VIII. Особенности работы с документами в электронном виде
VIII. Особенности работы с документами в электронном виде 
51. Документы в электронном виде создаются, обрабатываются и хранятся в информационной системе электронного документооборота.
51.1. К документам в электронном виде в центральном аппарате Агентства относятся:
документы, поступающие и отправляемые в территориальные органы Агентства и организации, подведомственные Агентству, по информационной системе электронного документооборота;
документы, поступающие на бумажных носителях и помещаемые в информационной системе электронного документооборота путем сканирования;
документы, поступившие по системе МЭДО;
внутриведомственные документы.
51.2. В Агентстве используются документы в электронном виде (без предварительного документирования на бумажном носителе) и электронные копии документов.
51.3. Состав документов в электронном виде, создаваемых в Агентстве, установлен перечнем документов Федерального агентства научных организаций, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов, согласованным в Федеральном архивном агентстве и утвержденным приказом Агентства.
51.4. Прием и отправка документов в электронном виде, поступающих по информационной системе электронного документооборота и системе МЭДО, а также электронной почте, осуществляется централизованно отделом делопроизводства без дублирования на бумажных носителях, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
Прием и отправка внутриведомственных документов в электронном виде осуществляется непосредственно делопроизводителями структурных подразделений Агентства.
Документы в электронном виде, создаваемые в Агентстве, включаются в состав документооборота на основании электронной подписи должностного лица, подписавшего документ.
51.5. Документы в электронном виде, направляемые в органы государственной власти и органы местного самоуправления, подписываются электронной подписью должностного лица Агентства в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи".
51.6. При получении и отправке документов в электронном виде в территориальные органы и организации, подведомственные Агентству, специалистом отдела делопроизводства осуществляется проверка подлинности электронной подписи документа.
При получении и отправке внутриведомственной корреспонденции проверка подлинности электронной подписи осуществляется делопроизводителем структурного подразделения Агентства-адресантом документа.
51.7. Регистрация документов в электронном виде, поступающих из территориальных органов Агентства и организаций, подведомственных Агентству, по информационной системе электронного документооборота осуществляется путем перерегистрации РКК поступившего документа из журнала "Входящая корреспонденция центрального аппарата Федерального агентства научных организаций" в журналы "Входящая корреспонденция" и "Входящая корреспонденция от подведомственных организаций".
51.8. После включения документов в электронном виде в информационной системе электронного документооборота формируются регистрационно-учетные данные о документе. В том числе его поиск, доступ к документу, контроль, хранение, использование и другие данные.
51.9. Документы, создаваемые в Агентстве и (или) поступившие в Агентство на бумажном носителе, регистрируются в информационной системе электронного документооборота с созданием в ней электронной копии такого документа.
51.10. Перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в информационной системе электронного документооборота Агентства:
|
Наименование сведений о документе
|
Характеристика информации, включаемой в регистрационно-контрольную карточку
|
|
1. Дата документа
|
Дата, указанная в отметке о поступлении
|
|
2. Регистрационный номер входящего документа
|
Номер, проставленный в отметке о поступлении
|
|
3. Дата поступления документа
|
В соответствии с датой, обозначенной в документе автором или на основании почтового штемпеля на конверте, если в документе дата отсутствует
|
|
4. Регистрационный номер документа
|
В соответствии с номером, присвоенным документу автором
|
|
5. Адресант (корреспондент)
|
Полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица отправителя документа (на основании бланка документа или в соответствии с данными, указанными в обращении гражданина)
|
|
6. Наименование региона
|
В соответствии с данными, обозначенными в документе или на основании почтового штемпеля на конверте
|
|
7. Наименование текста
|
Краткое содержание документа (заголовок к тексту)
|
|
8. Отметка о контроле
|
В соответствии с данными о постановке документа на контроль
|
|
9. Сведения об электронной подписи
|
Подпись должностного лица Агентства в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи" от 06.04.2011 N 63-ФЗ
|
|
10. Проверка электронной подписи
|
|
|
11. Индекс дела по номенклатуре дел
|
Индекс дела по номенклатуре дел, указывающий на место хранения документа
|
|
12. Номер реестра
|
В соответствии с данными о номере реестра учета документов
|
|
13. Сведения о переадресации документа
|
На основании данных, отражаемых в поле "Исполнители", РКК документа
|
|
14. Сведения о связанных документах
|
Наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связки
|
|
15. Количество листов основного документа
|
Количество листов основного документа
|
|
16. Отметка о наличии приложений
|
Количество приложений
|
|
17. Заголовок к тексту
|
Краткое содержание документа
|
|
18. Общее количество листов приложений
|
Общее количество листов приложений
|
|
19, Указания по исполнению документа
|
Поручение руководителя, определяющее характер исполнения документа
|
|
20. Должность фамилия и инициалы лица, подписавшего документ
|
В соответствии с реквизитом "Подпись"
|
|
21. Подразделение - ответственный исполнитель документа
|
|
|
22. Гриф ограничения доступа
|
18. Отметка о конфиденциальности ("Для служебного пользования")
|
|
23. Файлы документа в электронном виде
|
Количество файлов, имена файлов
|
51.11. Состав реквизитов РКК может быть расширен при необходимости.
51.12. Единицей учета документа в электронном виде является документ, зарегистрированный в информационной системе электронного документооборота. Документ в электронном виде, имеющий приложения, регистрируется как один документ.
51.13. Документы в электронном виде после их исполнения или отправки подлежат хранению в установленном порядке в информационной системе электронного документооборота в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе
51.14. После истечения сроков, установленных для хранения документов в электронном виде, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного руководителем Агентства.
