3.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов
3.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов 
3.3.1. Документы, поступающие в Роструд на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
Прием и первичная обработка документов осуществляются работниками Управления делами.
Вся поступающая в Роструд корреспонденция, кроме правительственной и секретной, принимается экспедицией отдела делопроизводства Управления делами (далее - экспедиция).
Правительственная корреспонденция принимается группой правительственной переписки отдела делопроизводства Управления делами (далее - группа правительственной переписки).
Документы, передаваемые нарочным непосредственно руководству Роструда, начальникам структурных подразделений Роструда, подлежат передаче в Управление делами для их последующей регистрации и организации прохождения в соответствии с порядком, установленным настоящей Инструкцией.
После окончания рабочего дня, в нерабочие и праздничные дни поступающая в Роструд корреспонденция принимается секретарем руководителя Роструда с последующей передачей документов в Управление делами.
Экспедиция осуществляет прием и первичную обработку поступающей в Роструд корреспонденции.
При приеме поступающей в Роструд корреспонденции работниками экспедиции проверяется правильность ее доставки, целостность конвертов и другой упаковки, а также сохранность вложений. Все пакеты, кроме пакетов с надписью "лично", вскрываются работниками экспедиции. Ошибочно поступившие документы возвращаются отправителю.
Конверты и другая упаковка от поступившей корреспонденции уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документа.
Конверты, в которых поступили письма, заявления и жалобы граждан, к переписке прилагаются обязательно.
Кроме того, конверты сохраняются и прилагаются к заявлениям, жалобам, ответам на жалобы и другим документам, связанным с рассмотрением дел в судах общей юрисдикции и арбитражных судах, а также к решениям, определениям и постановлениям судов.
Экспедицией ведется автоматизированный учет поступившей в центральный аппарат Роструда корреспонденции. В автоматизированную базу данных вводятся сведения об адресатах (как правило, исходящий номер и дата отправки, при отсутствии последних вводятся Ф.И.О. лица, подписавшего документ, и название организации). Данная база служит для справок и учета поступающей корреспонденции. Далее поступившая корреспонденция передается в группу учета корреспонденции отдела делопроизводства Управления делами (далее - группа учета корреспонденции) для последующей регистрации и направления на рассмотрение заместителям руководителя Роструда, начальникам структурных подразделений Роструда, а при необходимости - для доклада руководителю Роструда.
Прием корреспонденции, доставляемой Государственной фельдъегерской службой Российской Федерации, удостоверяется штампом и распиской работника, принявшего документы, с указанием даты получения.
При приеме пакетов из органов государственной власти Российской Федерации, телеграмм, телетайпограмм, телефонограмм, а также срочной корреспонденции указываются часы и минуты поступления документа.
Регистрация документов, поступивших в группу учета корреспонденции, осуществляется дифференцированно в зависимости от их характера с использованием автоматизированных систем регистрации, учета и контроля исполнения входящей корреспонденции.
Все документы с грифом "Для служебного пользования" регистрируются в соответствии с Инструкцией по работе с документами "Для служебного пользования".
Телеграммы и срочные документы регистрируются и передаются по назначению незамедлительно.
Каждый документ, поступивший в Роструд, регистрируется только один раз.
На всех регистрируемых документах на оборотной стороне первого листа в левом нижнем углу ставится регистрационный штамп единого образца с указанием даты поступления документа, количества листов и входящего номера.
Порядковая нумерация правительственных документов ведется отдельно от остальной корреспонденции.
Все поступившие документы, как правило, регистрируются в день поступления или на следующий день.
Поступившая корреспонденция регистрируется в компьютере в группе учета корреспонденции. При регистрации выводится одна регистрационная карточка специального образца, которая вместе с документом направляется на исполнение в соответствующее структурное подразделение Роструда и используется для организации контроля и справочно-информационной работы.
При наличии в документе ссылки на предыдущий документ работник, осуществляющий регистрацию документа, обязан указать его номер и исполнителя.
3.3.2. Документы, адресованные руководству Роструда, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения Роструда предварительно рассматриваются в Управлении делами, а затем направляются руководству или в структурные подразделения Роструда.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством Роструда и направляемые непосредственно в структурные подразделения Роструда.
Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании распределения обязанностей.
Все документы в адрес Роструда от Комитетов Совета Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Совета безопасности Российской Федерации, Конституционного Суда Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации передаются в группу правительственной переписки для регистрации, подготовки для доклада руководителю Роструда и направления на исполнение.
Все поступающие в центральный аппарат Роструда федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации также регистрируются в группе правительственной переписки.
Документы, поступившие и зарегистрированные в группе правительственной переписки, направляются на предварительное рассмотрение руководству Управления делами.
Предварительное рассмотрение и передача документов на доклад руководству Роструда должны осуществляться в день их поступления.
Зарегистрированная корреспонденция сортируется по структурным подразделениям, записывается в специальный журнал и раскладывается по папкам, на которых указаны фамилии заместителей руководителя Роструда и начальников структурных подразделений Роструда.
Передача корреспонденции из отдела делопроизводства производится в специальных папках под расписку.
Работники, отвечающие за делопроизводство в приемных заместителей руководителя Роструда и в структурных подразделениях, обязаны вести учет и контроль полученной корреспонденции.
3.3.3. Подготовку документов для доклада руководству Роструда осуществляют начальник Управления делами или его заместители.
Руководителю Роструда докладываются документы, поступившие непосредственно на его имя, правительственная почта, запросы депутатов палат Федерального Собрания, обращения руководителей федеральных органов исполнительной власти, другие документы по наиболее важным и принципиальным вопросам, относящимся к деятельности Роструда.
Руководством Управления делами готовятся проекты резолюций руководителя Роструда, которые должны содержать ясное и исчерпывающее указание конкретным исполнителям, а в необходимых случаях и сроки исполнения.
На все документы, направленные заместителям руководителя Роструда, также составляются проекты резолюций.
После доклада руководству Роструда все документы подлежат возврату в отдел делопроизводства для фиксации поручений руководства Роструда в автоматизированной системе регистрации, учета и контроля исполнения документов.
Документы, рассмотренные руководителем Роструда и его заместителями, направляются на исполнение или ознакомление в соответствующие структурные подразделения Роструда согласно резолюции, о чем в регистрационных карточках делаются соответствующие отметки.
Документы с резолюциями "В. срочно", "Срочно" докладываются должностному лицу, стоящему в резолюции первым, незамедлительно.
Если документ в соответствии с резолюцией руководства Роструда исполняется несколькими структурными подразделениями Роструда, документ доводится Управлением делами до всех поименованных в резолюции лиц.
Ответственным исполнителем документа является лицо, указанное в резолюции первым. Ответственный исполнитель при необходимости подключает к исполнению другие структурные подразделения Роструда, в том числе не указанные в резолюции руководителя Роструда, по согласованию с заместителями руководителя Роструда, координирующими их деятельность. При необходимости ответственный исполнитель направляет копии документов соисполнителям.
Соисполнители документа обязаны по требованию ответственного исполнителя представить все необходимые материалы для работы над документом. Они в равной мере с основным исполнителем несут ответственность за своевременную и качественную подготовку проектов документов.
3.3.4. Прием и учет зарегистрированной в Управлении делами корреспонденции производят работники структурных подразделений Роструда, отвечающие за делопроизводство.
В случае ошибочного направления документа работник, отвечающий за делопроизводство структурного подразделения Роструда, незамедлительно возвращает его в Управление делами с пометкой начальника структурного подразделения Роструда для внесения соответствующих исправлений и передачи по принадлежности.
В случае неоднократной переадресовки указанных документов из одного структурного подразделения Роструда в другие Управление делами направляет их одному из заместителей руководителя Роструда для определения структурного подразделения-исполнителя.
В структурном подразделении Роструда документы передаются исполнителям под расписку с регистрацией в специальном журнале или с регистрацией при помощи компьютерной техники.
Начальники структурных подразделений Роструда рассматривают поступившие документы и определяют исполнителей, указывают сроки и порядок исполнения, после чего возвращают документы работнику, отвечающему за делопроизводство. Не допускается передача документов непосредственным исполнителям, минуя работника, отвечающего за делопроизводство.
Вся корреспонденция должна рассматриваться начальниками структурных подразделений Роструда в день ее поступления или на следующий день. Работник, отвечающий за делопроизводство, регистрирует в специальном журнале или при помощи компьютерной техники поручения начальника, фамилии исполнителей, сроки исполнения и незамедлительно передает документы исполнителям. Регистрационная карточка на поступивший документ остается у работника структурного подразделения Роструда, отвечающего за делопроизводство, для ведения контроля за исполнением.
После того как документ исполнен, в специальный журнал или при помощи компьютерной техники вносится информация об исполнении документа с указанием даты, номера дела по номенклатуре дел структурного подразделения и адресата.
3.3.5. При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;
документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной начальником структурного подразделения. Заявки хранятся в течение одного года;
ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и начальника соответствующего структурного подразделения;
факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;
запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";
подлежащий передаче документ регистрируется. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;
поступившие факсограммы регистрируются, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;
поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее подразделение-исполнитель;
факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.
Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в структурных подразделениях Роструда, осуществляется их начальниками.
3.3.6. Документы в электронном виде, поступающие в Роструд, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством Роструда и доставляются исполнителям.
Прием и регистрация документов в электронном виде, поступивших на электронный адрес Роструда, осуществляется Управлением делами.
Правила приема, обработки и распределения документов в электронном виде определяется инструкцией по делопроизводству Роструда с учетом функционирующих в Роструде технических и программных средств.
