4. Организация деятельности совета директоров
4. Организация деятельности совета директоров 
4.1. Председатель совета директоров должен обеспечивать эффективную организацию деятельности совета директоров и взаимодействие его с иными органами общества.
4.1.1. Совет директоров возглавляется председателем, который призван обеспечить успешное решение советом директоров его задач. Способность председателя совета директоров надлежащим образом исполнять свои обязанности зависит не только от наличия у него соответствующих полномочий, которые должны быть максимально полно установлены внутренними документами общества, но и от его личных и профессиональных качеств. Председателем совета директоров рекомендуется назначать лицо, имеющее безупречную репутацию профессионала в сфере деятельности общества и значительный опыт работы на руководящих должностях, в честности, принципиальности, приверженности интересам общества которого отсутствуют какие-либо сомнения, и пользующееся безусловным доверием акционеров и членов совета директоров.
4.1.2. Председатель совета директоров отвечает за формирование повестки дня заседаний совета директоров, организует выработку наиболее эффективных решений по вопросам повестки дня и, при необходимости, свободное обсуждение этих вопросов, а также доброжелательную и конструктивную атмосферу проведения заседаний совета директоров. Во внутренних документах общества рекомендуется предусмотреть обязанность председателя совета директоров принимать все необходимые меры для своевременного предоставления членам совета директоров информации, необходимой для принятия решений по вопросам повестки дня, поощрять членов совета директоров к свободному выражению своих мнений по указанным вопросам и к их открытому обсуждению, брать на себя инициативу при формулировании проектов решений по рассматриваемым вопросам.
4.1.3. Председатель совета директоров должен обеспечить возможность членам совета директоров высказать свою точку зрения по обсуждаемым вопросам, способствовать поиску согласованного решения членами совета директоров в интересах акционеров. При этом он должен проявлять принципиальность и действовать в интересах общества.
4.1.4. Председателю совета директоров рекомендуется поддерживать постоянные контакты с иными органами и должностными лицами общества. Такие контакты должны иметь своей целью не только своевременное получение максимально полной и достоверной информации, необходимой для принятия советом директоров решений, но и обеспечение там, где это возможно, эффективного взаимодействия этих органов и должностных лиц между собой и с третьими лицами.
4.1.5. Председатель совета директоров должен обеспечивать эффективную работу комитетов совета директоров, принимая на себя инициативу в выдвижении членов совета директоров в состав того или иного комитета, исходя из их профессиональных и личных качеств и учитывая предложения членов совета директоров по формированию комитетов, обеспечивая в случае необходимости вынесение вопросов, рассматриваемых комитетом, на рассмотрение совета директоров в целом. Председатель совета директоров должен также принимать все необходимые организационные меры для обеспечения эффективной работы комитетов совета директоров. Председателям комитетов рекомендуется информировать председателя совета директоров о работе своих комитетов.
4.2. Заседания совета директоров рекомендуется проводить регулярно в соответствии со специально разработанным планом.
4.2.1. Совет директоров должен функционировать эффективно и рационально с тем, чтобы обеспечить оптимальный процесс принятия управленческих решений в интересах общества. Поэтому очень важно, чтобы заседания совета директоров проводились регулярно.
Заседания совета директоров рекомендуется проводить по мере необходимости, как правило, не реже одного раза в шесть недель, и в соответствии с утвержденным советом директоров планом проведения заседаний совета директоров на срок его полномочий, содержащим перечень вопросов, которые будут рассматриваться на соответствующих заседаниях. Такой перечень, который сможет изменяться и дополняться, должен формироваться с учетом мнения лиц и органов, имеющих в соответствии с законодательством и уставом общества право требовать созыва заседания совета директоров.
4.2.2. Не позднее одного месяца с даты проведения общего собрания акционеров, на котором был избран совет директоров, рекомендуется проводить первое заседание совета директоров для определения, подтверждения либо корректировки приоритетных направлений деятельности совета директоров, формирования его комитетов и избрания председателей комитетов.
4.2.3. Для обеспечения эффективности работы совета директоров рекомендуется разработать и закрепить во внутренних документах общества порядок проведения заседаний совета директоров.
4.3. В обществе должна допускаться возможность проведения заседаний совета директоров как в очной, так и в заочной формах.
4.3.1. Наилучшей формой проведения заседания совета директоров является очная форма, которая дает возможность обсуждения вопросов повестки дня членами совета директоров. Такое обсуждение возможно только в случае совместного присутствия членов совета директоров в месте проведения заседания.
В уставе общества рекомендуется закрепить положение о том, что при проведении заседаний совета директоров в очной форме учитываются письменные мнения отсутствующих членов совета директоров, но при этом голоса отсутствующих членов совета директоров, высказавших свое мнение в письменном виде, не учитываются при определение кворума на заседании совета директоров.
4.3.2. Учитывая необходимость оперативного решения вопросов, относящихся к компетенции совета директоров, в уставе или в иных внутренних документах общества рекомендуется предусмотреть возможность проведения заседаний совета директоров в заочной форме. В этом случае необходимо определить порядок и сроки направления каждому члену совета директоров бюллетеня для голосования и получения заполненного бюллетеня. При определении указанных сроков следует исходить из того, что они должны быть разумными и достаточными для получения бюллетеней и принятия решений по содержащимся в них вопросам.
4.4. Рекомендуется, чтобы форма проведения заседания совета директоров определялась с учетом важности вопросов повестки дня.
Учитывая, что только очная форма проведения заседаний совета директоров позволяет организовать обсуждение вопросов повестки дня, наиболее важные вопросы должны решаться на заседаниях, проводимых в очной форме.
По следующим вопросам рекомендуется принимать решения только на очном заседании совета директоров:
(1) утверждение приоритетных направлений деятельности и финансово-хозяйственного плана общества;
(2) созыв годового общего собрания акционеров и принятие решений, необходимых для его созыва и проведения;
(3) предварительное утверждение годового отчета общества;
(4) созыв или отказ в созыве внеочередного общего собрания акционеров;
(5) избрание и переизбрание председателя совета директоров;
(6) образование исполнительных органов общества и досрочное прекращение их полномочий, если уставом общества это отнесено к компетенции совета директоров;
(7) приостановление полномочий единоличного исполнительного органа общества и назначение временного единоличного исполнительного органа, если уставом общества образование исполнительных органов не отнесено к компетенции совета директоров;
(8) вынесение на рассмотрение общего собрания акционеров предложений о реорганизации или ликвидации общества;
(9) увеличение уставного капитала путем размещения дополнительных акций в пределах количества и категорий (типов) объявленных акций, если уставом общества это отнесено к компетенции совета директоров.
4.5. Порядок созыва и подготовки к проведению заседания совета директоров должен обеспечивать членам совета директоров возможность надлежащим образом подготовиться к его проведению.
4.5.1. Этап созыва и подготовки к проведению заседания совета директоров важен для обеспечения принятия взвешенных решений. Для этого уведомление членов совета директоров о созыве заседания совета директоров, форме проведения и повестке дня этого заседания необходимо осуществлять в срок, позволяющий им выработать позицию по вопросам повестки дня.
4.5.2. Принятие решений по вопросам повестки дня заседания совета директоров невозможно без изучения материалов, относящихся к вопросам повестки дня и необходимых для выработки позиции по этим вопросам. Поэтому одновременно с уведомлением о созыве заседания совета директоров членам совета директоров рекомендуется направлять указанные материалы. Перед обсуждением вопросов, предварительное рассмотрение которых осуществлялось комитетами совета директоров, члены совета директоров должны иметь возможность заранее ознакомиться с заключениями соответствующих комитетов.
4.5.3. Внутренними документами общества рекомендуется предусмотреть наиболее приемлемые для членов совета директоров форму уведомления о заседании совета директоров и порядок направления (предоставления) информации (в том числе посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи).
4.5.4. Если повестка дня заседания совета директоров включает вопрос о выборе генерального директора, членов правления, то рекомендуется, чтобы членам совета директоров предоставлялось письменное согласие кандидата занять соответствующую должность. При отсутствии письменного согласия рекомендуется обеспечить личное присутствие кандидата на заседании совета директоров и подтверждение им в устной форме своего согласия занять соответствующую должность, прежде чем вопрос об избрании данного кандидата будет поставлен на голосование.
4.6. Членам совета директоров следует обеспечить возможность получения всей информации, необходимой для исполнения их обязанностей.
В связи с тем, что законодательство и, в ряде случаев, внутренние документы общества возлагают на членов совета директоров определенную ответственность за принятые ими решения, очень важно, чтобы члены совета директоров получили всю необходимую информацию и имели возможность задавать вопросы исполнительным органам и должностным лицам общества и получать на них ответы.
Поэтому в обществе необходимо создать систему, обеспечивающую регулярное поступление информации членам совета директоров о наиболее важных событиях в финансово-хозяйственной деятельности общества, а также об иных событиях, затрагивающих интересы акционеров.
Кроме того, во внутренних документах общества рекомендуется предусмотреть обязанность генерального директора, членов правления и руководителей основных структурных подразделений общества своевременно предоставлять полную и достоверную информацию по вопросам повестки дня заседаний совета директоров и по запросам любого члена совета директоров, а также определить ответственность за неисполнение указанной обязанности.
Рекомендуется также предусмотреть, что информация предоставляется исполнительными органами в соответствии с установленными в обществе процедурами, в частности, если в обществе введена должность секретаря общества, - через секретаря общества.
4.7. В совете директоров создаются комитеты для предварительного рассмотрения наиболее важных вопросов, относящихся к компетенции совета директоров.
4.7.1. Необходимым условием эффективного осуществления функций совета директоров является создание комитетов совета директоров. Данные комитеты предназначены для предварительного рассмотрения наиболее важных вопросов и подготовки рекомендаций совету директоров для принятия решений по таким вопросам. Исходя из основных функций совета директоров, в уставе общества рекомендуется предусмотреть необходимость создания комитетов по стратегическому планированию, аудиту, кадрам и вознаграждениям, урегулированию корпоративных конфликтов. Совет директоров может также создавать и другие постоянно действующие или временные (для решения определенных вопросов) комитеты, какие он сочтет необходимым, в частности, комитет по управлению рисками, комитет по этике.
Создание таких комитетов, состоящих из членов совета директоров, обладающих большим опытом и знаниями в соответствующей сфере, повысит эффективность и качество работы совета директоров и, как следствие, создаст эффективные механизмы контроля за деятельностью исполнительных органов.
4.7.2. В целях упорядочения деятельности комитетов совету директоров рекомендуется утвердить внутренний документ, предусматривающий порядок их формирования и работы.
Количественный состав комитетов следует определять таким образом, чтобы он позволял проводить всестороннее обсуждение рассматриваемых вопросов с учетом различных мнений.
Поскольку участие в работе комитета требует от членов совета директоров обстоятельного рассмотрения каждого вопроса, обсуждаемого комитетом, рекомендуется ограничить возможность участия членов совета директоров в работе нескольких комитетов.
В случае необходимости к работе комитетов могут привлекаться эксперты, обладающие необходимыми профессиональными знаниями для работы в конкретном комитете.
4.7.3. Основная роль в организации деятельности комитета принадлежит его председателю, главной задачей которого является обеспечение объективности при выработке комитетом рекомендаций совету директоров. Поэтому рекомендуется, чтобы комитеты совета директоров возглавлялись членами совета директоров, не являющимися должностными лицами общества, если в Кодексе отсутствуют специальные рекомендации относительно кандидатур председателей конкретных комитетов.
4.8. Комитет по стратегическому планированию способствует повышению эффективности деятельности общества в долгосрочной перспективе.
Комитет по стратегическому планированию призван играть основную роль в определении стратегических целей деятельности общества, разработке приоритетных направлений его деятельности, выработке рекомендаций по дивидендной политике общества, оценке эффективности деятельности общества в долгосрочной перспективе и выработке рекомендаций совету директоров по корректировке существующей стратегии развития общества, исходя из необходимости увеличения эффективности деятельности общества с учетом тенденций на товарных рынках и рынках капитала, результатов деятельности общества и его конкурентов, а также других факторов.
4.9. Комитет по аудиту обеспечивает контроль совета директоров за финансово-хозяйственной деятельностью общества.
Комитет по аудиту обеспечивает фактическое участие совета директоров в осуществлении контроля за финансово-хозяйственной деятельностью общества. В своей работе комитет по аудиту исходит из того, что профессиональная осведомленность членов советов директоров в отношении финансово-хозяйственной деятельности общества необходима для того, чтобы совет директоров был в состоянии проконтролировать исполнение финансово-хозяйственного плана общества, эффективность работы системы внутреннего контроля и управления рисками общества.
Одной их важнейших функций комитета по аудиту является выработка рекомендаций совету директоров по выбору независимой аудиторской организации, а также взаимодействие с ревизионной комиссией общества и аудиторской организацией (аудитором) общества.
4.10. Комитет по кадрам и вознаграждениям способствует привлечению к управлению обществом квалифицированных специалистов и созданию необходимых стимулов для их успешной работы.
4.10.1. К функциям комитета по кадрам и вознаграждениям рекомендуется отнести:
(1) определение критериев подбора кандидатов в члены совета директоров;
(2) выработку политики общества в области вознаграждения, которая определяет принципы и критерии определения размера вознаграждения членов совета директоров, генерального директора, членов правления, управляющей организации (управляющего), руководителей основных структурных подразделений общества и иных выплат в пользу указанных лиц за счет общества (в том числе страхование жизни, здоровья, негосударственное пенсионное обеспечение), а также критерии оценки их деятельности;
(3) определение критериев подбора кандидатур генерального директора (управляющей организации, управляющего), членов правления, руководителей основных структурных подразделений общества;
(4) разработку условий договоров с генеральным директором (управляющей организацией, управляющим) и членами правления;
(5) предварительную оценку кандидатур генерального директора (управляющей организации, управляющего), членов правления;
(6) регулярную оценку деятельности генерального директора (управляющей организации, управляющего), членов правления общества и подготовку для совета директоров предложений по возможности их повторного назначения;
(7) рассмотрение и одобрение кадровой политики общества, в том числе вопросы заработной платы.
4.10.2. При определении критериев отбора кандидатур генерального директора (управляющей организации, управляющего), членов правления, руководителей основных структурных подразделений общества, а также при выработке политики в области вознаграждения необходимо учитывать круг обязанностей, требуемые вид и уровень квалификации, опыт, личные и деловые качества кандидатов, уровень оплаты труда, сложившийся в данном обществе и по отрасли в целом, а также принимать во внимание финансовое положение общества. Комитету по кадрам и вознаграждениям следует осуществлять постоянный мониторинг соответствия указанных критериев и политики в области вознаграждения, стратегии развития общества, его финансовому положению, а также ситуации на рынке труда.
При выработке предложений по определению размера вознаграждения генерального директора (управляющей организации, управляющего) или члена правления общества комитет руководствуется существующей в обществе политикой в области вознаграждения, интересами и стратегией развития общества.
4.10.3. С целью обеспечения должной объективности рекомендаций комитета по кадрам и вознаграждениям в состав этого комитета рекомендуется включать только независимых директоров. В тех случаях, когда это невозможно в силу объективных причин, комитет, по меньшей мере, должен возглавляться независимым директором и состоять из членов совета директоров, не являющихся должностными лицами общества.
4.11. Комитет по урегулированию корпоративных конфликтов способствует предотвращению и эффективному разрешению корпоративных конфликтов с участием акционеров общества.
Одним из наиболее важных условий обеспечения прав и интересов акционеров является создание в обществе механизма, позволяющего разрешать конфликты, возникающие внутри общества, а также между обществом и акционерами. Существенную роль в разрешении таких конфликтов призван играть комитет совета директоров по урегулированию корпоративных конфликтов.
Для объективной оценки корпоративного конфликта и его эффективного урегулирования в состав комитета рекомендуется включать только независимых директоров. В тех случаях, когда это невозможно в силу объективных причин, рекомендуется, чтобы комитет, по крайней мере, возглавлялся независимым директором и состоял из членов совета директоров, не являющихся должностными лицами общества.
4.12. Комитет по этике способствует соблюдению обществом этических норм и построению доверительных отношений в обществе.
Комитет по этике формулирует этические правила деятельности общества с учетом его отраслевой принадлежности. Обществу рекомендуется разработать внутренний документ, утверждаемый советом директоров и содержащий этические правила деятельности общества (далее - Правила этики).
Такие Правила должны отражать социальную ответственность общества, в частности, за соблюдение стандартов качества продукции, норм экологической безопасности, а также осознание обществом необходимости разработки и внедрения новых технологий, улучшения условий труда. Кроме того, Правила этики должны препятствовать использованию служебного положения сотрудниками общества во вред обществу и третьим лицам, в том числе путем незаконного использования конфиденциальной и инсайдерской информации. Правила этики формулируются для того, чтобы отразить основные социальные ценности общества, в том числе честность, взаимоуважение, справедливость, а также такие принципы коммерческой деятельности, как прибыльность, удовлетворение потребностей клиентов, высокое качество продукции, охрана здоровья работников, безопасность и эффективность труда. Рекомендуется, чтобы комитет по этике помогал выявлять и предупреждать нарушения закона и этических норм.
4.13. В уставе общества рекомендуется предусмотреть право акционеров требовать созыва заседания совета директоров.
Акционеры должны иметь возможность оказывать влияние на деятельность совета директоров. Обществам рекомендуется предусмотреть в уставе или во внутренних документах право акционеров инициировать рассмотрение на заседании совета директоров вопросов, которые, по их мнению, важны для общества.
В то же время совет директоров является самостоятельным органом общества, который не должен быть подвержен неоправданному влиянию со стороны других органов общества и акционеров. С учетом этого в уставе или в ином внутреннем документе общества, регламентирующем деятельность совета директоров, рекомендуется предусмотреть право требовать проведения заседания совета директоров только для акционеров, владеющих 2 и более процентами голосующих акции, и только для рассмотрения вопросов, перечень которых также следует определить в уставе общества.
4.14. Процедура определения кворума заседаний совета директоров должна обеспечивать участие неисполнительных и независимых директоров.
Кодекс предусматривает участие в совете директоров неисполнительных и независимых директоров. Обществу необходимо обеспечить реальное участие данных директоров в принятии решений советом директором. В связи с этим обществу рекомендуется таким образом урегулировать в уставе порядок определения кворума, чтобы была обеспечена возможность влияния независимых директоров на принятие решений советом директоров, особенно при принятии наиболее важных решений, оказывающих значительное влияние на деятельность общества.
4.15. Рекомендуется, чтобы при принятии решений по наиболее важным вопросам деятельности общества в заседании совета директоров участвовало квалифицированное большинство избранных членов совета директоров.
Законодательство предусматривает, что кворум для проведения заседания совета директоров определяется уставом общества, но не должен быть менее половины от числа избранных членов совета директоров. В целях обеспечения максимального учета мнения всех членов совета директоров при принятии решений по наиболее важным вопросам деятельности общества рекомендуется в уставе или в иных внутренних документах общества установить более высокие требования к кворуму. В частности, для утверждения приоритетных направлений деятельности и финансово-хозяйственного плана общества, утверждения дивидендной политики общества, вынесения на общее собрание акционеров вопросов о реорганизации или ликвидации общества, уменьшения (увеличения) уставного капитала общества, а также подготовки рекомендаций по размеру годовых дивидендов кворум должен составлять квалифицированное большинство в две трети от числа избранных членов совета директоров.
4.16. Для установления реального механизма ответственности членов совета директоров в обществе рекомендуется вести, наряду с протоколами, стенограммы заседаний совета директоров.
4.16.1. Законодательством возлагается ответственность за принятые советом директоров решения, повлекшие причинение обществу убытков, только на тех членов совета директоров, которые голосовали за принятие таких решений. Поэтому важно обеспечить ведение стенограмм заседаний совета директоров. Если в протоколах заседаний отражаются только краткие тезисы выступлений, то в стенограмме должен отражаться весь ход обсуждения вопросов с изложением предложений и аргументов, выдвигавшихся в ходе заседания каждым из членов совета директоров. Кроме того, необходимо обеспечить, чтобы вместе с протоколами и стенограммами заседаний совета директоров хранились бюллетени, принимавшие участие в голосовании по вопросам повестки дня заседаний совета директоров, а также письменные мнения членов совета директоров, отсутствовавших на заседаниях.
4.16.2. Каждому члену совета директоров должна обеспечиваться возможность получения полной информации о ходе обсуждения вопросов повестки дня на заседаниях совета директоров. Для этого следует установить процедуру, в соответствии с которой всем членам совета директоров направляются, наряду с копиями протоколов заседаний совета директоров, также стенограммы, а в случае проведения заседания в заочной форме - отчеты об итогах голосования.
