9.5. Классификация
9.5. Классификация 
9.5.1. Классификация деловой деятельности
Классификация деловой деятельности является мощным инструментом, помогающим ведению деловой деятельности, и применяется во многих процессах по управлению документами, включая в себя:
a) установление связей между отдельными документами для обеспечения непрерывного документирования деятельности;
b) согласованное присвоение имен документам в течение длительного времени;
c) оказание помощи при поиске всех документов, относящихся к определенной функции или виду деловой деятельности;
d) определение подходящей для различных групп документов защиты конфиденциальности, а также разграничение доступа;
e) разграничение прав пользователей на доступ или на проведение действий с определенными группами документов;
f) распределение ответственности по управлению определенными группами документов;
d) распределение документов по отдельным процедурам в рамках деловой деятельности;
h) определение соответствующих сроков хранения и действий по отбору документов на хранение или уничтожение.
9.5.2. Классификационные системы
Классификационные системы отражают деятельность организации, в которой они созданы, и обычно базируются на анализе деловой деятельности организации. Классификационные системы могут использоваться для поддержки различных процессов управления документами. Организациям необходимо определять степень классификационного контроля, необходимого для целей их деловой деятельности.
9.5.3. Словари используемых терминов
Классификационные системы и указатели могут быть дополнены словарями используемых терминов, разъясняющими специфические для организации термины и их использование.
9.5.4. Индексирование
Индексирование можно проводить "вручную" или автоматически и охватывать элементы, в разной степени объединенные в системе управления документами.
9.5.5. Назначение индексов и кодов
При ссылках на документы обычно используют более краткие формы, чем заголовки (как правило, индексы, номера и коды), которые позволяют идентифицировать документы.
Индексация позволяет устанавливать местоположение документа, поскольку его индекс, номер или код указывают "адрес" определенного документа, по которому документ может быть найден в системе управления документами.
