8.1. "ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования" (утв. Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 N 28-ст)

Стратегия управления документами основывается на разработке и внедрении в практику работы принципов политики, процедур и правил документирования, а также на проектировании и внедрении систем управления документами, соответствующих текущим потребностям организации и нормативной среде.

Принятая организацией стратегия управления документами собственной деловой деятельности должна определять, какие документы, когда, как и где следует включать в систему управления документами.

Стратегия внедрения соответствующей системы управления документами может включать в себя:

a) проектирование системы управления документами;

b) документирование процессов функционирования системы управления документами;

c) подготовку сотрудников, работающих с документами;

d) конвертирование документов в новую систему управления документами и новые форматы;

e) установление стандартов, проверку соответствия им и их соблюдения;

f) определение сроков хранения и принятие решений относительно ценности документов (при соблюдении соответствия нормативной среде).

Стратегия управления документами должна быть документально зафиксирована в соответствующем плане, например в стратегическом плане по управлению информацией, который должен входить в состав планово-финансовой документации организации.

Информационные системы, прикладные программы и коммуникационные системы, а также поддерживаемые ими процессы деловой деятельности следует проектировать, модифицировать или перепроектировать так, чтобы в процессе повседневной деловой деятельности это не мешало созданию соответствующих документов как составной части системы управления документами.