4.1. Составление Номенклатуры дел, нарядов и производств
4.1. Составление Номенклатуры дел, нарядов и производств 
4.1.1. Номенклатура дел, нарядов и производств Суда (далее - Номенклатура) - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, нарядов и производств, книг и журналов регистрации (учета) документов, картотек, заводимых в подразделениях Суда (далее - дела, наряды и производства), с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (приложение 53).
4.1.2. Номенклатура предназначена для организации учета документов в делопроизводстве Суда, группировки исполненных документов в дела, наряды и производства, их систематизации, индексации и определения сроков хранения.
Номенклатура является основой для составления описей дел, нарядов и производств постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также учета дел, нарядов и производств временного (до 10 лет включительно) хранения.
4.1.3. При составлении Номенклатуры необходимо руководствоваться Положением об аппарате Суда, положениями о подразделениях Суда, штатным расписанием, Перечнем документов, образующихся в деятельности Суда, с указанием сроков хранения, а также номенклатурами за предшествующие годы.
4.1.4. Номенклатура состоит из разделов, наименованиями которых являются наименования подразделений Суда, расположенные в ней в соответствии со структурой Суда в установленном порядке.
Раздел Номенклатуры подразделения Суда составляется работником подразделения Суда, ответственным за ведение делопроизводства. После согласования с отделом хранения этот раздел подписывается руководителем подразделения Суда и представляется в общий отдел для формирования и подготовки Номенклатуры к утверждению.
Не реже одного раза в пять лет, если не было изменений в структуре Суда, Номенклатура согласовывается отделом хранения с Государственным архивом Российской Федерации.
4.1.5. В Номенклатуру включаются заголовки (наименования) дел, нарядов и производств, книг и журналов регистрации (учета) документов, картотек, которые заводятся в подразделениях Суда на всех документируемых участках работы подразделений Суда.
В Номенклатуру не включаются периодические издания.
4.1.6. Номенклатура в конце каждого года уточняется на основании предложений подразделений Суда, подписывается начальником Управления документооборота и делопроизводства, утверждается первым заместителем Председателя Суда и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Утвержденный экземпляр Номенклатуры является документом постоянного хранения и включается в раздел общего отдела.
Для использования в служебной деятельности изготавливается необходимое количество копий Номенклатуры.
После утверждения Номенклатуры подразделения Суда получают выписки из нее для использования в работе.
4.1.7. Графы Номенклатуры заполняются следующим образом.
В графе 1 Номенклатуры указываются индексы каждого дела, наряда и производства, включенного в Номенклатуру.
Индекс дела, наряда и производства состоит из буквенного обозначения подразделения Суда и порядкового номера заголовка дела, наряда и производства в соответствующем разделе Номенклатуры, которые разделяются чертой.
Например: "ВС-01", где "ВС" - обозначение общего отдела, "01" - порядковый номер заголовка наряда в разделе Номенклатуры.
В графу 2 Номенклатуры включаются заголовки дел, нарядов, производств (томов).
Порядок расположения заголовков дел, нарядов, производств внутри разделов и подразделов Номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, наряды и производства, и их взаимосвязью.
Вначале располагаются заголовки дел, нарядов, производств с организационно-распорядительными документами (приказы, распоряжения по Суду). При этом заголовки дел, нарядов, производств, содержащих акты Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, располагаются перед заголовками дел, нарядов, производств с приказами и распоряжениями по Суду. Затем располагаются заголовки дел, нарядов, производств, содержащих плановые и отчетные документы.
Заголовок дела, наряда, производства должен четко отражать основное содержание и состав документов.
Не допускается употребление в заголовках дел, нарядов, производств неконкретных формулировок (например, "разные материалы", "общая переписка"), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.
В заголовках нарядов, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела, наряда, производства употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются наименования основных видов документов, сгруппированных в дела, наряды, производства (планы, доклады, справки, заявления, отчеты и т.д.).
Например: "Документы (планы, справки, обзоры) по обобщению судебной практики в связи с изменениями, внесенными в ст. 105 Уголовного кодекса Российской Федерации".
Заголовки нарядов по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в Номенклатуру следующего года с тем же индексом.
В заголовках нарядов, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. Если переписка ведется с однородными корреспондентами, последние не указываются в заголовке, а дается их общее видовое наименование, разнородные корреспонденты также не перечисляются.
Например:
- переписка с Конституционным Судом Российской Федерации по правовым вопросам;
- переписка с органами государственной власти по правовым вопросам
Заголовки могут уточняться в процессе формирования и оформления дел, нарядов и производств.
В графе 3 Номенклатуры по окончании календарного года указывается количество дел, нарядов и производств (томов).
В графе 4 Номенклатуры указываются срок хранения дел, нарядов, производств и номера статей по Номенклатуре.
В графе 5 Номенклатуры "Примечание" проставляются отметки о переходящих делах, нарядах и производствах, об уничтожении и др.
4.1.8. Во вновь созданном подразделении Суда в месячный срок составляется раздел Номенклатуры подразделения Суда, который после согласования в отделе хранения подписывается руководителем подразделения Суда и представляется в общий отдел для включения его в Номенклатуру.
4.1.9. В случае упразднения (реорганизации) подразделения Суда в месячный срок в общий отдел представляется выписка из Номенклатуры (соответствующий раздел) за подписью руководителя подразделения Суда о его закрытии (с указанием количества нарядов, производств, книг и журналов, заведенных в подразделении Суда) или предложения по внесению изменений.
Все изменения, вносимые в Номенклатуру по предложениям подразделений Суда, согласовываются с общим отделом и отделом хранения.
4.1.10. По окончании календарного года (до 20 января следующего года) подразделениями Суда в общий отдел представляются сведения о категориях и количестве заведенных в текущем году дел, нарядов и производств <43> за подписью руководителей подразделений Суда для внесения их в Номенклатуру.
--------------------------------
<43> В виде заполненных соответствующих разделов Номенклатуры.
На основе этих данных общий отдел делает итоговую запись в Номенклатуру о количестве заведенных дел, нарядов и производств, отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи Номенклатуры, передаются в отдел хранения.
