2.7. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ПО ТРУДУ И ЗАНЯТОСТИ

В соответствии с Положением о Федеральной службе по труду и занятости Роструд на основании и во исполнение Конституции Российской Федерации, федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации издает приказы по вопросам, отнесенным к компетенции Роструда, ведет переписку с органами исполнительной, законодательной и судебной власти Российской Федерации, органами исполнительной, законодательной и судебной власти субъектов Российской Федерации, организациями и гражданами.

При оформлении служебных документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие их юридическую силу, оперативное исполнение, обработку с помощью средств вычислительной техники, сохранность.

2.7.1. Приказ

2.7.1.1. Приказами оформляются решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы Роструда.

Проекты приказов готовят и вносят структурные подразделения Роструда на основании поручений руководителя Роструда, его заместителей либо в инициативном порядке.

Проекты приказов по кадровым вопросам готовит отдел по вопросам государственной службы и кадров Управления делами на основании соответствующих представлений.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на начальников структурных подразделений Роструда, которые готовят и вносят проект.

Проекты приказов во исполнение постановлений Правительства Российской Федерации должны быть подготовлены в течение 10 дней, если постановлением не установлен другой срок.

Контроль за правильностью оформления проектов приказов осуществляет Управление делами.

2.7.1.2. Проекты приказов по основной деятельности и приложения к ним визируются исполнителем и начальником структурного подразделения Роструда, подготовившего проект, начальниками структурных подразделений Роструда, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, заместителями руководителя Роструда, курирующими вопросы основной деятельности Роструда, по которым вносится проект приказа, а также начальниками Управления делами и Правового управления (их заместителями). Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра приказа.

Проекты приказов по кадровым вопросам визируются начальником отдела по вопросам государственной службы и кадров Управления делами, начальником Управления делами, начальниками структурных подразделений Роструда, подготовивших соответствующее представление, заместителем руководителя Роструда, курирующим данное подразделение. Приказы по вопросам приема, перевода на другую работу, увольнения, наложения дисциплинарных взысканий, предоставления гарантий и компенсаций, денежных выплат визируются в обязательном порядке начальниками Правового управления и Финансово-экономического управления (их заместителями). Визы на приказах по кадровым вопросам проставляются на лицевой стороне последнего листа.

Возражения по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту, при этом проект возражающим лицом не визируется. Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

Все проекты приказов визируются до представления руководителю Роструда на подпись.

2.7.1.3. Проекты приказов печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания.

Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу нумеруются отдельно. Приказы по основной деятельности регистрируются в отделе делопроизводства Управления делами, приказы по кадровым вопросам - в отделе по вопросам государственной службы и кадров Управления делами.

2.7.1.4. Копии приказов по основной деятельности или их размноженные экземпляры заверяют печатью Управления делами и направляют адресатам в соответствии с рассылкой, которая составляется и подписывается начальником структурного подразделения Роструда (Приложение N 5). Приказы по кадровым вопросам заверяются печатью отдела по вопросам государственной службы и кадров и направляются адресатам в соответствии с рассылкой. Экземпляры приказов в обязательном порядке направляются руководителю Роструда, заместителям руководителя Роструда, Управлению делами, Правовому управлению, Финансово-экономическому управлению, Управлению планирования, технологии работы и контроля.

2.7.1.5. Приказ имеет следующие реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование федерального министерства, в ведении которого находится Роструд, - Министерство здравоохранения и социального развития Российской Федерации;

наименование федерального органа исполнительной власти - Федеральная служба по труду и занятости (Роструд);

наименование вида документа - приказ;

дата и номер приказа. Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа.

Указанные реквизиты печатаются центрованным способом.

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.

Например:

Об утверждении временной Инструкции по делопроизводству
в центральном аппарате Федеральной службы
по труду и занятости

Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом "приказываю", которое печатается вразрядку.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения Роструда или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о структурном подразделении Роструда или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Структурные подразделения Роструда, до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.

Приказы подписывает руководитель Роструда, а в его отсутствие - лицо, его замещающее.

Приложения к приказу визируются начальником структурного подразделения Роструда, подготовившего проект. При наличии нескольких приложений приложения нумеруются. Внесение изменений в подписанный приказ, а также в согласованный проект документа не допускается.

2.7.1.6. Совместные приказы федеральных органов исполнительной власти печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм).

При оформлении совместного приказа:

наименования федеральных органов исполнительной власти располагаются на одном уровне;

наименование вида документа - приказ - располагается центрованно;

дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи;

регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне.

Образец оформления приказа приведен в Приложении N 4.

2.7.2. Положение, правила, инструкция

2.7.2.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции федеральных органов исполнительной власти.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

Положения (правила, инструкции) применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем, или как акты, утверждаемые федеральным органом исполнительной власти; утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении. Решение о порядке принятия положений, правил и инструкций находится в ведении федерального органа исполнительной власти.

2.7.2.2. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.

2.7.2.3. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке федерального органа исполнительной власти. Если проект положения (правил, инструкции) утверждается распорядительным документом, то положение (правила, инструкция) печатается на стандартном листе бумаги формата А4.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кого?" (Должностная инструкция главного специалиста).

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

Образец оформления положения приведен в Приложении N 9.

2.7.3. Протокол

2.7.3.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

2.7.3.2. Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

2.7.3.3. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются:

Председатель или Председательствующий

Секретарь

Присутствовали (подчеркивается) - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек.

Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которая печатается от границы левого поля.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) - в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

2.7.3.4. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

Заместитель Министра культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации;

заместители руководителя Федерального архивного агентства Российской Федерации.

Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрованно размером шрифта N 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение.

2.7.3.5. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой.

2.7.3.6. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает начальник структурного подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью Управления делами.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью Управления делами.

2.7.3.7. Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола размером шрифта N 14 или на общем бланке формата А4 и имеют следующие реквизиты:

Наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру.

Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру.

Место проведения заседания, совещания - указывается (при необходимости), у кого проводится совещание, выравнивается по центру и отделяется от реквизитов "дата" и "номер" протокола линейкой.

Дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера протокола.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через I межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Образец оформления полного протокола приведен в Приложении N 10.

Образец оформления краткого протокола приведен в Приложении N 11.

2.7.3.8. Протокол совещания у руководителя Роструда составляется Управлением делами, протокол совещания у заместителя руководителя Роструда составляется соответствующим сотрудником (начальником) структурного подразделения Роструда, обеспечивающим подготовку материалов к совещанию.

2.7.4. Служебные письма

2.7.4.1. Служебные письма Роструда готовятся:

как ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

как ответы на поручения Министерства;

как исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Роструда;

как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектов актов Президента Российской Федерации и актов Правительства Российской Федерации;

как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;

как инициативные письма.

2.7.4.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя Роструда на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя Роструда. Сроки подготовки инициативных писем определяются начальниками структурных подразделений.

2.7.4.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5; изготовление бланков писем с изображением Государственного герба Российской Федерации средствами электронно-вычислительной техники запрещается.

Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. При этом данные о наименовании федеральных органов исполнительной власти, подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите "подпись".

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Служебное письмо федеральных органов исполнительной власти, направляемое внутри страны, составляется на русском языке. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

2.7.4.4. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.

Например:

"Министерство считает...", "Федеральное агентство рассмотрело...".

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

2.7.4.5. Проекты служебных писем согласовываются со структурными подразделениями Роструда, которые поименованы в резолюциях руководства Роструда.

В случае необходимости заместитель руководителя Роструда, координирующий деятельность структурного подразделения Роструда, которое является ответственным исполнителем документа, дает указание по согласованию документа со структурными подразделениями Роструда, не поименованным в резолюции.

Структурные подразделения Роструда, дополнительно привлеченные к исполнению документов, представляют структурному подразделению Роструда - ответственному исполнителю необходимые материалы, а также визируют документ.

Документ, направленный на согласование в структурное подразделение Роструда и не имеющий пометки "Срочно", должен находиться на согласовании не более 3-х дней с момента получения.

При наличии замечаний документ визируется с отметкой "с замечаниями" и к нему прилагаются материалы, послужившие основанием для принятия такого решения, или пояснительная записка. Визирование с замечаниями без представления самих замечаний не допускается. Замечания рассматриваются структурным подразделением Роструда - ответственным исполнителем и учитываются при доработке окончательного ответа. Если замечания учтены в полном объеме, повторного визирования не требуется. В случае несогласия с представленными замечаниями ответственный исполнитель излагает свои аргументы в докладной записке на имя заместителя руководителя Службы, который принимает окончательное решение.

2.7.4.6. Право подписи служебных писем устанавливается в положении, в том числе в положениях о структурных подразделениях, в должностных инструкциях и в должностных регламентах; в названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.

Служебные письма, подписываемые руководителем Роструда и заместителями руководителя Роструда, должны иметь номер, присваиваемый только Управлением делами. Вторые экземпляры этих документов остаются в делах Управления делами вместе с документами, послужившими основанием к изданию указанных документов Роструда (поручениями Правительства Российской Федерации и др.).

При отправке ответов на контрольные документы исполнитель обязан представить в Управление делами 3 экземпляра служебного письма: первый - адресату, второй (копия) - в дело Управлению делами, третий (копия) - исполнителю.

2.7.4.7. Дата письма - дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания.

2.7.5. Оформление служебных писем при переписке с зарубежными корреспондентами

2.7.5.1. Письма зарубежным адресатам оформляются на бланках. Проекты писем печатаются с использованием текстового редактора WinWord шрифтом Times New Roman (Cyr) размером N 14 с межстрочным интервалом 18 пт. При использовании других версий текстового редактора тип шрифта, его величина и межстрочные интервалы должны соответствовать указанным выше.

2.7.5.2. Переписка руководителя Роструда, заместителей руководителя Роструда, Правового управления с зарубежными адресатами осуществляется в соответствии с нормами и правилами государственной протокольной практики и прецедентами.

Адресат. При оформлении письма премьер-министру, министру, чрезвычайному и полномочному послу или другому должностному лицу подобного ранга зарубежного государства адресат включает титул, инициал имени, фамилию (имя и фамилию) адресата, полное наименование должности лица и название города. Все составные части реквизита, кроме названия города, печатаются прописными буквами.

Реквизит печатается через 1 интервал и располагается в левом нижнем углу первого листа независимо от количества листов письма.

Например:

ЕГО ВЕЛИЧЕСТВУ

ХАРАЛЬДУ,

КОРОЛЮ НОРВЕГИИ

г. Осло

Текст письма начинается с обращения, формулируемого в соответствии с традициями страны назначения, статусом и уровнем взаимоотношений должностных лиц. Например: "Ваше Превосходительство", "Уважаемый Александр Георгиевич", "Ваше Величество". Обращение печатается с красной строки.

В качестве заключительной формулы вежливости используются такие фразы, как "С уважением", "Искренне Ваш", "С глубоким уважением". В ответном письме целесообразно употребить аналогичный комплимент.

Подпись включает наименование должности лица, от имени которого посылается письмо, его личную подпись и расшифровку (инициал имени и фамилию).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

При оформлении проекта письма на персональном бланке наименование должности не указывается.

2.7.5.3. При оформлении писем другим зарубежным адресатам:

Адресат включает инициалы и фамилию (имя и фамилию) адресата, должность адресата, наименование организации (фирмы), номер дома, название улицы, название населенного пункта, почтовый код (индекс) или номер почтового маршрута, название страны. Если письмо направляется в США, то после названия города дается, часто сокращенное, название штата. При адресовании писем в Великобританию может быть указано название графства. Составные части реквизита излагаются в последовательности, соответствующей традициям страны назначения.

Адресат располагается в правом верхнем углу первого листа письма. В соответствии с международными стандартами составные части реквизита выравниваются по левой его границе. Количество строк адресата должно быть ограничено шестью, а количество знаков в строке - тридцатью. Если в строке более 30 знаков, адресат можно оформить шрифтом меньшего размера. Адресат должен быть написан компактно, без разрядки и подчеркиваний. Рекомендуется писать прописными буквами название местности (город, регион, провинция, штат, графство, кантон), учреждения, осуществляющего доставку (в виде почтового кода, как правило), и страну назначения.

Если письмо адресуется организации, сначала указывается ее название, затем почтовый адрес.

Например:

                                         Amerikan National Social Institute
                                         15 Noth 32nd Street
                                         NEWYORK, N.Y. 12148
                                         USA

Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, должность, название фирмы, потом почтовый адрес.

Например:

                                                   Mr. A. Widmar, Chairman,
                                                   D Coke and Son Ltd
                                                   LONDON SWK 48C
                                                   ENGLAND

Если письмо адресуется частному лицу, то сначала указывается его имя (инициал имени), фамилия, затем почтовый адрес.

Например:

                                                 Mr. Luis Serrano Correcher
                                                 34 Call Alcala 6f pi
                                                 (servicio de prenca)
                                                 MADRID 28071
                                                 ESPANA

2.7.5.4. Дата письма проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке и оформляется словесно-цифровым способом.

Регистрационный номер письма проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке документа.

Заголовок к тексту в письмах зарубежным адресатам не является обязательным реквизитом.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа оформляется только в письмах-ответах. Ссылка проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке письма. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа.

Текст письма начинается, как правило, с обращения. В деловой переписке используются следующие обращения:

"Уважаемые господа" - к организации в целом;

"Уважаемый господин Блэк" - к мужчине;

"Уважаемая госпожа Смит" - к женщине;

"Уважаемый господин Председатель (Директор)" - к должностному лицу, фамилия которого неизвестна.

В персональных обращениях имя (инициал имени) адресата обычно опускается, остается только фамилия.

Смысловые части текста документа разделяются абзацами. В качестве заключительной формулы вежливости могут быть использованы следующие фразы: "С уважением", "Искренне Ваш", "Наилучшие пожелания".

Текст письма печатается с красной строки в установленных границах полей.

Отметка об исполнителе и номер его служебного телефона на подлиннике письма зарубежному адресату не проставляются, а указываются на копии письма, остающейся в деле.

2.7.6. Составление телеграмм

2.7.6.1. Телеграммы составляются, как правило, только по срочным вопросам (не более 200 - 250 печатных знаков).

2.7.6.2. Телеграммы, подготовленные в Роструде, визируются (виза Финансово-экономического управления обязательна на всех телеграммах), подписываются и датируются в соответствии с общими требованиями, предъявляемыми к подготовке писем.

2.7.6.3. Текст телеграммы должен быть предельно кратким без союзов, предлогов и знаков препинания, если их отсутствие не искажает смысла ("не" опускать нельзя). Знаки препинания обозначаются буквами:

    точка - ТЧК          скобки - СКБ
    запятая - ЗПТ        кавычки - КВЧ
    двоеточие - ДВТЧ     номер - НР

Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов.

2.7.6.4. В телеграмме необходимо указать точный адрес, например:

394000 ВОРОНЕЖ КИРОВ 4 АДМИНИСТРАЦИЯ ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ

При адресовании телеграммы в несколько адресов прилагается рассылка, подписываемая начальником структурного подразделения. На первом экземпляре телеграммы закрывается адресат, размножается нужное количество экземпляров и в каждую телеграмму вносится почтовый адрес.

2.7.6.5. Текст телеграммы печатается в трех экземплярах прописными буквами через 1,5 интервала, без красной строки и абзацев, без переноса слов, поправок и исправлений.

Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрами. В конце текста проставляется исходящий номер.

Если телеграмма является ответом, то текст должен начинаться с номера документа, на который дается ответ.

2.7.6.6. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой, при этом указывается Роструд и фамилия подписавшего.

2.7.6.7. Ниже подписи под разделительной чертой пишется полный почтовый адрес, полное название Роструда, должность лица, подписавшего телеграмму. Здесь же указывается наименование управления, фамилия исполнителя и номер его телефона (Приложение N 12).

2.7.6.8. В телеграммах, подписываемых руководителями нескольких организаций, каждая подпись заверяется гербовой печатью соответствующей организации.