4.1. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ПО ТРУДУ И ЗАНЯТОСТИ

4.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

4.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

4.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного структурного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе не проставляется.

4.1.4. Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из Правительства Российской Федерации, приказы Роструда по основной деятельности, приказы по личному составу, служебная переписка, обращения граждан.

4.1.5. Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов производится в местах исполнения и создания документов. Документы, полученные из Правительства Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, поступающие на рассмотрение руководителя Роструда и его заместителей, приказы по основной деятельности Роструда, письма, телеграммы за подписью руководителя Роструда, документы структурных подразделений Роструда за подписью заместителей руководителя Роструда, контроль за которыми осуществляется Управлением делами, документы структурных подразделений Роструда, направляемые в другие федеральные органы исполнительной власти и иные организации за подписью заместителей руководителя Роструда, регистрируются в Управлении делами.

4.1.6. В структурных подразделениях Роструда регистрируются все исходящие документы, не включенные в п. 4.1.5 настоящей Инструкции.

Переписка между структурными подразделениями Роструда не подлежит регистрации в Управлении делами.

4.1.7. Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в Управлении делами или в структурных подразделениях Роструда, осуществляющих их прием и передачу.

4.1.8. Документы регистрируются в традиционных или электронных карточках, журналах.

4.1.9. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который исходя из информационных потребностей может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой или тире.

4.1.10. Для создания поисковых систем и достижения информационной совместимости регистрационных данных устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:

наименование организации (автора или корреспондента);

наименование вида документа;

дата и регистрационный номер документа;

дата и индекс поступления;

заголовок к тексту (краткое содержание документа);

резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

срок исполнения документа;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

гриф (отметка) ограничения доступа к документу;

внутренняя переадресация документов по исполнителям;

код по тематическому классификатору;

ключевые слова;

количество листов документа;

наличие приложений;

должностное лицо, поставившее документ на контроль;

промежуточные сроки исполнения;

перенос сроков исполнения;

срок хранения документа;

статус документа (проект, версия);

вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.

4.1.11. Регистрацией исходящих документов является запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая его создание и отправление. Регистрации подлежат все документы, требующие учета.

Исходящие документы регистрируются один раз, как правило, в день подписания или утверждения. В Управление делами должны быть представлены 3 экземпляра исходящего документа:

первый экземпляр - на бланке, подписанный руководителем Роструда или его заместителями;

второй экземпляр - на стандартных листах бумаги без бланка с визами соответствующих заместителей руководителя Роструда и начальников структурных подразделений Роструда;

третий экземпляр - на стандартных листах бумаги без бланка для направления исполнителю после регистрации документа с заверением подписи лица, подписавшего документ.