9.8. Контроль документооборота
9.8. Контроль документооборота 
9.8.1. Общие положения
Контроль движения и использования документов в системе управления документами требуется для:
a) идентификации невыполнения требуемых действий;
b) обеспечения поиска документа;
c) предотвращения утраты документов;
d) мониторинга использования системы управления документами в целях сохранения и защиты информации, а также сохранения контрольных записей о произведенных с документами операциях (в том числе о включении в систему, регистрации, классификации, индексировании, хранении, доступе и использовании, миграции и передаче);
e) сохранения способности идентифицировать, в результате каких операций (объединении или миграции систем) возникли отдельные документы.
9.8.2. Контроль действий
Контроль действий в системе управления документами допускается применять для процессов, в которых действия ограничены временными рамками, устанавливаемыми организацией или для организации. Контроль действий:
a) определяет этапы выполнения решений или операций, зафиксированных в документе;
b) распределяет между исполнителями ответственность за действия;
c) фиксирует даты предполагаемого и реального выполнения действий.
Контроль действий можно эффективно применять, только если документ зарегистрирован в системе управления документами прежде, чем направлен исполнителям.
9.8.3. Контроль местонахождения
Движение документов должно быть документально зафиксировано для обеспечения доступа к ним всегда, когда это требуется. Механизмы контроля могут предусматривать фиксацию идентификатора документа, его заголовка, сведений о сотруднике или подразделении, обладающем документом, и времени (даты) перемещения документа.
Система управления документами должна контролировать выдачу, передачу между сотрудниками и возврат документов на место их расположения или хранения, а также их изъятие из системы управления документами для уничтожения либо для передачи другой уполномоченной сторонней организации, в том числе архивным органам, для дальнейшего хранения.
