2.2. Порядок работы со служебными документами
2.2. Порядок работы со служебными документами 
2.2.1. Порядок работы с письменными обращениями (предложениями, заявлениями, жалобами) физических и юридических лиц и ведения делопроизводства по ним определяется законодательством Российской Федерации, Положением о порядке работы квалификационных коллегий судей, должностными регламентами работников аппарата, ответственных за ведение делопроизводства в Коллегии, а также настоящей Инструкцией.
2.2.2. Копии федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, поступивших в Коллегию, докладываются Председателю Коллегии, а затем передаются работнику аппарата, ответственному за ведение делопроизводства, для их систематизации.
Документы с пометкой "Весьма срочно" докладываются Председателю Коллегии или лицу, его замещающему, немедленно.
Ответственность за их учет, хранение в соответствии с настоящей Инструкцией несет работник аппарата, на которого возложена обязанность по ведению делопроизводства.
2.2.3. Графики и повестки заседаний Коллегии на конкретный период или перспективу подлежат учету в аппарате Коллегии.
2.2.4. Письменные обращения (предложения, заявления, жалобы) физических и юридических лиц в Коллегию и ответы на них получает и отправляет работник, на которого возложена обязанность по ведению делопроизводства в аппарате Коллегии.
Ответственность за регистрацию обращений физических и юридических лиц и ответов на них, организацию их разрешения, обеспечение сохранности возлагается на указанного работника.
2.2.5. Обращения и запросы международных организаций и граждан зарубежных государств, поступившие в Коллегию, а также корреспонденция, отправляемая в их адрес, в том числе на иностранных языках либо языках народов Российской Федерации, в установленном порядке получает и отправляет работник аппарата, на которого возложена обязанность по ведению делопроизводства.
Обращения (запросы) на иностранных языках или языках народов Российской Федерации рассматриваются после перевода текста обращения (запроса) на русский язык.
Перевод обращений (запросов) на иностранных языках или языках народов Российской Федерации, а также подготовка ответа на иностранном языке могут быть выполнены Коллегией самостоятельно либо документы могут быть направлены переводчику или в специализированное учреждение, осуществляющее перевод на иностранный язык.
2.2.6. Корреспонденция, адресованная в аппарат Коллегии или его руководителю непосредственно, а также направляемая за его подписью адресатам, получается и отправляется через работника аппарата, на которого возложена обязанность по ведению делопроизводства, регистрируется им, доводится до сведения руководителя и хранится в соответствующих нарядах.
2.2.7. Непосредственное ведение делопроизводства в аппарате Коллегии возлагается на работников, ответственных за ведение делопроизводства.
В их обязанности входят:
ежедневное получение поступившей корреспонденции в установленные сроки, регистрация ее и передача исполнителям;
проверка соответствия количества документов, фактически полученных аппаратом Коллегии, количеству документов, находящихся на исполнении или исполненных за определенный период, проверка наличия документов, находящихся на исполнении у исполнителя, еженедельное информирование руководителя о состоянии работы с документами;
регистрация документов, исходящих из аппарата Коллегии, проверка правильности их оформления, передача и отправка;
контроль за прохождением документов в аппарате Коллегии и сроками исполнения;
контроль за своевременным списанием в дела исполненных документов;
информирование руководителя аппарата либо секретаря Коллегии об исполнении и подшивке в дело документов со штампом регистрации аппарата Коллегии;
составление проекта номенклатуры дел Коллегии, формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел в процессе делопроизводства и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение;
прием и передача служебной информации по средствам факсимильной связи, установленным в аппарате Коллегии.
Работники аппарата квалификационной коллегии судей, ответственные за ведение делопроизводства, по устным (в том числе и телефонным) запросам граждан или представителей организаций могут сообщать им:
входящий регистрационный номер документа;
дату регистрации;
дату направления ответа;
информацию о продлении срока рассмотрения обращения;
исходящий номер документа.
2.2.8. В случае отсутствия работника, ответственного за ведение делопроизводства в аппарате Коллегии, его функции возлагаются на другого работника. При увольнении либо назначении руководителем аппарата или секретарем Коллегии иного лица, ответственного за ведение делопроизводства, дела передаются по акту.
2.2.9. О состоянии делопроизводства в аппарате Коллегии руководитель аппарата либо секретарь Коллегии докладывает Председателю Коллегии.
