисления наиболее важных;
дата дела - указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число (двумя цифрами) и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строчки делается об этом запись: "В деле имеются документы за ... год(ы)". Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.
Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (приказы, распоряжения, акты и т.п.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа.
Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола.
Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине, или запись об этом сотрудника кадровой службы.
Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.
Количество пронумерованных в деле листов проставляется с листа - заверителя дела.
Реквизит "Срок хранения дела и номер статьи перечня" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности федерального органа, с указанием сроков хранения (при введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи зачеркиваются, а сверху или рядом пишутся новые данные). На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".
Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве федерального органа исполнительной власти чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЦЭК ФМС России (до этого он проставляется карандашом).
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
Наименования фондообразователя и подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.
Правильность оформления обложки дела удостоверяется подписью лица, ответственного за ведение делопроизводства.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме чистых, листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами, валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с 1-го. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.
Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Сложенный лист большого формата (формата A3, A2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа".
Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "Лист 7 - карта-склейка из 10 листов".
Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи, графика и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в конверты.
Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись, или опись составляется заново.
При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.
Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, с целью учета и более быстрого нахождения документов в деле. Во внутреннюю опись помимо документов, подшитых в дело, должны быть внесены и все приложения, относящиеся к нему.
Листы внутренней описи подшиваются в начале дела. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов, приложений к делу и количество листов внутренней описи.
При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и др.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляется новая итоговая запись.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи и при необходимости скрепляется печатью.
Документы в делах постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и по личному составу подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.
Указания по исполнению документа руководства, визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся, и в таком порядке подшиваются в дело.
При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.
Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается и формируются новые дела, исходя из сроков хранения документов. При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном порядке.
Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229 x 324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.
Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона. Для обложек дел, сдаваемых на государственное хранение, применяется бескислотный картон.
Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, тома перед прошивкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур.
При оформлении дел применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры не следует.
Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению: допускается дела хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).
Документы ФМС России являются федеральной собственностью, и после проведения экспертизы их ценности подлежат обязательной передаче в центральный архив ФМС России.
Приложение N 42
к п. 89, 90 Инструкции
по делопроизводству
в системе ФМС России
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ___________
В деле подшито и пронумеровано __________________________________ лист(ов),
(цифрами и прописью)
в том числе:
литерные номера листов
__________________________________________________________________________;
пропущенные номера листов
___________________________________________________________________________
листов внутренней описи
___________________________________________________________________________
|
Особенности физического состояния и формирования дела
|
Номера листов
|
|
1
|
2
|
Наименование должности работника Подпись Расшифровка подписи Дата
Формат A4 (210 x 297 мм)
Форма листа-заверителя дела
Приложение N 43
к пп. 31, 96 Инструкции
по делопроизводству
в системе ФМС России
ЖУРНАЛЫ УЧЕТА БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ
Журнал учета поступления бланков
|
Наименование вида бланка
|
Дата поступления
|
Дата и N сопроводительного документа
|
Наименование организации - поставщика бланков
|
Кол-во экз. бланков
|
Серия и номера гербовых бланков
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
Журнал учета выдачи бланков в структурные подразделения
|
Наименование вида гербового бланка
|
Кол-во экз. бланков
|
Серия и номера гербовых бланков
|
Наименование подразделения, Ф.И.О. получателя
|
Расписка в получении
|
Примечания
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
Приложение N 44
к п. 76 Инструкции
по делопроизводству
в системе ФМС России
ПАКЕТНО-КОНТРОЛЬНЫЙ ЖУРНАЛ
|
Наименование и номер сдаточного документа
|
Количество пакетов
|
Расписка фельдъегеря (курьера)
|
Порядковый номер пакета
|
Номера документов, указанные на пакете
|
Откуда поступил документ
|
Количество листов в документе
|
Входящий номер документа
|
Инвентарный номер документа
|
Расписка сотрудника режимно-секретного подразделения в получении документа
|
Отметка о возврате ошибочно засланных документов
|
Отметка о проверках наличия документа
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
12
|
Примечания:
1. Дата регистрации пакетов проставляется в начале каждого дня.
2. В графе 4 номеруются по порядку полученные пакеты, а не документы. Число их ежедневно должно соответствовать итогу в графе 2.
3. В графе 11 делается отметка о возврате документа за его входящим номером.
Приложение N 45
к п. 78 Инструкции
по делопроизводству
в системе ФМС России
ЖУРНАЛ
учета входящих несекретных документов
|
Порядковый (входящий) номер, пометка ограничения в доступе
|
Номер и дата поступившего документа
|
Откуда поступил
|
Вид и краткое содержание
|
Количество листов и номера экземпляров
|
Резолюция
|
Исполнитель, расписка и дата
|
Каким номером исполнен доку мент
|
Расписка в получении документа от исполнителя и дата
|
Номер дела и тома, в которые подшит документ, и номера листов. Номер и дата акта об уничтожении
|
Отметки о проверке наличия документов
|
Примечание
|
||
|
основного документа
|
приложения
|
основного документа
|
приложения
|
||||||||||
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
12
|
13
|
14
|
Примечания:
1. Дата регистрации документов проставляется в начале каждого дня.
2. Если приложение берется на инвентарный учет, то его инвентарный номер проставляется в графе 12.
3. Графа 13 заполняется при проведении годовых проверок наличия документов, содержащих служебные сведения ограниченного распространения.
Приложение N 46
к п. 78 Инструкции
по делопроизводству
в системе ФМС России
ЖУРНАЛ
учета пакетов
|
Номер и дата реестра (расписки, разносной книги), количество пакетов
|
Номера пакетов по порядку и их гриф секретности
|
Номера документов, указанные на пакете
|
Расписка фельдъегеря (курьера), доставившего корреспонденцию, с указанием даты и времени
|
Расписка сотрудника режимно-секретного подразделения с указанием даты и времени получения пакетов
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
Приложение N 47
к п. 78 Инструкции
по делопроизводству
в системе ФМС России
ЖУРНАЛ
учета факсограмм
|
N п/п
|
Дата и время поступления (отправки) факсограммы
|
Корреспондент отправки (получения)
|
Количество листов факсограммы
|
Краткое содержание факсограммы
|
Должность, инициалы и фамилия сотрудника, принявшего (отправившего) факсограмму
|
Фамилия исполнителя и руководителя, подписавшего (получившего) факсограмму
|
Примечание
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
Приложение N 48
к п. 80, 81 Инструкции
по делопроизводству
в системе ФМС России
ЖУРНАЛ
учета подготовленных несекретных документов
|
Порядковый номер, пометка ограничения в доступе
|
Вид и краткое содер жание документа
|
Подразде ление и фамилия исполнителя
|
Кем подписан документ
|
Номер и дата исполненного входящего документа
|
Количество листов
|
Расписка в получении документа для отправки и дата
|
Отправлено документов
|
Номер реестра (расписка) или порядковый номер по разносной книге
|
Номер дела и тома, в которые подшит документ, номера листов
|
Расписка о проверке наличия документов и дата
|
Номер и дата акта об уничтожении документа
|
Примечание
|
||
|
основного документа
|
приложения
|
куда и кому
|
номера экземпляров
|
|||||||||||
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
12
|
13
|
14
|
15
|
Примечания:
1. Дата регистрации документов проставляется в начале каждого дня.
2. Графа 13 заполняется при проведении годовых проверок наличия документов, содержащих служебные сведения ограниченного распространения.
Приложение N 49
к п. 84 Инструкции
по делопроизводству
в системе ФМС России
ЖУРНАЛ
учета несекретных изданий
|
Порядковый номер
|
Наименование издания
|
Издано или поступило
|
Распределение
|
Возврат
|
Уничтожено
|
Примечание
|
||||||||
|
откуда поступило или кем издано
|
вх. N сопроводительного письма (номер наряда и дата)
|
количество экземпляров
|
номера экземпляров
|
куда и кому направлено
|
номер исходящего письма и дата (N дела, в котором подшит указатель рассылки)
|
количество экземпляров
|
номера экземпляров
|
входящий номер сопроводительного письма и дата
|
количество экземпляров
|
количество экземпляров
|
номер и дата акта
|
|||
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
12
|
13
|
14
|
15
|
Приложение N 50
к п. 84 Инструкции
по делопроизводству
в системе ФМС России
ЖУРНАЛ
инвентарного учета несекретных сброшюрованных материалов
|
Порядковый номер
|
Дата регистрации
|
Наименование документа
|
Откуда поступил или каким подразделением составлен
|
Входящий номер сопроводительного письма и дата или регистрационные номера, вошедшие в документ
|
Количество экземпляров
|
Номер экземпляра
|
Количество листов в документе
|
Отправлено
|
Номер акта об уничтожении и дата
|
Примечание
|
|
|
куда, кому
|
исходящий номер сопроводительного письма
|
||||||||||
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
12
|
Приложение N 51
к п. 64 Инструкции
по делопроизводству
в системе ФМС России
ЖУРНАЛ
учета несекретных правовых актов
|
Порядковый номер
|
Номер и дата правового акта
|
Краткое содержание
|
Кем издан, номер и дата сопроводительного письма
|
Количество полученных или размноженных экземпляров (выписок)
|
Количество листов в экземпляре
|
Данные о рассылке
|
Номер дела, куда подшит подлинник правового акта, и номера листов
|
Отметка о проверке
|
Номер и дата акта об уничтожении правового акта
|
Примечание
|
||
|
куда отправлен
|
номер и дата реестра или порядковый номер по разносной книге и дата, номер и дата сопроводительного письма
|
количество экземпляров
|
||||||||||
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
12
|
13
|
Примечание:
Графа 11 заполняется при проведении годовых проверок наличия документов, содержащих служебные сведения ограниченного распространения.
Приложение N 52
к п. 87 Инструкции
по делопроизводству
в системе ФМС России
УТВЕРЖДАЮ
Начальник УФМС
по Московской области
полковник милиции
А.О. Иванов
"__" ________ 2010 г.
НОМЕНКЛАТУРА
совершенно секретных, секретных и несекретных дел
и журналов УФМС России по Московской области на 2010 год
|
индекс подразд
|
п/п
|
Структурное подразделение (направление деятельности) и наименование (заголовок) дела
|
гриф секретности
|
Фамилия лиц, кому предоставлено право пользоваться делом
|
Номер тома
|
заведения дела (тома)
|
окончания дела (тома)
|
Количество листов
|
Срок хранения и статьи по перечню (приказ N 615 от 19.02.96)
|
Где хранится, фамилия ответственного за сохранность
|
Расписка и дата
|
Расписка лица, оформляющего закрытие дела
|
Инвентарный номер по журналу (форма N 43-а)
|
Примечание
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
12
|
13
|
14
|
15
|
Итоговая запись о категории и количестве дел, заведенных
в 2007 году
|
в том числе
|
|||
|
по срокам хранения
|
всего
|
переходящих
|
с отметкой ЭПК
|
|
постоянного хранения
|
|||
|
Временного хранения (свыше 10 лет)
|
|||
|
Временного хранения (10 лет включительно)
|
|||
|
ВСЕГО:
|
|||
Начальник службы ДОУ капитан милиции А.И. Жукова "__" ___________ 2010 г.
Приложение N 53
к п. 80 Инструкции
по делопроизводству
в системе ФМС России
Журнал
учета законченных производством дел
_______________________________________________________
(наименование органа Федеральной миграционной службы)
|
Порядковый номер и гриф секретности
|
Наименование журнала или картотеки
|
Номер дела по номенклатуре
|
Номер тома журнала
|
Количество листов, карточек
|
Дата заведения
|
Дата окончания
|
Ответственный за ведение или хранение журнала или картотеки, расписка и дата
|
Срок хранения и статья по перечню
|
Отметка о движении журнала, картотеки
|
Примечание
|
|||
|
номер и дата сдаточной описи
|
архивный номер или порядковый номер по описи
|
куда, когда и за каким номером отправлен
|
номер и дата акта об уничтожении
|
||||||||||
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
12
|
13
|
14
|
Примечания:
1. Журнал переходящий.
2. Журнал регистрируется в журнале учета журналов и картотек.
Приложение N 54
к п. п. 36, 96 Инструкции
по делопроизводству
в системе ФМС России
ЖУРНАЛ
учета гербовых бланков документов
|
Порядковый номер
|
Наименование бланка
|
Количество экземпляров бланков
|
Серия бланка
|
Номер бланка
|
Должность, фамилия, инициалы сотрудника, получившего бланк
|
Расписка в получении бланка и дата
|
Расписка сотрудника подразделения делопроизводства за обратный прием бланка
|
Исходящий номер и дата документа
|
Расписка за уничтожение испорченного бланка
|
Примечание
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
Приложение N 55
к п. 95 Инструкции
по делопроизводству
в системе ФМС России
ЖУРНАЛ
УЧЕТА ЗАЯВОК НА ИЗГОТОВЛЕНИЕ ПЕЧАТЕЙ,
ШТАМПОВ, ФАКСИМИЛЕ
в _________________________________________
(подразделение системы ФМС России)
|
N п/п
|
Данные о регистрации заявки
|
Печати, штампы, факсимиле
|
Отметки о выполнении заказов и выдаче печатей, штампов, факсимиле
|
Расписка в получении подразделениями делопроизводства и режима печатей, штампов и факсимиле
|
Примечание
|
|||||
|
входящий N и дата
|
наименование структурного подразделения, от которого поступила заявка
|
наименование заказываемых печатей, штампов, факсимиле
|
количество
|
номера печатей (дубликатов печатей)
|
кем изготовлены печати, штампы, факсимиле
|
исходящий N и дата
|
||||
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
Приложение N 56
к п. 95 Инструкции
по делопроизводству
в системе ФМС России
ЖУРНАЛ УЧЕТА ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ
|
N п/п
|
Наименование печатей и штампов
|
Оттиски печатей и штампов
|
Должность и фамилия лица, у которого находится печать или штамп в пользовании или на хранении
|
Расписка в получении
|
Отметка о возвращении печатей и штампов
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
Приложение N 57
к п. 96 Инструкции
по делопроизводству
в системе ФМС России
НАРЯД N ______
на размножение (копирование, тиражирование) документов
Подразделение _____________________________________________________________
Наименование работы _______________________________________________________
(печатание, размножение, переплет и другое)
|
Регистрационный номер подлинника (оригинала) и дата
|
Гриф секретности
|
Количество листов оригинала
|
Количество требующихся экземпляров
|
Выполнение работ
|
Отметка об уничтожении бракованных листов, подписи лиц, сделавших отметку, дата
|
||
|
Количество изготовленных экземпляров
|
Количество листов в экземпляре
|
Количество бракованных листов
|
|||||
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
Руководитель подразделения службы ДОУ __________ "__" _____________ 201_ г.
(подпись)
Отметки в форме учета о дополнительно изготовленных экземплярах
(листах) произвел:
Ответственный за учет ______________________ "__" ____________ 201_ г.
(подпись)
Приложение N 58
к п. 90 Инструкции
по делопроизводству
в системе ФМС России
Федеральная миграционная служба
----------------------------------
(наименование федерального органа
исполнительной власти)
УТВЕРЖДАЮ
Начальник Управления кадрового
обеспечения ФМС России
(руководитель территориального органа)
___________________________ В.П. Скоков
"__" ________ 20__ г.
Опись N ______
|
N N н/н
|
Архивный номер дела
|
Индекс дела по номенклатуре и гриф секретности
|
Название раздела описи и заголовок дела
|
Крайние даты документов в деле
|
Количество листов в деле
|
Срок хранения <*>
|
N статьи перечня
|
Примечание
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
В данную опись внесено ______________ дел с N _____________________________
по N ________________________________ в том числе: ________________________
литерные номера: ___________________
пропущенные номера ________________
наименование должности
составителя описи подпись И.И. Федоров
"__" _________ 200_ г.
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО <**>
Руководитель службы ДОУ Протокол ЦЭК (ЭК) структурного
ФМС России Подразделения ФМС России
подпись Расшифровка от ________________ N _______
подписи
--------------------------------
<*> Графа 7 опускается в описях дел постоянного хранения.
<**> При наличии ЦЭК (ЭК) структурного подразделения.
Приложение N 59
к п. 78 Инструкции
по делопроизводству
в системе ФМС России
ЖУРНАЛ
учета журналов и картотек
|
Порядковый номер и гриф секретности
|
Наименование журнала или карточки
|
Номер тома журнала
|
Количество листов, карточек
|
Дата заведения
|
Дата окончания
|
Ответственный за ведение или хранение журнала или картотеки, расписка и дата
|
Срок хранения или статья по перечню
|
Отметка о движении журнала, карточки
|
Примечание
|
|||
|
номер и дата сдаточной описи
|
архивный номер или порядковый номер по описи
|
куда, когда и за каким номером отправлен
|
номер и дата акта об уничтожении
|
|||||||||
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
12
|
13
|
Приложение N 60
к п. 82.10 Инструкции
по делопроизводству
в системе ФМС России
РАЗВЕРСТКА N ______
на рассылку письма ФМС России в
от "__" ___________ 2015 года N ______________
Исполнитель: УД ОАД ФМС России Петров И.И.
|
N п/п
|
Наименование адресата
|
Кол-во экз.
|
N оттисков
|
Примечание
|
|
|
1.
|
1
|
||||
|
2.
|
1
|
||||
|
3.
|
1
|
||||
|
4.
|
1
|
||||
|
5.
|
1
|
||||
|
6.
|
1
|
||||
|
7.
|
1
|
||||
|
8.
|
1
|
||||
|
9.
|
1
|
||||
|
10.
|
1
|
||||
|
11.
|
1
|
||||
|
12.
|
1
|
||||
|
13.
|
1
|
||||
|
14.
|
1
|
||||
|
15.
|
1
|
||||
|
16.
|
1
|
||||
|
17.
|
1
|
||||
|
18.
|
1
|
||||
|
19.
|
1
|
||||
|
20.
|
1
|
||||
|
21.
|
1
|
||||
|
22.
|
1
|
||||
|
23.
|
1
|
||||
Приложение N 61
к п. 82.5 Инструкции
по делопроизводству
в системе ФМС России
ЖУРНАЛ
учета исходящих документов
|
Порядковый учетный номер и гриф секретности
|
Кому адресован, кем подписан
|
Вид и краткое содержание документа, учетные номера приложений
|
Количество экземпляров и
|
Количество листов в экземпляре
|
Фамилия исполнителя и наименование структурного подразделения
|
Расписка исполнителя в получении копии документа и дата
|
Расписка работника секретариата в получении копии документа от исполнителя для подшивки в дело и дата
|
Куда подшит документ
|
Номер акта об уничтожении документа и дата
|
Номер реестра, по которому отправлен документ
|
Примечание
|
|||
|
основного документа
|
приложения
|
основного документа
|
приложения
|
номер дела и тома
|
номера листов
|
|||||||||
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
12
|
13
|
14
|
15
|
Примечание: Дата регистрации документов проставляется в начале каждого дня.
