Приложение 13. Приказ Федеральной пробирной палаты от 26.03.2021 N 55 (ред. от 21.11.2022) "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральной пробирной палате и признании утратившим силу приказа Федеральной пробирной палаты от 15 февраля 2021 г. N 20"

1. При формировании дел в ФПП необходимо соблюдать следующие общие правила:

- помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел ФПП;

- помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

- помещать приложения вместе с основными документами;

- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

- включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

- помещать в дела телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;

- помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и другие реквизиты);

- не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);

- по объему дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: "Т. 1", "Т. 2" и так далее.

2. При формировании дел в структурных подразделениях ФПП необходимо учитывать следующие особенности, характерные для отдельных категорий документов:

2.1. Правовые акты, распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Документы - основания к распорядительным документам включаются в отдельное дело.

2.2. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке и по номерам.

2.3. Документы к заседаниям, совещаниям (проекты решений, справки, тезисы выступлений и др., не являющиеся приложениями к протоколам) группируются в отдельное дело (такие документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельное дело (дела), систематизируются внутри дела по хронологии и порядку номеров протоколов).

2.4. Нормативные акты, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и включаются в дело вместе с указанными документами (многостраничные приложения объемом 100 и более страниц могут выделяться в отдельный том дела).

2.5. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу и приказов по административно-хозяйственной деятельности.

2.6. Приказы по личному составу формируются в дела в соответствии со сроками хранения (например, приказы о приеме, перемещении, увольнении работников формируются отдельно от приказов по другим вопросам (отпуска, командировки и так далее).

2.7. Документы коллегии ФПП группируются в два дела:

- протоколы коллегии ФПП (располагаются в деле в хронологическом порядке по номерам);

- документы к заседаниям коллегии ФПП (документы к заседаниям группируются в отдельное дело так же, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц).

2.8. Положения, уставы, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

2.9. Ведение личных дел государственных гражданских служащих осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела".

2.10. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

2.11. Планы, отчеты, сметы группируются отдельно от расчетов к ним; планы и отчеты группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления; планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в дела по начальному году их действия; отчеты о выполнении таких планов формируются в дела по последнему году действия плана.

2.12. Переписка группируется в дела по тематике и/или по корреспондентам и систематизируется в хронологической последовательности.

2.13. Лицевые счета по заработной плате работников группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий, имен и отчеств (при наличии).

2.14. Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан и организаций по вопросам работы ФПП, ее структурных подразделений и МРУ и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

2.15. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел; в номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме. Отметка о том, что дело ведется в электронном виде, проставляется в графе "Примечание" номенклатуры дел.

2.16. Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в ЕСЭД в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

2.17. Электронные документы независимо от их объема включаются в одно электронное дело без разделения на тома.

2.18. В случае если документы дела представлены на бумажном носителе и в форме электронных документов, документы на бумажном носителе подлежат оцифровке и включению в электронное дело. В дело, которое ведется на бумажном носителе, включаются только документы, созданные (поступившие) на бумажном носителе. В номенклатуре дел электронное дело и дело на бумажном носителе отражаются как два тома, имеющие один заголовок, индекс и срок хранения.

3. Формирование и хранение дел на бумажном носителе до передачи их в архив ФПП или выделения к уничтожению осуществляется в структурных подразделениях ФПП, электронных дел - в ЕСЭД.

4. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) в твердые обложки или папки-регистраторы для обеспечения физической сохранности. Дела считается заведенным с момента включения в него первого исполненного документа.

5. В структурных подразделениях ФПП за сохранность документов и дел отвечают начальники структурных подразделений ФПП и работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях ФПП.

6. Дела размещают в служебных кабинетах или специально отведенных для этой цели помещениях на стеллажах, в шкафах, сейфах.

7. Дела для их учета и поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

8. Перед передачей дел из структурного подразделения в архив ФПП проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству по номенклатуре дел.

9. Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене начальника структурного подразделения ФПП, при смене начальника ОДПА, при реорганизации и ликвидации ФПП или его структурного подразделения.

10. Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

11. В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

12. Выдача дел другим подразделениям и работникам производится с разрешения начальника ОДПА или начальника структурного подразделения ФПП по месту хранения дела. Выдача дел во временное пользование в другое структурное подразделение ФПП подлежит учету.

13. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений ФПП на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.

14. Иным организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя ФПП. Выдача дел подтверждается актом выдачи дел во временное пользование.

15. Изъятие документов из дел постоянного и длительного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя ФПП с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.