4.2. Формирование и оформление дел, их текущее хранение
4.2. Формирование и оформление дел, их текущее хранение 
4.2.1. Дела формируются в структурных подразделениях центрального аппарата (территориального органа) Росстата. Формирование дел осуществляется путем группировки исполненных документов на бумажных носителях в дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения и систематизации документов внутри дела.
Формирование исполненных электронных документов со статусом "Закрыт" в СЭД в соответствии с номенклатурой структурного подразделения осуществляется службой делопроизводства подразделения.
4.2.2. Завершенные в делопроизводстве документы на бумажном носителе в день исполнения (ознакомления) документа сдаются работником, исполняющим документ, в отдел Административного управления, на который возложены функции по ведению делопроизводства Административного управления или работнику, ответственному за ведение делопроизводства в структурном подразделении, для формирования их в дела в соответствии с номенклатурой дел и правилами формирования дел или помещаются в номенклатурные дела структурного подразделения.
Работник, ответственный за ведение делопроизводства в структурном подразделении, делает отметку в электронной регистрационной карточке о списании исполненного документа в дело.
4.2.3. Контроль за правильным формированием дел осуществляется отделом Административного управления, на который возложены функции по ведению делопроизводства Административного управления.
4.2.3.1. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
в дело помещать только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре дел;
в дело помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; помещать приложения вместе с основными документами;
в дело группировать документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
в дела документы постоянного и временного сроков хранения группировать раздельно;
в дело включать по одному экземпляру каждого документа;
в дело помещать документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и др. реквизиты).
4.2.3.2. Запрещается помещать в одно дело лишние экземпляры, черновики, документы, подлежащие возврату.
4.2.3.3. По объему дело не должно превышать 250 листов (до 4 см по толщине). При наличии в деле нескольких томов (частей) к номеру (индексу) и заголовку дела на каждом томе добавляются пометки "т. 1", "т. 2" и т.д.
4.2.3.4. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, помещаются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или Президиума Правительства Российской Федерации.
Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта (поручений) Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Минэкономразвития России, находящегося на контроле, подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год. Если на акт заводилось дело, то отчетные документы подшиваются в заведенное на этот акт дело.
Документы коллегии Росстата группируются в два дела: протоколы коллегии Росстата; документы к заседаниям Коллегии Росстата.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если положения и инструкции утверждены в качестве самостоятельных документов, то их следует формировать в самостоятельные дела.
Приказы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан и все документы по их рассмотрению и исполнению формируются отделом Административного управления, на который возложены функции по ведению делопроизводства Административного управления в дела отдельно от других документов Росстата.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
Годовые план и отчет должны откладываться в документах того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от даты их составления и поступления. Например, план на 2017 год, составленный в 2016 году, должен быть отнесен к 2017 году, а отчет за 2016 год, составленный в 2017 году, - к 2016 году.
Документы с грифом ограничения доступа к документу "Для служебного пользования" в зависимости от служебной необходимости допускается группировать в дела отдельно или вместе с другими документами по одному и тому же вопросу.
При включении документа с грифом ограничения доступа к документу "Для служебного пользования" в дело с документами, не имеющими указанного ограничения, данное дело получает гриф ограничения доступа к документу пометку "Для служебного пользования" и соответствующее уточнение вносится в номенклатуру дел.
В случае, если образуется небольшое количество документов с грифом ограничения доступа к документу "Для служебного пользования", номенклатурой дел может быть предусмотрено заведение одного дела, которое именуется "Документы с грифом ограничения доступа к документу "Для служебного пользования". Срок хранения такого дела не устанавливается, а в соответствующей графе номенклатуры дел проставляется отметка "ЦЭК" или "ЭК".
4.2.4. Законченные делопроизводством электронные документы, отражающие управленческие типовые и отраслевые функции деятельности Росстата, хранятся в СЭД и других информационных системах в течение срока, установленного в соответствии с Перечнем документов, образующихся в процессе деятельности Федеральной службы государственной статистики, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Росстата от 5 сентября 2016 г. N 484.
В течение всего срока хранения электронных документов (электронных данных) в информационных системах должна обеспечиваться их неизменность.
Деятельность по обеспечению информационной безопасности в отношении информационных ресурсов и защиты электронных документов обеспечивается Управлением информационных ресурсов и технологий.
4.2.5. Дела со дня их заведения до передачи в центральный архив Росстата (архив территориального органа) (далее - архив) хранятся по месту их формирования.
Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа.
4.2.6. Каждый работник структурного подразделения является ответственным за сохранность документов и формирование конкретных номенклатурных дел, образующихся в процессе выполнения работником возложенных на него функций в соответствии с положением об управлении, отделе, должностным регламентом.
Руководители подразделений и указанные работники обеспечивают сохранность документов и дел.
Завершенные дела постоянного и временных сроков хранения (свыше 10 лет), в том числе по личному составу, хранятся в структурном подразделении не более двух лет после завершения дел в делопроизводстве, затем передаются в архив.
Личные дела, личные карточки государственных служащих хранятся в кадровом подразделении в течение 10-летнего (со дня увольнения государственного служащего) срока хранения.
4.2.7. Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, в шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.
4.2.8. Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
4.2.9. Периодически, как правило, перед передачей в архив, проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.
Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене начальника управления, начальника отдела, начальника Административного управления, начальника отдела Административного управления, на который возложены функции по ведению делопроизводства Административного управления, в случае реорганизации и ликвидации Росстата или его структурного подразделения, при передаче функций между структурными подразделениями.
Составляются акты приема-передачи документов и дел, например, от одного структурного подразделения другому (приложение N 39).
4.2.10. Проверка наличия проводится путем сверки заголовков дел номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.
4.2.11. В случае утраты документов и дел проводится служебная проверка, по результатам которой лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.
4.2.12. Выдача дел, хранящихся в структурном подразделении, другим подразделениям производится с разрешения руководителя структурного подразделения. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела. Выдача дел работникам внутри структурного подразделения осуществляется также под расписку в карте-заместителе.
Дела выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.
Иным органам государственной власти, организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя Росстата, его заместителей по актам приема-передачи.
4.2.13. Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящиеся на текущем хранении в структурном подразделении, временно требуются работнику, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дела, а на их место вкладываются листы-заместители, в котором указывается - когда, кому и на какой срок выдан документ.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя Росстата с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
