2.12. Регистрация исходящих документов
2.12. Регистрация исходящих документов 
2.12.1. Исходящие документы, подписанные руководством ФПП, другими должностными лицами ФПП, наделенными правом подписания документов, регистрируются работниками приемных руководителя ФПП, заместителей руководителя ФПП и передаются для отправки адресатам в ОДПА.
2.12.2. Для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.
2.12.3. При передаче на регистрацию документа на бумажном носителе представляются подлинник документа, визовый экземпляр документа с проставленными визами должностных лиц (если документ согласовывался без использования ЕСЭД), распечатка листа согласования из ЕСЭД (если документ согласовывался в ЕСЭД). Электронный документ автоматически попадает на регистрацию в ЕСЭД.
2.12.4. Работники приемных руководителя ФПП, заместителей руководителя ФПП осуществляют проверку правильности оформления исходящего документа, комплектности приложений к документу (при их наличии) и соответствия количества экземпляров документа на бумажном носителе списку рассылки, уточняют у исполнителей выбранные способы отправки, а также корректность заполнения электронной регистрационной карточки документа. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю для исправления.
2.12.5. Регистрационный номер исходящего документа в ЕСЭД формируется в соответствии с приложением N 7 к Инструкции.
2.12.6. Датой исходящего документа является дата его регистрации в ЕСЭД.
2.12.7. При регистрации исходящего документа создается электронная регистрационная карточка документа.
2.12.8. В электронной регистрационной карточке исходящего документа отражаются связи с входящими документами и иными документами по данному вопросу (при наличии).
2.12.9. Регистрационный номер и дата регистрации согласно электронной регистрационной карточке документа проставляются в реквизитах бланка на подлиннике исходящего документа на бумажном носителе. К электронной регистрационной карточке исходящего документа на бумажном носителе прикрепляется электронная копия документа, которая является ее составной частью.
2.12.10. Подлинник зарегистрированного исходящего документа на бумажном носителе отправляется адресату, а визовой экземпляр (при наличии) помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел ФПП.
2.12.11. При регистрации исходящего электронного документа, подписанного электронной подписью, регистрационный номер и дата регистрации проставляются на самом электронном документе, а также в электронной регистрационной карточке исходящего документа в ЕСЭД. Электронные документы после их подписания электронной подписью и отправки адресату хранятся в ЕСЭД в электронных делах, формируемых в соответствии с номенклатурой дел ФПП. При необходимости бумажная копия исходящего электронного документа, отправленного по МЭДО через ЕСЭД, может помещаться в дело с документами на бумажных носителях в соответствии с номенклатурой дел ФПП.
2.12.12. Не сканируются и не прикрепляются к электронным регистрационным карточкам исходящих документов электронные копии следующих документов:
- с пометкой "Для служебного пользования";
- содержащие персональные данные;
- нотариально заверенные документы, а также скрепленные документы, заверенные подписью должностного лица и печатью организации (при наличии);
- неформатные и другие объемные документы (книги, журналы, бюллетени, открытки, CD-диски, flash-накопители, сброшюрованные материалы и тому подобное).
2.12.13. Вид передаваемого документа необходимо указать в соответствующем поле электронной регистрационной карточки документа в ЕСЭД.
