6.4. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ПО ТРУДУ И ЗАНЯТОСТИ

6.4.1. С момента заведения и до передачи в архив Роструда дела хранятся по месту их формирования, в структурных подразделениях Роструда.

6.4.2. Начальники структурных подразделений Роструда и работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, несут персональную ответственность за хранение документов.

6.4.3. Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этих целей помещениях, располагаются в запирающихся шкафах для обеспечения их сохранности и предохранения документов от пыли и воздействия солнечного света.

6.4.4. В целях повышения оперативного поиска документов все дела хранятся в шкафах в вертикальном положении, в каждом шкафу должна быть копия (или выписка) номенклатуры дел, хранящихся в этом шкафу; на корешках обложек (папок) должны быть указаны цифровые обозначения дел.

6.4.5. Работники структурных подразделений Роструда хранят у себя только документы, находящиеся на исполнении.

6.4.6. Завершенные дела постоянного, долговременного (10 и выше 10 лет) сроков хранения и по личному составу находятся по месту их формирования, в структурных подразделениях Роструда в течение трех лет и только по истечении этого срока сдаются по описям в архив Роструда.

Завершенные дела временного (до 10 лет) срока хранения остаются в структурных подразделениях Роструда для справочной работы. По истечении сроков хранения дел работник структурного подразделения Роструда, ответственный за делопроизводство, составляет акт о выделении к уничтожению дел с истекшим сроком хранения, который согласовывается с Центральной Экспертной комиссией Роструда (далее - ЦЭК).

6.4.7. Дела, документы из текущего архива структурного подразделения Роструда могут выдаваться во временное пользование работником структурного подразделения, ответственным за делопроизводство, работникам Роструда только под расписку на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дела, документы должны быть возвращены на место их хранения в текущий архив структурного подразделения Роструда. Без ведома работника структурного подразделения Роструда, ответственного за делопроизводство, запрещается брать дела, документы из текущего архива структурного подразделения Роструда.

6.4.8. Изъятие документов из дел постоянного хранения из текущего архива структурного подразделения Роструда допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководства Роструда с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника документа.