4.1. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ АНТИМОНОПОЛЬНОЙ СЛУЖБЫ (ФАС РОССИИ)

4.1.1. Основой построения поисковых систем по документам в центральном аппарате ФАС России является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

4.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в информационных целях.

4.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления в отдел-канцелярию Управления делами, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного структурного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

4.1.4. Регистрация документов в центральном аппарате ФАС России ведется в электронных карточках в системе электронного документооборота "LanDocs".

4.1.5. На документ, поступивший в отдел-канцелярию Управления делами, в день поступления заполняется электронная карточка.

Электронная карточка входящего документа имеет следующие обязательные реквизиты:

группа;

вид корреспондента;

корреспондент;

дата поступления;

входящий номер;

дата документа;

исходящий номер;

количество листов;

краткое содержание;

резолюция;

ответственный исполнитель;

вид контроля;

срок исполнения;

дата исполнения;

списано в дело N.

Такие же реквизиты имеет электронная карточка, заполняемая на поступившие факсограммы и документы, полученные по электронной почте.

Электронная карточка нормативного документа имеет следующие обязательные реквизиты:

группа;

вид документа;

дата поступления;

входящий номер;

дата документа;

индекс документа;

количество экземпляров;

количество листов;

краткое содержание;

резолюция;

ответственный исполнитель;

вид контроля;

срок исполнения;

дата исполнения;

списано в дело N.

4.1.6. При получении входящих документов с доклада руководству ФАС России и направлении их на исполнение в структурные подразделения в отделе-канцелярии Управления делами в электронную карточку вносятся все резолюции по данному документу. Здесь же контролируется путь прохождения документов к исполнителю.

4.1.7. Регистрация исходящих документов производится в группе исходящей корреспонденции отдела-канцелярии Управления делами в день получения документов с подписи руководства ФАС России. Документу присваивается регистрационный порядковый номер с буквенным индексом (инициалы имени и фамилии руководителя ФАС России или его заместителя, подписавшего данный документ) или цифровым индексом (индекс структурного подразделения, установленный приказом ФАС России, если документ подписал руководитель или сотрудник структурного подразделения) и проставляется дата регистрации. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.

На каждый исходящий документ заполняется электронная карточка, имеющая следующие обязательные реквизиты:

группа;

дата отправления;

индекс документа;

адресат;

дата входящего документа;

входящий номер документа;

исполнитель;

подписал;

краткое содержание;

номер бланка;

списано в дело N.

Одновременно в карточку исполненного входящего документа вносится информация об исходящем документе и дате исполнения.