4.7. Регистрация отправляемых документов
4.7.1. Все исходящие документы подлежат обязательной регистрации.
Документы, подписанные Генеральным директором Судебного департамента либо его заместителем, передаются на регистрацию в Управление делами.
Документы, подписанные руководителями структурных подразделений, регистрируются в структурных подразделениях и передаются на отправку в Управление делами.
4.7.2. Отправляемый документ-ответ передается на регистрацию вместе с входящим документом, на который подготовлен ответ. К ним в обязательном порядке прикладываются все материалы, на основании которых готовился документ, в хронологическом порядке (с докладными записками о переносе сроков исполнения поручения и служебных записок, представляющих собой переписку между структурными подразделениями - соисполнителями в процессе подготовки документа).
4.7.3. Работник, осуществляющий регистрацию документа, проверяет правильность оформления документа и его комплектность. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.
4.7.4. Регистрация отправляемых документов осуществляется в системе электронного документооборота Судебного департамента в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день путем внесения сведений о документе в регистрационно-контрольную карточку.
4.7.5. Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле.
4.7.6. Регистрационный номер исходящего документа состоит из буквенного индекса Судебного департамента, цифрового индекса структурного подразделения (приложение N 15) и порядкового номера документа.
Например, N СД-6/88 означает:
СД - индекс Судебного департамента;
6 - индекс Управления делами;
88 - порядковый номер исходящего документа.
4.7.7. Копия исходящего документа с визами и приложениями в соответствии с номенклатурой дел подшивается в дело. Входящий документ передается на хранение в дело вместе с документом-ответом.
4.7.8. Копия исходящего документа заверяется отметкой "Верно" (может проставляться с помощью штампа) и росписью исполнителя документа.