МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ
ПО УПРАВЛЕНИЮ ЗАКУПОЧНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ ГОСУДАРСТВЕННЫХ
КОРПОРАЦИЙ, АКЦИОНЕРНЫХ ОБЩЕСТВ С ГОСУДАРСТВЕННЫМ УЧАСТИЕМ
И ОРГАНИЗАЦИЙ ОБОРОННО-ПРОМЫШЛЕННОГО КОМПЛЕКСА
1. Общие положения
1.1. Цели и задачи внедрения Методических рекомендаций
Целью Методических рекомендаций по управлению закупочной деятельностью государственных корпораций, акционерных обществ с государственным участием и организаций оборонно-промышленного комплекса (далее - Методические рекомендации) является достижение указанными организациями максимально возможного уровня эффективности закупочной деятельности (получение оптимального результата при минимально возможных издержках).
Управление закупочной деятельностью в соответствии с Методическими рекомендациями является частью стратегического решения организации по ее развитию, которая определяет задачи организации по улучшению результатов деятельности в области осуществления закупок и создает прочную основу для инициатив, ориентированных на устойчивое развитие организации.
Внедрение Методических рекомендаций в управление закупочной деятельностью создаст условия для минимизации рисков, связанных с получением негативных результатов в закупочной деятельности, которые могут выражаться:
а) в необоснованно высокой стоимости и (или) низком качестве закупаемых организацией товаров, работ, услуг (далее - продукция);
б) в сбоях в поставках продукции для ее потребителей;
в) в неэффективном расходовании денежных средств при осуществлении закупок продукции;
г) в неудовлетворении потребностей организации в необходимой продукции;
д) в нарушениях законодательства в сфере закупок и антимонопольного законодательства.
Проявление и воспроизводство указанных негативных результатов обусловлено, как правило, неэффективной организацией закупочной деятельности, в том числе наличием конфликта интересов у лиц, участвующих в организации закупок, недостаточным уровнем компетентности исполнителей и, как следствие, низким качеством подготовки закупочной документации (технического задания, проекта договора, критериев оценки заявок, требований к участникам конкурентных процедур и т.п.), организации и осуществления процедур по закупке продукции.
Совершенствование закупочной деятельности организации в соответствии с Методическими рекомендациями создаст условия для повышения эффективности закупок и минимизации рисков воспроизводства конфликта интересов, в том числе за счет повышения качества подготовки закупочной документации, организации и осуществления всех этапов закупочной деятельности (планирование, осуществление закупки, исполнение договора, оценка эффективности).
Решение о создании (совершенствовании) системы управления закупочной деятельностью, а также создание и сроки осуществления соответствующих мероприятий определяются стратегическим решением организации по ее развитию и являются его частью.
При разработке и внедрении системы управления закупочной деятельностью учитываются:
а) внешняя среда организации, включая требования законодательства;
б) цели функционирования и развития организации;
в) объем и номенклатура выпускаемой организацией продукции;
г) размер и структура организации.
Настоящие Методические рекомендации не предполагают единообразие в структуре системы управления закупочной деятельностью, осуществляемых полномочиях структурных подразделений и составе документации.
1.2. Процессный подход
Методическими рекомендациями предусматриваются применение "процессного подхода" при разработке, создании и повышении результативности системы управления закупочной деятельностью для достижения целей, поставленных организацией.
В основу "процессного подхода" положен менеджмент взаимосвязанных процедур и процессов, как единой системы, который способствует результативности и эффективности усилий организации в достижении намеченных результатов. Внедрение предлагаемого Методическими рекомендациями подхода в управление закупочной деятельностью позволит обеспечить управление взаимосвязями и взаимозависимостями между процессами системы таким образом, что общие результаты этой деятельности могут быть улучшены.
Методическими организациями предусматривается, что мероприятия по созданию (совершенствованию) и обеспечению функционирования системы управления закупочной деятельностью осуществляется в соответствии с "процессным подходом", предусмотренным международным стандартом ИСО 9001:2015.
1.3. Область применения
Положения настоящих Методических рекомендаций предназначены для применения на добровольной основе организациями независимо от их организационно-правовой формы, видов осуществляемой ими хозяйственной и иной деятельности, поставляемой продукции.
Организация может принимать решение о неприменении некоторых требований Методических рекомендаций, если это решение не влияет на достижение организацией целей закупочной деятельности и показателей ее эффективности, установленных в соответствии с настоящими Методическими рекомендациями.
2. Система управления закупочной деятельностью
2.1. Общие требования
Система управления закупочной деятельностью - совокупность организационно-штатной структуры организации (с распределением полномочий и ответственности подразделений и (или) должностных лиц), технических средств и материальных ресурсов, необходимых для осуществления комплекса взаимосвязанных процедур и процессов по организации и обеспечению закупочной деятельности, охватывающих все стадии закупок от планирования до исполнения договоров и оценки эффективности, а также для учета и контроля этой деятельности.
Организация должна разработать, задокументировать, внедрить и поддерживать в рабочем состоянии систему управления закупочной деятельностью, постоянно улучшать ее результативность в соответствии с требованиями настоящих Методических рекомендаций.
В ходе этой работы организация должна:
а) определять процессы, необходимые для функционирования системы управления закупочной деятельностью, и их применение во всей организации;
б) определять последовательность и взаимодействие этих процессов;
в) определять критерии и методы, необходимые для обеспечения результативности как при осуществлении указанных процессов, так и при управлении ими;
г) обеспечивать наличие ресурсов и информации, необходимых для поддержания этих процессов и их мониторинга;
д) осуществлять мониторинг процессов и измерения, где это возможно, а также анализ этих процессов;
е) принимать меры, необходимые для достижения запланированных результатов и постоянного улучшения этих процессов;
ж) осуществлять менеджмент процессов, необходимых для системы управления закупочной деятельностью, в соответствии с требованиями настоящих Методических рекомендаций.
В случае, если организация решает передать сторонним организациям выполнение некоторых процессов, она должна определить порядок управления такими процессами или обеспечить совместное управление ими в случае, если передаваемые сторонним организациям процессы влияют на результаты закупочной деятельности организации и на соответствие этих результатов установленным требованиям.
При этом вид и степень управления организацией процессами, переданными сторонним организациям, должны быть определены в системе управления закупочной деятельностью, так как ответственность за конечные результаты закупочной деятельности возлагается на саму организацию.
2.2. Элементы системы управления закупочной деятельностью
Совокупность элементов системы управления закупочной деятельностью в общем виде представлена на рисунке 1:
Рисунок 1. Элементы системы управления
закупочной деятельностью (не приводится)
2.2.1. Политика в области организации закупочной деятельности.
Политика в области организации закупочной деятельности определяется документом, устанавливающим цели осуществления закупочной деятельности и определяющим принципы, которыми руководствуется организация при ее осуществлении.
Формулируемые цели и принципы цели и принципы закупочной деятельности должны сопрягаться со стратегическими целями развития организации, с общими целями организации в сфере управления качеством, в других сферах ее деятельности и способствовать достижению организацией поставленных целей.
Наличие документа, определяющего политику в области организации закупочной деятельности и утвержденного руководством организации, является обязательным условием для совершенствования закупочной деятельности организации в соответствии с Методическими рекомендациями.
В целях минимизации рисков получения негативных результатов, в том числе в связи с недобросовестным поведением лиц, участвующих в организации закупок, политика в области закупочной деятельности должна предусматривать использование организационно-функциональных механизмов, обеспечивающих максимально возможный уровень открытости закупочной деятельности и систем управления ею, в том числе коллегиальное принятие решений по вопросам, где возможен конфликт интересов, что позволит минимизировать возможности злоупотребления отдельными сотрудниками должностным положением.
2.2.2. Управление процессами закупочной деятельности.
Принципы "процессного подхода" при управлении закупочной деятельностью (от планирования до исполнения договоров и оценки эффективности) должны быть детально документированы в документах организации. В документах организации должны быть определены:
участники закупочной деятельности и их ответственность;
результаты участников закупочной деятельности;
сроки реализации закупочной деятельности, а также процедуры контроля результата такой деятельности.
Для каждого процесса определяется (должен быть документирован) результат его реализации, а также "потребитель", использующий данный результат при реализации вмененного ему процесса.
В целях повышения эффективности закупочной деятельности, сокращения издержек, связанных с содержанием штата сотрудников и проведением закупочных процедур, повышения профессионализма лиц, осуществляющих закупочную деятельность, возможна централизация закупочной деятельности организации, а также осуществление консолидированных (совместных) закупок с другими организациями.
В целях обеспечения публичности закупочной деятельности организация должна обеспечить размещение информации о закупках не только в единой информационной системе, но также на официальном сайте организации в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" и в иных общедоступных источниках, что позволит обеспечить гласность и прозрачность закупок, а также будет способствовать расширению возможностей участия юридических и физических лиц в закупке и стимулировать такое участие.
Организационно-функциональная схема процессов закупочной деятельности в общем виде представлена на рис. 2, где цифрами обозначены следующие основные процессы:
┌ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ── ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ── ─┐
┌─────────────────────┐ ┌──────────────────┐
│ │ Подразделение по │ │ Участники рынка ││
┌──>│планированию закупок │ │ (потенциальные │
│ │ │ │ │ поставщики) ││
┌─┐ │ └─────────────────────┘ └──────────────────┘
│ ┌────────────┤1├─┘ ┌─┐ /\ │
│ └─┘ ┌────┤4├───┘
│ │ ─────────────────┐ │ └─┘ │
│ ┌──────────────────┼───────┘
│ │ │ │ │
\/ \/ │
│┌────────────────┐ ┌─┐ ┌────────┬┴┬──────────┐┌─┐ ┌──────────────────┐│
│ Структурные │<─┤3├─>│ Подраз│2│ение по ├┤5├─>│ Участники │
││ подразделения ││ └─┘ │ └─┘ │└─┘ │ конкурентных ││
│ (потребители) ││ ┌─┐ │ \/ │ │ процедур │
││ ├──┤9├─>│осуществлению закупок│ │ (поставщики) ││
└────────────────┘ └─┘ └─────────────────────┘ └──────────────────┘
│ /\ /\ │
│ │ ┌─┐
│ │ ┌┴┐ │8│ │
│ ┌─┐ │7│ └─┘
│ └──┤7├─┐ └┬┘ │
└─┘ │ │
│ │ \/ │
/\ │ ┌─────────────────────┐
│ │ │ │ Подразделение по │ ┌──────────── │
│ │ │ рассмотрению жалоб │ │ ┌┴┐
│ │ └───>│ (поставщики) │ │ │6│ │
│ │ └┬┘
│ ────────┴─────────────────────┴──────── │ │
│
│ │ │
└─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─┼─ ─ ─ ─ ─ ─ ─┘
/\ /\ │
┌┴┐ ┌┴─┐ │
│0│ │10│ <───────────┘
└┬┘ └┬─┘
┌────────┴───────┐ ┌──────────┴──────────┐
│ Руководство │ ┌──┐│ Внутренний аудит │
│ │<──┤11├┤ │
│ │ └──┘│ │
└────────────────┘ └─────────────────────┘
Рисунок 2. Организационно-функциональная схема процессов закупочной деятельности
0. Политика в области управления закупочной деятельностью (определяется руководством организации и является частью политики в области организации закупочной деятельности).
1. Планирование закупок.
2. Выбор способа осуществления закупок.
3. Подготовка закупочной документации.
4. Анализ рынка.
5. Осуществление закупки и определение победителя.
6. Обжалование действий организатора закупочных процедур.
7. Рассмотрение жалоб на действия организатора закупочных процедур.
8. Исполнение договора.
9. Отчет об исполнении договоров.
10. Внутренний аудит.
11. Предложения по корректирующим действиям (+ санкции).
2.2.2.1. Планирование закупок.
Процесс планирования закупок должен быть организован таким образом, чтобы закупочные процедуры обеспечивали своевременное удовлетворение потребностей структурных подразделений в материально-технических ресурсах с учетом бюджетных ограничений организации.
Задачами планирования закупочной деятельности является:
установление номенклатуры планируемой к закупке продукции;
определение порядка очередности проведения закупок продукции для эффективного осуществления непосредственных функций;
планирование мероприятий по расширению участия в закупках юридических и физических лиц, включая своевременное извещение таких лиц о планируемых закупках продукции, сроках и условиях проведения закупок.
В организации должен быть задокументирован процесс планирования, определены структурные подразделения, принимающие участие в этом процессе, также ожидаемые результаты их деятельности. Кроме того, организация должна обеспечить согласование процесса планирования закупок с процессом бюджетирования организации.
┌────────────────┐ ┌────────────────┐
│Согласование (3)│ │Согласование (4)│
└────────────────┘ └────────────────┘
┌────────────────┐ ┌────────────────────┐ ┌─────────────┐
│ Финансовое │<──────────────>│ Подразделение по │<─>│ Руководство │
│ подразделение │ ┌─────┐ │планированию закупок│ │ │
└───────┬────────┘ │ ┌───┤>└────────────────┬───┘ └─────────────┘
│ │ │ ┌─┘ ┌────────┴────────────┐
┌────────┴───────────┐ │ │ │ │Номенклатура, объемы,│
│Доведение бюджетных │ ┌──┴─┴─┴──────────┐│ сроки, определение │
│ лимитов (1) │ │Анализ рынка, ││ способа закупок (5) │
└────────┬───────────┘ │сведения о │└────────┬────────────┘
│ ┌────┤потребностях и их│ \/
\/ │ │стоимости, пред- │┌───────────────────┐
┌────────────────┐│┌───┤ложения по спосо-││ Подразделение по │
│ Структурные ├┘│ │бу определения ││ осуществлению │
│ подразделения │ │ ┌─┤поставщика (2) ││ закупок │
│ (потребители) │ │ │ └─────────────────┘└───────────────────┘
└────────────────┘ │ │
┌────────────────┐ │ │
│ Структурные │ │ │
│ подразделения ├─┘ │
│ (потребители) │ │
└────────────────┘ │
┌────────────────┐ │
│ Структурные │ │
│ подразделения ├───┘
│ (потребители) │
└────────────────┘
Рисунок 3. Схема процесса планирования закупок
В общем виде процесс планирования закупок представлен на рис. 3, этапы этого процесса обозначены прямоугольниками белого цвета и пронумерованы.
Каждый из этапов планирования закупочной деятельности организации должен быть задокументирован в части, касающейся описания исходного состояния, содержания работ и результата их выполнения, сроков реализации этапа, поставщиков (в том числе поставщиков информации) и потребителей.
Например, на этапе 1 "Доведение бюджетных лимитов" исходной информацией для структурных подразделений является направляемая финансовым подразделением информация о выделяемых средствах на очередной финансовый период (либо на выполнение определенной задачи), которая в то же время представляет собой результат работы финансового подразделения на предыдущем этапе по распределению лимитов между структурными подразделениями при формировании бюджета организации. Структурные подразделения на основе этой информации определяют свои потребности в материально-технических ресурсах и передает информацию о потребностях, а также об их ориентировочной стоимости и предпочтительном способе определения поставщика (как результат работы на этапе 1 и исходная информация для этапа 2) в подразделение по планированию закупок.
В этом случае финансовое подразделение является потребителем информации органа управления организацией и поставщиком результатов своей работы по распределению и доведению бюджетных лимитов для структурных подразделений, которые в свою очередь являются потребителями информации финансового подразделения и поставщиками сведений о своих потребностях для подразделения, отвечающего за организацию закупочной деятельности, и т.д.
Описание этапов работ должно также содержать порядок разрешения спорных ситуаций, возникающих между структурными подразделениями в процессе планирования, а в описании этапа согласования и утверждения плана закупок, как заключительного этапа планирования, - распределение полномочий и ответственности руководителей подразделений и организации при согласовании и утверждении плана закупок.
2.2.2.2. Выбор способа закупки.
В целях обеспечения максимально возможного уровня эффективности осуществления закупок организация должна определить требования, в соответствии с которыми для каждого вида закупаемой продукции осуществляется выбор способа ее закупки.
Критерием для выбора способа закупки является эффективность закупки как сочетание максимального результата закупки (минимальная цена, максимальное качество, минимальные риски сбоев в поставках и т.п.) и минимальных издержек, возникающих в процессе проведения закупок тем или иным способом, при условии минимизации рисков нарушения законодательства в сфере закупок и антимонопольного законодательства.
Организации необходимо документально зафиксировать выбор способа закупки (определения поставщиков), которые использует организация, а также случаи, при которых применяется тот или иной способ закупки, с обоснованием этого выбора исходя из критерия эффективности закупки.
2.2.2.3. Подготовка закупочной документации.
Качество закупочной документации во многом определяет результат закупки. Поэтому организация при подготовке закупочной документации должна предусматривать использование механизмов, снижающих риски возникновения ошибок и принятия неэффективных решений по вопросам, связанным с закупкой продукции. Одним из таких механизмов может быть коллективное принятие решений с учетом мнения заинтересованных структурных подразделений - например, по вопросам формирования технического задания, требований к поставляемой продукции и ее поставщикам, способу закупки (определения поставщиков) и т.д.
Требования к поставляемой продукции, ее поставщикам, способу закупки (определения поставщиков) могут быть определены как в процессе планирования закупок, так и при непосредственной подготовке документации.
При формировании организацией требований к поставщикам и определении предмета закупки необходимо также учитывать положения действующего законодательства во избежание рисков его нарушения. В этих целях организации необходимо предусмотреть порядок проверки документации на предмет возможных нарушений законодательства Российской Федерации.
Такую проверку может проводить структурное подразделение, отвечающее за осуществление закупок, либо структурное подразделение, специализирующееся на юридической поддержке деятельности организации.
┌────────────────┐
│Подразделение по│ ┌─────────────────────┐
│ планированию │ │Структурные ┌───────┴─────────────┐
│ закупок │ │подразделения│Структурные ┌───────┴─────────┐
└────────────────┘ │(потребители)│подразделения│ Структурные │
│ └─────────────┤(потребители)│ подразделения │
┌────────┴────────────┐ └─────────────┤ (потребители) │
│Номенклатура, объемы,│ /\ └─────────────────┘
│ сроки, определение │ ┌─────────────┘
│ способа закупок (5) │ │
└────────┬────────────┘ │
│ │
\/ │ \\
┌─────────────────┐ │ \ \
│Подразделение по │<───────────┘ \ \
│ осуществлению │ \ \
│ закупок │ ┌─────── ─────────────────────────────────┐
└─────────────────┘ │Определение требований к продукции (услугам) │
/\ │и поставщикам, формирование описания объекта │
│ │закупки (6) │
┌────────┴────────────┐ └─────────────────────────────────────────────┘
│ Согласование │
│ документации │
└────────┬────────────┘
│
\/
┌─────────────────┐
│ Руководство (7) │
└─────────────────┘
Рисунок 4. Схема процесса подготовки
закупочной документации
Организацией должна быть описана роль руководства в части согласования и утверждения закупочной документации, а также порядок разрешения спорных ситуаций, возникающих при подготовке закупочной документации между структурными подразделениями и подразделением по осуществлению закупок.
2.2.2.4. Анализ рынка.
Проведение анализа товарного рынка при подготовке к закупке соответствующих видов продукции является обязательным условием для обеспечения формирования оптимальных требований к закупаемой продукции и ее поставщикам. Организацией должны быть предусмотрены соответствующие требования в документах организации по осуществлению закупочной деятельности и функциональных обязанностях одного из ее структурных подразделений. Такой анализ должно проводить либо структурное подразделение, являющееся непосредственным потребителем продукции, либо структурное подразделение, планирующее или непосредственно осуществляющее закупку.
При этом в целях оценки объективности выводов и предполагаемых решений необходимо предусмотреть процедуру согласования результатов анализа рынка со всеми указанными структурными подразделениями независимо от того, какое из них осуществляет анализ рынка.
Анализ рынка должен проводится с учетом информации структурных подразделений потребителей продукции (например, в отношении имеющихся в их распоряжении сведений о поставщиках продукции и рыночной стоимости такой продукции), а также на основе данных, запрошенных у потенциальных поставщиков продукции.
По результатам проведенного анализа должно быть сформировано описание объекта закупки (как по номенклатуре, так и по объему), а также определены требования, предъявляемые к продукции и ее поставщикам, и начальная (максимальная) цена контракта по закупке продукции. Требования к поставщикам и формирование описания объекта закупки должны обеспечивать максимально широкий круг участников конкурентных процедур.
2.2.2.5. Осуществление закупки и определение победителя.
В целях обеспечения максимальной эффективности процесса осуществления закупок организации необходимо детально описать требования к реализуемым процедурам этого процесса с учетом особенностей, характерных для закупаемой продукции и соответствующего способа закупки (определения поставщика).
Процедуры осуществления закупок и определения победителей должны быть максимально прозрачны для всех участников процесса закупки, включая потенциальных поставщиков, а также для структурных подразделений, осуществляющих контроль и оценку эффективности функционирования системы управления закупочной деятельностью и системы менеджмента качества в целом.
Требования к организации процесса осуществления закупок и определения победителей не должны допускать возможности для возникновения и проявления конфликта интересов отдельных должностных лиц. Решение об определении победителя конкурентных процедур должно приниматься коллегиально с обеспечением его фиксации в виде записей, осуществляемых в соответствии с требованиями Методических рекомендаций (см. раздел 2.2.5).
К требованиям, снижающим риск возникновения и проявления конфликта интересов, могут относиться требования об обеспечении анонимности материалов, поданных участниками конкурентных процедур и оцениваемых закупочной комиссией при определении победителя, а также о прямом запрете на участие в такой оценке лиц, непосредственно имеющих конфликт интересов.
2.2.2.6. Обжалование действий организатора закупочных процедур.
Организации необходимо определить требования к механизму разрешения споров, возникающих при осуществлении закупок и определении победителя. Должны быть однозначно определены порядок и сроки подачи и рассмотрения жалоб на действия организатора конкурентных процедур, структурное подразделение, осуществляющее рассмотрение этих жалоб, а также процедура фиксации факта поступления жалобы и принятия в отношении нее мотивированного решения.
2.2.2.7. Исполнение договора.
Организация должна детально описать требования к процессу приемки работ по договору в части, касающейся подтверждения надлежащего качества выполненных работ (качества поставленной продукции) и соответствия сроков их выполнения срокам, установленным договором, подтверждение выполнения иных условий договора, а также порядок действий представителя заказчика при нарушении поставщиком существенных и (или) иных условий договора. Приемка работ, осуществляемая в соответствии с условиями договора, должна сопровождаться производством необходимых записей в документации организации в соответствии с требованиями Методических рекомендаций (см. раздел 2.2.5).
2.2.2.8. Внутренний аудит.
Внутренний аудит - один из наиболее важных элементов системы управления закупочной деятельностью, обеспечивающий не только контроль соответствия результатов работы каждого ее элемента, процессов и процедур требованиям Методических рекомендаций, но и формирование предложений по развитию этой системы.
Организации необходимо определить требования к системе внутреннего аудита в части его организационных особенностей, статуса аудиторов, их обязанностей, обязанностей сотрудников, участвующих в аудите, и сотрудников структурных подразделений, деятельность которых является предметом аудита, а также требования к результату внутреннего аудита (контроль соответствия действий требованиям Методических рекомендаций, определение направлений развития системы управления закупочной деятельностью).
В рамках внутреннего аудита обеспечивается проверка соответствия действий сотрудников и структурных подразделений требования, установленным в организации для осуществления закупочной деятельности.
При организации внутреннего аудита должен соблюдаться принцип независимости аудиторов от структурных подразделений, деятельность которых является предметом аудита.
2.2.3. Управление результатами процессов закупочной деятельности.
Для каждого процесса закупочной деятельности должны быть определены предполагаемые результаты его реализации, а также определены требования к таким результатам. Результаты реализации процессов, в свою очередь, должны быть оценены в показателях деятельности структурных подразделений, ответственных за их реализацию. Применяемые показатели результативности процессов должны быть объективными, верифицируемыми и актуальными, а также характеризовать деятельность отдельного сотрудника или структурного подразделения.
В случае если результат процесса не достигнут, либо достигнут не в полной мере, ответственным за его реализацию структурным подразделением должны быть осуществлены корректирующие действия во избежание воспроизводства негативной практики, а также предложены направления совершенствования деятельности.
2.2.4. Механизмы контроля.
В целях эффективной реализации процессов в систему управления закупочной деятельностью должны быть внедрены механизмы контроля, позволяющие осуществлять оценку результативности задействованных в закупочной деятельности структурных подразделений, а также выявлять несоответствие действий этих структурных подразделений требованиям политики в области организации закупочной деятельности и иных руководящих документов.
В целях создания наиболее эффективной системы контроля, обеспечивающей не только контроль за функционированием системы управления закупочной деятельностью, но и подготовку предложений по ее развитию, представляется целесообразным внедрить в систему контроля закупочной деятельности два механизма:
механизм разрешения споров, возникающих в процессе осуществления закупки и выполнения условий договора;
внутренний аудит системы менеджмента качества организации.
В функции механизма разрешения споров входит контроль за соблюдением требований и процедур, предусмотренных руководящими документами организации в сфере закупочной деятельности, ответственными за осуществление закупок структурным подразделением и коллегиальным органом (закупочной комиссией).
Данный механизм позволяет выявить на ранней стадии несоответствие результата установленным требованиям, и как следствие, минимизировать риски недостижения целей осуществляемой закупки, а также риски нарушения законодательства в сфере закупочной деятельности.
В функции внутреннего аудита системы менеджмента качества входят осуществление контроля и оценка эффективности системы управления закупочной деятельностью в целом, а также всех ее элементов и процессов.
В Методических рекомендациях необходимо предусмотреть описание организационных особенностей аудита, регламент проведения аудита и его предмет. Основным требованием к формированию организационно-функциональной структуры, осуществляющей функции аудита, является обеспечение его независимости от структурных подразделений, деятельность которых подвергается аудиту.
Предметом аудита может являться:
а) оценка функционирования системы управления закупочной деятельностью в целях определения ее эффективности для достижения целей деятельности организации;
б) оценка соответствия процессов, осуществляемых в рамках системы управления закупочной деятельностью, целям деятельности организации;
в) оценка соответствия действий структурных подразделений, осуществляющих закупочную деятельность, требованиям руководящих документов;
г) оценка эффективности мероприятий по управлению документацией и управлению записями;
д) оценка результативности деятельности структурных подразделений;
е) определение направлений развития системы менеджмента качества организации в части закупочной деятельности.
Организации необходимо определить требования к формированию отчетов аудиторов, а также предусмотреть механизм доведения результата аудита до руководства организации.
2.2.5. Управление документацией и записями.
Организации необходимо определить требования к управлению документами, регламентирующими процессы закупочной деятельности, их контроля и оценки результативности. Управление документацией и записями должно осуществляться в соответствии с требованиями раздела 7.5 стандарта ИСО 9001:2015.
Особенностью управления документацией в области закупочной деятельности является процедура разработки, согласования и утверждения конкурсной документации. Данная процедура должна быть детально регламентирована и предусматривать возможность выделения результата и ответственного за этот результат на каждом из этапов подготовки конкурсной документации.
Реализация всех процессов в части организации закупочной деятельности должна документироваться как в части фиксации фактического действия структурного подразделения, так и в части описания результата такого действия. Это обеспечивает возможность контроля действий структурных подразделений на всех этапах закупочной деятельности на предмет соответствия этих действий требованиям руководящих документов.
2.2.6. Обеспечение ресурсами и развитие инфраструктуры организации закупочной деятельности.
Организация должна определить и обеспечить наличие ресурсов, необходимых для разработки, внедрения, поддержания и постоянного улучшения системы менеджмента качества в части вопросов закупочной деятельности (в соответствии с требованиями раздела 7.1 стандарта ИСО 9001:2015), в том числе:
а) предусмотреть в организационно-штатной структуре подразделения и (или) определить должностных лиц, отвечающих за результаты внедрения системы управления закупочной деятельностью, ее функционирование и управление процессами, а также их полномочия и ресурсы для осуществления этой деятельности;
б) определить, создать и поддерживать инфраструктуру, необходимую для функционирования системы управления закупочной деятельностью.
Организация должна определить требования к инфраструктуре, используемой при осуществлении закупочной деятельности, а также определить направления ее развития. К такой инфраструктуре, помимо описанной в разделе 7.1.3 стандарта ИСО 9001:2015, может быть отнесена система электронного документооборота, а также электронные площадки, используемые для осуществления закупок.
2.2.7. Анализ и улучшения.
В целях обеспечения развития системы управления закупочной деятельностью необходимо обеспечить сбор данных и их анализ. Организацией должны быть определены действия руководства по результатам контроля и анализа данных о функционировании отдельных структурных подразделений и системы управления закупочной деятельностью в целом.
К таким действиям могут относиться:
а) поручения об осуществлении корректирующих действий (действий по устранению недостатков в работе);
б) применение инструментов стимулирования достижения результата (санкции и поощрения);
в) внесение изменений и дополнений в руководящие документы;
подготовка и реализация предложений по развитию инфраструктуры;
г) иные действия по обеспечению функционирования и развития системы управления закупочной деятельностью.
2.2.8. Обязательства руководства.
Высшее руководство должно обеспечить контроль результатов закупочной деятельности в организации, оценку эффективности всех процессов и развитие системы управления этой деятельностью.
К основным обязанностям высшего руководства относятся:
а) утверждение политики в области организации закупочной деятельности;
б) обеспечение разработки целей в области качества;
в) определение процессной модели организации закупочной деятельности;
г) применение механизмов стимулирования деятельности структурных подразделений к исполнению требований настоящих Методических рекомендаций;
д) обеспечение анализа функционирования системы менеджмента качества организации в части вопросов закупочной деятельности и осуществление действий, направленных на ее развитие;
е) создание инфраструктуры закупочной деятельности, ее обеспечение и развитие.
